Co je projektové řízení a jak vám pomůže zvýšit efektivitu týmu

Pouze necelá polovina firem považuje zavedení projektového managementu za důležité. Přitom statistiky mluví jasně:

• 67 % – V průměru o tolik víc projektů selže firmám, které podceňují projektové řízení.
• 11 % – Tolik zdrojů vyplýtvají firmy na zbytečné procesy spojené se špatně zavedeným projektovým řízením.
• 37 % – Tolik selhání projektů způsobí špatně definované cíle.

Ale dost bylo čísel – víte, co byste měli udělat pro to, aby do těchto statistik nespadal i váš projekt? Najděte si chvilku a zjistěte to v našem komplexním průvodci projektovým řízením. Protože pár minut čtení se oproti neúspěšnému projektu vyplatí, no ne? 🙂

Co je projektové řízení

Řízení projektů (nebo také projektový management či projektové řízení) je v podstatě naplánování kroků, které vedou od nápadu až k vyhodnocení hotového projektu. Cílem projektového řízení je úspěšná realizace projektu. Není to ale jen o všeobecně známém projektovém trojimperativu, je to soubor hned několika důležitých činností ve všech fázích (od zahájení, plánování přes realizaci až po vyhodnocení projektu).

Dejme tomu, že máte skvělý nápad na projekt a chcete ho zrealizovat. Co dál? Aby všechno klaplo, musíte v rámci řízení projektu nejdříve:

• definovat cíl projektu (čeho chcete dosáhnout a proč – například nového designu vašeho webu kvůli vyšší návštěvnosti),
• definovat účel projektu (měřitelný efekt po dokončení projektu – například o 30 % vyšší návštěvnost webu během 6 měsíců),
• určit metody a techniky řízení projektu vhodné pro váš projekt,
• sestavit tým v čele s projektovým manažerem (mrkněte se, jak na to a proč je důležitá role projektového manažera),
• naplánovat harmonogram projektu (do kdy chcete dosáhnout cíle – termíny úkolů, větších milníků a ukončení projektu),
• rozdělit úkoly (aby všichni věděli, co mají dělat a za co odpovídají),
• vytvořit rozpočet (ve fázi zahájení odhadem, ve fázi plánování výpočtem),
• naplánovat komunikaci v týmu (meetingy, jakou formou, jak často apod.),
• stanovit možná rizika projektu (třeba pomocí SWOT analýzy).

No dobře, ale jak to zvládnout prakticky? Jak si v tom všem udělat pořádek? Jak to celé nastavit a jak jednotlivé kroky organizovat? 👇

Proč ve firmě zavést software na řízení projektů

Jasně, jde to třeba v excelovských tabulkách, e-mailech, na flipchartu…

…ale není to zrovna praktické. Mnohem efektivnější organizaci práce vám zajistí software na řízení projektu. V takovém nástroji můžete přiřazovat úkoly, komunikovat se všemi účastníky na projektu včetně externistů, hlídat rozpočet a termíny nebo třeba měřit čas strávený na úkolech i celém projektu.

Skvělé je, že si neustále udržujete přehled a můžete se kdykoli vrátit k tomu, o čem se kdy diskutovalo. Přesně víte, kdo na čem pracuje, jak dlouho mu to trvalo, jaký vliv to mělo na rozpočet. Takže už žádné zbytečné porady a hledání informací v hromadě ručně psaných lístečků. 🥳

Jak správné projektové řízení zvýší efektivitu práce a týmu

Statistiky v úvodu tohoto článku jasně ukázaly, že není radno podcenit projektové řízení. Se správně nastaveným project managementem a schopným projektovým manažerem totiž:

1. máte větší pravděpodobnost, že projekt úspěšně dokončíte,
2. ušetříte čas a náklady (díky dobře naplánovanému harmonogramu a rozpočtu),
3. vedete efektivní, rychlou a přehlednou komunikaci s celým týmem,
4. znáte rizika projektu a dokážete na ně reagovat,
5. je větší pravděpodobnost vyšší ziskovosti projektu,
6. máte neustále přehled o stavu projektu.

Když to nejde podle představ…

Je to normální a měli byste na to být připraveni. Vždycky všechno prostě nejde tak, jak jste si naplánovali. A platí to i pro řízení projektu, kdy dennodenně čelíte výzvám a nečekaným problémům. Jak si s nimi poradit? Třeba najet na čím dál oblíbenější agilní metody. Ty vám umožňují vést projekt flexibilně, vytvářet strategii v průběhu a nevázat se na rok starý plán.

Budoucnost projektového řízení: Jak se připravit na technologické a společenské změny?

Technologie, ekonomika i společnost se vyvíjí čím dál rychleji a dotkne se to i oboru, jako je projektový management (mimochodem, skutečně se projektové řízení postupně vyvinulo v samostatný vysokoškolský obor). Podle Forbes se v nejbližší době změní způsob organizace práce na projektech hlavně takto:

• Agilní metody budou častější: Firmy, které se rychlému vývoji dokáží přizpůsobit, mají velkou výhodu. Nečekaný ekonomický zvrat naruší váš rozpočet? Kvůli společenským změnám musíte upravit harmonogram projektu? Nevadí, řídíte projekt agilně, takže na to dokážete pružně reagovat.
• Umělá inteligence ovládne procesy – 85 % generálních ředitelů z celého světa věří, že umělá inteligence významně ovlivní podnikání v následujících letech. Zároveň je ale těžké najít kvalifikované pracovníky a zavést tak aspoň nějaké druhy umělé inteligence do firmy. To zní jako výzva pro projektové manažery – se základními znalostmi robotiky, datové vědy a dalších oblastí umělé inteligence budete mít ve firmách velkou výhodu, protože zvládnete s AI plně koexistovat. 🙂
• Větší důraz na empatii a vztahové dovednosti projektových manažerů – Podle Forbes je empatie nejdůležitější vlastnost tým-lídrů a bude se na ni klást čím dál větší důraz. Zajímejte se o členy svého týmu – o to, co cítí a jestli nesouvisí jejich náhlý propad v produktivitě s osobními problémy. Vztahové dovednosti jsou na žebříčku kompetencí manažerů čím dál výš.

Freelo team 25. 4. 2022