Jak Fotbalová asociace ČR díky Freelu spustila Fotbal TV v rekordním čase

Publikováno: 29. listopadu

Ve FAČRu nechtějí dělat věci pořád stejně, snaží se věci inovovat, a tím posouvat český fotbal neustále kupředu. To vyžaduje řízení na úrovni velké softwarové firmy. V loňském roce se jim podařilo technicky zajistit živé vysílání ze zápasů všech úrovní pomocí AI kamer, což by se, dle jejich vlastních slov, bez Freela vůbec nepodařilo.

Na první pohled se může zdát, že na projektovém a procesním řízení FAČRu nebude nic složitého – že jde hlavně o organizaci zápasů a trochu vzdělávání, které už je přece roky zaběhnuté. Jenže dál od pravdy být nemůžete. Organizovaných soutěží jsou stovky, když započítáme i nejmladší věkové kategorie. Každá soutěž musí mít naplánované zápasy, rozhodčí a delegáty. S tím souvisí finanční a marketingové procesy.

Co všechno FAČR dělá aneb pořádek v procesech

FAČR se jakožto člen FIFA a UEFA stará o organizaci všech fotbalových soutěží jak profesionálních – Chance Liga a Chance Národní liga (1. a 2. liga), tak výkonnostních a amatérských (3. a 4. liga, krajské a okresní přebory, mládežnické soutěže). Dále řeší chod reprezentací, vytváří metodické procesy a zaškoluje svoje členy. „Těch procesů je hrozně moc,“ uzavírá výčet Hýsek s úsměvem.

Dřív zadání chodila různě „ze světa“

Všechno výše zmíněné potřebuje dobrou technologickou oporu. Většina věcí běží na jejich vlastním informačním systému IS FAČR, který momentálně prochází upgradem. Snaží se do něj vnést řád ohledně dokumentace a procesů ve smyslu zadávání změn, kdy se koncentrují na byznys analytiku. Aby ji unifikovali a udrželi její znalost. Dřív zadání chodila různě „ze světa” a nebyla nad nimi žádná kontrola. Softwarová architektura by tak mohla být v trochu lepší kondici.

Cílem je posunout celkový management FAČR s pomocí Freela

Příkladem projektu, který se podařilo spustit a který nemá obdoby, je Fotbal TV – živé přenosy ze zápasů 3. ligy a níž, které jsou automatizované díky AI kamerám a propojení softwarových systémů.

FAČR kvůli tomu pořídil AI kamery, které zápas natočí. Přes streamovací službu a Informační systém FAČR se utkání s přehrávačem zobrazují na stránkách fotbal.cz. a do budoucna i do mobilní aplikace.

„Záznamy slouží nejen divákům, ale také jako výukový materiál pro trenéry, samotné hráče i rozhodčí. Dá se v nich použít i elektronická tužka,” vysvětluje Hýsek.

U nových projektů zvítězilo Freelo oproti Jiře i MS Planneru na plné čáře

Na rozsáhlý projekt vývoje softwaru, konkrétně upgrade IS FAČR, používali, jak je u programátorů běžné, Jiru. Pro tento projekt u ní i zůstávají. Avšak pro ostatní projekty se Jira ukázala jako příliš robustní. Lidi ji používali málo a neradi, takže tam záznamy občas chyběly. Z toho důvodu hledali jiný, vhodnější nástroj.

Sám pro sebe Hýsek zkoušel i Microsoft Planner, ale tam chyběly notifikace a vazby. Zobrazení jen v řádcích bylo nedostatečné pro větší projekty. Navíc jakožto program z balíčku Office 365 vyžadoval, aby všichni uživatelé byli z jedné domény, což byl u dodavatelů problém.

Nalodění do Freela proběhlo bez ztráty balónu

Po měsíci, kdy proběhly první vážnější aktivity ve Freelu a vypadalo to, že nástroj pro FAČR dává smysl, se přesunuli do placeného tarifu Business. Takže aktuálně Freelo postupně zavádí 7 měsíců. „Jdeme raději postupně a pomalu. Nejprve funkce zkouším sám a přemýšlím o tom, jak je budeme všichni využívat, aby to bylo co nejpohodlnější a nejpřínosnější. Až poté přibírám kolegy, abych je nezatěžoval slepými uličkami, které při zavádění nového nástroje mohou nastat.“ říká Hýsek.

Reakce přizvaných lidí byly pozitivní. Někteří dodavatelé už Freelo znali, ale i ti, pro které bylo nové, jeho využití kvitují a rychle si zvykli. Jistě, vždy se najde někdo, kdo hledá důvody, proč něco nejde, ale u Freela se to stává minimálně.

Důležité bylo lidem vysvětlit, k čemu přesně Freelo slouží. Historicky už jeden pokus o zavedení Freela byl. Pár lidí ho ještě pamatuje. Říkali, že jim stačí Teams. „Jenže Teams řeší jiné situace, není to nástroj na organizaci práce,” sdílí zkušenost Hýsek.

Promyslete strukturu, abyste nespálili tutovku

Jak už bylo řečeno výše, Jan Hýsek oceňuje vizuální prvky a záleží mu na jednotné struktuře. Každá firma samozřejmě funguje jinak a pomoc s vytvořením struktury dostanete během online konzultace (což byl i Honzův případ), případně podrobnější spolupráci v asistovaném onboardingu. Pro inspiraci se FAČR podělil o svoji best practice.

1. Pojmenování projektu podle organizační složky

Díky standardizovanému pojmenovávání se v projektech všichni dobře vyznají.

Tip: Podívejte se, jak projekty pojmenovávat.

2. Připravená jednotná šablona

Do šablony zahrnuli všechny zásadní informace, které má projekt obsahovat. Do budoucna Hýsek zvažuje 2 verze – byznysovou a procesní, které by se lišily v zobrazení, protože někdy dává smysl používat také kanban.

Zvlášť u větších firem, kde probíhá spolupráce napříč týmy je dobré držet stejnou strukturu všude. Pak se například grafik bez problému vyzná, jak v projektech marketingu, kde řeší design a obsah banneru, tak v projektech vývojářů, kde řeší jejich nasazení na web.

3. Označení stavu pomocí štítků a vlastních polí

Ve FAČRu zkouší různé možnosti, jak si označit, v jakém stavu úkol je. Jednou z možností jsou štítky, které si můžete vytvářet libovolně. Nejdou však omezit jen na určitý projekt, ale jsou ve všech, což může být ve větším množství matoucí a tolik to FAČRu nevyhovuje.

Karlův tip: Jo, o tom víme, pracujeme na tom, aby štítky šlo omezit na určitý projekt.

Druhou možností, kterou využívají, jsou vlastní pole s rozbalovacím seznamem možností, které si definují podle stavů, které chtějí sledovat.

4. Uložené filtry

Jan má připravené uložené filtry např. podle lidí a týdnu, které mu usnadňují procházení stand-upů. Zatím si je každý musí nastavit sám.

Karlův tip: Ale pracujeme i na tom, aby každý filtr bylo možné sdílet s ostatními.

5. Práce s To-Do listy

Smysluplné uspořádání úkolů do To-Do listů je zásadní pro to, aby se firmě s Freelem dobře pracovalo, proto mu Hýsek věnoval náležitou pozornost.

1. Nejčastěji používané To-Do listy nahoru

   V řádkovém zobrazení se FAČRu osvědčilo uspořádat si To-Do listy podle toho, jak často je používají. Nahoru si dal přehled chyb, čímž se mu zjednodušují stand-upy.

2. Pomocné To-Do listy

   Také využívá „pomocný“ To-Do list, který dodává přehled např. o důležitých fázích projektu.

3. Nastavení oprávnění k To-Do listům – tzv. Role

   Některé To-Do listy zakládá čistě pro komunikaci s určitým dodavatelem, proto dá přístupy pouze relevantním lidem a zbytek daný To-Do list ani nevidí. To se hodí, když se tam řeší věci citlivé povahy jako fakturace.

4. To-do list s chybami hlášenými přes e-mail

   K projektu Fotbal TV sbírají od uživatelů zpětnou vazbu na e-mail. Díky konzultaci se ukázalo, že to není potřeba přepisovat ručně.

   Karlův tip: Úkoly jde vytvářet e-mailem rovnou do Freela. K To-Do listu vygeneruješ e-mailovou adresu, na kterou budou uživatelé psát, a každý e-mail se založí jako úkol ve Freelu.

5. Pomocné To-Do listy

   Také využívá „pomocný“ To-Do list, který dodává přehled např. o důležitých fázích projektu.

Ve FAČRu za 500 dní vytvořili

Bez Freela by se projekty neuskutečnily

Freelo má enormní dopad na projekty ve FAČRu. Podařilo se spustit Fotbal TV, což vyžadovalo koordinaci dodavatelů několika systémů: web, IS, streamovací služba, AI kamery + interní lidi. „Stihlo se to za polovinu plánovaného času jen díky Freelu, to jsem si jistý.” A odezva je zatím také pozitivní. Plánujeme Freelo postupně rolovat dál, kde to bude dávat smysl.