Ako vo FotoŠkoda používajú Freelo pre ogranizáciu stoviek workshopov, riadenie marketingu a komunikáciu s externistami

Publikované:

Až donedávna patrila firma FotoŠkoda ku klasickým kamenným predajniam, kde ste si mohli vybrať takmer čokoľvek od fotografického materiálu, cez amatérske foto vybavenie, až po profesionálne "stroje" určené najlepším fotografom v obore.

Od svojho vzniku v roku 1991 prešla poriadny kus cesty a v posledných rokoch jej aktivity čoraz častejšie zahrňajú aj menej predajné záležitosti. Organizovanie výstav a workshopov, organizácia významného foto festivalu a mnoho ďalšieho. A je potrebné povedať, že v tom všetkom FotoŠkoda nad svojimi konkurentmi jasno vyniká.

Široké portfólio akcií, ktoré pre našich zákazníkov a nadšených fotografov zo všetkých kútov republiky pripravujeme, vyžaduje šikovné nástroje. Preto sme siahli po Freele. hovorí prozaicky Martin Vachata, projektový manažér FotoŠkoda.

Martin Vachata s Martinou Susovou. Zdroj: súkromný archív fotoskoda.cz

Koordinácia interného a externého tímu

Zdieľanie informácií, jasné zadanie, stráženie termínov, nastavovanie zodpovedností. To všetko je v rámci kombinovaného interného a externého tímu potreba zaistiť. A nie vždy to u FotoŠkoda bolo jednoduché. Keď už sa zdalo množstvo pracovných e-mailov, telefonátov a nekonečných porád neúnosné, bol čas sa poohliadnuť po vhodnej aplikácii.

Freelo sme začali používať najprv pre organizáciu rozsiahleho FotoŠkoda Festu, ktorý organizujeme dvakrát do roka a musím povedať, že nám neuveriteľne sedí. V aplikácii pracuje v súčasnosti náš kompletný marketingový tím, vrátane copywriterov, produktových manažérov a kolegov z IT, a niekoľko ďalších spolupracovníkov z ostatných oddelení. doplňuje Vachata

Ušetríme desiatky hodín

Organizácia projektu FotoŠkoda Fest, (festival, ktorý sa koná tradične 2x do roka v Paláci Langhans a trvá celý týždeň) zaberie celé 3 mesiace. Podieľa sa na ňom X interných a X externých špecialistov. Festival je tvorený desiatkami workshopov, prezentácií, výstav a besied, a tak jeho zaistenie vyžaduje veľa času a rozhodne nie je prechádzkou ružovou záhradou. Vďaka Freelu a efektívnejšej vzájomnej spolupráci sa ale podarilo znížiť časovú náročnosť príprav o 90 hodín, teda o celých 11 pracovných dní.

Časť tímu FotoŠkoda pred predajňou. Zdroj: súkromný archív fotoskoda.cz

Rozdelenie krátkodobých a dlhodobých projektov

Pri jednom projekte to ale nezostalo a aktuálne má FotoŠkoda vo Freele založených 12 projektov, z toho 10 veľmi aktívnych. Dôsledne dodržujú oddeľovanie krátkodobých a dlhodobých aktivít a majú tak v aplikácii jasne stanovený poriadok. Ľahko tak zachovávajú prehľadnosť kompletnej tímovej práce. Projekt typu “festival” patrí ku krátkodobým, bežná operatíva a produkcie potom k tým dlhodobým.

16 projektov
54 aktívnych uživateľov
6.500+ hotových úloh
22.000+ komentárov k úlohám

K čomu a ako Fotoškoda Freelo používa?

  • Odkladisko nápadov — vďaka špeciálnemu To-Do listu na nápady žiadna myšlienka nezapadne. Priestor na vyjadrenie má každý.
  • Porady — agenda každej porady sa dopredu pripravuje vo Freee. Každý člen tímu navrhuje body k prebratiu do samostatné úlohy. Na poradu sa tak každý môže lepšie pripraviť a po skončení porady sú úlohy okomentované, priradené alebo uzavreté.
  • Náhražka e-mailu — čo je možno mať vo Freele nesmie do e-mailu. Väčšinu vecí si tak celý tím dáva priamo do úloh. Všetko je na jednom mieste, prehľadné a pre každého vyhľadateľné.
  • Aktualizácia webu — komunikácia s agentúrou a prioritizácia práce.
  • Znalostná báza — niektoré projekty slúžia ako zoznam zdrojov. Sú v nich pripnuté rozpočty, zdieľané excely a zložky, zoznamy webov a ďalšie materiály.
  • Launch produktov — uvádzanie nových produktov na trh je zložitý proces. Celý je vo Freele uložený ako šablóna, ktorá zahŕňa zber dát o produkte, tvorbu textov, riešenie recenzií, točenie videí, nasadenie kampaní atď. Vďaka procesom sa na nič dôležité nezabudne.
  • Nábor zamestnancov — úloh pri naberaní nových ľudí do tímu je celá rada. Od prípravy pracovnej pozície a inzercie, cez pohovory až po zaúčanie. Celý tento proces, ktorý zahŕňa 50 menších či väčších krokov si personalista vytvorí na klik.

Martin Škoda o tom, ako vo Fotoškoda Freelo pomáha naprieč firmou už od roku 2016 zvládať úlohy.

Akonáhle som začala robiť marketingovú manažérku, vedela som, že nejaký nástroj pre zadávanie a kontrolu práce potrebujem. Freelo je ľahké na obsluhu, vizuálne pekné a lacné. Používame ho už 3 roky a sme nadšení. Mimochodom, s koľkými dodávateľmi software chodíte na pivo? :-) Martina Susová, manažérka marketingu vo FotoŠkoda.

Ukážka z Freela

Dôležité odkazy súvisiace s projektom majú vo FotoŠkoda tzv. Pripnuté k projektu.

Ukážka To-Do listu, ktorý pomáha tímu nezabudnúť na nič dôležitého pri spustení nového TOP produktu.

Ukážka údržbového To-Do listu, ktorý pravidelne kontrolujú a triedia. Má funkciu kontextového inboxu.

Na aké otázky Freelo odpovedá na jeden klik?

  • Aké úlohy som zadal a nie sú hotové?
  • Aké úlohy sú bez termínu alebo riešiteľa?
  • Aké úlohy dokončil môj tím minulý týždeň?
  • Na čom mám pracovať?

Prečítajte si tiež V Sanasportu šetrí Freelo čas a energiu päťdesiatčlennému tímu každý deň

Najužitočnejšie funkcie

  • Diskusia naprieč úlohami — kompletné dianie sa udržuje na jednom mieste a informácie sledujú iba tí, ktorých sa úloha týka. Je tiež veľmi jednoduché si spätne ktorékoľvek dôležité údaje dohľadať.
  • Šablóny projektov — v prípade pravidelne sa opakujúcich projektov je to funkcia, bez ktorej sa už nebudete chcieť obísť. Štruktúru projektu jednoducho preberiete z projektu, ktorý ste pred časom realizovali.
  • Výkazy práce — vďaka nim môžete ľahko sledovať vyťaženie jednotlivých členov tímu a tiež plánovať zdroje na ďalšie úlohy a projekty.

Na záver praktický TIP od FotoŠkoda

Prehľadnosť na prvom mieste = Majte vo svojich úlohách poriadok a skúste dodržovať „desatero Freelo pravidiel”. Pokiaľ vás v priebehu používania aplikácie napadnú ďalšie body, jednoducho ich k desatoru pridajte a zdieľajte s každým kolegom v tíme. Bude sa vám všetkým pracovať oveľa lepšie.

Obor Predaj fototechniky
Tím e-Commerce
Veľkosť firmy 51-100
Freelo logo on a screen
Naloďte sa do Freela a dosahujte cieľov s menším úsilím
Chcem na palubu

Ako Freelo používajú v ďalších tímoch