Co je projektový trojimperativ a jak ho použít v praxi

Projekty nejdou vždycky podle plánu. To ví každý projektový manažer. Stejně tak, že projekt nikdy nedokončíte levně, kvalitně a rychle zároveň. Někdy se překročí rozpočet, jindy je potřeba přidat další funkci nebo to nestihnete dodat včas. Pak musíte přistoupit na kompromisy a stanovit priority. Jak? Pomocí projektového trojimperativu. Chcete to rychleji? Pak musíte buď připlatit, nebo osekat rozsah projektu.

Pojďte prozkoumat tři hlavní parametry projektu a způsob, jak je udržet v rovnováze. A mrkněte se, jak trojúhelník projektového řízení (ne)používali tvůrci filmu Titanic. 🚢

Proč a jak pracovat s projektovým trojimperativem

Každý projekt má určité hranice – čas, rozsah a zdroje – ty určují kvalitu projektu. Na vás jako projektovém manažerovi je, abyste mezi nimi našli balanc. Když se změní jedna část, automaticky to ovlivní zbylé dvě. Typicky: Projekt se dostane do časové tísně, takže budete stát před rozhodnutím – navýšit rozpočet, nebo oželet nějakou část rozsahu. Co vyberete?

Často vídám, že se zadavatel snaží pohnout jen s jednou hranou trojúhelníku a bohužel stejně často vídám, že to projekťák po chvíli argumentace vzdá a nechá to tak. Při vyhodnocení (ne)úspěšnosti projektu pak slýchám: ‚Já vám to říkal‘. Ale já jako projekťák jsem zodpovědný za to, abych zbytku firmy či zázkazníkovi v každém okamžiku projektu komunikoval realistické hodnoty trojimperativu.
Vratislav Čermák, konzultant osobní produktivity a projektového řízení

👉 Mimochodem, znáte desatero dobrého šéfa?

Trojúhelník projektového řízení určuje kvalitu projektu, pomáhá řídit odpovědnosti členů projektového týmu, ale také očekávání klientů. Hned na začátku plánování si proto se zadavatelem projektu stanovte:

1. Parametry DO KDY (čas), ZA KOLIK (zdroje), CO A JAK (rozsah).
2. Priority – který z těchto tří parametrů je pro projekt nejdůležitější a jak se s nimi bude pracovat v případě nutných změn.

Prakticky: Klient chce vytvořit nový e-shop. Abyste získali konkrétní zadání, ptáte se ho na tři otázky (do kdy, za kolik a co a jak). Je ale pravděpodobné, že se v průběhu budou požadavky měnit a budete muset přistoupit ke kompromisům. Proto musíte znát priority projektu:

• ČAS – E-shop chcete spustit co nejdřív. Pak musíte buď přitlačit na zdrojích (více peněz, lidí…), nebo osekat rozsah (ubrat na vývoji méně důležitých funkcí).
• ZDROJE – E-shop chcete mít levnější a nemůžete překročit rozpočet. Pak musíte dát týmu více času, nebo oželíte část výsledku (rozsah).
• ROZSAH – E-shop chcete mít ještě více nabušený funkcemi a vychytávkami. Pak musíte prodloužit časovou lhůtu, nebo přidat více zdrojů.

Tři omezení projektu: Čas, rozsah a zdroje

Abyste s projektovým trojimperativem mohli pracovat efektivně, musíte do hloubky znát všechny tři parametry, které určují kvalitu projektu: čas, rozsah a zdroje.

1. ROZSAH projektu (více úkolů = více času nebo zdrojů)

Co všechno musíte na projektu udělat a v jaké kvalitě? Pro lepší přehled rozsahu použijte projekťáky tolik oblíbený WBS (Work Breakdown Structure). Práci rozdrobíte na co nejmenší balíčky úkolů. Ty potom samozřejmě zaneste do vašeho nástroje na řízení projektů. Ve Freelu třeba pomocí myšlenkové mapy. V souvislosti s dalšími dvěma parametry platí přímá úměra – čím větší je rozsah, tím více času a peněz budete potřebovat.

💡 TIP: Jak přidat další vylepšení projektu, ale nenavyšovat rozsah?👉 MVP – Minimum viable product neboli minimální životaschopný produkt. Je to nejjednodušší forma produktu, která je použitelná a funkční. Tak otestujete zájem o produkt, který budete díky zpětné vazbě dál vylepšovat. Myslete ale na to, že i MVP musí přinášet nějakou hodnotu – nemusí to tedy být dokonalý produkt, ale měl by být revoluční.

2. ČAS na projekt (málo času = více zdrojů nebo menší rozsah)

Neřešíte jen to, do kdy musí být jednotlivé úkoly hotové, ale také to, jak na sebe navazují – dokud nesplníte jeden, nemůžete pokračovat na další. Abyste v tom měli přehled, použijte metodu kritické cesty nebo Ganttův diagram, na který spoléhá až 60 % projektových manažerů.

A jestli některé úkoly a procesy netrvají déle, než by měly, zjistíte jednoduše: Time tracking. Když začínáte pracovat na úkolu, zapnete jedním kliknutím v aplikaci stopky. Díky souhrnným výkazům pak zjistíte, kolik času jste vy nebo váš tým strávili nad úkoly a jestli se to vyplatilo.

3. ZDROJE projektu (málo zdrojů = menší rozsah nebo více času)

Zahrnují veškeré náklady projektu. Kromě finančního rozpočtu třeba počet lidí v týmu nebo potřebné vybavení (nábytek, elektroniku, software).

Čerpání rozpočtu musíte samozřejmě v průběhu sledovat. Úplně jednoduše to jde třeba v nástroji na projektové řízení. Nastavíte si budget u projektu nebo konkrétního To-Do listu s úkoly, hodinovku každého člena týmu a poctivě trackujete čas strávený nad úkoly. Průběžné čerpání máte pořád na očích a můžete na to pružně reagovat. Brnkačka, žádné složité výpočty. 👇

Jak se mění projektový trojimperativ v době agilních metod

Tradiční projektový trojimperativ je stále důležitou součástí každého úspěšného projektu. Ale čas, zdroje a rozsah nejsou jediné parametry, které rozhodují o úspěchu. Co ještě?

…Jsou to třeba:

• Rizika 👉 Přečerpáte rozpočet, nestíháte výsledek dodat včas, opozdí se dodávka materiálu, onemocní člen týmu a práce kvůli tomu stojí. To všechno může zásadně ovlivnit celý projekt. Jak se na to připravit? Třeba pomocí SWOT analýzy.
• Kvalita 👉Víte, jaká očekávání má klient od kvality výstupů? Domluvili jste si toleranci kvality (třeba při výrobě jídelního stolu ± 1 cm)? Projektoví manažeři si pro tyto případy sestavují plán řízení kvality.
• Přínosy 👉Jaké hodnoty má projekt přinést pro společnost? I to ovlivní práci v průběhu projektu.

Podstatným přínosem agilního řízení je primární zaměření na dodání benefitů/přínosů. Proto je do projektů tak silně zapojen produktový vlastník, který má možnost korigovat primárně rozsah tak, aby bylo dané hodnoty dosaženo.
Vratislav Čermák, konzultant osobní produktivity a projektového řízení

Je tedy důležité přemýšlet nejen nad cenou projektu, ale třeba i nad jeho hodnotou. Co přinese společnosti? A co vašemu byznysu? Shrnuje to Jan Řezáč, konzultant a designer webů:

Jak se liší práce s projektovým trojimperativem u projektů řízených tradiční waterfall nebo agilní metodou?

Jde o to, s jakými parametry můžete hýbat při plánování:

V případě projektů řízených způsobem waterfall je na začátku pevně daný rozsah, třeba stavba čtyřpatrového domu. Čas a náklady se podle toho přizpůsobují a v průběhu musíte přistupovat ke kompromisům – překročit rozpočet, prodloužit harmonogram… Vždycky to s sebou nese nějaké problémy.

A tak si agilní projekty trojúhelník otočily. Víte, do kdy a za kolik projekt dodat. Rozsah je naopak proměnná, která v průběhu roste nebo klesá podle situace. Přidáváte nové funkce a vychytávky podle toho, kolik vám zbývá času nebo zdrojů.

🚀 BONUSOVÝ OBSAH: Je pro váš projekt vhodnější agilní nebo waterfall metoda řízení? Udělejte si test.

V GoMobil a ostatních GoProjektech se soustřeďujeme na krátkodobé (kvartální) plány. Musíme umět rychle reagovat na podněty konkurence. Kvartální plán každý měsíc aktualizujeme podle toho, jak se projekt vyvíjí.
O projektovém řízení Milan Pleva, marketingový a obchodní manažer GoMobil

Jak s projektovým trojimperativem (ne)pracovali tvůrci filmu Titanic

Překročit rozsah, harmonogram i rozpočet, tak to se povedlo tvůrcům filmu Titanic. Takový přístup k trojúhelníku projektového řízení se většinou nevyplácí. ☝️ Ale oni měli kliku. Z původních 110 milionů dolarů (a to už byla v roce 1997 skutečně astronomická částka) se konečná cena vyšplhala na 200 milionů dolarů (v přepočtu přes 4,5 miliardy Kč) a snímek dokončili o půl roku déle. Přesto to nakonec byl první film na světě s tržbami přes 2 miliardy dolarů (v přepočtu přes 45 miliard Kč) a s řadou ocenění včetně několika Oscarů.

Na závěr

Teď už víte, jak s magickým trojimperativem projektu pracovat, znáte velmi dobře všechny tři parametry, tak už to jen stačí zavést do praxe. Ušetří vám to čas, peníze a určitě i nespočet stresujících okamžiků při řízení projektu.

A pokud nechcete, aby váš projekt dopadl nějak takhle…

… tak použijte Freelo. 😉

Freelo team 25. 4. 2022