Vše o výběrovém řízení: Kde hledat zaměstnance

Polovina roku 2023 vnáší optimismus do trhu práce. Firmy plánují doplnit stavy po tom, co na konci předchozího roku zamrazily výběrová řízení v obavách z nadcházející krize. To znamená opětovný přesun sil směrem k uchazečům, kteří mají pocit, „že si můžou vybírat“. Nábor na trochu složitější pozici přitom firmu stojí kolem 300 000 Kč (spočítali  ve flow-r), takže motivace zvládnout výběrové řízení co nejrychleji a hlavně napoprvé, je obrovská.

Než se pustíte do čtení, vyznáte se v názvech HR pozic a dalších pojmech souvisejících s náborem?  👉  Záda vám kryje slovníček HR pojmů od LMC.

Nábor od začátku do konce

Nábor zaměstnanců, jakožto součást řízení lidských zdrojů, probíhá neustále. Někdy je hledání intenzivní a jindy jen sbíráme kontakty, které přišly samy od sebe, a udržujeme dobrou pověst podniku. Aktivní hledání lze rozdělit do 7 kroků.

1. Definice role

Nejprve si ujasněte, jak ten jednorožec, kterého hledáte, má vypadat. 🦄

Potřeby zaměstnavatele

• Jaké jsou zodpovědnosti a kompetence člověka na dané pozici.
• Jaký je na pozici alokovaný budget.
• Jak se pozice jmenuje.

S názvy pozic to není jednoduché, např. Marketing Manager v korporaci znamená 7+ let v marketingu, minimálně roční zkušenost se salesem, vedením týmu a marketingovým výzkumem. V menší firmě nebo start-upu však nemusí mít ani jeden z těchto požadavků. Možná to, co si představujete, ani žádný zaběhnutý název nemá. Proto pište i konkrétní představy, co by měl mít člověk za sebou.

Dovednosti, znalosti alias „skill set“

Ujasněte si, co váš člověk musí umět a co je tzv. „nice to have“ , čili to není podmínkou. Zvažte junioritu/senioritu člověka podle svého rozpočtu, ale také podle odpovědnosti, kterou má převzít, a podle podpory, kterou mu můžete poskytnout.

Vzdělání

Pokud vzdělávání neurčuje zákon, zamyslete se, zda ho kandidát opravdu potřebuje. Respektive, zda je nutné, aby měl formální vzdělání (maturitu, vysokou školu), nebo zda stačí, že potřebné znalosti a dovednosti načerpal jiným způsobem.

Charakterové vlastnosti

Promyslete si, jaké charakterové vlastnosti od úspěšného kandidáta očekáváte. Má být spíše introvert, spíše zaměřený na detail, nebo vizionář? Na charakterové vlastnosti dejte největší pozor. Ty se jen těžko mění.

2. Tvorba inzerátu: Jak najít zaměstnance

Inzerát umístěný na pracovním portálu určitě není jedinou metodou oslovení potenciálních uchazečů o zaměstnání. Každopádně budete potřebovat text, ve kterém nabídka zaměstnání bude shrnutá.

Jak napsat inzerát

Psaní inzerátů zpravidla mají v popisu práce HR business partneři nebo majitelé firem, kteří ho delegují dále na HR generalisty, back office managery apod. Většinou je kontroluje hiring manager. U složitějších pozic zvažte zapojení copywritera, aby pracovní inzerát skutečně zaujal.

Uvádějte konkrétní příklady.

Třeba často skloňovaná flexibilita pro každého znamená něco jiného:

• Můžu pracovat kdykoliv, kdykoliv, hlavně, ať je práce hotová.
• Můžu začít mezi 8. a 9. hodinou ranní.
• Nemůžu nic, ale šéf mi bude volat o víkendu.

Vyhýbejte se klišé.

Fráze jako „dynamicky se rozvíjející firma“ nebo „mladý kolektiv“ rovnou škrtněte. To první neříká vůbec nic. To druhé zavání diskriminací na základě věku.

Tykat, nebo vykat? 

Tykání v inzerátech začalo být in zhruba před 10 lety. Firmy se chtěly odlišit a ukázat, že jsou mladé duchem a pokrokové. Dnes se však od tykání v inzerátech upouští. Pokud je tykání velkou součástí vaší firemní kultury a víte, že budete v pohodě s tím, že vám kandidát bude také tykat, tak samozřejmě tykejte.

Fotka do CV ano, nebo ne? 

Z právního hlediska fotku požadovat nemáte, protože byste se mohli dopouštět diskriminace na základě vzhledu. Na druhou stranu vám ji ale řada uchazečů pošle, protože se řídí poučkou, že jejich CV bude s fotkou zapamatovatelnější. Pokud vás zaujme kandidát, který fotku nemá, a vy opravdu nutně potřebujete vědět, jak vypadá, podívejte se na sociální sítě, nebo si s ním domluvte krátký hovor s kamerou.

Diskriminace ještě jednou 

Dávejte si pozor na formulace typu: „Hledáme maminky na mateřské, důchodkyně…“ nebo „Jsi mladý a plný elánu?“ Vše jsou diskriminační fráze.

Uvádět mzdu, nebo ne? 

Tohle (zatím) neupravuje zákon, avšak v poslední době se stává součástí kultury dobrého HR rozmezí mzdy uvádět, což má přispět k vyrovnání platů mužů a žen, tzv. gender pay gap. Nenechávat si téma peněz až na finální nabídku může ušetřit čas oběma stranám. My ve Freelu odměnu zveřejňujeme.

Kam inzerát zveřejnit: Kde hledat zaměstnance

Vhodné umístění se odvíjí od inzerované pozice i rozpočtu, kterým disponujete. Za inzerci pracovních míst je nutné (téměř vždy) zaplatit.

• Pracovní portály všeobecné jako Jobs.cz nebo se speciálním zaměřením, např. Techloop.io.

👉 Kompletní přehled pracovních platforem

• Profesní média: odborná tištěná i online média mívají sekci kariéra, ve které je možné inzerci zakoupit. Například časopis lékařské komory Tempus Medicorum.
• Profesní facebookové skupiny jako Projekťáci a projekťačky, Holky z marketingu, Copywriteři a další psavci, Frontendisti, … Podmínky inzerce práce raději nejprve ověřte v pravidlech skupiny nebo přímo se správcem.
• Newslettery oborových skupin.
• Webové stránky a newslettery středních a vysokých škol.
• Sociální sítě prostřednictvím sdílení od stávajících zaměstnanců.

Kromě zveřejňování inzerátů myslete také na přímé oslovování, neboli headhunting. Dnes často probíhá přes LinkedIn.

To se týká především obtížně obsaditelných pozic. To jsou ty, které zůstávají otevřené déle než měsíc. Existují skoro ve všech oborech, jmenovitě jsou to řemeslníci, linioví vedoucí do výroby, lékaři, zdravotničtí pracovníci a programátoři. Tito lidé zpravidla práci nehledají.

Nabíráte programátory? 👉 Čtěte: Průzkum mezi programátory: Na co je nalákat do firmy v roce 2023? Význam peněz roste

Obory s nedostatkem pracovníků jsou v současnosti také cestovní ruch, hotelnictví a gastro (v USA se setkáte se zastřešujícím pojmem hospitality, v Evropě Horeca).

3. Jak zpracovávat příchozí odpovědi

Ideálně vymyslete takový způsob sbírání odpovědí, aby vám všechny přihlášky padaly na jedno místo. Určitě nechcete, aby vám nějaký nadějný kandidát zapadl. Nejen že o něj přijdete v tomto výběrovém řízení, ale když se mu vůbec neozvete, logicky na vás zanevře i do budoucna.

Často se v profesních skupinách na Facebooku inzerenti práce „rozčilují“, že jim lidé odpovídají do zpráv nebo píšou komentáře typu: „více info pls“ nebo „sz“. Přitom je pochopitelné, že lidi reagují takovým způsobem, který je na dané sociální síti běžný. Pokud se tomuto chcete vyhnout, napište do textu inzerátu jednoznačné pokyny, jak se na pozici přihlásit. Například: „Zašlete e-mail s předmětem Pozice_prijmeni na adresu prace@zadavatel.cz a připojte CV na 1 A4.“ Zda to kandidát dodrží, bude první síto.

4. Nejdřív pohovor, nebo vypracovat úkol

Zapeklitá otázka, na kterou neexistuje jednoznačná odpověď. „Zpravidla jsou 3 situace, ve kterých se zadavatel práce uchýlí k testovacímu zadání,“ vysvětluje HR Specialist, Oľga Fajkusová.

1. Potřebuje vyfiltrovat lidi, se kterými bude v individuálním kontaktu. Typické u pozic, kde počet uchazečů výrazně převyšuje počet pracovních míst. Mělo by se jednat o menší úkol, který ověří, zda uchazeč vůbec ví, kam se hlásí.
2. Zjišťuje reálnou dovednost – zpravidla se nazývá zkušební zadání. Může být klidně před osobním pohovorem, ale zpravidla úkolu předchází alespoň krátký telefonát, ve kterém si ověříte shodu v zásadních kompetencích a faktorech jako je termín nástupu, mzda apod.
3. Ověřuje schopnosti pro konkrétní projekt – někdy mívá i větší rozsah, například adept na marketingového ředitele dostane za úkol navrhnout marketingovou strategii, adept na průvodce v Montessori škole zase naplánovat den výuky.

Kdybyste měli pocit, že se vám nehlásí kvalitní lidi, zkuste jako jednu z možností ověřit, zda je neodrazujete příliš náročným úkolem. I když ho nezadáváte rovnou, věřte, že se jeho znění mezi lidmi rozkřikne.

Kandidáti můžou pojmout podezření, že:

• Výběrové řízení jen předstíráte a snažíte se vykrást nápady nebo chcete práci zadarmo.
• Nevážíte si volného času uchazečů a nebudete si vážit volného času ani zaměstnanců.
• Neuvědomujete si náročnost úkolu, tudíž nebudete dobrým šéfem.

Já osobně nerada dávám úkoly, dokud se kandidát neviděl s někým z firmy. U každé pozice máme trochu jiný proces výběrového řízení, ale nejčastěji dáváme úkol po prvním kole, kde kandidát viděl HR i hiring manažera (chodíme dohromady),

sdílí zkušenosti Silvie Kaderka, People Business Partner v Bonami.

5. Jak zorganizovat pohovory

Možností, jak vybrat vhodného kandidáta, je víc. Nejčastěji se kontakt s kandidátem při přijímacím řízení skládá z těchto etap:

• Prescreening: telefonický nebo online video hovor pro rychlé zjištění, zda jsou splněná základní kritéria.
• Písemný test: u některých pozic je potřeba projít testem např. logického myšlení.
• 1. kolo pohovoru: někdy jen s HR, někdy i s hiring manažerem.
• 2. kolo pohovoru: s vedoucím oddělení nebo celého businessu.

Zvolte vhodný typ pohovoru podle obsazované pozice. Všeobecné oblíbenosti se těší metoda behaviorálního pohovoru STAR, kdy uchazeč popisuje situaci-úkol-aktivitu-výsledek.

Setkání nemusí probíhat formou pohovoru, ale také např. formou assesment centra, kde uchazeči spolu interagují a vypracovávají skupinové i samostatné úkoly přímo na místě. To je ale poměrně drahá a na přípravu náročná varianta.

6. Jak komunikovat s odmítnutými účastníky výběrového řízení

I když to je náročné a někdy až nereálné, snažte se ze slušnosti odpovědět všem uchazečům. Jsou potenciálními zákazníky a můžou vás doporučit jako zaměstnavatele svým známým. U těch, kde vidíte alespoň nějaký potenciál se zvlášť snažte rozloučit na dobré notě. Třeba na sobě zapracují a stanou se prospěšnými členy týmu v budoucnu.

Jen pozor, že osobní údaje účastníků výběrového řízení (včetně kontaktů) nesmíte bez jejich souhlasu uchovávat déle než do konce zkušební doby vybraného uchazeče. Tehdy totiž končí váš oprávněný zájem. S výslovným souhlasem pak můžete osobní údaje uchovávat déle (zhruba 3 roky).

7. Jak komunikovat s vybraným účastníkem výběrového řízení: preboarding

Aby si to nový kolega v hluchém místě mezi pohovorem, nabídkou a nástupem nerozmyslel, nepodceňte komunikaci. Pošlete například materiály o firmě k nastudování, začleňte ho do interní komunikace firmy, dejte mu jasný plán, co se bude dít během prvních dní. Tomuto procesu se říká preboarding.

Zákonné náležitosti náboru

V rámci preboardingu vyřešíte valnou většinu zákonných povinností, které jako zaměstnavatel máte.

Vstupní prohlídka do zaměstnání

Povinné prohlídky u lékaře od roku 2023 nejsou povinné pro všechny zaměstnance. Nízkorizikoví zaměstnanci, zejména v kancelářských profesích, tak mají o starost míň a zaměstnavatelé šetří náklady. Dopad na nemoci z povolání by měl být minimální.

GDPR při náboru zaměstnanců

Dříve byl první dokument, který uchazeč podepisoval, pracovní smlouva. Dnes je tím prvním lejstrem spíše souhlas se zpracováním údajů – vzor. Nemusí však mít nutně papírovou podobu. Lze ho nahradit i zaškrtávacím tlačítkem na webu.

Zdanění náborového příspěvku

Náborový příspěvek je další lákadlo na obtížně obsaditelné pozice. Často ho nabízí zaměstnavatelé pracovníkům ve výrobě, setkávají se s ním také lékaři a zdravotní sestry v méně oblíbených oblastech republiky.

Pro zaměstnavatele je náborový příspěvek daňově uznatelným nákladem. Zaměstnanec příspěvek daní a odvádí z něj zdravotní a sociální pojištění. Nejen proto je značně problematické vymáhat vrácení náborového příspěvku v případě nesplnění podmínek náboru. Proto si vyplácení promyslete a dobře smluvně ošetřete.

Vyplácet náborový nebo jiný motivační příspěvek (např. za doporučení zaměstnance) v poukázkách na léčebné nebo hygienické účely kvůli osvobození od daně není z účetního hlediska správně. Příspěvek je totiž příjem přijatý v souvislosti s budoucím výkonem závislé činnosti, tedy podléhá zdanění, na rozdíl od poukázek na léčebné účely v rámci zaměstnaneckých benefitů. (Zdroj)

Onboarding

Onboarding proces neboli nalodění jsou speciální aktivity probíhající od prvního dne v práci do konce zkušební doby, kterými se snažíte nového kolegu co nejlépe začlenit. Berte to jako adaptační fázi, během které zjišťuje, jak fungují jednotlivá oddělení, poznává kolegy a důkladně se seznamuje s projekty, na kterých bude pracovat. Kvalitní onboarding přispívá k nižší fluktuaci zaměstnanců. 

Nejčastější metody onboardingu

V průběhu onboardingu hraje nejdůležitější roli hiring manager, tedy nadřízený, který nového člena týmu přijímal. Zapojují se však i kolegové v týmu a HR. Jak konkrétně, závisí na zvolené metodě.

1. Buddy systém

Vyberete seniornějšího (a přátelského) kolegu, který pomůže nováčkovi se všemi náležitostmi nové pozice. V ideálním případě mu uberte z běžné pracovní náplně, aby měl skutečně čas se nováčkovi věnovat. Tato metoda je výhodná pro nováčka v tom, že vždy ví, za kým jít, a nemusí se tolik stydět klást otázky.

2. Shadowing

V zásadě je velmi podobný jako buddy systém, ale zatímco buddy pracuje většinu času samostatně, během shadowingu je nový kolega zkušenějšímu pořád za zády jako stín. Kouká mu pod ruce a tím se učí nejen, jak dělat danou práci, ale také se přirozeně adaptuje na firemní kulturu.

3. Systém šampionátů

Ve větší firmě se nový kolega seznamuje s mnoha odděleními, interními systémy a procesy, se kterými se nesetkal nikdy dřív, jelikož jsou pro danou firmu unikátní. V takovém případě dává smysl přiřadit zaměstnancům tzv. šampionáty.

Například Maruška má na starosti objednávkový systém, Eliška zase nástroj na plánování launche, Honza práci s výsledovkou a Jana grafiku. Nový zaměstnanec dostane seznam všech témat, se kterými se má seznámit, a sám se s daným šampionem domluví na termínu a formě „školení“.

4. Rotace práce

Stále oblíbenější metoda, která kolegovi pomůže zorientovat se v tom, jak práci vykonávají jiná oddělení. Nový kolega si vyzkouší práci ve všech odděleních včetně třeba výroby a skladu. Tento systém je typický pro internship nebo graduate pozice, ale není to podmínkou.

5. Systém školení

Správná adaptace se neobejde bez vzdělávání. Zahrňte do něj seminář o vizích firmy i školení, kde nováčkovi představíte jeho první KPI.

Onboarding pomocí Freela

Ve Freelu se nám osvědčilo mít celý onboarding shrnutý v jednom projektu. Jakmile je nový námořník vybraný, HR mu založí projekt s názvem Onboarding + jméno námořníka. Ve spolupráci s hiring manažerem a kapitánem mu tam zkopíruje ze šablony relevantní informace jako jsou:

• Seznámení s firemní kulturou a základními procesy, tzv. FAQ pro námořníky.
• Přístupy do všech programů a nástrojů, které bude potřebovat.
• Vzdělávací dokumenty jako FAQ pro zákaznickou podporu, notičky pro copíky apod.
• První úkoly, na kterých bude pracovat.
• 1:1 retrospektiva.

Výhodou šablon ve Freelu je, že lze defaultně nastavit termíny. Například tak, že den nástupu je Den 0 a vstupní lékařská prohlídka má proběhnout nejpozději D mínus 10.

Nebojte se, že vám tvorba šablony zabere hodně času. Pokud už máte jednotlivé body někde sepsané, snadno je do Freela vložíte pomocí textového souboru.

Není ani nutné, aby měl do Freela přístup každý nastupující zaměstnanec. Například u pozic v provozu úkoly může odškrtávat manažer, kterému projekt slouží jako checklist. Jeho nadřízený může do projektu kdykoliv nahlédnout a sám si ověřit stav onboardingu.

Když chcete zaměstnance informovat, například o dokumentech, které si má donést v den nástupu, jednoduše mu příslušný úkol nasdílíte přes veřejný odkaz.

Jak předávat firemní know-how

Možností je bezpočet a v každé firmě bude fungovat něco trochu jiného. Podívejte se na pár tipů.

Google dokumety

Jednoduchý způsob, který využíváme pro delší texty plné obrázků a odkazů. Odkazy na ně si připínáme do Freela k úkolům, abychom je snáz nacházeli.

Šablony

Na opakované To-Do listy jsme nenašli nic lepšího. Když si šablonu přečtete, seznámíte se s procesem. A pak si ji rovnou zkopírujete a začnete odškrtávat.

Myšlenkové mapy

Projekt se zobrazením úkolů v myšlenkové mapě také krásně poslouží jako vizualizace procesů ve firmě. Jednotlivé úkoly pak slouží jako informační stránky.

Obrázek 10: V myšlenkové mapě si firemní procesy snadno představíte.

Poznámky

Připněte k projektům nebo To-Do listům poznámky, ve kterých vysvětlíte, jak s projektem pracovat.

Zpětná vazba v průběhu onboardingu

Pravidelná zpětná vazba je důležitá neustále, v období onboardingu pak obzvlášť. K plánování využijte opakovaný úkol. Během zkušební doby se setkávejte častěji než jednou za měsíc.

👉 Čtěte také:10 tipů na efektivní zpětnou vazbu

Offboarding a outplacement

Offboarding je smutnější sourozenec onboardingu. Důkladné šablony vás podrží, i když se se zaměstnanci budete loučit – odebíráte přístupy a berete si zpět pracovní pomůcky, které jste vydali při nástupu. Pokud zaměstnanec odchází v dobrém, třeba pečovat o rodinu nebo do důchodu, je to samozřejmě jednodušší. Pokud odchází nedobrovolně, obrňte se proti negativním emocím.

Hořkou pachuť odchodu zmírňuje outplacement, což je zjednodušeně řečeno pomoc s překlenutím náročného období a s hledáním nové práce. Součástí může být vzdělávání, pomoc s přípravou životopisu, hlídání dětí i finanční injekce.

Proč udělat výběrové řízení pro uchazeče co nejpříjemnější

• Podpoříte výkon vhodného kandidáta. 

Pohovory jsou pro uchazeče stresující a ne všichni podávají ve stresu dobré výkony. Určitá odolnost vůči stresu je samozřejmě žádoucí, ale zvažte, jak moc ji chcete testovat během samotného pohovoru. Pohovor proto přizpůsobte pracovní pozici. Abyste zbytečně nepřišli o člověka s kvalitní expertízou. Například programátor se během výkonu práce nebude setkávat tváři tvář s několika novými lidmi každý den a souvisle jim něco prezentovat, tak proč to chtít u pohovoru.

• Získáte nového zákazníka. 

Když ne teď, tak třeba v budoucnu. Chovejte se proto k uchazeči s podobnou úctou jako ke svým zákazníkům.

• Rozšíříte dobré Word of Mouth. 

I když se z kandidáta nestane nový zaměstnanec, pořád o vás může pozitivně mluvit a přilákat nové zaměstnance a zákazníky.

Markeťačka Lucie říká: „Dělala jsem pohovor do FMCG firmy, která je dlouhodobě mým love brandem. Už během prescreeningu se ukázalo, že pozice a já nejdeme dohromady. Vše naštěstí proběhlo civilně a důstojně. Bylo vidět, že si váží svého i mého času. Díky tomu mi nezůstaly žádné negativní pocity, dál tam pravidelně nakupuji a ráda doporučím kamarádům, aby se v budoucnu do výběrka přihlásili.

A co dál?

• Ulovte toho nového zaměstnance a mrkněte se, jak ho správně odměňovat 👉Velký přehled odměňování zaměstnanců. O co zaměstnanci doopravdy stojí?

Freelo team 4. 9. 2023