V Sanasportu šetří Freelo čas a energii padesátičlennému týmu každý den

Publikováno: 2. srpna 2017

Není samozřejmostí, aby celý pracovní tým doslova žil oborem, ve kterém pracuje. V Sanasportu se ale snaží jít lidem vstříc ve všem, co dělají. Kromě e-shopu provozují kamenné prodejny – konkrétně v Praze a v Brně.

Celý bezmála padesátičlenný tým se stará inhouse o 360° marketing, vývoj e-shopu, pořádání sportovních eventů, videoreportáže z akcí nebo z testování produktů. To všechno vyžaduje angažovanost velkého množství lidí a také efektivní kooperaci. A právě v tomhle Freelo už od roku 2016 Sanasportu pomáhá nejvíce.

Brněnský tým Sanasportu při oslavě Sanasportin (= narozenin Sanasportu). Foto: Sanasport

Představení nových produktů v pražské prodejně Sanasportu. Foto: Sanasport

Velkou komplikací při práci ve velkém týmu pro nás byla nekonečná e-mailová komunikace. Jednoduše jsme se v ní ztráceli. E-mailová vlákna a řešení čehokoli napříč týmy bylo absolutně neefektivní. Proto jsme se rozhodli situaci změnit a vybrali si Freelo.popisuje manažer IT oddělení, Jaromír Krpálek.

Před Freelem jsme měli chaos v e-mailech

Podle Krpálka hrály roli při výběru aplikace celkem tři hlavní aspekty. Všechny Freelo dokázalo bez problému pokrýt. Za prvé fakt, že je ryze českým nástrojem. Za druhé nabídlo rychlé řešení problému nepřehledné komunikace mezi jednotlivými týmy. Třetím faktorem byla rozumná fixní cena nerostoucí s počtem uživatelů, která nebránila rozšíření do celé firmy.

Jedna z mnoha diskuzí ve Freelu u úkolu. Foto: Sanasport

Týmy mají mezi sebou velmi dobré vztahy a na velkém množství úkolů úspěšně spolupracují.dodává Krpálek.

Zcela nové pracovní workflow

Díky Freelu se v Sanasportu velmi podstatně změnilo pracovní workflow. Podařilo se z velké části omezit posílání interních e-mailů i hromadné korespondence. Zkrátila se doba, která byla nutná pro přečtení a zpracování zadání projektu, či úkolu i celá diskuze. Ušetřený čas a energii, které byly potřebné pro dohledávání v e-mailech, nyní mohou využít na mnohem důležitější aktivity. Průběžně také sledují vytížení jednotlivých členů týmu a dokáží si kvalitněji naplánovat nové projekty.

Vhodné rozdělení projektů je klíčem k efektivitě

Projektů máme přes dvě desítky, z těch základních to jsou např. Marketing, Vývoj, Kampaně, Helpdesk, Produkty, Redesign či Účetnictví, z menších typicky projektové jako Můj první běh nebo třeba Mobilní aplikace. Práci si plánují všechny týmy (oddělení firmy) samostatně napříč projekty.popisuje manažer online týmu, Dála Musil.

Ukázka uspořádání části projektů Sanasportu. Foto: Sanasport

Bosý trénink. Foto: Sanasport

Teambuilding na Baldovci. Foto: Sanasport

Tým Sanasportu při testování zímního vybavení v přirozených podmínkách. Foto: Sanasport

Nově vytvořili více menších, konkrétních projektů, ke kterým jsou přizvaní pouze ti kolegové a spolupracovníci, kterých se zadání týká. Pracovní efektivita začala znovu stoupat a spolu s ní i přehlednost v jednotlivých aktivitách.

V Sanasportu mají nyní projekty rozdělené na 3 typy. Prvním typem jsou projekty určené pro kampaně, druhou skupinu tvoří projekty pro komunikaci konkrétního týmu (prodejna Brno, Helpdesk apod.) a třetí skupinu představují projekty zaměřené na online vývoj a marketing.

Díky Freelu můžeme velmi snadno sledovat hodinové výkazy práce všech členů týmu a máme tak jasný přehled o časové náročnosti jednotlivých úkolů a projektů, dodává spokojeně Jaromír Krpálek. Aplikace je intuitivní a velmi jednoduchá na ovládání, proto ani zaučování nových kolegů nezabere více než pár minut.

Jaké činnosti ve Freelu řeší

• Organizace veškerých firemních aktivit a projektů.
• Plánování a příprava marketingových kampaní.
• Agilní plánování vývoje e-shopu a určování priorit.
• Napojování nových dodavatelů a značek.
• Veškerá interní úkolová komunikace, abychom omezili na maximum emaily.

Ukázka tzv. Kanban boardu (Sloupcového zobrazení) pro agilní řízení projeku vývojářského týmu. Foto: Sanasport

Ukázka šablonového To-Do listu, díky kterému má kampaň vždy stejnou kvalitu a můžou na ní pracovat i juniornější kolegové. Obsahuje totiž všechny důležité informace pro její realizaci. Foto: Sanasport

Ukázka snadno delegovatelného úkolu s podúkoly. V tomhle případě jde o newsletter a důležitá kritéria pro úspěšné odeslání. Foto: Sanasport

K agilnímu plánování vývoje využíváme pouze zobrazení kanban a díky tomu máme krásný přehled, co se dělá, co se bude dělat, co je na review atd. Stejně tak štítky, kde označení XS-XL označuje náročnost úkolu.dodává, Jaromír Krpálek.

Přečtěte si také Jak ve FotoŠkoda přes Freelo organizují stovky workshopů, řídí marketing a komunikují s externisty

Co Sanasporťákům ve Freelu nejvíc šetří čas a energii

• Označování a odznačování kolegů — Na startu projektu může konkrétní úkol řešit 6 lidí, na konci ho dokončují pouze 2. Redukuje se tak komunikační šum a netříští se pozornost například těch kolegů, kteří už svůj díl práce odvedli.
• Role správce & projekťák — díky této funkci zodpovědnost za splnění tzv. nevisí na jediném člověku a projekty se snadno dají rozdat dalším kompetentním lidem v týmu.
• Dobře nastavené e-mailové notifikace — ať už na denní, nebo týdenní bázi, přesně podle toho, jak člověk aktuálně potřebuje.
• Přehledy a výkazy — díky nimž se dají skvěle plánovat zdroje na nové projekty a udržovat přehled nad těmi aktuálními.

Děláme spoustu činností, které vyžadují hodně času, energie mnoha lidí a rychlou komunikaci. Freelo je pro Sanasport to jedno místo, které sdružuje všechny důležité informace, soubory, termíny a priority. Tady se lidi na všem podstatném domluví a každý má přehled o tom, co má do kdy udělat. Bez toho si neumím představit, jak bychom zvládali koordinaci všeho, co děláme.dodává, Dála Musil.

Videoobsah, spolupráce s influencery a sportovní eventy

Tým Sanasportu tvoří velké množství videoobsahu. Mezi nejviditelnější patří např. Můj první běh nebo mrkněte na youtube kanál. Foto: Sanasport

Vývojářský tým při testování ponožek Skinners v kancelářském prostředí. Foto: Sanasport

Jeden z mnoha běžeckých tréninků, které v Sanasportu pořádají. Foto: Sanasport

Bez řádného protažení by trénink nebyl kompletní. Foto: Sanasport

Přečtěte si také Simplii se díky Freelu daří lépe a rychleji realizovat velké e-Commerce projekty

Pár praktických tipů na závěr ze Sanasportu

Pokud děláte něco pravidelně, pak si rozhodně na vše připravte proces = šablonu úkolu s checklistem (nebo celého todolistu či projektu). V rámci e-shopu Sanasportu máme šablony např. pro marketingovou kampaň či vánoční úkoly, založení nové značky, produktové kategorie, procesu či článku anebo třeba úpravu obchodních podmínek.
Zdroj: Dála Musil

Pravidelné páteční čištění Freela = vyberte úkoly, které nejsou časově náročné, jsou přehlížené kvůli větším a důležitějším úkolům a dlouho vám leží v To–Do listech. Vyřešte je. Vaše pracovní agenda velmi rychle zeštíhlí.