Každý nový uživatel má na 14 dní Freelo bez jakéhokoliv omezení.
Potom lze bez problémů pokračovat ve Free tarifu.
Kliknutím na „Začít zdarma“ souhlasíte s Obchodními podmínkami.
Za Freelo se ptá Karolína Petrželová
Za Yachters Baby odpovídá Petr Pitucha
Publikováno:
Pořádáme flotilové plavby na jachtách a katamaránech v Chorvatsku a v Řecku. Zákazník, který s námi vyrazí na plavbu, zažije týden nabitý jachtingem, vodními radovánkami, plný svobody a to vše se super partou lidí.
Základ firmy tvoří 3 lidi, kdy já mám na starost vše okolo lodí, plavby, partnerství a zároveň jsem na plavbách kapitánem. Pak máme člověka na obchod a finance a dalšího na marketing a komunikaci. To v zásadě stačí na chod firmy jako takové, ale takovým velkým specifikem je, že spolupracujeme se spoustou externích subjektů – charterové společnosti, cestovní agentury, přepravní společnosti atd. Takže zainteresovaných stran je spousta a řídit to jenom přes mail, kde má jedno vlákno i přes 100 mailů, bylo šílené. Proto jsme hledali místo, kde všechny a všechno sjednotíme a budeme šetřit nejen čas, ale hlavně nervy.
Přišlo období, ve kterém si lidé zkrátka dovolené neobjednávali. Ovšem zálohy na lodě už musí být zaplacené dlouho před tím, takže jsme byli v situaci, kdy jsme měli spoustu lodí, ale nikoho na nich.
Po COVID opatřeních je mnoho věcí stále nejistých, ovšem situace nám po pár těžkých měsících bez jediné objednávky nahrála do karet – dovolená na jachtě v uzavřené skupince přátel je jedna z mála možností bezpečného trávení dovolené.
Když máme tolik různých subjektů a každý má jinak nastavené procesy, největší výhodou je, že každému dáme jen přístup k věcem, které potřebují. A že firmy, které na e-mail nedají dopustit, můžeme do procesu začlenit také. Našli jsme tak díky Freelu průnik mezi „tradičnějším“ přístupem a moderním řízení projektů.
Freelo jako jediné splnilo všechny naše požadavky. Je jednoduché na používání, komunikaci pořád můžeme držet i v e-mailech, každý vidí jen to, co potřebuje a všechno se propisuje do kalendáře. Díky tomu poskytuje Freelo širokou škálu využití.
Velkou novinkou karanténní praxe pro nás byl LinkedIn, ve kterém vidím velkou sílu a potenciál. Tím, že vytváříme mnoho mediálních materiálů, jsou pro nás zásadní sociální sítě, přes které úspěšně uzavíráme obchody – kdo by to pár let zpátky řekl… Na sociální sítě přímo navazují influenceři, kteří nám pomáhají rozšiřovat povědomí o naší značce.
O tom, že potřebujeme nástroj pro správu projektů, jsme již nějaký čas věděli a díky tomu přišlo na řadu „googlování“ vhodného nástroje. Taky jsme si vyptali nějaké doporučení a sečteno podtrženo, Freelo nám přineslo vše, co potřebujeme.
Spousta tradičních cestovních agentur cítí potřebu obměnit své klasické nabídky a hledají alternativy, které jim pomohou se z krize dostat. A k tomu jsou jachty perfektní.
Když vypukla epidemie, veškeré naše úsilí a naše plány přišly vniveč. Ve výsledku nás ale krize posílila. Konečně jsme měli čas na zlepšování interních procesů, úpravu webu apod.
Zároveň jsme své úsilí přesměrovali více na B2B trh. Tam jako největší výhodu vnímám, že spousta tradičních cestovních agentur cítí potřebu obměnit své klasické nabídky a hledají alternativy, které jim pomohou se z krize dostat. A k tomu jsou jachty perfektní. Uzavíráme tedy strategické partnerství, o kterých bychom za normální situace ani neuvažovali.
Můžeme jen spekulovat a když se nákaza začne šířit rychleji, tak se zase může stát, že se hranice zavřou jako lusknutím prstu. My věříme, že dovolená na jachtách se stane trendem budoucích dovolených. Pláže budou omezené, bary a párty pravděpodobně taky. Tomu všemu se na jachtě vyhnete a léto si užijete, skoro jako by epidemie neudeřila.
Freelo využíváme k plánování jednotlivých turnusů plaveb, ve kterých si vedeme rozpočty, komunikujeme nad možnostmi dopravy a spravujeme dokumenty potřebné pro plavbu. Máme jistotu, že cokoliv najdeme na pár kliknutí přes aplikaci i v zahraničí.
Máme samozřejmě v kapse více scénářů, ale jsme opravdu závislí na otevření či zavření hranic. Do budoucna se však soustředíme na tu pozitivní variantu a všechny kroky, které děláme, tam směřují.
Největší změnu cítím v tom, že se různé subjekty spojí a začnou spolupracovat. Nabídka cestování bude omezená, proto bude potřeba nabídnout opravdu zajímavé a komplexní produkty. Proto bude potřeba mít větší kontolu nad projekty a celkově posunout komunikaci o úroveň výš. Proto jsme rádi, že jsme do Freela naskočili takto brzy.
Jelikož jsme vázaní na otevřené hranice, tak když udeřila epidemie, všechno zamrzlo. Přišlo období, ve kterém si lidé zkrátka dovolené neobjednávali. Ovšem zálohy na lodě už musí být zaplacené dlouho před tím, takže jsme byli v situaci, kdy jsme měli spoustu lodí, ale nikoho na nich. Naštěstí lidi z chartrovek jsou rozumní a našli jsme kompromisy, jak postupovat u různých scénářů vývoje situace.
Měli jsme také rozjeté projekty i mimo EU v různých částech světa, což jsme museli utnout a soustředíme se momentálně pouze na středozemní moře, kde už se nám dokonce podařil udělat jeden turnus.
Situace nám po pár těžkých měsících bez jediné objednávky nahrála do karet – dovolená na jachtě v uzavřené skupince přátel je jedna z mála možností bezpečného trávení dovolené.
Museli jsme překopat velkou část strategie firmy, kdy jsme museli změnit některé ze základních principů fungování. Takže si myslím, že po krizi budeme mnohem flexibilnější a otevřenější vůči změnám a různým partnerstvím. Zároveň se ukázalo, jak pevné jsou vztahy s našimi současnými partnery. Během krize se spousta lidí ukáže v pravém světle. To většinu našich vazeb utužilo, ale některé se ukázaly jako naprosto nevyhovující.
Všichni z našeho týmu jsou mladí a technicky gramotní, takže v tom nebyl problém. Výzva to však byla u některých našich partnerů, kteří jsou zvyklí řešit vše osobně a v případě nouze poslat e-mail. Naštěstí je Freelo dost intuitivní a nakonec se nám podařilo do něj přesunout celou správu firmy a všechno nyní „máme online“.
Před krizí jsme hráli dost sólo a řešili vše na vlastní triko. Teď se však snažíme mít stabilnější základnu díky různým partnerstvím. Vytváříme si strategickou síť kontaktů, která nám může v budoucnu pomoct.
Většinu věcí jsme řešili přes e-maily a pro lepší orientaci jsme používali Trello, kde mi však chyběla funkce kalendáře a spousta dalšího. E-mail stále tvoří základ komunikace, ale díky Freelu máme mnohem větší přehled o událostech a zásadních bodech, které nemusíme dohledávat v dlouhých vláknech.
Freelo jako jediné splnilo všechny naše požadavky. Je jednoduché na používání, komunikaci pořád můžeme držet i v e-mailech, každý vidí jen to, co potřebuje a všechno se propisuje do kalendáře. Díky tomu poskytuje Freelo širokou škálu využití a vyhovíme různým skupinám, které jsou zvyklí pracovat různým stylem (e-maily, Trello, Tickety…).
V současné době máme ve Freelu založených 5 projektů, pod které seskupujeme To-Do listy a úkoly v závislosti na povaze úkolu.
Chvíli nám trvalo najít správnou cestu k rozdělení projektů a úkolů, ale zatím je pro nás nejschůdnější řešení nerozdrobovat úkoly, ale spíše využívat podúkolů (uvítali jsme nově přidanou možnost přiřadit člověka k podúkolu), abychom měli celou konverzaci se soubory jen v jednom úkolu a nemuseli pravidělně řešit situace „do kterého ticketu jsem ten soubor nahrával?“
Kombinujeme využívání Freela pro dlouhodobé a strategičtější úkoly, ale taky nárazovky, které je třeba odbavit v řádu dnů nebo hodin.
Firmy, které na e-mail nedají dopustit, můžeme do Freela začlenit také. Našli jsme tak průnik mezi „tradičnějším“ přístupem a moderním řízení projektů.
Zásadní je výše zmiňované rozdělení projektů, To-Do listů a úkolů. Je možné, že projekťák bude muset vyzkoušet dvě varianty, aby zjistil, která se více hodí ke flow firmy.
Rozhodně možnost pozvání uživatelů do jednotlivých To-Do listů.
Správa běžných projektů je samozřejmostí, dále Freelo využíváme k plánování jednotlivých turnusů plaveb, ve kterých si vedeme rozpočty, komunikujeme nad možnostmi dopravy a spravujeme dokumenty potřebné pro plavbu – tak abychom měli jistotu, že když po nás bude v zahraničí něco požadováno, otevřeme Freelo a najdeme tam vše potřebné.
Máme taky založený To-Do list, ve kterém řešíme objednávky jachet k jednotlivým turnusům – tady už probíhá komunikace s externími partnery, kteří nám plní tickety nabídkami a ty následně konzultujeme. V e-mailech jsme se v minulosti vždy ztratili.
Freelo používáme taky ke strategickému plánování a v jednom z našich projektů máme vytvořenou timeline úkolů až do další sezóny, abychom měli pohled „zeshora“, co je třeba udělat a jaké úkoly je potřeba zakládat, abychom na nic nezapomněli.
Jedinou funkci, kterou postrádáme, je Gant, ovšem věříme že se jej brzy dočkáme. 😀
Přehlednost.
