Simplii sa vďaka Freelu darí lepšie a rýchlejšie realizovať veľké e-Commerce projekty

Publikované: 11. októbra 2018

Simplia už funguje vyše 10 rokov - predstav nám trošku vašu firmu

Vytvorili sme pevné portfólio služieb, prestali ponúkať lacné prenájmy a robíme hybridné e-shopové projekty – kombinujeme prístup na mieru s krabicovými prvkami (jadro systému), ktoré sú ale vypilované našim know-how.

V čom je Simplia výnimočná oproti iným e-shopovým platformám?

Integrácia – Naše riešenie nie je len CMS systém, je to navyše ERP a CRM dohromady. Vo firmách, kde beží náš systém ti zavolá zákazník, systém automaticky zobrazí, kto volá a jeho otvorené objednávky (prípadne iné prípady – reklamácie, servis), na otázku o stave tovaru, stačí operátorovi jedna obrazovka, kde vidí, či je tovar na ceste od dodávateľa alebo či je na ceste z inej pobočky firmy, v systéme sa totiž rieši aj logistika a zásobovanie.
Hovor je evidovaný a ak zákazník ďalší deň netrpezlivo pošle e-mail bez kontextu, tak ho kľudne aj iný operátor vybaví. Systém mu kontext doplní, to len vďaka tomu, že všetko ide cez jeden systém. To je len jeden z mnohých ďalších príkladov.

Z koľkých lokalít aktuálne pracujete?

Primárne Praha, naše kancelárie sú v Impact Hubu, avšak jedného kolegu máme na Slovensku.

Máte externých kolegov a spolupracovníkov?

Áno – UX, grafickí dizajnéri, marketingoví analytici a tiež externí kodéri.

Čo je pre vás najväčšia výzva / problém pri riadení firmy, tímu, úloh?

Pri riadení firmy je to prosté – teraz nájsť nového projekťáka (všeobecne nájsť kvalitných ľudí). Projekty musíme odmietať, pretože rastieme rýchlejšie, než toto vieme ustrážiť. Najprv sme si mysleli, že to skúsime s niekým juniorným a že ho zaučím, ale nepodarilo sa to (mali sme pár neúspešných kandidátov). Chýbal im prehľad, na ktorom by si stavali pokročilé nápady. Teraz to skúsime rovno so seniorním a dúfame, že budeme mať väčšie šťastie.
Pri riadení tímov musím s pokorou povedať, že sme si vybudovali veľa procesov a ochranných pravidiel , aby sme mohli projekty robiť a doručovať presne tak, ako sme si s klientom definovali v zadaní a podľa termínu. Preto je aktuálna výzva maximalizovať efektívnosť.

Aké techniky v rámci tímovej spolupráce na projektoch využívate? Robíte pravidelné porady, brainstormujete, tvoríte si myšlienkové mapy, poskytujete spätnú väzbu?

Sedíme spolu a sme malý tím, takže to udržujeme na osobnej komunikácii, keď je komplikovaný problém a proste si to vydiskutujeme. Určite si nárazovo pomáhame spomínanými metódami, ale je to veľmi individuálne. Klasicky nám najviac pomáha spätná väzba (ako v rámci firmy, tak predovšetkým s klientmi). Avšak aj napriek osobnej komunikácii pracujeme primárne virtuálne (Slack, Freelo, interné IS, ticket systém)

Čas od času sa aj v zohranom tíme objavia určité komplikácie pri plnení úloh, alebo doťahovaní projektov do zdarného konca. S čím konkrétne ste sa stretávali u vás a aké postupy vám pomohli v riešení problému?

Jeden z problémov je súčinnosť. Tím na našej strane nie je len zložený z našich ľudí. Zvyčajne je tím projektu zložený z troch skupín (Simplia, klient, externé agentúry) a súčinnosť je problém všetkých troch skupín, vy máte možnosť priamo ovplyvniť len tú jednu. Aby sme projekt udržali v rozpočte a termíne, tak musíme ovplyvniť aj ďalšie skupiny. Pomáhame si tým, že si prakticky zapisuje všetko vrátane dôležitosti, termínov, zodpovednej osoby. Všetko musí byť zároveň napísané na jednom mieste a maximálne aktuálne. Ak vidíte, že to niekde škrípe (tím klienta nereaguje, neodovzdáva), máte sa na čo odkazovať a môžeme problém eskalovať na nadriadených (manažér, majiteľ).

Prečítajte si tiež V Sanasportu šetrí Freelo čas a energiu päťdesiatčlennému tímu každý deň

Čo je v biznise prenajímaní e-shopov najťažšie?

Najťažší sú naozaj kvalitní ľudia a správne zostavený tím. Dnešné technológie sú natoľko pokročilé, že dovoľujú veľa vecí s menším počtom ľudí, sú však zložitejšie, a preto je potrebné mať schopných kolegov.

Čo sa dá povedať dobré alebo zlé o e-shopovom prostredí v ČR?

Zlé v našom e-shopovom prostredí sú na prvom mieste podvodníci a podvodné e-shopy, s ktorými sa bohužiaľ stále môžete stretnúť.

Dobré je, že existuje viac veľmi dobrých firiem, ktoré vám zaistia kvalitné IT základy, aby ste mohli robiť dobré služby a nemuseli ste byť najväčší e-shop v ČR.

Prihodil sa vám nejaký naozajstný "fuck up" a čo vám pomohlo sa z neho dostať?

Nebola to priamo naša chyba a už je to síce dlho, ale na jedného z našich klientov bol vykonávaný masívny DDOS útok, čo postihlo vtedy väčšiu časť klientov. Bolo to zrovna na vrchole vianočnej sezóny. To nás okrem ďalších vecí posunulo k zmenám IT infraštruktúry, aby sme sa takýmto veciam vyvarovali.

Aký systém ste na správu úloh a komunikáciu v rámci tímu používali pred Freelom?

Basecamp a Google Drive.

Ako sa zmenilo workflow a efektivita po zavedení Freela?

Vylepšila sa predovšetkým kontrola plnenia úloh, žiadne opomenutia priorít a začlenenie klienta a agentúr do komunikácie pri riadení projektu.

Prečo ste zvolili Freelo a aké bolo jeho zavádzanie do tímu?

Používali sme Basecamp a Freelo nám prišlo zaujímavejšie na funkcie a tiež bolo české, nie všetci naši klienti ovládajú dobre angličtinu, takže je to pre nich príjemný nástroj.

Na koľkých projektoch súčasne aktuálne pracujete?

Paralelne vždy 2 až 3 väčšie a potom je veľa malých, ktoré ani nepočítam.

Ako máte projekty vo Freele rozdelené?

Cez Freelo robíme väčšie projekty. Pre menšie používame náš vlastný IS.

Sú to skôr krátkodobé, alebo dlhodobé záležitosti?

Priemerne 3 mesiace.

Sledujete do detailu produktivitu, alebo efektivitu vašich / vášho tímu? Podľa čoho spoznáte, že všetko beží ako po masle?

Zásadné sú fázy projektu, ciele a nastavený harmonogram. Samozrejme aj rozpočet. Všetko to vychádza z dobre urobeného zadania. Pokiaľ je zadanie odbyté, môže sa všetko narušiť. Keď je zadanie dôkladne urobené, tak efektivitu sledujeme podľa splnených cieľov v rámci jednotlivých fáz. Ak nie sú ciele splnené, tak existujú len dva dôvody – ambiciózny plán alebo neschopnosť tímu.

Prečítajte si tiež Ako FotoŠkoda cez Freelo organizuje stovky workshopov, riadi marketing a komunikuje s externistami

Máte nejaké špecifiká v rámci tímovej spolupráce, ktoré ovplyvňujú úspech projektov alebo ich náročnosť?

Povedal by som štandardné záležitosti projektového riadenia ;-) nerobíme nič zásadne inak.

Ako riešite zákaznícku podporu a aké nástroje a kanály k tomu využívate?

Na to nám slúži vlastný informačný systém, jeho súčasťou je ticket systém. V ňom sa riešia krátkodobé projekty (inovácia, upgrade). Ak sa na podpore objaví väčší projekt, prenášame ho do Freela, kde je pozvaný klient.

Ako riešite vývoj platformy a aké nástroje k tomu využívate?

Máme radi českú spoločnosť JetBrains, robí svetovo preslávené IDE nástroje alebo nástroje na tímovú spoluprácu nad kódom, my od nich používame PhpStorm. Naopak na niektoré úkony v rámci SQL databázy je šikovný Navicat od PremiumSoft. Samozrejmosťou je AWS, Docker alebo GIT atď. Robíme si nejaké vlastné nástroje k vývoju - napríklad kompletne správa šablón je potom robená skrz náš vlastný software.

Aké ďalšie nástroje či aplikácie okrem Freela využívate a na čo?

Toto bude nudnejšia odpoveď, prakticky ako zo zle napísaného životopisu – "Word, Excel, PowerPoint..", nie.. vážne ;) Máme radi Slack na firemnú komunikáciu a ako už som spomenul máme aj vlastný nástroj pre riadenie podpory, ktorý nám vyhovuje. Náš vlastný informačný systém okrem iného rieši aj kompletný CRM, čo firma potrebuje.

Ako zaúčate nových členov tímu do Freela a celého pracovného workflow?

Nástroj nie je zložitý, vlastne je veľmi intuitívny. Našich nových členov naopak viac zaúčame do procesov firmy, ktorej Freelo súčasťou je.

Ktoré funkcie Freela sú pre vás najužitočnejšie a prečo?

Trebárs drobnosť ako šablóny projektu, v ktorých máme predpripravené štandardizované úlohy alebo checklisty. Teraz budem experimentovať s funkciou meranie času pre niektoré špecifické činnosti, takže ešte nemôžem dať úplne spätnú väzbu.

Je niečo, čo vám na Freele vadí, alebo vám v ňom chýba?

Bohužiaľ nepomôžem, teraz nám totiž nechýba nič ;-)

Keď sa povie Freelo, ktoré slovo sa ti vybaví?

Kľud :-)