O riadení e-shopu s Rybizak.cz: Čo nie je vo Freele, to sa nedeje

Publikované: 3. mája 2021

Rybizak.cz zabezpečuje všetku operatívu okolo e-shopu vo Freele. Majiteľ e-shopu Petr Čerňanský priznáva, že predtým to bol doslova kyberpunk, delí sa o svoje skúsenosti s nástrojmi na riadenie procesov a prezrádza, akú agendu má jeho tím vo Freele.

Petr Čerňanský založil e-shop rybizak.cz v roku 2017 a v polovici roku 2018 už mal sedemčlenný tím. Dnes pre spoločnosť Rybizák pracuje viac ako 25 ľudí. Ako sa vysporiadali s organizáciou práce a ako si vybrali nástroj na riadenie agendy okolo e-shopu?

V podcaste Zdola ste spomenuli, že už nejaký čas riadite tím na diaľku, dokonca aj z ciest. A Freelo uvádzate ako jedného zo svojich veľkých pomocníkov. Aká bola Rybizákova cesta k tomuto konkrétnemu nástroju?

V tom roku 2017 sme sa s priateľkou náhle rozhodli, že poletíme do juhovýchodnej Ázie. Nakoniec sme tam strávili šesť mesiacov. Riadiť tím ľudí na diaľku bolo peklo. Navyše, časový rozdiel bol vždy približne 6 hodín, takže sme sa nikdy nestretli počas pracovnej doby. Všetko sme riešili cez Slack, číslovali témy a otázky a komunikovali ako šialení. Bolo to neefektívne.

Potom sme vyskúšali Trello. Ale nejako sme sa s tým nevedeli popasovať a nikdy sme to nezačali efektívne používať. Potom sme na výstave e-shopov v roku 2018 narazili na stánok spoločnosti Freelo s Karlom Dytrychom, ktorý nás pohostil špičkovým rumom. V krátkosti nám predstavil Freelo (aj keď, úprimne povedané, veľmi nás to nezaujímalo, išli sme tam len kvôli rumu :-) ), ale urobilo to na nás obrovský dojem. Od nasledujúceho pondelka sme začali Freelo nasadzovať vo firme a do týždňa v ňom už všetci pracovali.

Keď sme potom odišli na dva mesiace do USA a Mexika, kde bol časový posun 6 hodín opačným smerom, práca bola mnohonásobne jednoduchšia a efektívnejšia. Konečne sme začali delegovať. Vo Freele u nás pracujú všetci externisti, zamestnanci kancelárie, dievčatá z vinárne, vedúci skladu a expediční pracovníci. Teda všetci okrem niekoľkých ľudí vo výrobe (ale aj tam je k dispozícii jeden počítač a celá výroba má jeden univerzálny účet Freelo).

Prečo by ste e-shopom dopotučili používať takýto nástroj?

Freelo je pekelne lacný. Karel je filantrop, inak si to neviem vysvetliť. Je rozumné si ju zaobstarať, aj keď ste v spoločnosti sami. Freelo bolo vytvorené pre pracovníkov na voľnej nohe, odtiaľ pochádza aj jeho názov. Môže slúžiť ako organizátor úloh, organizátor osobného časového manažmentu a postupne môžete delegovať úlohy na tím ľudí takým efektívnym a prehľadným spôsobom, že si neviem predstaviť nič lepšie.

Bol to na začiatku úplný punk? Alebo ako ste pracovali? Bola to klasika, e-maily a Excel?

E-maily, Excel, Slack. Aspoň ten Slack :) Zabúdali sme na veľa vecí, ľudia nerobili to, čo mali, a my sme ich nemali ako kontrolovať. Bol to doslova kyberpunk.

Podľa toho, čo hovoríte, ste veľmi reaktívny: máte nápad a hneď ho idete realizovať. Ako toto fungovalo pred zavedením Freela? Stalo sa vám niekedy, že sa niečo nestihlo, pretože sa to neskoro zadalo napr. grafikovi?

Bolo to dosť divoké a niekedy je to s nami stále tak (smiech). Zrazu niekto prišiel s tým, že o týždeň je Deň otcov. Preto sme rýchlo začali pracovať na ilustráciách, nálepkách, náhľadových fotografiách, banneroch a strielali sme to do predaja. Mnohokrát sme dali do predaja víno, ktoré nebolo hotové. Ale vždy sme to nejako zvládli.

Teraz sa snažíme plánovať, pretože najmä pre externistov je to s nami ťažké. Napríklad v novembri sme mali pripravený Valentín. Ale napríklad minuloročné pálenie „ceny“ na Deň pálenia čarodejníc bolo pre nás až do marca tohto roku najúspešnejšou akciou v histórii Rybizáku, a pritom sme s ňou prišli asi 18 hodín pred spustením. A podarilo sa nám to. Tento rok sa bude konať už druhý Black Friday (ten v roku 2020 sme zrušili, pretože sme nezvládli zásoby).

Bolo ťažké zvyknúť si na zmenu a presvedčiť tím, aby používal tento nástroj, aby niektoré informácie neboli v e-mailoch, chatoch, časť povedaná ústne?

Nie. Všetci boli nadšení.

Ako ste dokázali, že vaša komunikácia a úlohy nie sú roztrieštené do rôznych kanálov?

Teraz máme vo firme pravidlo, že ak niekto nemá úlohu vo Freelo, akoby ju nemal. Najčastejšia slovná odpoveď v našej spoločnosti je „hoď mi to do Freela“.

Ktoré funkcie vám najviac pomáhajú?

Možnosť uložiť filtre. V spoločnosti sme rozdelení do 3 tímov. Jeden z nich vediem. Mám napríklad filter „Tím Peter“ , kde vidím úlohy všetkých členov tímu, ktoré majú byť dnes splnené (alebo nedajbože meškajú).

Tešíme sa aj na nové zadávanie termíny podúlohám.

šablóny sú tiež skvelé. Keď vytvárame nové vydanie (napr. na 1. mája), je to komplexná práca celého tímu. Jednoducho použijeme šablónu úloh, upravíme niekoľko vecí a každý má svoje úlohy rozdané a na nič sa nezabúda.

Osobne som bol veľmi spokojný s tmavým režimom. Ale všetky funkcie Freela sú dokonalé. Nič nechýba a nie je tam nič navyše. Nikdy predtým som nevidel taký dokonale vyladený softvér.

Ktoré oblasti vám Freelo pomáha lepšie koordinovať? Používate ho napr. v marketingu alebo dokonca v sklade?

Freelo používame úplne na všetko. Čo nie je vo Freelo, to sa v spoločnosti nestane.

Operatívne veci tu riešime opakovanými úlohami (napr. asistentka dostane každý týždeň opakovanú úlohu, že musí skontrolovať tlak v kotli, alebo každých šesť mesiacov, že niekto musí dať vymeniť pneumatiky atď.) V súčasnosti dokončujeme letné menu vo vinárni Freelo. Účtovníčka v „Chýbajúce dokumenty“ rozosiela všetkým podúlohy, v ktorých im hovorí, čo jej majú doručiť. Nákupca tu pripravuje novinky pre sekciu farmárskych trhov a my mu zasa dávame tipy na zaujímavé produkty a on ich spracováva.

Vedúci expedície prideľuje úlohy zákazníckej podpore (napr. zavolaj zákazníkovi, nie je to a to), zatiaľ čo zákaznícka podpora prideľuje úlohy expedícii alebo výrobe (tam a tam zabalte to a to).

Kompletne vo Freelo komunikujeme s externými ľuďmi. A čo je najdôležitejšie, pripravujeme špeciálne udalosti – ako vzniká prvomájové vydanie, ste mohli vidieť na fotografiách z nášho Freelo v článku. Jedná sa o množstvo úloh, ktoré vykonáva množstvo ľudí. Ale nič sa nezabudne a všetko funguje ako hodinky vďaka Freelu.

Pozrite sa, ako to vyzerá v Rybízáku

Vypočujte si rozhovor s Petrom Čerňanským v podcaste Z podpalubia