Ako Futbalová asociácia Českej republiky spustila futbalovú televíziu v rekordne krátkom čase vďaka spoločnosti Freelo

Publikované: 29. novembra

Vo FAČR nechcú robiť veci stále rovnako, snažia sa inovovať a posúvať tak český futbal dopredu. To si vyžaduje manažment na úrovni veľkej softvérovej firmy. V minulom roku sa im podarilo technicky zabezpečiť priame prenosy zápasov na všetkých úrovniach pomocou kamier s umelou inteligenciou, čo by podľa ich vlastných slov bez Freela nebolo možné.

Na prvý pohľad sa môže zdať, že na projektovom a procesnom riadení FAČR nie je nič zložité - že ide najmä o organizáciu zápasov a trochu vzdelávania, ktoré funguje už roky. Ale nemôžete byť ďalej od pravdy. Ak započítame aj najmladšie vekové kategórie, organizovaných súťaží sú stovky. Každá súťaž musí mať naplánované zápasy, rozhodcov a delegátov. Sú s tým spojené finančné a marketingové procesy.

Čo FAČR robí alebo prikazuje v procesoch

FAČR ako člen FIFA a UEFA je zodpovedná za organizáciu všetkých futbalových súťaží, profesionálnych - Chance ligy a Chance národnej ligy (1. a 2. liga), výkonnostných a amatérskych (3. a 4. liga, regionálne a okresné súťaže, mládežnícke súťaže). Riadi tiež chod reprezentačných družstiev, vytvára metodické postupy a vzdeláva svojich členov. „“ Tých procesov je veľa, uzatvára s úsmevom Hýsek.

„“ Predtým prichádzali zadania rôznymi spôsobmi zo sveta

Všetky uvedené činnosti potrebujú dobrú technologickú podporu. Väčšina vecí beží na vlastnom informačnom systéme IS FAČR, ktorý v súčasnosti prechádza modernizáciou. Snažia sa v ňom urobiť poriadok z hľadiska dokumentácie a procesov z hľadiska zadávania zmien, kde sa sústreďujú na biznis analýzu. S cieľom zjednotiť ho a zachovať jeho známosť. „Predtým prichádzali zadania rôzne zo sveta" a nebola nad nimi kontrola. Takže softvérová architektúra by mohla byť v trochu lepšom stave.

Cieľom je posunúť celkové riadenie FAČR s pomocou Freela

Príkladom úspešne spusteného projektu, ktorý nemá obdoby, je Football TV - priame prenosy zápasov z 3. ligy a nižších súťaží, ktoré sú automatizované vďaka kamerám s umelou inteligenciou a prepojeniu softvérových systémov.

Z tohto dôvodu FAČR zaobstarala kamery s umelou inteligenciou, ktoré zaznamenávajú zápas. Prostredníctvom streamovacej služby a informačného systému FAČR sa zápasy s hráčom zobrazujú na webovej stránke fotbal.cz. a v budúcnosti aj do mobilnej aplikácie.

„Záznamy slúžia nielen pre divákov, ale aj ako vzdelávací materiál pre trénerov, hráčov a rozhodcov. Môžu sa používať aj s elektronickou ceruzkou," vysvetľuje Hysek.

Pri nových projektoch Freelo s prehľadom zvíťazilo nad Jira a MS Planner

Pri rozsiahlom projekte vývoja softvéru, konkrétne modernizácie IS FAČR, použili Jiru, ako je to bežné u programátorov. Pri tomto projekte pri nej zostávajú. Pre iné projekty sa však Jira ukázala ako príliš robustná. Ľudia ju používali málo a neradi, takže záznamy občas chýbali. Z tohto dôvodu hľadali iný, vhodnejší nástroj.

Hýsek si vyskúšal aj Microsoft Planner, ale chýbali mu oznámenia a odkazy. Zobrazenie len na riadky bolo pre väčšie projekty nedostatočné. Navyše ako program Office 365 vyžadoval, aby všetci používatelia boli z rovnakej domény, čo bol problém s dodávateľmi.

Nalodenie na loď Freela prebehlo bez straty balóna

Po mesiaci, keď sa vo Freeli uskutočnili prvé vážne aktivity a zdalo sa, že nástroj má pre FAČR zmysel, prešli na platený Business plán. V súčasnosti sa teda Freelo postupne používa 7 mesiacov. „Uprednostňujeme postupný a pomalý postup. Najprv sám skúšam funkcie a premýšľam, ako ich budeme všetci používať, aby to bolo čo najpohodlnejšie a najvýhodnejšie. Až potom zapojím kolegov, aby som ich nezaťažoval slepými uličkami, ktoré môžu nastať pri implementácii nového nástroja. “ hovorí Hysek.

Reakcie pozvaných ľudí boli pozitívne. Niektorí dodávatelia už Freelo poznali, ale aj tí, ktorí s ním ešte neboli oboznámení, privítali jeho používanie a rýchlo si naň zvykli. Samozrejme, vždy sa nájde niekto, kto hľadá dôvody, prečo niečo nefunguje, ale pri Freelo sa to stáva minimálne.

Bolo dôležité vysvetliť ľuďom, na čo presne Freelo slúži. Z historického hľadiska sa už uskutočnil jeden pokus o zavedenie spoločnosti Freelo. Niekoľko ľudí si ho ešte pamätá. Hovorili, že potrebujú len Tímy. „Ale Teams rieši rôzne situácie, nie je to nástroj na organizáciu práce," delí sa o svoje skúsenosti Hýsek.

Premýšľajte o štruktúre, aby ste nespálili istotu

Ako už bolo spomenuté, Jan Hýsek si cení vizuálne prvky a dbá na jednotnú štruktúru. Samozrejme, každá firma funguje inak a pomoc s vytvorením štruktúry môžete získať počas online konzultácie (čo bol aj Janov prípad) alebo pri detailnejšej spolupráci v rámci asistovaného onboardingu. Pre inšpiráciu sa FAČR podelil o svoj osvedčený postup.

1. Pomenovanie projektu podľa organizačnej jednotky

Vďaka štandardizovanému pomenovaniu sú projekty všetkým známe.

Tip: Pozrite si, ako pomenovať projekty.

2. Pripravená jednotná šablóna

Do šablóny zahrnuli všetky podstatné informácie, ktoré by mal projekt obsahovať. Do budúcnosti Hýsek uvažuje o 2 verziách - biznis a procesnej, ktoré by sa líšili zobrazením, pretože niekedy má zmysel použiť aj kanban.

Najmä vo väčších spoločnostiach, v ktorých spolupracujú rôzne tímy, je dobré zachovať všade rovnakú štruktúru. Potom napríklad grafik nemá problém v marketingových projektoch, kde rieši dizajn a obsah banneru, rovnako ako vo vývojárskych projektoch, kde rieši ich nasadenie na web.

3. Stavové štítky a vlastné polia

FAČR skúša rôzne spôsoby označovania stavu úlohy. Jednou z možností sú štítky, ktoré môžete ľubovoľne vytvárať. Nie sú však obmedzené na konkrétny projekt, ale sú vo všetkých, čo môže byť pri veľkom množstve mätúce a nie je to pre FAČR také pohodlné.

Karlova rada: Áno, sme si toho vedomí, pracujeme na obmedzení štítkov na konkrétny projekt.

Druhou možnosťou, ktorú používajú, sú vlastné polia s rozbaľovacím zoznamom možností, ktoré definujú na základe stavov, ktoré chcú sledovať.

4. Uložené filtre

Jan má uložené filtre, napr. podľa osôb a týždňov, ktoré mu uľahčujú prehľadávanie stand-upov. Zatiaľ si ich musí každý nastaviť sám.

Karlov tip: Pracujeme však aj na tom, aby sa každý filter dal zdieľať s ostatnými.

5. Práca s hárkami úloh

Zmysluplná organizácia úloh do hárkov To-Do je nevyhnutná pre dobrú prácu spoločnosti s Freelom, preto jej Hysek venoval náležitú pozornosť.

1. Najpoužívanejšie hárky úloh Top

   V riadkovom zobrazení sa FAČR osvedčilo usporiadanie zoznamov úloh podľa toho, ako často ich používajú. V hornej časti umiestnil súhrn chýb, čo uľahčilo vystupovanie.

2. Pomocné hárky úloh

   „“ Využíva tiež pomocný zoznam úloh na poskytnutie prehľadu napr. o dôležitých fázach projektu.

3. Nastavenie oprávnení k zoznamom úloh - tzv. roly

   Niektoré zoznamy úloh sú nastavené výlučne na komunikáciu s určitým dodávateľom, takže umožňujú prístup len príslušným osobám a zvyšok zoznamu úloh sa ani nezobrazí. To je užitočné, keď sa v ňom riešia veci citlivej povahy, ako je napríklad fakturácia.

4. Zoznam úloh s chybami nahlásenými e-mailom

   V rámci projektu Football TV zbierajú spätnú väzbu od používateľov prostredníctvom e-mailu. Vďaka konzultáciám sa ukázalo, že ho nie je potrebné prepisovať ručne.

   Karlov tip: Úlohy môžete vytvárať e-mailom priamo v aplikácii Freela. Pre zoznam úloh vygenerujete e-mailovú adresu, na ktorú môžu používatelia písať, a každý e-mail sa nastaví ako úloha v programe Freela.

5. Pomocné hárky úloh

   „“ Využíva tiež pomocný zoznam úloh na poskytnutie prehľadu napr. o dôležitých fázach projektu.

Za 500 dní FAČR vytvoril

Bez Freela by sa projekty neuskutočnili

Spoločnosť Freelo má obrovský vplyv na projekty vo FAČR. Podarilo sa nám spustiť futbalovú televíziu, čo si vyžadovalo koordináciu viacerých dodávateľov systémov: web, IS, streamovacia služba, AI kamery + interní ľudia. „Som si istý, ževďaka Freelu sa to podarilo za polovicu plánovaného času." A pozitívne sú aj doterajšie ohlasy. Freelo plánujeme postupne zavádzať tam, kde to má zmysel.