Pointa je, ako Freelo pomáha s účtovným a daňovým poradenstvom v spoločnosti 4V1 Consulting

Publikované: 2. novembra 2024

Vedení účetnictví a daňové poradenství kromě preciznosti a metodičnosti obnáší také práci s celou řadou specializovaných softwarů a nástrojů, ve kterých si každá firma musí vyšlapat svou vlastní procesní cestu. Každý krok, který práci sjednotí a zjednoduší, se počítá. Jedním z těch kroků se pro 4V1 Consulting stalo zavedení Freela, zejména využití Vlastních polí. S Freelem mají úkoly přehlednější, na jednom místě a snadněji se při jejich plnění zastoupí.

4V1 Consulting je prý taková běžná účetní a daňová kancelář – práce je rutinní a každý měsíc, kvartál nebo rok se opakuje. Právě proto člověk snadno ztratí přehled, v jakém stavu se úkoly nacházejí právě v daný okamžik. K čemuž přispívá i fakt, že v „kanceláři“ sice pracuje 9 lidí, ale v reálné kanceláři se prakticky nepotkávají. Většina zaměstnanců pracuje z domu, na částečný úvazek a s volnou pracovní dobou.

S Google Sheets zaúčtovali

Vzhľadom k tomu, že sa úlohy ako spracovanie miezd, kontrolných hlásení DPH a daňových priznaní pravidelne opakujú, nebolo a stále nie je treba si s ich zadávaním extra lámať hlavu. Takže sa zdálo, že si vystačí s Google Sheets, kde si zaznamenajú, čo je hotovo. Lenže vedenie agendy v jednotlivých Google Sheets nebolo prehľadné ani zjednotené.

Prečo potrebovali tabuľku

Každý zamestnanec používal svoj vlastný Google Sheet (online obdoba tabuľky v Exceli), v ktorej mal v riadkoch vypísaných svojich zákazníkov. Do stĺpcov k zákazníkom vyplňoval, či od nich obdržal podklady, či sú spracované, prípadne nejakú krátku poznámku. Keď bola úloha pre danú periódu hotová, vyfarbil ju zelene.

Každá tabuľka bola trochu iná a ani po niekoľkých pokusoch sa ich nepodarilo zjednotiť do jednej veľkej tabuľky, ktorá by dávala prehľad o dianí v celej firme. Výsledok bol vždy príliš robustný, chaotický a hlavne sa s ním zle pracovalo.

Konateľ firmy a daňový poradca v jednej osobe sa však s neefektívnymi Google Sheets nechcel zmieriť. Zároveň nechcel zamestnancov preťažovať prechodom na úplne iný systém uvažovania nad niečim, čo pre každého jednotlivo fungovalo relatívne dobre.

Prečítajte si tiež Ako v MC účtovníctvo a dane organizujú prácu agilným scrumom a prečo odišli z Trella do Freela

Situáciu vyriešili Vlastné polia na Dashboarde

Keď Jaroslav Vrána narazil na Freelo, zapáčilo sa mu. S nastavením si nechal pomôct v rámci Asistovaného onboardingu, aby skutočne docielil toho, že sa pre zamestnancov zmení čo najmenej, pritom všetci vrátane jeho samotného, čoby šéfa získajú pridanú hodnotu.

Označenie toho, za ktorý mesiac je hotovo, pridali do Vlastných polí, ktoré sa im zobrazujú v Tabuľke na Dashboarde. Zapisujú si tam i ďalšie dôležité údaje ako kontakt na zákazníka, aby ho mali po ruke. Vlastné polia ale nie sú jediná funkcia Freela, ktorá im uľahčuje dennú rutinu.

Opakované úlohy sa samé pripomenú.

Zabudnúť odovzdať DPH alebo DPPO je nočnou morou nejedného podnikateľa. Je to práve jeden z dôvodov, prečo si daňových poradcov firmy najímajú - aby na to mysleli za nich. A aby na to nezabudol daňový poradca, potrebuje mať v úlohách prehľad. Vo Freele si nastavili opakované úlohy. To znamená, že keď napríklad v januári podajú kontrolné hlásenie DPH na finančnú správu, zatvoria úlohu. Ta zmizne z Dashboardu. Ale vo februári sa zase objaví, pretože je čas do 25. dňa v mesiaci podať ďalšie kontrolné hlásenie.

Použitie opakovaných úloh je jednoduché, pritom znižuje pravdepodobnosť ľudskej chyby pri označovaní hotových úloh v buňkách Google Sheetu.

Úlohy s ročnou frekvenciou si rozdelia spravodlivo a behom chvíľky.

Na každú agendu si založili samostatný projekt. Zatiaľčo DPH a mzdy rieši mesačne pomocou opakovaných úloh, DPPO a DPFO spolu s úlohami, ktoré tomu patria (ako plné moci, prehlásenia apod.), rieši jeden krát ročne a rozdeľujú si ju podľa kapacít.

Práve rozdeľovanie úloh v týchto úlohách s ročnou frekvenciou Freelo Jaroslavovi výrazne uľahčilo. V zhruba 400 firmách by sa v nejakej tabuľke len ťažko vyznal. Takto si vyfiltruje nepriradené úlohy a hneď ich pridelí zamestnancom, ktorý majú kapacitu. Zamestnancom sa to objaví ako úloha na Dashboardu , takže už nemusia riešiť žiadnu komunikáciu ohľadne toho, ako si úlohu zadať.

Zavádzanie Freela prebehlo hladko.

V 4V1 Consulting pristupovali k zavádzaniu triezvo, bez nejakého tlaku. I tak 8 z 9 členov tímu už vo Freele bez problémov funguje a ani ten deviaty nástroj neodmieta a naskočí pravdepodobne na jeseň, keď je účtovne kľudnejšie obdobie.

Vzhľadom k tomu, že úlohy sú všetky "ako cez kopirák", nebol pre nikoho problém sa zorientovať. Zo začiatku bolo potreba, aby niekto bdel nad celkovým "poriadkom" vo Freele, predovšetkým založil novú úlohu, keď príde nový zákazník, nastavil tam opakovanie a dodal špecifické informácie. Najskôr to robil Jaroslav Vrána sám, teraz stačí, ked si ktokoľvek úlohu iba skopíruje. Ďalší dohľad nad úlohami v ich prípade nie je potreba.

4V1 Consulting má veo Freele

Najobľúbenejšie funkcie vo Freele

• Opakované úlohy: Vďaka ktorým majú termíny pod kontrolou.
• Vlastné polia: Aby videli poznámky k úlohám na Dashboardu.
• Užívateľské filtre: Ukazujú, kto má koľko úloh alebo ktoré úlohy nemajú riešiteľa.

Vďaka týmto funkciám sa im podarilo zanechať pracovný postup pre zamestnancov čo najpodobnejší tomu pôvodnému a pritom mať informácie na jednom mieste tak, aby sa v nich ľahko vyznali, na nič nezabudli a aby zaistili bezproblémovú zastupiteľnosť v prípade nemoci zamestnancov.

Tip na záver

„Nevymýšľajte blbosti a nekomplikujte to. V jednoduchosti je sila,“ odkazuje Jaroslav Vrána.