Obchodní podmínky

Podmínky používání služby Freelo

Ahoj!

Jsme Freelo Bay s.r.o., IČO 074 46 144, se sídlem Na Spravedlnosti 2853, Zelené Předměstí, Pardubice, 530 02, zapsaní u Krajského soudu v Hradci Králové, oddíl C, vložka 42420 a provozujeme službu Freelo (dále „služba“ nebo „Freelo“).

Službu poskytujeme pomocí webového rozhraní dostupného na www.freelo.io a naší aplikace. Naše služba je určená výhradně pro podnikatele.

Na základě objednávky mezi sebou uzavřeme smlouvu o poskytování služeb, její součástí jsou i tyto podmínky. Pokud si spolu domluvíme něco odchylně od těchto podmínek, bude mít naše dohoda přednost.

1. Objednání služby Freelo

1. Naši službu poskytujeme podnikatelům. Pokud chcete využívat službu jako fyzická osoba, souhlasem s těmito podmínkami stvrzujete, že ji budete využívat v souladu s jejím zamýšleným účelem – pro vaše obchodní, podnikatelské účely – tedy ne jako spotřebitel.
2. Službu vám poskytneme na základě vámi provedené objednávky.
3. V momentě doručení našeho potvrzení o poskytnutí služby nebo přímo samotnou aktivací služby je mezi námi uzavřena smlouva. Objednávku můžeme odmítnout.
4. Při registraci do Freelo účtu nebo při vyplňování objednávky musíte uvádět správně a pravdivě veškeré údaje a při jakékoliv jejich změně je aktualizovat. Vámi uvedené údaje považujeme za správné.
5. Pokud dojde ke vzniku pochybností o tom, kdo je smluvní stranou (objednatelem služby), a tedy čí jsou data do Freela vložená, považujeme za smluvní stranu podnikatele, z jehož platebního účtu byla služba uhrazena.

2. Rozsah používání Freela

1. Pro vyzkoušení naší služby můžete vyzkoušet bezplatnou trial verzi. Po skončení trial verze můžete vybrat vhodný tarif a přejít na placenou verzi. Trial verzi může každý klient využít pouze jednou.
2. Po časovém uplynutí trial verze (u placených tarifů) se vám aktivuje tarif zdarma (Free tarif), pokud si nevyberete jiný.
3. Rozsah služby si zvolíte zakoupením příslušného tarifu.
4. Pokud používáte Free tarif, máme právo i bez předchozího upozornění měnit rozsah poskytnuté služby. Máme také právo poskytování služby omezit nebo ukončit. Pokud nevykazujete aktivitu po dobu delší než 3 měsíce, můžeme veškerá data smazat v souladu s pravidly, o kterých píšeme dál a v Zásadách zpracování osobních údajů.
5. Tarif můžete změnit. Pokud však přejdete na nižší tarif, vezměte na vědomí, že dojde k omezení rozsahu služby a s tím spojené ztrátě dat.
6. Službu můžete využívat po vámi předplacenou dobu podle zvoleného tarifu. Po uplynutí předplacené doby vám službu přehodíme do režimu Free tarifu.
7. Službu a její funkcionality můžeme bez předchozího upozornění, zejména s ohledem na rozvoj služeb, upravovat a měnit.
8. Nové funkcionality zařadíme do příslušných tarifů podle našeho uvážení. Není na ně právní nárok.
9. Pokud některé funkce v budoucnu nově zpoplatníme (nebo změníme jejich cenu), budeme vás o tom informovat. Pokud nebudete s výší ceny souhlasit, máte právo službu ukončit ke dni uplynutí období předplacené služby.
10. Pro používání Freela vám udělujeme nevýhradní licenční oprávnění, ale jen v rozsahu, který je nezbytný pro vaše užívání služby v souladu se smlouvou a obchodními podmínkami. Oprávnění je na období, po které máte zaplacenou službu.

3. Zakázané použití Freela

1. Freelo nemůžete využívat pro jiné účely, než které jsme stanovili, zejména ne pro protiprávní nebo konkurenční účely. Pokud budete Freelo využívat pro získání konkurenční výhody (například využijete jedinečné principy, na kterých je Freelo postaveno), budete porušovat naše autorská práva a tyto podmínky, také může jít o nekalou soutěž.
2. Pokud vám k tomu nedáme souhlas, nesmíte k Freelo přistupovat žádnými automatickými nástroji (např. používat boty, softwary a jiné podobné nástroje), pokud to nevyplývá ze samotné podstaty Freelo a jeho obvyklého využití (například API). Zakazujeme také jakkoliv zasahovat do běžného provozu služby, a to vč. jakýchkoliv útoků, změn TCP/IP protokolů nebo úmyslných přenosů nadměrného objemu dat, které mohou nadměrně zatížit infrastrukturu naší služby.
3. Zakazujeme šíření jakýchkoliv virů nebo vyvíjení jiné protiprávní činnosti.
4. Také zakazujeme provádění penetračních testů nebo analýz zranitelnosti softwarových nebo jiných našich služeb. Zakazujeme chování, které ohrožuje nebo omezuje nebo má jiný negativní vliv na stabilitu a dostupnost naší služby.
5. Pokud nám během využívání naší služby poskytujete jakýkoliv obsah (např. osobní údaje, informace o objednávkách), máme za to, že máte právo jakýkoliv takový obsah nahrát a máte vyřešena veškerá práva třetích osob. Pokud nám tímto vaším jednáním vznikne škoda, můžeme ji po vás chtít uhradit.
6. Na naše webové stránky, aplikaci, grafiku či další obsah se vztahují autorská práva. Jejich porušení monitorujeme a právně řešíme.

4. Platební podmínky

1. Cena za poskytování Freela se liší podle zvoleného tarifu. Tarify najdete tady.
2. Aktuální ceník je dostupný na webových stránkách Freela. Závazná je jeho aktuální podoba v momentě odeslání objednávky služby, případně v momentě prodloužení našich služeb.
3. Cenu jde uhradit bezhotovostně (při úhradě služeb na rok dopředu) nebo platbou kartou online.
4. Při provádění platby postupujte dle případných uvedených instrukcí u jednotlivých způsobů plateb.
5. Cena je uhrazená okamžikem připsání příslušné částky na náš účet. Do té doby vám nemusíme využívání služby umožnit.
6. Pro každou platbu vám vystavíme daňový doklad, který bude splňovat požadavky daňových a účetních předpisů. Daňový doklad (fakturu, případně zálohovou fakturu) vám pošleme na e-mailovu adresu, kterou jste uvedli v objednávce.
7. Jsme plátci DPH.
8. Služba je hrazena na principu tzv. opakovaných plateb:

• po provedení první platby podle pokynů uvedených na webovém rozhraní vás požádáme o autorizaci nastavení platby
• poté bude fixní platba (podle platného ceníku) probíhat ve zvolených intervalech (vždy k 30. dni od provedení první platby) bez nutnosti zadávání dalších údajů z vaší strany
• pokud budete chtít platby ukončit, můžete nás o tom informovat kdykoliv prostřednictvím našeho kontaktního e-mailu nebo provedením volby ve vašem uživatelském účtu. Váš požadavek bez odkladu potvrdíme. Další platba se vám strhávat nebude.
• opakované platby se ukončují i v případě, že vám vyprší platnost platební či kreditní karty
• pokud budete chtít po ukončení opakovaných plateb tyto platby znovu obnovit, je nutné provést novou autorizaci
• pokud by se vám platba strhla plata i poté, co jste požádali o ukončení, kontaktujte nás, obratem vše vyřešíme
• pokud by u opakovaných plateb došlo ke změnám, dáme vám vědět prostřednictvím vašeho e-mailu.

5. Ukončení služby

1. Využívání Freela můžete do budoucna kdykoliv ukončit, stačí váš účet zrušit v uživatelském rozhraní. V případě ukončení předplacené služby ale nemáte nárok na vrácení již zaplacené ceny ani její části.
2. Pokud budete v prodlení s úhradou platby, které bude delší než 14 dnů, můžeme vám službu (a uživatelský účet) omezit nebo zrušit bez předchozího upozornění.
3. Službu můžeme omezit nebo zrušit (odstoupením od smlouvy) bez nároku na vrácení zaplacené ceny, pokud:

• ji využíváte k protiprávním účelům nebo způsobem proti dobrým mravům,
• jí porušujete práva třetích osob,
• podstatným způsobem nebo opakovaně porušujete naše smluvní podmínky,
• porušujete právní předpisy,
• neoprávněně využijete znalost o myšlenkách a principech, konfiguraci nebo použitých metodách, na kterých je Freelo založeno.

Omezení nebo odstoupení můžeme provést ihned, bez předchozího upozornění. Odstoupení nemá vliv na vaši povinnost zaplatit cenu za službu, kterou jsme vám zčásti nebo zcela poskytli. Odstoupení také nemá vliv na vaši odpovědnost za škodu, včetně nemajetkové újmy, případně jiná ustanovení, která z povahy věci mají i nadále zůstat v platnosti.

4. Poskytování služby máme právo ze závažných důvodů ukončit, a to po předchozím písemném upozornění, které vám zašleme na e-mailovou adresu uvedenou v objednávce. Dáme vám o tom vědět 2 měsíce dopředu. Taková situace může nastat například v případě ukončení provozu naší služby.
5. Po zrušení účtu:
   • vaše projekty necháme v záloze 1 rok a poté je nenávratně smažeme,
   • vaše výstupy na cizích projektech ponecháme, jen vaše kontaktní údaje a profil nebudou aktivní.
6. Pokud účet nezrušíte, pouze se do něj dlouhodobě nepřihlásíte, smažeme data do 5 let od posledního přihlášení.

6. Náhrada škody

1. Vezměte, prosíme, na vědomí, že je vaší odpovědností a tudíž my neodpovídáme zejména za to, že:
• jste neměli právo do služby nahrát příslušný obsah (a to zejména z hlediska ochrany osobních údajů, vlastnického práva, autorského práva, nekalé soutěže, apod.) nebo že budeobsahzpřístupněn neoprávněným osobám/publiku;
• nahraný obsah zasahuje do práv třetích osob;
• nahraný obsah a práce s ním je v rozporu s právními předpisy či dobrými mravy.
2. Náš web, aplikace, služba a tedy i klientský účet nemusí být dostupný nepřetržitě, a to zejména s ohledem na nutnou údržbu hardwarového a softwarového vybavení, popř. nutnou údržbu hardwarového a softwarového vybavení třetích osob nebo v případě výpadku služeb třetích stran nebo jiných událostí, které mohou být i na naší straně. V případě těchto odstávek neodpovídáme za případné škody. Vždy je však obratem řešíme. Pokud bychom sami způsobili výpadek služby po dobu delší jak 24 hodin, poskytneme vám slevu v poměrné výši k předplaceným hodinám za daný měsíc. Vedle této slevy ale žádné další odškodnění neposkytujeme.
3. O plánovaných větších odstávkách vás budeme informovat v uživatelském účtu.
4. Fungování naší služby závisí také na správném fungování služeb a zařízení třetích stran. Toto nemůžeme ovlivnit a proto, pokud díky třetím stranám nebude řádně fungovat naše služba, neneseme za to odpovědnost. vždy doporučujeme využívat nejnovější operační systémy a aktualizované prohlížeče.
5. Myslete také na to, že v případě, že obsah vašeho účtu zpřístupníte třetím osobám, může dojít k užití (nebo změně či smazání) tohoto obsahu třetími stranami. Ani za toto nemůžeme nést odpovědnost. Držte svá data v bezpečí.
6. Data a obsah zálohujeme. Přesto si zálohujte data i na vlastním uložišti.
7. Pokud nám bude vaším porušením těchto podmínek způsobena škoda, zavazujete se ke spolupráci na snížení této škody a dále k odškodnění, a to včetně nemajetkové újmy.

7. Odpovědnost za vady

1. Pokud máte za to, že služba, za které jste nám zaplatili, má vadu (rozsahem nebo kvalitou neodpovídá smluveným podmínkám), můžete uplatnit reklamaci v souladu se zákonem. Pokud je vada odstranitelná, můžete se domáhat nápravy nebo přiměřené slevy. Pokud vadu odstranit nejde, můžete chtít přiměřenou slevu.
2. Reklamaci uplatněte na e-mail: info@freelo.io.
3. K reklamaci, prosíme, uveďte popis závady, jakého účtu se závada týká a jak si přejete reklamaci vyřídit. Podíváme se na to.
4. Pokud nám nahlásíte výpadky služby, máte při jejich řešení povinnost s námi komunikovat, reagovat na naše zprávy a dotazy, poskytnout nám informace a přístupy, které potřebujeme k vyřešení problému, bezodkladně, nejpozději do 2 dnů.
5. Vezměte na vědomí, že neneseme odpovědnost za potíže se službou, které nejsou způsobené námi. Tam patří zejména nesprávný zásah vás nebo vámi pověřených osob, služeb třetích stran, napadení serveru, hostingu, výpadky internetu, nefunkční technické vybavení, nefunkční nebo neaktualizovaný operační systém či program apod. Zejména neodpovídáme za nedostupnost nebo nefunkčnost Freelo způsobenou okolnostmi, které jsou mimo jeho přiměřenou kontrolu. Jde zejména o výpadky páteřní internetové infrastruktury, DDoS útoky, výpadky služeb třetích stran (včetně subdodavatelů infrastruktury), přírodní katastrofy, válečné konflikty nebo rozhodnutí orgánů veřejné moci omezující provoz služby. V takovém případě nám náleží sjednaná odměna i za dobu nedostupnosti.

8. Přenos dat a změna poskytovatele

1. Pokud si přejete přejít k jinému poskytovateli služeb nebo na vlastní řešení, poskytneme vám pomoc s přenosem vašich dat podle tohoto článku tak, jak nám předpisy ukládají.
2. Nejdříve k pojmům:
   1. Zákaznickými daty rozumíme všechna data, která jako uživatelé do Freela vložíte nebo která u vašeho projektu při používání Freela vzniknou. Typicky jde o projekty, úkoly, komentáře, přílohy, přiřazení a související informace.
   2. Export dat znamená poskytnutí těchto Zákaznických dat ve strukturovaném a běžně používaném formátu, který umožňuje jejich další použití.
   3. Změnou poskytovatele rozumíme situaci, kdy se rozhodnete přejít z Freela k jiné službě nebo na vlastní řešení. Změna poskytovatele může zahrnovat pouze přenos dat, nebo také ukončení smlouvy s námi; samotný přenos dat ukončení smlouvy automaticky neznamená. V případě, že by změna poskytovatele mohla mít známý dopad na kontinuitu poskytování služby, poskytneme vám o takových rizicích přiměřené informace.
3. Máte právo kdykoli požádat o Export dat, a to jak během používání Freela, tak při ukončení smlouvy s námi.
4. Export dat je dostupný:
   • prostřednictvím naší funkce Export dat z Freela v aplikaci Freelo (Nastavení > Import & Export > Export dat z Freela).
5. Export dat vám poskytneme bez zbytečného odkladu, nejpozději do 30 dnů od doručení řádné žádosti, pokud se nedomluvíme jinak. Lhůtu můžeme přiměřeně prodloužit v závislosti na rozsahu Exportu dat, technické složitosti nebo nutnosti ověření oprávnění žadatele. O prodloužení vás v takovém případě budeme informovat.
6. Export dat zahrnuje Zákaznická data a informace potřebné k jejich pochopení a dalšímu použití.
7. Export dat naopak nezahrnuje:
   1. interní technická data Freela,
   2. bezpečnostní a auditní záznamy,
   3. interní postupy, know-how a algoritmy Freelo,
   4. data třetích osob, pokud to neumožňují právní předpisy.
8. Export dat poskytujeme jako jeden ZIP archiv, který obsahuje strukturovaná data ve formátu JSON (kódování UTF-8) a přiložené soubory v jejich původním formátu (např. PDF, obrázky, dokumenty).
9. Aktuální popis struktury dat, dostupných formátů a technických omezení je následující:
   • Kořen archivu obsahuje seznam aktivních a archivovaných projektů (soubory projects-freelo_backup.json a projects-archived-page-N-freelo_backup.json).
   • Každý projekt má vlastní složku pojmenovanou podle ID projektu. Uvnitř se nacházejí: detail projektu (project-freelo_backup.json), detaily úkolů (task.<id>-freelo_backup.json), podúkoly (sub_tasks-<parent_id>-page-N-freelo_backup.json) a projektové dokumenty/poznámky (project-docs-page-N-freelo_backup.json).
   • Přílohy (soubory nahrané k úkolům, komentářům a projektům) jsou uloženy v podsložce files/<uuid>/ v jejich původním názvu i formátu.
   • JSON struktura zahrnuje zejména: identifikátory a názvy projektů, tasklistů, úkolů a podúkolů, termíny, přiřazené řešitele, autory, štítky, vlastní pole (custom fields), komentáře, časové záznamy (time tracking), stavy a rozpočty.
   • Stránkování: rozsáhlé seznamy (archivované projekty, podúkoly, dokumenty) jsou rozdělené do více souborů označených -page-N-.
   • Technická omezení: export odráží stav dat v okamžiku jeho vytvoření a neaktualizuje se. Externí integrace (Google Drive, Dropbox a podobně) nejsou součástí exportu — uchovávají se pouze odkazy. U velmi rozsáhlých účtů může export trvat delší dobu a jeho velikost může být omezena dostupným úložištěm.
   • Není zahrnuto: systémové logy, bezpečnostní záznamy, interní metadata Freela, data jiných uživatelů a obsah, k jehož exportu nemáte oprávnění.
10. Formáty Exportu dat můžeme v přiměřeném rozsahu měnit nebo rozšiřovat v návaznosti na vývoj Freela.
11. Pokud se rozhodnete změnit poskytovatele, umožníme vám základní součinnost, zejména:
    • zpřístupnění Exportu dat,
    • poskytnutí základních informací k jeho použití.
12. Základní Export dat poskytujeme bezplatně.
13. Nadstandardní pomoc, zejména individuální konzultace, asistence s migrací do konkrétní služby nebo úpravy Exportu dat na míru, poskytujeme pouze na základě samostatné domluvy. Tato nadstandardní pomoc může být zpoplatněna, a to v rozsahu a za podmínek stanovených v souladu s předpisy.
14. Samotné poskytnutí Exportu dat nebo zahájení změny poskytovatele neznamená automatické ukončení smlouvy. Náš smluvní vztah končí pouze způsobem uvedeným v těchto podmínkách.
15. Po ukončení smlouvy uchováváme Zákaznická data podle článku 5 bodu 5 těchto podmínek.

9. Integrace AI nástrojů

1. Freelo umožňuje prostřednictvím API propojit uživatelský účet s externími AI nástroji. Tato propojení fungují na základě vašeho vlastního nastavení a probíhají výhradně na vaši žádost.
2. Nastavení, spuštění a správa propojení je zcela ve vaší režii. Nesete plnou odpovědnost za to, jaká data a v jakém rozsahu skrze API do AI nástrojů odesíláte. My v tomto procesu vystupujeme jen jako technický zprostředkovatel přenosu dat – obsah či rozsah neurčujeme, ani nekontrolujeme.
3. Některé AI nástroje (jako Claude Skill nebo propojení přes Freelo MCP) mohou ve Freelu autonomně provádět akce: vytvářet, upravovat nebo mazat úkoly, měnit termíny, přidávat komentáře a provádět jiné operace dostupné přes naše API. Tyto akce se považují za vaše vlastní pokyny – bez ohledu na to, zda odpovídají vašemu záměru. Nesete za ně plnou odpovědnost stejně, jako byste je provedli osobně. Zejména doporučujeme: (a) nastavit agentovi jen taková oprávnění, která jsou nezbytně nutná pro zamýšlený účel, (b) pravidelně kontrolovat, která propojení mají aktivní přístup k vašemu účtu, (c) přístup agenta bez zbytečného odkladu odvolat, pokud zjistíte neočekávané chování.
4. Před zpřístupnění dat AI nástroji dbejte na bezpečnostní pravidla a proškolení vašich zaměstnanců a dodavatelů. Myslete na to, že se zapojením AI nástrojů roste i počet bezpečnostních rizik. AI gramotnost a bezpečné promptování vašeho týmu je vaší odpovědností.
5. Poskytovatel AI nástroje je samostatným podnikatelem. Pokud jeho nástroje využíváte, vstupujete s ním do samostatného právního vztahu (smlouvy). Vaše vztahy se řídí smluvními podmínkami poskytovatele daného AI nástroje.
6. Při nastavování API propojení máte povinnost zacházet s přístupovými klíči (API keys) jako s důvěrnými údaji. Nesdílejte je s neoprávněnými osobami a zabezpečte je přiměřenými technickými opatřeními. V případě kompromitace přístupového klíče ho bez zbytečného odkladu zneplatněte a o incidentu nám dejte vědět, zejména pokud by při něm mohlo dojít k úniku dat nebo osobních údajů zpracovávaných ve Freelo.
7. Pokud AI nástroj (agent) pracuje s osobními údaji, která ve Freelu máte, nezapomeňte o tom příslušné osoby v souladu s GDPR informovat. I tato odpovědnost jde za vámi.
8. Prostřednictvím AI integrací nesmíte zpracovávat zejména:
   • osobní údaje osob, které k jejich předání do AI nástroje nedaly souhlas a nemáte k takové práci jiný právní titul – zvláštní péči věnujte tzv. citlivým osobním údajům (zdravotní stav, víra, trestní minulost, biometrické údaje apod.),
   • obchodní tajemství nebo důvěrné informace třetích osob, pokud k takovému předání nemáte oprávnění,
   • obsah, u kterého by zpracování AI nástrojem porušovalo právní předpisy, naše obchodní podmínky nebo podmínky daného poskytovatele AI nástroje.
9. Pokud si nejste jistí, zda můžete daný obsah AI nástroji zpřístupnit, doporučujeme před zpřístupněním dat konzultaci s právníkem.
10. Výstupy generované AI nástrojem jsou výsledky třetí strany. Jejich obsah nijak nekontrolujeme, neověřujeme ani negarantujeme jejich správnost, úplnost, zákonnost nebo vhodnost. Odpovědnost za použití těchto výstupů nesete výhradně vy.
11. Na výstupy generované AI nástrojem se mohou vztahovat zvláštní pravidla v oblasti autorského práva. Neneseme odpovědnost za případné nároky třetích stran.
12. Máme právo bez předchozího upozornění omezit, zastavit nebo ukončit možnost používání AI integrace prostřednictvím Freelo API, a to zejména pokud:
    1. příslušný poskytovatel AI nástroje změní své podmínky způsobem, který je neslučitelný s fungováním Freela, našimi obchodními podmínkami nebo právními předpisy,
    2. příslušná integrace ohrožuje či omezuje vás, třetí osoby nebo Freelo,
    3. zjistíme, že je integrace zneužívána (např. k nadměrnému zatěžování infrastruktury, k obcházení bezpečnostních opatření nebo k nelegálnímu zpracování dat),
    4. to budou vyžadovat právní předpisy nebo opatření / jiné rozhodnutí veřejnoprávního orgánu (např. policie, soudu, Úřadu pro ochranu osobních údajů aj.).
13. TuDů je náš vlastní AI asistent určený k zodpovídání dotazů o fungování Freela. Na rozdíl od AI integrací třetích stran TuDů provozujeme my sami. Při kladení dotazů tedy nevstupujete do přímého vztahu s jiným poskytovatelem. TuDů čerpá z dokumentace Freela; automaticky nečte obsah vašich projektů ani jiná data, která jste do Freela nahráli. Pokud nám v dotazu data sdělíte sami, zpracujeme je výhradně za účelem zodpovězení vašeho dotazu. Bližší informace jsou v našich Zásadách ochrany osobních údajů.
14. Chrome extension Freela zpracovává texty a jiný obsah (včetně přepisů videohovorů) přímo ve vašem prohlížeči. Máte povinnost zajistit, aby zúčastněné osoby o takovém zpracování věděly a daly k němu souhlas v souladu s GDPR. Výstupy generované AI funkcemi extension jsou výsledkem třetích stran – za jejich obsah a správnost neneseme odpovědnost. Extension je v provozní fázi testování – jeho funkce i dostupnost se mohou měnit, a to i bez předchozího upozornění.

10. Závěrem

1. Službu poskytujeme elektronicky, a tak s vámi budeme komunikovat také prostřednictvím online služeb a online komunikace. Proto pokud bude právní řád vyžadovat některé právní jednání písemně, budeme za písemnou formu považovat i komunikaci e-mailem. Doručení nastane okamžikem odeslání elektronické zprávy na příslušnou e-mailovou adresu adresáta. Vaše e-mailová adresa je ta, která je uvedená ve vašem uživatelském profilu, pokud se nedomluvíme jinak.
2. Pro poskytnutí služby potřebujeme zpracovávat vaše osobní údaje. V rámci poskytnutí našich služeb budeme také zpracovávat osobní údaje, kterých jste tzv. správci. Součástí těchto podmínek je tedy i zpracovatelská smlouva v příloze.
3. Službu můžeme kdykoliv upravovat, a to bez předchozího upozornění, a to i v případě, kdy mezi námi existuje smluvní vztah. Pokud taková změna zahrnuje i změnu řešení na vaší straně, je pro správnou funkčnost potřeba, abyste takovou změnu aplikovali.
4. Tyto podmínky můžeme v nezbytném rozsahu měnit, a to hlavně kvůli změně zákonů nebo funkcí Freela. O větších změnách vás budeme informovat v platformě Freelo, případně e-mailem, a to alespoň jeden měsíc před zamýšlenou účinností změny. Pokud do jednoho měsíce od oznámení nevyjádříte nesouhlas, budeme pokračovat v poskytování služeb za nových podmínek. Pokud dáte najevo svůj nesouhlas, po uplynutí předplacené služby bude náš smluvní vztah ukončen. Vyjádření nesouhlasu nemá vliv na splnění předchozích nesplněných závazků.
5. Tyto podmínky se řídí českým právním řádem.
6. Ustanovení § 2389a až § 2389u občanského zákoníku nepoužijeme.
7. Jazykem naší komunikace je český, případně anglický jazyk.
8. Nemůžete žádná práva a nároky vůči nám bez našeho souhlasu postoupit na třetí stranu.
9. Pro případné spory jsou příslušné české soudy podle sídla poskytovatele služby Freelo.

Příloha: Zpracovatelská smlouva

Pokud je Freelo z pohledu nařízení GDPR zpracovatelem osobních údajů, kterých jste správci, platí pro Freelo tyto podmínky práce s daty (zpracovatelská smlouva):

1. Freelo může pro klienta zpracovávat osobní údaje, které jsou umístěné ve Freelo nebo ke kterým má Freelo přístup z důvodu vývoje/zdokonalování/údržby služby pro klienta. Jsou to nejčastěji zaměstnanecké/zákaznické/dodavatelské údaje jako jméno, příjmení, fotografie, kontaktní údaje (telefonní číslo, e-mailová adresa), údaje, které uživatelé do Freela nahrají.
2. Freelo osobní údaje zpracuje pouze za účelem poskytování své služby, pokud se nedomluvíme individuálně jinak. Údaje bude Freelo pro klienta zpracovávat po dobu poskytování svých Freelo služeb, ve kterých jsou data umístěna. Data jsou ve správě klienta a Freelo s nimi pracuje pouze na základě jeho pokynů, případně na základě pokynů orgánů veřejné moci (na základě právních předpisů). Za pokyny klienta se považují i akce provedené prostřednictvím AI nástroje (agenta), kterého klient ke svému účtu připojil nebo jehož přístup povolil.
3. Freelo přijalo maximálně možná technická, organizační, bezpečnostní a další opatření, která zamezí neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k údajům, jejich změně, zničení, ztrátě či jinému neoprávněnému nakládání.
4. Freelo zajistilo, aby zaměstnanci a jiné osoby pověřené ke zpracování údajů zpracovávaly údaje jen v rozsahu a za účelem plnění smlouvy a podle právních předpisů.
5. Freelo se zavazuje na výzvu klienta opravit, aktualizovat, smazat nebo přemístit osobní údaje (v rámci funkcionalit služby).
6. Freelo bude při plnění povinností podle nařízení GDPR postupovat s odbornou péčí.
7. Freelo smí do zpracování osobních údajů zapojit dalšího zpracovatele, a to zejména poskytovatele IT služeb potřebných a aktuálně dostupných na trhu pro účely údržby, provozu a vývoje Freelo produktů a služeb, kteří splňují normy stanovené Evropskou unií, a to bez dodatečného výslovného konkrétního povolení klienta. Toto oprávnění zahrnuje i poskytovatele AI modelů a AI infrastruktury, které Freelo využívá k provozování vlastních AI funkcí (zejména asistenta TuDů); tito poskytovatelé jsou vázáni smlouvou o zpracování osobních údajů a splňují požadavky GDPR na předávání dat do třetích zemí. Aktuální seznam podzpracovatelů vám Freelo poskytne na vyžádání.
8. V případě implementace jiné služby do Freelo produktu bere klient na vědomí a souhlasí s tím, že data bude zpracovávat poskytovatel takového služby (třetí strana) podle svých provozních podmínek. Freelo v takovém zpracování nevystupuje jako (dílčí) zpracovatel; za soulad tohoto zpracování s GDPR odpovídá klient. Podmínky zpracování se řídí smluvními podmínkami příslušného poskytovatele.
9. V případě ukončení poskytování Freelo služby (zrušení účtu), ve které jsou osobní nebo jiné údaje a data umístěné, Freelo přestane data aktivně zpracovávat. Necháváme je většinou v zálohách ještě po dobu 1 roku, pokud byste si rozmysleli váš návrat. Potom je nenávratně mažeme, pokud právní předpisy nevyžadují jejich ponechání (například z důvodu trestního řízení apod.)
10. Freelo se zavazuje zachovávat mlčenlivost o údajích, zejména je nesmí zveřejňovat, šířit, či předávat dalším osobám mimo osoby v zaměstnaneckém poměru nebo jiným oprávněným osobám. Freelo zajistí, aby také jeho zaměstnanci a jiné oprávněné osoby dodržovali závazek mlčenlivosti. Tato povinnost Freelo trvá i po skončení naší spolupráce.
11. Freelo vám poskytne možnost přiměřeného auditu pro doložení toho, že splňuje svoje povinnosti týkající se zpracování. V takovém případě je potřeba dohodnout termín auditu nejméně 30 dnů předem, audit nesmí zasahovat do provozu Freela a náklady, které jsou s auditem spojené, hradí klient.
12. Freelo je dále povinen zachovávat mlčenlivost o bezpečnostních opatřeních přijatých k zabezpečení ochrany osobních údajů, a to i po skončení naší spolupráce.
13. Pokud klient využívá AI integrace, je výhradně jeho povinností zajistit splnění informačních povinností vůči subjektům údajů (zaměstnancům, dodavatelům, dalším osobám), jejichž osobní údaje jsou v důsledku takové integrace zpřístupněny externímu AI nástroji. Freelo tuto povinnost za klienta neplní a neposkytuje k ní vzorové dokumenty.
14. Pokud Freelu vznikne škoda, sankce nebo náklady (včetně nákladů na právní zastoupení) v přímé příčinné souvislosti s porušením GDPR nebo jiných právních předpisů ze strany klienta při využívání AI integrací - včetně případů, kdy k porušení došlo prostřednictvím akce AI agenta, jehož přístup klient povolil - zavazuje se klient nahradit Freelu škodu, včetně nemajetkové újmy.

V Pardubicích dne 21. 5. 2026.