Jak Freelo pomáhá projektovat budovy světového významu

Za Freelo se ptá Veronika Planíková
Za Sipral odpovídá Zoltán Schneider

Co spojuje V Tower Prague, Centrum Masaryčka, Quadrio, Trinity Bratislava a mrakodrap Wardian London? Originální, promyšlené a oku lahodící konstrukce ze skla a lehkých kovů – vše z projekční kanceláře Sipral.

Ve společnosti Sipral se v době jejího vzniku před 30 lety zaměřovali na dílčí dodávky speciálního lepení a těsnění s využitím silikonových tmelů. Postupně se však jejich expertíza rozšiřovala, až začali vyrábět celé prosklené konstrukce.

„Tvoříme spolehlivé opláštění budov a interiérové skleněné konstrukce. Jejich prostřednictvím vytváříme užitnou hodnotu a budujeme dlouhodobá partnerství se zákazníky.“

Zoltán Schneider – manažer portfolia projektů
Výběr zakázek.
Výběr zakázek. Zdroj: web Sipral.

Každý projekt s sebou nese nové výzvy: Jak zlepšit procesy?

Na začátku roku 2022 Sipral stál před třemi zakázkami za přibližně 1,5 miliardy českých korun s realizací v Praze a Londýně. Taková částka i lokace jsou sice pro Sipral známé vody, ale z pohledu technologie přináší každý projekt nové výzvy. Proto technický ředitel hledal cesty, jak projekty řídit efektivně a zlepšit pracovní procesy.

Do té doby totiž používali Excel a jiné, ne tolik přizpůsobivé softwary na řízení harmonogramů a kapacit. Hledali dlouho, vyzkoušeli také Basecamp, ale ten se neosvědčil. Hlavním kritériem výběru bylo, aby nástroj splnil účel a hlavně, aby byl uživatelsky přívětivý a intuitivní pro plánování úkolů. Nakonec technický ředitel Sipralu Martin Lukeš na internetu objevil Freelo a zjistili, že všechny požadavky splňuje.

„Technický ředitel nám představil výhody a potenciál Freela natolik přesvědčivě, že jsme na projekci neváhali se zavedením do firmy.“

Zoltán Schneider – manažer portfolia projektů

Freelo obstálo ve zkoušce

Víme, že někdy je náročné se v týmu adaptovat na nové nástroje a procesy, proto jsme Freelo nejprve představili na školení s praktickými ukázkami. I díky tomu se většina zaměstnanců rychle naučila Freelo využívat. Každý zaměstnanec také může využívat materiály i podporu od Freela, jak potřebuje.

„Většina projektantů vnímá Freelo jako užitečný nástroj pro zlepšení produktivity a organizaci práce.“

Zoltán Schneider – manažer portfolia projektů

Za necelé 2 roky sipral ve Freelu vytvořil:

10 dlouhodobých projektů
8 100 úkolů
17 100 komentářů
126 reportů

Jak vypadá využití Freela v praxi

V Sipralu zvolili logickou strukturu projektů, To-Do listů a úkolů – každá zakázka má svůj projekt. K zefektivnění práce přispívá funkce sledování úkolů a to, že každý úkol má svého řešitele.

Každá zakázka má ve Freelu svůj projekt, který sledují relevantní zaměstnanci. Všichni tak mají přehled a potřebné informace neustále dostupné a snadno dohledatelné.
Každá zakázka má ve Freelu svůj projekt, který sledují relevantní zaměstnanci. Všichni tak mají přehled a potřebné informace neustále dostupné a snadno dohledatelné. Zdroj: Archiv sipral.

Krátce po zavedení Freela si všimli pozitivních změn v pracovním postupu. Efektivnější organizace, lepší komunikace a sledování úkolů vedly k zvýšené produktivitě a kvalitě práce.

„Porady se nám zkrátily o polovinu času. Projektanti vědí, co přesně mají udělat a hlavně do kdy má být hotovo. A když neví, tak se jednoduše podívají.“

Zoltán Schneider – manažer portfolia projektů
Úkoly jsou přehledně uspořádané dle tématu a každý úkol má termín a řešitele. Díky tomu úkoly nezapadají.
Úkoly jsou přehledně uspořádané dle tématu a každý úkol má termín a řešitele. Díky tomu úkoly nezapadají. Zdroj: Archiv sipral.

Nejoblíbenější funkce ve Freelu

  • Rozpočet projektu: Kapitán a Správci průběžně hlídají, aby nedošlo k jeho přečerpání.
  • Diskuze u úkolů: Zlepšuje komunikaci a sdílení informací v týmu. Aby se informace dostala, ke komu je třeba, využívají Zmínky @mention.
  • Šablony: Urychlují založení rutinních úkolů hlavně v začátku projektu, udržují know-how a zajišťují srovnatelný standard mezi zakázkami.
  • Vlastní pole (Business): Umožňují přizpůsobit Freelo specifickým potřebám – dopisují tam atypické informace k zakázkám.
Výkazu času a peněz přímo u úkolů pomáhají udržet rozpočet pod kontrolou.
Výkazu času a peněz přímo u úkolů pomáhají udržet rozpočet pod kontrolou. Zdroj: Archiv sipral.

Freelo je součástí plánů do budoucna

V Sipralu v blízké budoucnosti očekávají další růst, rozšíření trhu a pracují na vývoji inovací. Zdá se, že je čeká řada zajímavých projektů, které budou řídit a komunikovat o nich ve Freelu.

Rada na závěr

V ideálním světě by úkoly po termínu vůbec neexistovaly. Aby se tomu přiblížila i realita, pomůže filtr na Dashboardu, který úkoly po termínu zobrazí a zodpovědná osoba je pak zkontroluje, doptá se na stav a adekvátně je upraví.

Obor Stavebnictví - LOP (Lehké obvodové pláště)
Tým Projekce
Velikost týmu 55
Freelo logo on a screen
Naloďte se do Freela a dosahujte cílů s menším úsilím
Chci na palubu

Jak Freelo používají v dalších týmech