Podtrženo a sečteno, jak Freelo pomáhá při vedení účetnictví a daňovém poradenství v 4V1 Consulting

Publikováno: 2. listopadu

Vedení účetnictví a daňové poradenství kromě preciznosti a metodičnosti obnáší také práci s celou řadou specializovaných softwarů a nástrojů, ve kterých si každá firma musí vyšlapat svou vlastní procesní cestu. Každý krok, který práci sjednotí a zjednoduší, se počítá. Jedním z těch kroků se pro 4V1 Consulting stalo zavedení Freela, zejména využití Vlastních polí. S Freelem mají úkoly přehlednější, na jednom místě a snadněji se při jejich plnění zastoupí.

4V1 Consulting je prý taková běžná účetní a daňová kancelář – práce je rutinní a každý měsíc, kvartál nebo rok se opakuje. Právě proto člověk snadno ztratí přehled, v jakém stavu se úkoly nacházejí právě v daný okamžik. K čemuž přispívá i fakt, že v „kanceláři“ sice pracuje 9 lidí, ale v reálné kanceláři se prakticky nepotkávají. Většina zaměstnanců pracuje z domu, na částečný úvazek a s volnou pracovní dobou.

S Google Sheets zúčtovali

Vzhledem k tomu, že se úkoly jako zpracování mezd, kontrolních hlášení DPH a daňových přiznání pravidelně opakují, nebylo a pořád není třeba si s jejich zadáváním extra lámat hlavu. Takže se zdálo, že si vystačí s Google Sheets, kam si zaznamenají, co je hotovo. Jenže vedení agendy v jednotlivých Google Sheets nebylo přehledné ani sjednocené.

Proč potřebovali tabulku

Každý zaměstnanec používal svůj vlastní Google Sheet (online obdoba tabulky v Excelu), ve kterém měl v řádcích vypsané své zákazníky. Do sloupečků k zákazníkům vyplňoval, zda od něj obdržel podklady, zda jsou zpracované, případně nějakou krátkou poznámku. Když byl úkol pro danou periodu hotový, zeleně ho vybarvil.

Každá tabulka byla trochu jiná a ani po několika pokusech se je nepodařilo sjednotit do jedné velké tabulky, která by dávala přehled o dění v celé firmě. Výsledek byl vždy příliš robustní, chaotický a hlavně se s ním špatně pracovalo.

Jednatel firmy a daňový poradce v jedné osobě se však s neefektivními Google Sheets nechtěl smířit. Zároveň nechtěl zaměstnance přetěžovat přechodem na zcela jiný systém uvažování nad něčím, co pro každého jednotlivě fungovalo relativně dobře.

Přečtěte si také Jak v MC účetnictví a daně organizují práci agilním scrumem a proč odešli z Trella do Freela

Situaci vyřešila Vlastní pole na Dashboardu

Když Jaroslav Vrána narazil na Freelo, zalíbilo se mu. S nastavením si nechal pomoct v rámci Asistovaného onboardingu, aby skutečně docílil toho, že se pro zaměstnance změní co nejmíň, přitom všichni včetně jeho samotného coby šéfa získají přidanou hodnotu.

Označení toho, za který měsíc je hotovo, přidali do Vlastních polí, která se jim zobrazují v Tabulce na Dashboardu. Zapisují si tam i další důležité údaje jako kontakt na zákazníka, aby ho měli po ruce. Vlastní pole ale nejsou jediná funkce Freela, která jim usnadňuje denní rutinu.

Opakované úkoly se samy připomenou

Zapomenout odevzdat DPH nebo DPPO je noční můrou nejednoho podnikatele. Je to ostatně jeden z důvodů, proč si daňové poradce firmy najímají – aby na to mysleli za ně. A aby na to nezapomněl daňový poradce, potřebuje mít v úkolech přehled. Ve Freelu si nastavili opakované úkoly. To znamená, že když například v lednu podají kontrolní hlášení DPH na finanční správu, zavřou úkol. Ten zmizí z Dashboardu. Ale v únoru se zase objeví, protože je čas do 25. dne v měsíci podat další kontrolní hlášení.

Použití opakovaných úkolů je jednoduché, přitom snižuje pravděpodobnost lidské chyby při označování hotových úkolů v buňkách Google Sheetu.

Úkoly s roční frekvencí si rozdělí spravedlivě a během chvilky

Na každou agendu si založili samostatný projekt. Zatímco DPH a mzdy řeší měsíčně pomocí opakovaných úkolů, DPPO a DPFO spolu s úkony, které tomu patří (jako plné moci, prohlášení apod.), řeší jednou ročně a rozdělují si je podle kapacit.

Právě rozdělování úkolů u těchto úkolů s roční frekvencí Freelo Jaroslavovi výrazně usnadnilo. V zhruba 400 firmách by se v nějaké tabulce jen těžko vyznal. Takto si vyfiltruje nepřiřazené úkoly a rovnou je přidělí těm zaměstnancům, kteří mají kapacitu. Těm se to objeví jako úkol na Dashboardu, takže už nemusejí řešit žádnou komunikaci ohledně toho, jak si úkol zadat.

Zavedení Freela proběhlo hladce

Ve 4V1 Consulting přistupovali k zavádění střízlivě, bez nějakého tlaku. Přesto 8 z 9 členů týmu už ve Freelu bez problému funguje a ani ten devátý nástroj neodmítá a naskočí nejspíš na podzim, kdy je účetně klidnější období.

Vzhledem k tomu, že úkoly jsou všechny „jako přes kopírák“, nebyl pro nikoho problém se zorientovat. Ze začátku bylo potřeba, aby někdo bděl nad celkovým „pořádkem“ ve Freelu, zejména založil nový úkol, když přijde nový zákazník, nastavil tam opakování a dodal specifické informace. Nejprve to dělal Jaroslav Vrána sám, teď stačí, když si kdokoliv úkol jen zkopíruje. Další dohled nad úkoly v jejich případě není potřeba.

4V1 Consulting má ve Freelu

Nejoblíbenější funkce ve Freelu

• Opakované úkoly: Díky kterým mají termíny pod kontrolou.
• Vlastní pole: Aby viděli poznámky k úkolům na Dashboardu.
• Uživatelské filtry: Ukazují, kdo má kolik úkolů, nebo které úkoly nemají řešitele.

Díky těmto funkcím se jim podařilo zanechat pracovní postup pro zaměstnance co nejpodobnější tomu původnímu a přitom mít informace na jednom místě tak, aby se v nich snadno vyznali, na nic nezapomněli a aby zajistili bezproblémovou zastupitelnost v případě nemoci zaměstnanců.

Tip na závěr

„Nevymýšlejte blbosti a nekomplikujte to. V jednoduchosti je síla,“ vzkazuje Jaroslav Vrána.