V Sanasportu šetrí Freelo čas a energiu päťdesiatčlennému tímu každý deň

Publikované: 2. augusta 2017

Nie je samozrejmosťou, aby celý pracovný tím doslova žil odborom, v ktorom pracuje. V Sanasporte sa ale snažia ísť ľuďom v ústrety vo všetkom, čo robia. Okrem e-shopu prevádzkujú kamenné predajne - konkrétne v Prahe a v Brne.

Celý bezmála 50členný tím sa stará inhouse o 360° marketing, vývoj e-shopu, organizovanie športových eventov, videoreportáže z akcií alebo z testovania produktov. To všetko si vyžaduje angažovanosť veľkého množstva ľudí a tiež efektívnu kooperáciu. A práve v tomto Freelo už od roku 2016 Sanasportu pomáha najviac.

Brnenský tím Sanasportu pri oslave Sanasportin (= narodenín Sanasportu). Foto: Sanasport

Predstavenie nových produktov v pražskej predajni Sanasportu. Foto: Sanasport

Veľkou komplikáciou pri práci vo veľkom tíme pre nás bola nekonečná e-mailová komunikácia. Jednoducho sme sa v nej strácali. E-mailové vlákna a riešenie čohokoľvek naprieč tímami bolo absolútne neefektívne. Preto sme sa rozhodli situáciu zmeniť a vybrali si Freelo. popisuje manažér IT oddelenia, Jaromír Krpálek.

Pred Freelom sme mali chaos v e-mailoch

Podľa Krpálka hrali úlohu pri výbere aplikácie celkom tri hlavné aspekty. Všetky Freelo dokázalo bez problémov pokryť. Za prvé fakt, že je rýdzo českým nástrojom. Za druhé ponúklo rýchle riešenie problému neprehľadnej komunikácie medzi jednotlivými tímami. Tretím faktorom bola rozumná fixná cena nerastúca s počtom užívateľov, ktorá nebránila rozšíreniu do celej firmy.

Jedna z mnohých diskusií vo Freele nad úlohou. Foto: Sanasport

Tímy majú medzi sebou veľmi dobré vzťahy a na veľkom množstve úloh úspešne spolupracujú. dodáva Krpálek.

Úplne nové pracovné workflow

Vďaka Freelu sa v Sanasportu veľmi podstatne zmenilo pracovné workflow. Podarilo sa z veľkej časti obmedziť posielanie interných e-mailov i hromadnej korešpondencie. Skrátila sa doba, ktorá bola nutná pre prečítanie a spracovanie zadania projektu, či úlohy i celá diskusia. Ušetrený čas a energiu, ktoré boli potrebné pre dohľadávanie v e-mailoch, teraz môžu využiť na oveľa dôležitejšie aktivity. Priebežne tiež sledujú vyťaženie jednotlivých členov tímu a dokážu si kvalitnejšie naplánovať nové projekty.

Vhodné rozdelenie projektov je kľúčom k efektivite

Projektov máme cez dve desiatky, z tých základných to sú napr. Marketing, Vývoj, Kampane, Helpdesk, Produkty, Redesign či Účtovníctvo, z menších projektov ako Môj prvý beh alebo napríklad Mobilné aplikácie. Prácu si plánujú všetky tímy (oddelenia firmy) samostatne naprieč projektami.popisuje manažér online tímu Dála Musil.

Ukážka usporiadania časti projektov Sanasportu. Foto: Sanasport

Bosý tréning. Foto: Sanasport

Teambuilding na Baldovci. Foto: Sanasport

Tím Sanasportu pri testovaní zimného vybavenia v prirodzených podmienkach. Foto: Sanasport

Novo vytvorili viac menších, konkrétnych projektov, ku ktorým sú prizvaní iba tí kolegovia a spolupracovníci, ktorých sa zadanie týka. Pracovná efektivita začala znovu stúpať a spolu s ňou i prehľadnosť v jednotlivých aktivitách.

V Sanasporte majú teraz projekty rozdelené na 3 typy. Prvým typom sú projekty určené pre kampane, druhú skupinu tvoria projekty pre komunikáciu konkrétneho tímu (predajňa Brno, Helpdesk apod.) a tretiu skupinu predstavujú projekty zamerané na online vývoj a marketing.

Vďaka Freelu môžeme veľmi ľahko sledovať hodinové výkazy práce všetkých členov tímu a máme tak jasný prehľad o časovej náročnosti jednotlivých úloh a projektov, dodáva spokojne Jaromír Krpálek. Aplikácia je intuitívna a veľmi jednoduchá na ovládanie, preto ani zaúčanie nových kolegov nezaberie viac ako pár minút.

Aké činnosti vo Freele rieši

• Organizácia všetkých firemných aktivít a projektov.
• Plánovanie a príprava marketingových kampaní.
• Agilné plánovanie vývoja e-shopu a určovanie priorít.
• Napojovanie nových dodávateľov a značiek.
• Všetka interná komunikácia naprieč úlohami, aby sme obmedzili emaily na maximum.

Ukážka tzv. Kanban boardu (slúpcového zobrazenia) pre agilné riadenie projektu vývojárskeho tímu. Foto: Sanasport

Ukážka šablóny To-Do listu, vďaka ktorému má kampaň vždy rovnakú kvalitu a môžu na nej pracovať aj juniornější kolegovia. Obsahuje totiž všetky dôležité informácie pre jej realizáciu. Foto: Sanasport

Ukážka ľahko delegovatelnej úlohy s podúlohu. V tomto prípade ide o newsletter a dôležité kritériá pre úspešné odoslanie. Foto: Sanasport

K agilnému plánovaniu vývoja využívame iba zobrazenie kanban a vďaka tomu máme krásny prehľad, čo sa robí, čo sa bude robiť, čo je na review atď. Rovnako tak štítky, kde označenie XS-XL označuje náročnosť úlohy.dodáva Jaromír Krpálek.

Prečítajte si tiež Ako FotoŠkoda cez Freelo organizuje stovky workshopov, riadi marketing a komunikuje s externistami

Čo Sanasporťákom vo Freele najviac šetrí čas a energiu

• Označovanie a odznačovanie kolegov — Na štarte projektu môže konkrétnu úlohu riešiť 6 ľudí, na konci ho dokončujú iba 2. Redukuje sa tak komunikačný šum a neodvádza sa pozornosť napríklad tých kolegov, ktorí už svoj diel práce odviedli.
• Rola správcu & projekťáka — vďaka tejto funkcii zodpovednosť za splnenie nevisí na jedinom človeku a projekty sa ľahko dajú rozdať ďalším kompetentným ľuďom v tíme.
• Dobre nastavenie e-mailovej notifikácie — či už na dennej, alebo týždennej báze, presne podľa toho, ako človek aktuálne potrebuje.
• Prehľady a výkazy — vďaka nim sa dajú skvelo plánovať zdroje na nové projekty a udržiavať prehľad nad tými aktuálnymi.

Robíme veľa činností, ktoré vyžadujú veľa času, energie mnohých ľudí a rýchlu komunikáciu. Freelo je pre Sanasport to jedno miesto, ktoré združuje všetky dôležité informácie, súbory, termíny a priority. Tu sa ľudia na všetkom podstatnom dohovoria a každý má prehľad o tom, čo má do kedy urobiť. Bez toho si neviem predstaviť, ako by sme zvládali koordináciu všetkého, čo robíme. dodáva Dála Musil.

Videoobsah, spolupráca s influencermi a športové eventy

Tím Sanasportu tvorí veľké množstvo videoobsahu. Medzi najviditeľnejšie patrí napr. Môj prvý beh alebo mrknite na youtube kanál. Foto: Sanasport

Vývojársky tím pri testovaní ponožiek Skinners v kancelárskom prostredí. Foto: Sanasport

Jeden z mnohých bežeckých tréningov, ktoré v Sanasporte organizujú. Foto: Sanasport

Bez riadneho rozhýbania by tréning nebol kompletný. Foto: Sanasport

Prečítajte si tiež Simplii sa vďaka Freelu darí lepšie a rýchlejšie realizovať veľké e-Commerce projekty

Pár praktických tipov na záver zo Sanasportu

Ak robíte niečo pravidelne, potom si rozhodne na všetko pripravte proces = šablónu úlohy s checklistom (celého To-Do listu alebo projektu). V rámci e-shopu Sanasportu máme šablóny napr. pre marketingovú kampaň či vianočné úlohy, založenie novej značky, produktové kategórie, procesu či článku alebo napríklad úpravu obchodných podmienok.
Zdroj: Dala Musil

Pravidelné piatkové čistenie Freela = vyberte úlohy, ktoré nie sú časovo náročné, sú prehliadané kvôli väčším a dôležitejším úlohám a dlho vám ležia v To-Do listoch. Vyriešte ich. Vaša pracovná agenda veľmi rýchlo zoštíhli.