Ako v MC účtovníctvo a dane organizujú prácu agilným scrumom a prečo odišli z Trella do Freela

Publikované: 22. júna 2020

Predstavte nám pre lepší kontext vašej firmy - čo robíte, pre koho a prečo ste sa do toho pustili?

Spracovávame účtovníctvo a dane formou outsourcingu pre našich klientov, ktorým vďaka tomu šetríme čas, starosti a najmä peniaze.

V čom je MC výnimočné oproti iným účtovným firmám?

Nie sme obyčajní účtovníci, ktorým na konci každého mesiaca pošlite doklady, oni vám povedia, koľko máte zaplatiť DPH a tým to končí. Naša práca tu ešte len začína, pretože spracovať podklady k DPH je základ, ktorý by mal urobiť každý účtovník. Naším cieľom je, aby klient mal každý mesiac prehľad o tom, ako jeho firma funguje, aké má hospodárske výsledky, poradiť mu (analyzovať) stratové oblasti jeho podnikania atď. Skrátka, aby riadili svoju firmu na základe čísiel, ktoré my im dodáme. Pre nás je najdôležitejšie, aby klient prosperoval.

Koľko ľudí aktuálne tvorí tím a akým spôsobom máte rozdelenú prácu?

Náš tím má aktuálne 9 ľudí a prácu máme rozdelenú na účtovné a mzdové oddelenie. Každý člen tímu má na starosti určitý počet klientov, ktorým je k dispozícii a perfektne pozná ich firmu.

Bez akých nástrojov/pomôcok si nedokážete predstaviť pracovný deň?

Z koľkých lokalít aktuálne pracujete?

Pracujeme z našich kancelárií v Ústí nad Labem a 2 členovia tímu pracujú z domova.

Pracujete aj s externými kolegami a spolupracovníkmi?

1 externista, ktorý spracováva Intrastat, pracuje z kancelárie v Prahe.

Aké organizačné techniky/nástroje používate pre plánovanie a synchronizáciu pracovných činností?

Každé ráno máme Scrum, ktorý je max na 10-15 minút, kde si povieme, čo sa bude daný deň robiť. Odovzdáme si informácie naprieč klientmi. Client owner, ktorý má na starosti komunikáciu s klientom a pozná jeho potreby, určí, čo sa musí alebo čo klient potrebuje a čo sa k tomu prípadne musí dodať od iných členov tímu - napríklad zo mzdového oddelenia. Ja ako Scrum master do toho prípadne zasahujem s tým, že určím priority pre daný deň. Stane sa, že účtovníčka povie, že dnes budem robiť vec X pre klienta Y, ale pretože niečo horí niekde inde, tak operatívne presunieme sily, kam je treba.🙂

Každý deň o 9.10 h začína Scrum, kde je každý už pripravený a svoje úlohy má zaznamenané vo Freele. Zobrazíme to na televíziu v zasadačke, prejdeme to a ideme pracovať.

Čo alebo kto vám najviac ničí tímovú produktivitu? Na čo si dať pozor?

Žiadne také problémy nemáme, všetci členovia tímu sú zodpovední a robia pre dobro firmy maximum. Jediné, čo občas brzdí produktivitu, je prechod na nové technológie, než si všetko sadne a ustáli sa. Inak klasické veci, ráno si povieme, čo všetko sa dnes urobí, potom príde telefonát od klienta, ktorý niečo potrebuje ASAP, takže na tom začneme pracovať a večer zistíme, že z denných úloh sa neurobilo nič. 🙂

Ale sme účtovníci a sme tu pre klientov, takže to berieme ako súčasť našej práce.

Žiadny tím nie je dokonalý. Podeľte sa o nejaké problémy, ktoré ste v tíme riešili a ako ste na to prišli?

Nedávna pandémia a karanténa nám trochu spríjemnili prácu . Vláda mala každý deň X tlačoviek, kde sa menili podmienky pre pomoc podnikateľom zo dňa na deň. Museli sme denne sledovať tieto zmeny, informovať klientov, riešiť ich problémy. Bolo toho dosť. Niektorí členovia tímu museli pracovať z domu, na rannom Scrum boli pripojení cez Google Meet, vďaka Freelu práca neviazla a stále bol rovnako jasný prehľad v tom, kto čo má na starosti .

Prečítajte si tiež Pointa je, ako Freelo pomáha s účtovným a daňovým poradenstvom v spoločnosti 4V1 Consulting

Čo je na prevádzkovaní účtovnej firmy najťažšie? Čo sú najväčšie výzvy?

Nezabúdať na termíny, mať stanovené zodpovednosti na každú úlohu a nestrácať prehľad naprieč jednotlivými klientmi a ich potrebami . V poslednej dobe je to aj dosť o technológiách, ktoré náš odbor začali ovplyvňovať. Digitalizácia dát, AI a ďalšie nástroje. Akonáhle vidíme niečo, kde by sme ušetrili čas, alebo náklady, tak sa snažíme hneď implementovať. 🙂

Ako ste si organizovali prácu pred Freelom?

Používali sme Trello, ale to nám prestalo vyhovovať . Nebolo to toľko prehľadné, pomoc nebola v češtine, občas sme sa v tom strácali. Chýbali nám tam funkcie, ktoré potrebujeme pre našu prácu.

Prečo ste zvolili Freelo a aké bolo jeho zavádzanie do tímu?

Dôvodov bolo niekoľko, veľká škála dostupných funkcionalít, prehľadnosť, hlavne česká podpora, timetracking. Tak ako u každého nového systému bol rozjazd pomalší, pretože sme museli v každom projekte (klient) nastaviť všetky veci, ktoré sa u neho musia sledovať, zaúčtovávať, kontrolovať. Nastaviť zodpovednosti, termíny, opakované úlohy atď. Proste postaviť to celé na mieru danému klientovi. Nejakých klientov sme importovali z Trella, ale bolo ich pár. U väčšiny sme to postavili znova a lepšie, aby sme vyťažili maximálnu funkcionalitu Freela.

Prečítajte si tiež Najpoužívanejšie funkcie Freela, vďaka ktorým dostanete vašu účtovnú firmu do formy

Na koľkých projektoch súčasne teraz pracujete?

Blížime sa k 50 projektom, takže to onedlho vyzerá na prechod na tarif Business. 🙂

Ako máte projekty vo Freele rozdelené?

Ako už bolo spomenuté v predchádzajúcej otázke, pre každého klienta máme samostatný projekt, tento projekt sa ďalej vetví na jednotlivé To-Do Listy.

Sú to skôr krátkodobé, alebo dlhodobé záležitosti?

Oboje, od denných úloh, cez opakované týždenné, mesačné úlohy, až po kvartálne a ročné úlohy. Už teraz máme u pár klientov napísané, na čo nezabudnúť za rok v budúcom daňovom priznaní k dani z príjmov.

Sledujete do detailu produktivitu, alebo efektivitu vášho tímu? Podľa čoho spoznáte, že všetko šlape?

Ráno si otvoríme Freelo a mrkneme, kto je po termínoch. 🙂

Máte nejaké špecifiká v rámci tímovej spolupráce, ktoré ovplyvňujú úspech projektov alebo ich náročnosť?

Úspech projektov ovplyvňuje komunikácia v tíme a odovzdávanie informácií . Hlavne by som zdôraznil, že sme TÍM, sme tu jeden pre druhého, máme dobré vzťahy, pomáhame si.

Ako riešite komunikáciu s klientmi a aké nástroje a kanály k tomu využívate?

Google Meet, email, skype, WhatsApp, Signal, telefón. Prispôsobujeme sa klientom. Aj napriek dobe, kedy je všetko online a sú všemožné nástroje na spojenie, tak osobné stretnutie je proste vždy najviac. Nenahradíte to ničím.

Ako zaúčate nových členov tímu do Freela a celého pracovného workflow?

Pomocou interných školení. Máme v pláne si poupraviť šablónu, ktorú som videl na stránkach Freela. 🙂

Máte nejaké návody alebo „best practices“ pre používanie Freela ako účtovná firma?

Každá úloha a proces nech má termín, zodpovednú osobu a základné info . Nič viac nie je potrebné.

Ktoré funkcie Freela sú pre vás najužitočnejšie a prečo?

Možnosť nastaviť si opakovanie úloh bez nutnosti zakaždým vytvoriť novú úlohu. Využitie šablón. Trackovanie času. Je toho veľa.

Ako máte vo Freele zaznamenaných klientov?

Čo klient to nový projekt.

Ako pracujete s podkladmi od klientov? Dávate ich priamo do Freela?

Doklady, ktoré nám klient prinesie fyzicky, digitalizujeme a následne originály klientom vraciame. Druhá možnosť je, že nám doklady klient rovno nazdiela, my ich spracujeme a presunieme do zložky spracované, aby bolo jasne vidieť, ktoré doklady už sú spracované a ktoré nie. Do Freela doklady od klientov nedávame.

Aké všetky procesy / funkcie vo firme vám Freelo rieši?

Komunikácia nad projektmi, scrum, interné operatívne veci, školenia, trackovanie času a veľa ďalších. Máme aj opakovanú úlohu pre upratovačky, aby pripravil popolnice na odvoz. 🙂

Ako si Freelo nastaviť dokonale pre účtovnú firmu?

Účtovná firma to musí na mieru nastaviť svojmu klientovi. Čo som videl nejaké komentáre, tak by každý účtovník chcel, aby si tú šablónu stiahol už od vás a mal s tým čo najmenej práce. Podľa mňa sa univerzálna šablóna nedá stiahnuť. Vždy to musí byť na mieru klientovi. Účtovná firma by sa mala maximálne inšpirovať inými šablónami , ale vo finále si to aj tak urobiť po svojom.

Je niečo, čo vám na Freele vadí, alebo vám v ňom chýba?

Chýba nám funkcia opakovanej úlohy, ktorá by sa vytvorila, bez toho že nie je dokončená pôvodná úloha. Príklad u klienta: Úloha "Zaúčtovať banku marec", kde nám chýba dokončiť poslednú podúlohu, pretože sa čaká, až klient dodá posledný doklad. On než to dodá, tak už potrebujeme, aby bola vytvorena opakovaná úloha "Zaúčtovať banku apríl" a nechceme škrtnúť banku marec, keď ešte nie je kompletne hotová. 😉

Musíme to zatiaľ riešiť šablónami, kde si sami pridáme aprílovú banku.

Keď sa povie Freelo, ktoré slová sa vám vybavia?

Organizácia, prehľad, istota.

Vďaka moc za inšpiratívny vhľad do fungovania vašej účtovnej firmy

Rado sa stalo. 😉