Jak v zahradním centru díky Freelu zefektivnili řízení 70 zaměstnanců

Publikováno: 11. ledna 2018

I v branži, která je silně závislá na sezónním prodeji, můžete dlouhodobě úspěšně podnikat, dokazuje Zahradní centrum.

Malá firmička začala maloobchodem v Jindřichově Hradci a záhy se rozšířila do Valašského Meziříčí. Prodej rostl. Postupně převážil velkoobchod a dnes, po více jak 20 letech na trhu, prodává Zahradní Centrum široký sortiment zahrádkářských potřeb, nářadí a květin po celém Česku.

Zdroj: Soukromý archiv ZCJH.cz

Naše činnost podléhá sezónnosti a ročnímu cyklu. Snažíme se, abychom každou následující sezónu zvládli o trochu lépe než tu předešlou, a zákazníkům nabídli vždy něco nového, zajímavého a ohromili je svým servisem, dokazuje majitel jindřichohradeckého Zahradního centra Filip Klíma, že středobodem je zákazník.

Před Freelem úkoly běžně vyšuměly

Vedení, Obchodníci, Sklad, Doprava, Prodavači, Zahradníci. To jsou jen některá oddělení, do kterých nás Klíma nechal nahlédnout. Základem spolupráce jsou porady týmů, realizované kvůli dvěma pobočkám a častým cestám zaměstnanců většinou po Skypu.

Zdroj: Soukromý archiv ZCJH.cz

Ukázalo se, že když účastníci nesedí společně v jedné místnosti a vlastně se ani nevidí, je diskuze mnohem efektivnější. Méně ujíždíme od tématu. Chválí si výdobytky doby Klíma. Nasazením Freela jsme navíc podchytili systematickou evidenci úkolů, které se dřív na poradě řekly, někam zapsaly a vyšuměly. Dnes si týmy přímo během porady zapisují úkoly do Freela, přidávají k nim jednotlivé členy a deadliny. Úkol nikam nezmizí, dokud není vyřešen. Je to kvalitativně naprosto zásadní rozdíl.

Čeština napomohla ochotně nástroj zavést

Díru v projektovém řízení vnímalo Zahradní centrum již několik let. Ozkoušené nástroje však Klíma označuje za slepé uličky.

Po Workplace od Facebooku jsme byli naprosto v úžasu, když jsme Freelo viděli. Zpočátku jsme se zdráhali uvěřit, že je to český produkt. Ale právě to velmi napomohlo jeho zavedení, protože pro některé znamenalo nasazení Freela zcela novou filozofii práce. Absence jazykové bariéry je u nás velmi důležitá, neboť většina týmu cizí jazyky neovládá. Poukazuje Klíma na specifika tradičního oboru.

Zdroj: Soukromý archiv ZCJH.cz

Že Freelo zafungovalo, poznáme na obratu

Jak vypadá projektové řízení v praxi? Maloobchod a velkoobchod mají každý jeden provozní a jeden marketingový projekt. Několik projektů je vytvořeno pro určité agendy prolínající se celou firmou (např. HR) a jiné pro časově omezené úkony jako dokončení stavby.

Že vše běží, jak má, poznáme nejlépe podle spokojenosti zákazníků, potažmo dle vývoje obratů. Odkrývá Klíma hlavní metriky úspěšnosti.

Zdroj: Soukromý archiv ZCJH.cz

Nejužitečnější funkce Freela:

• Předávání úkolů z člověka na člověka — v minulosti se většina projektů zadrhla. Určitý úkol zůstal viset na jednom parciálním řešiteli, kde se nějakým způsobem zasekl, nedodělal a po určité době vrátil jako bumerang. Stejně tak vznikaly „díry” při předávání úkolů, kdy jedna osoba úkol dořešila, ale návazná osoba se to nedozvěděla. Ve Freelu úkoly visí, červenají se, probublávají od jednoho řešitele ke druhému, aby nakonec, některý dříve a jiný později, dozrály ke svému dokončení.
• Hlídání termínů — za nejtěžší v našem silně sezónním oboru považuji potřebu striktního dodržování termínů. Jestliže se tulipány nebo narcisy prodávají od 1. září, musím nabídku pro naše velkoobchodní zákazníky rozeslat před polovinou června, což znamená, že náš dodavatel nám svou nabídku musí dát v dubnu.

Zdroj: Soukromý archiv ZCJH.cz

Zpoždění kteréhokoli termínu znamená, že jsem prošvihl sezónu a další příležitost budu mít až za rok.

Zdroj: Soukromý archiv ZCJH.cz

My jsme rozjeli program workshopů, kde si každý měsíc ukazujeme postupy a vyměňujeme zkušenosti. Pro každý workshop máme dopředu zpracované osnovy jednotlivých workflow, které obsahují i screeny Freela. Tím pádem si je může každý, kdo potřebuje postupy osvěžit, znovu otevřít a nastudovat. Těší se ze sdílení know-how Klíma.

Na závěr praktický TIP od Zahradního centra

Fungování stávajících zaměstnanců je jedna věc, na váš systém řízení ale musíte naučit i nově příchozí.