Každý nový uživatel má na 14 dní Freelo bez jakéhokoliv omezení.
Potom lze bez problémů pokračovat ve Free tarifu.
Kliknutím na „Začít zdarma“ souhlasíte s Obchodními podmínkami.
Za Freelo se ptá Adéla Pechová
Za Raul odpovídá Jakub Riedl
Publikováno:
Příprava světoznámých závodů začíná sběrem zpětné vazby z předchozího ročníku a zahrnuje mnoho stakeholderů od obcí, přes závodníky po mediální partnery. Celý proces vyžaduje obrovské množství komunikace, která v e-mailech, callech a papírcích snadno zapadne. V agentuře Raul proto zavedli Freelo, aby jim hlídalo termíny, udržovalo ve všem pořádek a eliminovalo e-maily a zbytečné schůzky. Takže mají vše připravené včas a ještě jim zbývá prostor na vymýšlení něčeho extra a inovativního, aby se závodníci vraceli domů nadšení.
Raul tvoří projektové týmy, z nichž každý má na starosti jednu sportovní akci (nebo jejich sérii), meziprojektové týmy, které se zapojují do všech projektů se svou konkrétní specializací, a vedení. Tento interní tým, tedy 40 lidí pracujících z holešovické kanceláře, z terénu, nebo externě, převedl drtivou většinu své komunikace do Freela.
Když Jakub Riedl nastoupil do Raulu, v předávání úkolů byl chaos, online dokumentům chyběl systém a ve složkách se nedalo vyznat. K tomu každému denně přistálo ve schránce obrovské množství e-mailů, často na jedno téma. Všichni viděli, že takhle to dál nejde.
První doporučení na Freelo přišlo od organizátora triatlonového závodu Slovakman, se kterým Raul spolupracuje na Behaj lesmi. Několik členů týmu si tak Freelo vyzkoušelo a přesvědčili se, že pro organizování sportovních akcí se dobře hodí.
„Další doporučení přišlo ode mě, protože jsem s Freelem už v minulosti pracoval. Vedení jsem odprezentoval, jak Freelo nastavit a implementovat do běžných procesů a šli jsme do toho.“
Jakub Riedl – Senior Digital Manager
„Ráno přijdeme, otevřeme Freelo a v něm rovnou odbavujeme většinu operativy.“
Jakub Riedl – Senior Digital Manager
Kromě interních lidí do Freela proto zvou i dodavatele, se kterými pracují dlouhodobě. Znamená to výrazné usnadnění práce, protože s nimi můžou lépe komunikovat a na jednom přehledném místě kontrolovat, jestli vše probíhá podle plánu.
Přiznávají, že u lokálních organizátorů, kteří nikdy v žádném projektovém nástroji nepracovali, vyžaduje nastavení spolupráce ve Freelu úsilí z jejich strany. Na druhou stranu u PPC specialistů a vývojářů mají zkušenost, že ve Freelu fungují hned v plném potenciálu, bez jakéhokoliv školení.
Jako první si promysleli, jak rozdělí týmy. Mají totiž týmy projektové i meziprojektové, např. grafičky, které pracují na většině projektů.
Aby se všichni v projektech dobře vyznali a fungovali tam efektivně, rozhodli se, že všechna projektová řešení musí mít stejnou základní strukturu. To celé interně nazývají Freelo 1.0.
Jakmile byla schválená struktura, přešli k zavádění do týmů. Nejprve Freelo představili seniorním projektovým manažerům a potom začali nastavovat první projektové listy a meziprojektové týmy.
Výzva byla především nastavit průběh zadávání internímu grafickému studiu, protože úkoly přicházejí od 9 týmů najednou. Proto zavedli pravidlo, že zadavatel se nejprve podívá do jejich kalendářů a až podle toho určí termín úkolu.
Jakmile si všichni osahali fungování, tak se stanovil tvrdý deadline, do kdy budou všechny týmy ve Freelu. Celý proces od prvního testování až po práci trval dva měsíce.
„Myslím si, že všichni ve firmě po projektovém nástroji volali.“
Jakub Riedl – Senior Digital Manager
Před Freelem některé věci zapadly, a to mohlo mít vliv na kvalitu naší sportovní akce. Výrazně pomohlo, že si Jakub Riedl vzal v Raulu zavedení Freela na starost jako zodpovědná osoba. Vše probral s projektovými manažery a společně nastavovali projekty tak, aby odpovídaly požadavkům jednotlivých akcí. Kdykoliv se ho můžou na cokoliv zeptat. To vše výrazně pomohlo k rychlejšímu zavedení nástroje. Teď už ve Freelu pracují všichni, takže nováčci se mají s kým poradit a je pro ně snadné do Freela naskočit.
Za necelé 2 roky Raul ve Freelu vytvořil:
Každý úkol má svého řešitele a deadline.
Řešitel je osoba, která dokáže úkol posunout, nebo uzavřít. Větší úkoly kontrolují a zavírají manažeři.
Na úkoly, co se opakují, je šablona.
Osobně jsem si ve Freelo vytvořil svůj osobní projekt list, do kterého mám přístupy pouze já. Zapisuji si sem své vlastní deadliny, mám zde to-do listy: spěchá, napůl spěchá, nespěchá, statusy apod. Deadliny se mi poté propisují do mého dashboardu, díky čemuž mám vše na jednom místě. Navíc si zapisuji jednotlivé zlepšováky a témata, která chci probrat na schůzkách v průběhu pracovní doby. Tím, že mám Freelo otevřené celý den, přijde mi logické mít vše tam. V podstatě Freelo využívám trošku jako backlog a deníček.
Takhle Freelo pomáhá doručovat radost ze sportu. Ve Freelu z toho máme obrovskou radost, protože i my jsme milovníci amatérského sportu. Stejně jako v Raulu se naše teambuildingy neobejdou bez pohybu, vzájemně se hecujeme, pořádáme sportovní výzvy a sportujeme i v pracovní době.
