Jak digitální agentura Beneficio díky Freelu zefektivnila řízení projektů a komunikaci s klienty

Publikováno: 11. listopadu 2021

Představte agenturu Beneficio. Co děláte a na co se specializujete?

Jsme digitální agentura, jejíž silná orientace je na 3 hlavní segmenty: weby, data a programování. Specializujeme se na profesionální weby, firemní portály, klientské zóny, aplikace, programování na zakázku, správu webů a datový marketing.

Co je na vás výjimečné a jedinečné?

Spousta digitálních agentur nabízí široké spektrum svých služeb, my jsme se rozhodli jít cestou spíše užší profilace (viz výše 3 hlavní segmenty) a v ní chceme být co nejlepší.

Kolik lidí aktuálně tvoří váš tým a jakým způsobem máte rozdělenou práci?

12 lidí inhouse + několik externistů.

Na co jste pyšní nejvíce?

Že i malá agentura jako je Beneficio může spolupracovat s velkými klienty – např. Generali Česká pojišťovna nebo Greenpeace. 

Jaké jsou současné trendy a zajímavé věci, které by v oblasti webové analytiky a data neměli lidem uniknout?

Určitě monitorování chování lidí na webu (např. Hotjar) a zlepšování konkrétních částí webů podle toho, jak se jeví více či méně efektivní.

Co si myslíte, že je na řízení digitální agentury nejsložitější a proč?

Je to zejména různorodost a množství projektů nad kterými je nutno intenzivně přemýšlet a posouvat je dále. Všude platí jiné metriky, jiné cíle, jiná specifika a nejde pro ně prakticky najít nějaký jednotný přístup, který by umožňoval více harmonizovat procesy. Proto je prakticky každý klient náš samostatný „produkt“, který musíme řídit na míru. Samozřejmě s tím souvisí i náročnost na řízení cashflow. Musíme říci, že díky Freelo máme alespoň značně organizovanější komunikaci s klienty.

Sledujete do detailu produktivitu nebo efektivitu vašeho týmu? Podle čeho poznáte, že vše šlape?

Ano, díky tomu, že Freelo nepoužíváme jen pro práci s klienty, ale i interně, nastavujeme si jednotlivé úkoly také tam. Díky možnosti deadlinů, do kterých mají být úkoly hotové, víme, jak si na tom tým stojí, na čem je třeba zapracovat či čemu se více věnovat.

Nedávno jste začali používat Freelo. S jakými problémy jste se nejčastěji potýkali před zavedením Freela?

Co se týče problémů před zavedením, některým z našeho týmů chodí desítky e-mailů denně, bylo těžké se orientovat v tom, co je již vyřešené, co má jakou prioritu, a především v tom zpětně hledat.

Také před zavedením Freela se nám občas stávalo, že se některý e-mail vytěsnil, protože přišel na více lidí z týmu a každý si myslel, že ho vyřeší ten druhý. Tím, že ve Freelu přiřazujeme úkoly konkrétní osobě, se tohle prakticky vůbec neděje.

Dokážete porovnat efektivitu organizace práce před Freelem a po zavedení? Co na to klienti?

Všeobecně se lidé nechtějí učit s novými nástroji, když si vezmeme příklad třeba správu sociálních sítí, jakmile se tam objeví updaty, nová rozhraní, lidé obvykle změny nechválí, ba naopak, vadí jim novinky a to v podstatě i v řadách uživatelů. Takže i u klientů jsme museli ujišťovat, že bude práce přehlednější, efektivnější a hlavně díky tomu, že jednotlivé úkoly a komentáře chodí do e-mailu, až tak se pro ně nic významného nezmění.

Jaké výhody z jeho používání pro vás vyplývají?

Přehlednost, plnění úkolů v daných termínech. Také si můžeme naplánovat úkoly více do budoucna, které nechceme zapomenout, ale víme, že bychom se jim chtěli za nějaký čas věnovat.

Co bylo hlavním hnacím důvodem pro zavedení Freela?

Efektivita práce byl asi největší důvod pro zavedení. Téměř každá úspěšná firma/agentura hledá cestu, jak práci co nejvíce zefektivnit – ať už se jedná o vedení, či zaměstnance.

Jak jste postupovali při zavádění Freela? Inspiroval vás někdo nebo něco?

Ano, byli jsme trošku inspirovaní z předešlých nástrojů, kde jsme používali Freedcamp. Následně jsme si vytvořili v týmu jasný postup, jak budeme vytvářet úkoly a v jakých případech dodržovat stejnou strukturu. Přechod byl pak postupný, tedy s každým novým zadáním jsme přidávali klienta a úkoly a jestli se nepleteme, do měsíce jsme už měli vše přenesené.

Jak u vás vypadá organizace práce? Jak máte rozdělené zákazníky nebo projekty? Používáte šablony? Jak plánujete práci?

Pokud se nejedná o velký projekt, který potřebuje být vedený samostatně (vedeme pod názvem projektu), tak vedeme vše podle názvu klienta.

Šablonu používáme jednu pro typový projekt (tvorbu webu a vývoj SW na míru) kterou máme rozdělenou do několika částí.

Jde o vývojové To-Do listy, které jsou privátní a slouží pro interní úkoly v rámci projektu a veřejné (klientské) kde naopak komunikujeme napřímo s klienty.

Jaké funkce Freela vám pomáhají nejvíce? Šablony, termíny, veřejné sdílení pro klienty, opakované úkoly na reporty, …

Jednotlivé úkoly a jejich přehlednost, termíny a právě sdílení s klienty, to nám opravdu ulehčuje práci, kterou díky tomu máme více přehlednou.

Máte nějaké návody nebo best practices pro používání Freela?

Návod asi nemáme, možná jen co nejvíce rozšířit okruh našich klientů, který s Freelem bude pracovat a soustředit již co největší množství práce právě tam.

Určitě ale můžeme doporučit do Freela zapojit i samotné klienty. Jednak získají vlastní přehled o tom, jak si vede jejich projekt, a zároveň mají možnost komunikovat napřímo s týmem.

Jaké techniky v rámci týmové spolupráce na projektech využíváte?

Spíše se nám osvědčily one-to-one meetingy, tím, že jsme menší tým, tak si je můžeme např. jednou týdně na hodinu dovolit.

Bez jakých nástrojů nebo pomůcek si nedokážete představit chod firmy?

Teď už Freelo, Clockify, Skype, Google drive/dokumenty, Google kalendář nebo iDoklad. Za těch několik let jsme si vytvořili poměrně dobře fungující ekosystém nástrojů, které nám usnadňují práci.

Když se řekne „Freelo“, co se vám vybaví?

Nástroj, který nám ulehčuje práci na denní bázi. (Daniela)

Mně to prvotně přišlo jako seznamka pro single lidi, ale nyní je to pro nás interní WhatsApp a appka na řízení projektů i řady vnitrofiremních aktivit. (Jakub)

Na závěr – jaké zdroje sledujete k práci s daty, abyste zůstali v obraze?

U nás v týmu je to mix právě všeho zmíněného, každý preferuje trochu jiné zdroje, ale u všech se objevují výše jmenované – jen v jiném pořadí :-) (Daniela)

Facebook jako takový newsfeed. (Jakub)