Práce z domu v roce 2024: změny v legislativě, benefity a na co si dát pozor

„Firmy nemají kde brát a nábor nových zaměstnanců nebo rozšiřování kapacit je pro ně velmi náročné. Zejména, když vyžadují vysokou kvalifikaci,“ vyplývá z výzkumů Alma Career (dříve LMC). Proto dává smysl snižovat bariéry na straně zaměstnavatele. Lepší dostupnost pracoviště a větší flexibilita byly důvodem ke změně práce pro 17 % lidí. Změní tato optika váš názor na práci z domu? Čtěte o jejích benefitech a jak zajistit, aby opravdu fungovala.

Pro koho je tento článek

• Pro šéfy, CEO a vedoucí progresivních týmů, kteří mají rádi ve věcech pořádek. 
• Pro členy týmu, protože sociální změna začíná zezdola.
• Pro ty, co jsou v zaměstnaneckém poměru podle zákoníku práce. I ty, co nejsou.
  Při samotné organizaci práce totiž nehraje zásadní roli váš právní status. V tomto kontextu ovlivní spíš to, zda vás ochraňuje/něco vám nařizuje zákoník práce, nebo se domlouváte individuálně v rámci obchodních vztahů.

Proč pracovat z domu / Proč umožnit práci z domu

V Česku se stále setkáváme s názorem, že práce z domu není „pořádná“ práce, že lidi na home office perou prádlo a jejich produktivita je minimální. Určitě pár takových jedinců je, ale u lidí, kteří dokážou převzít zodpovědnost, se tohle neděje.

V mnoha oborech je problém zaměstnance vůbec sehnat. Práce na dálku vám výrazně rozšíří rybníček kompetentních a zkušených zaměstnanců.

1. Zaměstnanci odměňují flexibilitu a volnost angažovaností a motivací – ti, kteří mají povolený home office jsou v práci až o 20 procentních bodů spokojenější, což se pozitivně promítá do jejich motivace a angažovanosti.
2. Vzdálenost přestává existovat. V Česku jsou lidé zvyklí bydlet na jednom místě klidně celý život a za prací se neradi stěhují. Práce na dálku je tak další příležitost, jak nahirovat talenty klidně z druhé strany republiky.
3. Doma se schovává kvalitní pracovní síla. Řeč je o matkách na rodičovské dovolené (i tatíncích, ale těch je zatím minimum). Jak moc o práci stojí, píšou v reportu Flexibilní práce: příležitost pro české rodiče, firmy i ekonomiku.

O prvním bodu máme celou sérii článků, druhý bod je celkem snadno uchopitelný. Ale jak je to s těmi maminkami? Podívali jsme se na report a vytáhli to nejzajímavější.

Určitě nemůžeme srovnávat situaci v Česku s USA, ale vlastně ani s většinou států v Evropě, protože náš systém mateřské a rodičovské dovolené je unikátní. V USA zůstat s dětmi doma znamená velký luxus a vzdát se kariéry nadobro. U nás je naopak luxus pracující máma, který se týká spíše vysokopříjmových rodin.

A tady přichází první uvědomění si pro zaměstnavatele. U mámy v kvalifikované profesi zpravidla nejsou peníze primárním motivátorem (většinu výdělku dá stejně za hlídání), jde ji především o změnu prostředí, prestiž a viditelné výsledky – má tedy vysokou vnitřní motivaci. A motivovaný zaměstnanec je přesně to, co chcete.

Na tuto situaci reaguje například Česká spořitelna a podporuje rodiče řadou benefitů včetně založení pardubické dětské skupiny pro děti od 2 let.

„Zaměstnankyně se nám vrací i před 3. narozeninami dítěte, případně nám během rodičovské vypomáhají na DPP/DPČ. Počet pracujících rodičů (maminek) nám vzrostl meziročně o čtvrtinu,“ komentuje Petra Ondrušová, Chief Sustainability Officer v České spořitelně.

Zapojení do pracovního procesu žen, které jsou aktuálně doma pečovatelkami, vidí v Alma Career jako jedinou možnost pro růst zaměstnanosti.

Jak to udělat, aby virtuální tým fungoval

Jako hlavní problémy při práci z domu manažeři uvádějí nedůvěru, špatnou komunikaci, chybějící firemní kulturu a horší kontrolu.

Budujte důvěru na pracovišti

Velkou bariérou pro zaměstnavatele při práci z domu je nedůvěra. Šéfové vyjmenovávají, že neví, kdo kdy pracuje, lidi nereagují a nemají nad nimi kontrolu. To všechno je pravda, pokud jste zvyklí fungovat osobně v kanceláři a nic ve svých procesech nezměníte.

Důvěra musí přijít od leaderů. V Česku se dávat důvěru ještě učíme. Přistupujte k podřízeným tak, že chcete, aby byli spokojení lidé, ne zaměstnanci.

Buďte transparentní

K budování důvěry pomáhá transparentnost. Začněte třeba tím, že jako vedoucí týmů budete transparentní ohledně svých úkolů, své dovolené a časů, kdy pracujete.

Pomohou vám s tím veřejné kanály na Slacku, sdílené dokumenty na Drivu a komunikace v pracovním nástroji, jako je Freelo, Trello, Asana apod., kde jsou vidět jednotlivé úkoly, komunikace k nim a zodpovědnost za ně.

Honza Kvasnička říká:

Ať používáte jakýkoliv nástroj na projektové řízení, je nutné, abyste měli definovaná pravidla pro komunikaci. Samotný nástroj totiž není samospásný a každý jej může používat trochu jinak. Je nutné se sjednotit.

👉 Poslechněte si celý podcast Z Podpalubí

Sepište pravidla komunikace

Pokud má celý tým fungovat na dálku, tak nemůžete spoléhat na to, že „ono se to samo“, ať už je řeč o firemní kultuře nebo šíření novinek. Holt žádné klevetění u kafe se nekoná.

Někdy se může stát, že to celé stojí víc energie, než je únosné. To byl případ i Declimy, firmy na topení, chlazení a elektro z Ústí nad Orlicí. „Mezi týmy byl rozdíl v kvalitě. Zaměstnanci z větší dálky se necítili součástí firmy a vídat se jednou za 3 měsíce nestačilo ani s online meetingy. Proto jsme se rozhodli přijímat zakázky pouze v okruhu 50 km a najímat jen lokální lidi. Home office zůstal spíš jako výjimečná věc pro administrativní pracovníky a pro případ nemocných dětí,“ vysvětluje Magda Zdena Dvořáková, manažerka pro lidské zdroje.

Kapitán Freela sepsal zásady efektivní online komunikace v týmu, díky kterým se daří osobní kontakt co nejvíce nahradit. Fungují nejen při práci na dálku, ale také skvěle připravují půdu pro asynchronní komunikaci.

Využijte kouzlo asynchronní komunikace

V týmech jsou lidé pořád zvyklí komunikovat osobně a okamžitě. Houknout na kolegu zpoza monitoru, odchytit ho cestou do kuchyňky, zavolat mu, setkat se v zasedačce. Jakmile se členové týmu přesunou domů, tak najednou nevědí, jak toto nahradit, improvizují a cítí se nekomfortně.

Často manažeři ani neví, že všechna komunikace nemusí proběhnout okamžitě a že existují další nástroje vhodnější na asynchronní komunikaci než e-mail.

Říká Hana Šafková, vedoucí obchodního oddělení.

Její slova potvrzují i akademické práce na téma práce na dálku z pohledu manažera. Nástroje určené k asynchronní komunikaci v praktických částech totiž vůbec nefigurují.

Jaké nástroje se osvědčily při práci z domu i z kanceláře

Ve Freelu se práce z domu a z kanceláře příliš neliší. Všechny úkoly, podklady i komunikaci totiž řešíme přímo v nástroji, který zároveň vyvíjíme. Freelo doporučují také desítky dalších firem, organizací i živnostníků. Obecně se snažíme používat spíš méně nástrojů – práci centralizovat a zjednodušovat.

Freelo

Nástroj na projektové řízení, komunikaci a spolupráci v týmu.

Mattermost

Aplikace, kde si chatujete v reálném čase. Ideální na synchronní komunikaci. Umožňuje vytvářet i různé tematické kanály, kde se mluví o poradách, cvičení, inspiraci nebo obědě. Podobně jako ve Slacku.

Missive

Sdílená schránka na e-maily, kde má každý člen týmu svůj účet. Kolegyně ze zákaznické podpory schránku procházejí a e-maily přiřazují jednotlivým lidem podle toho, koho se týkají.

Google Meet

Na videohovory se sdílenou obrazovkou. Podle Freela jsou jiné nástroje nespolehlivé nebo postrádají důležité funkce.

Loom

Tato aplikace umí nahrát obrazovku, webkameru i zvuk. Kolegovi pak jen pošlete odkaz do Freela a on se podívá, až bude mít čas. Tím se minimalizuje komunikace v reálném čase, tedy vyrušení při práci.

Poznejte paragrafy: práce z domu 💡

Do roku 2023 hovořil zákoník práce stručně. Pojem „práce z domu“ vůbec neznal a museli jsme si vystačit s jediným paragrafem – § 317 o „práci mimo pracoviště zaměstnavatele“ Koronavirová pandemie ale ukázala, že je načase, aby dala do pohybu vznik novely, která z většiny nabyla účinnosti 1. 10. 2023. Část změn, zejména právo na dovolenou pro dohodáře nabyla účinnosti 1. 1. 2024.

👉 Práce na dálku je nově ukotvená v zákoně. 🎉

Novela řeší více témat, ale teď se zaměříme na změny ohledně práce na dálku (homeworking).

4 změny v home office: novela zákoníku práce

Doba COVIDová přinesla, kromě jiného, posun v digitalizaci firem. Najednou museli práci na dálku vyzkoušet i tam, kde o tom zaměstnanci pouze snili. Ačkoliv to bylo náročné, ukázalo se, že pracovat z domu lze. Řada firem proto home office zcela nezrušila ani po ukončení nouzového stavu. Na vzniklou situaci proto nyní (se zpožděním) reaguje novela zákoníku práce.  Dohoda o práci na dálku

Zaměstnavatel je povinen uzavřít se zaměstnancem písemnou dohodu o práci na dálku. Tuto dohodu lze vypovědět s 15denní výpovědní lhůtou (ale v dohodě lze stanovit jinou délku, nebo i možnost výpovědi zrušit).

Nařízení práce na dálku

Práci z domu je možné nařídit pouze za určitých okolností. Pokud jiný zákon např. krizový zákon nebo zákon o ochraně veřejného zdraví stanoví, zaměstnavatel bude moct nařídit práci z domu na nezbytně nutnou dobu.

Náhrada nákladů na práci na dálku

Již dříve bylo stanoveno, že zaměstnavatel má uhradit zaměstnanci náklady na práci z domu. Závislá činnost se totiž provádí na náklady zaměstnavatele. Avšak nikde nebylo řečeno, jak má tato úhrada probíhat. Většina zaměstnanců ji proto nepožadovala.

Novela proto přináší 3 možnosti, jak se k úhradě nákladů na práci z domu postavit. 

1. Paušální částka: V písemné dohodě nebo ve vnitřním předpisu se stanoví, že náklady vzniklé při práci na dálku budou kompenzovány formou paušální částky. Ta v roce 2023 činí 4,60 Kč za hodinu práce dle vyhlášky č. 299/2023. K 1. lednu každého roku, nebo pokud si to okolnosti vyžádají, bude tato vyhláška aktualizovaná.
2. Písemně se zaměstnanec a zaměstnavatel dohodnou, že náklady nahrazovat nebudou. Vzniká tak výjimka z pravidla, že závislá činnost se provádí na náklady zaměstnavatele.
3. Pokud není stanoveno jinak, bude zaměstnavatel nahrazovat pouze prokázané náklady.

Zaručený home office pro rodiče nebude

Novela zákoníku práce transponuje směrnici 2019/1158 o rovnováze mezi pracovním a soukromým životem rodičů a pečujících osob (směrnice WLB). Tato směrnice říká, že by těhotné ženy, rodiče a pečující osoby o děti do 15 let nebo závislé osoby se středně těžkým a těžším stupněm závislosti měli mít možnost pracovat z domu.

Český zákon však rodiče zklame. Zejména pokud očekávali, že o práci z domova budou moct žádat podobně jako o zkrácení či jiné úpravy pracovní doby. Tedy jim muset být vyhověno, pokud tomu nebrání závažné provozní důvody (§ 241 zákoníku práce, zák. č. 262/2006 Sb., ve znění pozdějších předpisů).

Nakonec se do zákona dostalo právo písemně zažádat o práci z domu. Pokud ji zaměstnavatel neumožní, má povinnost to písemně odůvodnit. Čili kromě dvou popsaných papírů navíc se nic nezměnilo.

JUDr. Tereza Patočková, právní poradkyně Aperio, je z finálního znění rozčarovaná: „Ve finální podobě nás překvapila nejen úprava omezující se de facto na povinnost zaměstnavatele poskytnout písemné odůvodnění v případech, kdy žádosti nevyhoví, ale i zavedení věkové hranice 9 let u dětí pečujících rodičů.“

Naštěstí řada zaměstnavatelů práci z domu i díky zkušenostem z doby koronavirové umožňuje a (nejen) rodiče ji hojně využívají. Záleží tedy na komunikaci se zaměstnavatelem. Pokud se nedaří dobrat uspokojivého řešení, doporučuje Aperio Poradna pro mámy a táty zvážit mediaci.

Co si jako zaměstnavatel musíte pohlídat při práci z domu

Písemná dohoda o práci na dálku: tu musíte mít s každým zaměstnancem, který z domu pracuje. Dříve stačilo patřičně upravit místo výkonu práce v dodatku smlouvy. Se stávajícími zaměstnanci tuto dohodu musíte mít uzavřenou k 1. 11. 2023.

• Místo výkonu práce na dálku, nebo více míst. (Stále se úplně nepočítá z prací z pláže nebo coworkingu).
• Způsob komunikace mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem
• Způsob kontroly provádění práce
• Rozvržení pracovní doby, například to, zda si ji zaměstnavatel určuje sám a za jakých podmínek.
• Trvání této dohody na dobu určitou nebo neurčitou.
• Možnost vypovědět dohodu o práci na dálku a délku výpovědní lhůty. Standardně se počítá s 15 dny.
• Otázky týkající se BOZP.
• Zda bude zaměstnanec práci z domu kombinovat s výkonem práce na pracovišti a v jakém rozsahu bude vykonávána.

Vnitřní předpis ohledně práce z domova není povinný, ale ušetří vám čas a nervy, pokud v něm práci z domu ošetříte, budete si později děkovat.

• Náhrada nákladů za práci z domova.
• Pokyny ke stanovování pracovní doby, pokud si zaměstnanec určuje pracovní dobu sám. (Aby si ji nenastavoval na dny a časy, za které náleží příplatek (práce v noci, víkendy, svátky).
• Komunikační kanály používané při práci z domova, reakční doby, vykazování odpracovaného času apod.

Právní úprava práce z domu je relativně volná, jelikož nelze obsáhnout všechny varianty, které v různých oborech mohou nastat. Je na zaměstnavateli a zaměstnanci, aby se na konkrétnostech domluvili. 

S vnitřním předpisem budete nejspíš potřebovat pomoc právníka. V eLegal pochopili svého zákazníka a nabízejí ho v rámci balíčku dokumentace k novele zákoníku práce.

Boříme mýty o práci z domu

Může zaměstnavatel práci z domu nařídit? Ne, pokud nebyl krizový zákon nebo zákon o ochraně veřejného zdraví. A i v tom případě to je na omezenou dobu.

Zaměstnavatelé proto nemůžou na růst ceny energií reagovat povinným home officem, aby převedli své náklady na zaměstnance. (To by se i s paušálem 4,60 Kč vyplatilo.)

Co home office a stravenky – má na ně zaměstnanec právo? Jak se to vezme. Právo určitě nemá. To nemá ani při výkonu práce na pracovišti. Stravenky jsou totiž benefit a jejich přidělování se řídí vnitřním předpisem. Určitě má ale zaměstnanec i na home office právo na zákonnou přestávku na jídlo po 6 hodinách nepřetržité práce.

Jakou práci lze dělat z domova

Pokud teprve stojíte před prahem pracovního života, nebo zvažujete kariérní změnu, a víte, že možnost práce z domu je pro vás z jakéhokoliv důvodu důležitá, podívejte se na profese, kde zpravidla nebývá problém pracovat z domu.

👉5 argumentů pro práci z domu očima psycholožky

Administrativa a management:

• Virtuální asistent
• Projektový manažer: Podrobnosti v článku Trendy v projektovém řízení
• HR specialista
• Koordinátor zákaznické podpory

Technologie a IT:

• Softwarový vývojář (programátor)
• IT konzultant
• Technická podpora
• UX/UI Designer
• Datový analytik
• Bezpečnostní specialista (cybersecurity)

Kreativní a digitální média:

• Grafický designér
• Digitální marketér
• Copywriter
• Webový designér
• Video editor
• Fotograf s možností práce z domova (např. produktová fotografie)
• Správce sociálních sítí

Obchod a marketing:

• Obchodní zástupce
• E-commerce specialista
• SEO/SEM specialista
• Affiliate marketér
• Social media manažer

Finanční služby a účetnictví:

• Účetní
• Finanční analytik
• Poradce pro osobní finance
• Daňový poradce
• Auditor (částečně)

Vzdělávání a školení:

• Online tutor (doučování)
• Učitel jazyků
• Tvůrce online kurzů

Počítejte s tím, že v Česku pracovat na full-remote jako zaměstnanec bude poměrně obtížné (ne však nereálné). Firmy zpravidla požadují osobní přítomnost v kanceláří 3-4 dny v týdnu, popřípadě alespoň nárazově kvůli stmelení kolektivu, komunikaci, firemní kultuře a například u správců sociálních sítí i kvůli tvorbě obsahu.

Kdy zákon zakazuje nosit práci domů

Že si domů nevezmete soustruh, je jasné. Od lékařů bychom home office také neočekávali. Ale z domu se nesmí dělat i řada „kancelářských“ profesí a administrativních činností. Řeč je například o sociálních pracovnících. Spisy jejich klientů jsou totiž v režimu důvěrné. To znamená, že musí mít úplnou listinnou podobu a mohou do nich nahlížet pouze pověřené osoby. Nesmí se vynášet z pracoviště a pokud s nimi sociální pracovník zrovna aktivně nenakládá, mají být bezpečně uloženy pod zámkem.

V rámci digitalizace státní správy na to snad budou zákonodárci myslet. I sociální pracovníci a další státní zaměstnanci mají právo žít v 21. století.

Historické okénko: Nemyslete jako v 19. století

Práce z domu není tak nový koncept, jak by se zdálo. Práce doma a mimo domov se začala významněji oddělovat až po průmyslové revoluci, kdy se lidé ze statků stěhovali do měst za prací v továrnách.

Továrny vznikly primárně proto, aby bylo možné dělníky při práci kontrolovat. Přitom práce v tehdejší kanceláři vypadala obdobně jako doma – kanceláře byly vybavené pohodlnými křesly, kanapem, záclonkami, kouřilo se v nich a servírovalo občerstvení.

Tzv. domácká práce však zůstala a měla své místo dokonce v zákonech (zákon o domácké práci a dále jeho prováděcí nařízení vlády č. 628/1920 Sb.). Představte si například švadlenu, hrnčíře, kteří dostávají zakázky od „nadřízeného“, ale dělají je doma.

Ze strany státu byl tlak domáckou práci eliminovat. Jednak kvůli tomu, aby mohli transparentně vybírat daně, jednak proto, že v 19. a 20. století se domnívali, že svědomitě pracovat lidé budou pouze pod dozorem. Po roce 1965 byla domácí práce zúžena, protože tehdejšímu Československu hodnotově nevyhovovalo pracovat individuálně doma bez dohledu socialistické společnosti.

Lidé si ji však chtěli mermomocí udržet, aby si mohli určovat, kdy budou pracovat, a snáze kombinovat práci s péčí o děti, zvířata, nemocné a další závislé bytosti. V tom se od našich předků nijak nelišíme, že?

Freelo team 22. 2. 2024