Ako PROFIFLEX vďaka spoločnosti Freelo vidí úlohy vždy v správnom svetle

Publikované: 28. marca

Okamžitý prenos informácií, sledovateľnosť práce s úlohou (kto ju splnil, kto zmenil termín) a rýchly prehľad o projektoch - to sú záležitosti, bez ktorých si PROFIFLEX už nevie predstaviť žiadnu realizáciu tieniacej techniky. So spoločnosťou Freelem poskytujú zákazníkom takú podporu pri projektovaní atypických projektov, na ktorú konkurencia nestačí.

Ukončite stratu informácií v e-mailoch a tabuľkách

V spoločnosti PROFIFLEX začali s internou komunikáciou ako väčšina spoločností, t. j. prostredníctvom telefónu, Excelu, stierateľnej tabule a e-mailu. Tam sa však veľa vecí nadobro stratilo. Navyše každý rok rástli, takže to vôbec nebolo udržateľné. V roku 2017 preto začali hľadať nástroj, ktorý by ich zmluvy dostal skutočne pod kontrolu.

Voľba potom padla na Freelo, pretože:

• Bol a stále je to jednoduchý nástroj vhodný (nielen) pre menšie spoločnosti.
• Komunikácia pri riešení implementácie bola rýchla.
• Podporujú českú spoločnosť.
• Dobrá cena ako čerešnička na torte.

Spoločnosť Freelo splnila očakávania a v súčasnosti je PROFIFLEX najväčšou spoločnosťou v oblasti realizácie tieniacej techniky na stavebných zákazkách v Českej republike.

Splnené očakávania: úlohy pod kontrolou a efektívnejšia tímová komunikácia

Pre každú objednávku vytvoria nový projekt, v ktorom komunikuje celá spoločnosť od predaja, cez výrobu s realizáciou, skladníka a celý proces končí na finančnom oddelení. Všetci títo ľudia majú svoje vyhradené To-Do listy, štítky a jasne definovaný pracovný postup projektu.

Vďaka tomu, že komunikujú o všetkých zákazkách v programe Freelo, majú pri pohľade na zoznam projektov prehľad o tom, čo sa práve realizuje a čo je hotové.

Keďže PROFIFLEX vytvára nové projekty zo šablóny, je to otázka chvíľky, projekty majú štandardizovanú podobu a na nič sa nezabúda.

Jednotlivé oddelenia sa potom zaoberajú úlohami, ktoré je potrebné v rámci každej zmluvy spracovať. Z opisu úloh je jasné, čo je potrebné urobiť. Stanovuje sa v nich aj riešiteľ a termín, resp. priorita úloh.

História zmien sa ukladá tak, aby bolo možné neskôr sledovať, kto vykonal zmeny v niektorom z atribútov. Diskusia môže prebiehať priamo pri úlohe, keď kolegovia potrebujú položiť otázky.

Okrem projektov, kde projekt = zmluva, majú aj iné projekty, ktoré sa týkajú napríklad chodu oddelenia. Majú tiež nastavené školiace procesy a usmernenia, ktoré jasne definujú, ako pracovať so spoločnosťou Freelo, čo pomáha najmä nováčikom.

Najobľúbenejšie funkcie vo Freele

• Šablóny, ktoré im umožnia rýchlo nastaviť projekt pre novú objednávku a na nič nezabudnúť.
• Štítky úloh, ktoré filtrujú úlohy na informačnom paneli.
• štítky projektov, ktoré umožňujú zistiť, kto je zodpovedný za celé projekty.
• Úlohy a ich atribúty: riešiteľ, termín, priorita, priradenie v Opise a história zmien sú základom všetkej práce s programom Freelo.

Zamestnanci dnes prijímajú Freelo príjemne: vedia, že im šetrí čas

Keď bol Freelo predstavený, reakcie boli zmiešané. Bolo to niečo nové a ľudia sa obávali. V rámci zavádzania systému Freeelo zmapovali procesy a v prípade potreby ich upravili. Išlo teda o dlhodobejšiu záležitosť. David Cechman hovorí, že v tom čase si mohli dovoliť pokusy a omyly a inšpirovali sa článkami na blogu Freelo. V dnešnej veľkosti by k tomu podľa neho pristúpili s väčšou prípravou.

Denne spolupracujú s Freelom asynchrónne aj na spoločných stretnutiach podľa potreby oddelenia. Tak či onak, správne pridelená úloha je len vo Freeli.

Tip na záver