Ako v záhradnom centre vďaka Freelu zefektívnili riadenie 70 zamestnancov

Publikované: 11. januára 2018

Aj v brandži, ktorá je silne závislá na sezónnom predaji, môžete dlhodobo úspešne podnikať, dokazuje Zahradné centrum.

Malá firmička začala maloobchodom v Jindřichovom Hradci a vzápätí sa rozšírila do Valašského Meziříčí. Predaj rástol. Postupne prevážil veľkoobchod a dnes, po viac ako 20 rokoch na trhu, predáva Záhradné Centrum široký sortiment záhradkárskych potrieb, náradia a kvetín po celom Česku.

Zdroj: Súkromný archív ZCJH.cz

Naša činnosť podlieha sezónnosti a ročnému cyklu. Snažíme sa, aby sme každú nasledujúcu sezónu zvládli o trochu lepšie ako tú predošlú, a zákazníkom ponúkli vždy niečo nové, zaujímavé a ohromili ich svojim servisom. dokazuje majiteľ jindřichohradeckého Záhradného centra Filip Klíma, že stredobodom je zákazník.

Pred Freelom úlohy bežne vyšumeli

Vedenie, Obchodníci, Sklad, Doprava, Predavači, Záhradníci. To sú len niektoré oddelenia, do ktorých nás Klíma nechal nahliadnuť. Základom spolupráce sú porady tímov, realizované kvôli dvom pobočkám a častým cestám zamestnancov väčšinou po Skype.

Zdroj: Súkromný archív ZCJH.cz

Ukázalo sa, že keď účastníci nesedia spoločne v jednej miestnosti a vlastne sa ani nevidia, je diskusia oveľa efektívnejšia. Menej odbočujeme od témy, Chváli si výdobytky doby Klíma. Nasadením Freela sme navyše podchytili systematickú evidenciu úloh, ktoré sa predtým na porade povedali, niekam zapísali a vyšumeli. Dnes si tímy priamo počas porady zapisujú úlohy do Freela, pridávajú k nim jednotlivých členov a deadline. Úloha nikam nezmizne, kým nie je vyriešená. Je to kvalitatívne úplne zásadný rozdiel.

Čeština napomohla ochotne nástroj zaviesť

Dieru v projektovom riadení vnímalo Záhradné centrum už niekoľko rokov. Odskúšané nástroje však Klíma označuje za slepé uličky.

Po Workplace od Facebooku sme boli úplne v úžase, keď sme Freelo videli. Spočiatku sme sa zdráhali uveriť, že je to český produkt. Ale práve to veľmi pomohlo jeho zavedeniu, pretože pre niektorých znamenalo nasadenie Freela úplne novú filozofiu práce. Absencia jazykovej bariéry je u nás veľmi dôležitá, pretože väčšina tímu cudzie jazyky neovláda. Poukazuje Klíma na špecifiká tradičného oboru.

Zdroj: Súkromný archív ZCJH.cz

Že Freelo zafungovalo, spoznáme na obrate

Ako vyzerá projektové riadenie v praxi? Maloobchod a veľkoobchod majú každý jeden prevádzkový a jeden marketingový projekt. Niekoľko projektov je vytvorených pre určité agendy prelínajúce sa celou firmou (napr. HR) a iné pre časovo obmedzené úkony ako dokončenie stavby.

Že všetko beží, ako má, spoznáme najlepšie podľa spokojnosti zákazníkov a hlavne podľa vývoja obratov. Odkrýva Klíma hlavné metriky úspešnosti.

Zdroj: Súkromný archív ZCJH.cz

Najužitočnejšie funkcie Freela:

• Odovzdávanie úloh z človeka na človeka — v minulosti sa väčšina projektov zastavila. Istá úloha zostala visieť na jednom čiastkovom riešiteľovi, kde sa nejako zasekla, nedokončila sa a po chvíli sa vrátila ako bumerang. Podobne sa vyskytli „diery" pri odovzdávaní úloh, keď jedna osoba úlohu dokončila, ale nasledujúca osoba sa o tom nedozvedela. Vo Freele úlohy visia, červenajú sa, bublajú od jedného riešiteľa k druhému, aby nakoniec, niektoré skôr a niektoré neskôr, dozreli do konca.
• Stráženie termínov — za najťažšie v našom silne sezónnom obore považujem potrebu striktného dodržiavania termínov. Ak sa tulipány alebo narcisy predávajú od 1. septembra, musím ponuku pre našich veľkoobchodných zákazníkov rozoslať pred polovicou júna, čo znamená, že náš dodávateľ nám svoju ponuku musí dať v apríli.

Zdroj: Súkromný archív ZCJH.cz

Oneskorenie ktoréhokoľvek termínu znamená, že som prešvihol sezónu a ďalšiu príležitosť budem mať až o rok.

Zdroj: Súkromný archív ZCJH.cz

My sme rozbehli program workshopov, kde si každý mesiac ukazujeme postupy a vymieňame skúsenosti. Pre každý workshop máme dopredu spracované osnovy jednotlivých workflow, ktoré obsahujú aj screeny Freela. Tým pádom si ich môže každý, kto potrebuje postupy osviežiť, znovu otvoriť a naštudovať, teší sa zo zdieľania know-how Klíma.

Na záver praktický TIP od Záhradného centra

Fungovanie súčasných zamestnancov je jedna vec, na váš systém riadenia ale musíte naučiť aj novo prichádzajúci.