Jak sestavit hvězdný projektový tým v čele se schopným projektovým manažerem

Vybudovat úspěšný tým znamená víc než jen najít skupinu lidí se správnou kombinací odborných znalostí. Měli by se členové týmu přátelit i po práci? Nebo byste měli mít tým složený jen ze vzdělaných lidí nebo samých extrovertů? Ne, ne a ne. Pojďte zjistit, v čem je fígl nejúspěšnějších projektových týmů a manažerů – třeba i díky praktickým tipům od firemní koučky.

Projekt je jen tak úspěšný, jak dobrý je projektový tým a manažer.

Jaké je ideální složení projektového týmu

Mysleli jste si, že vybudovat úspěšný tým znamená spojit ty nejvzdělanější a nejtalentovanější lidi? Chyba lávky. Že se lídři dlouhá léta mýlili, potvrzuje třeba Belbinův výzkum dynamiky týmů. Mezi 8 zkoumanými týmy se Apollo tým, jak skupinu nejchytřejších lidí nazval, umístil na posledních příčkách v úspěšnosti. Belbin svůj experiment zopakoval ještě 25×. A výsledek? Vždycky stejný. K podobnému závěru dospěl i Google, když ve svém výzkumu Aristoteles analyzoval chování 200 týmů.

❓ Proč jsou týmy složené jen z extrémně chytrých lidí dlouhodobě neúspěšné?

• Platí takzvaný kult všemocného jedince – přehnaná snaha vyniknout a mít vždy pravdu,
• dochází k soutěživosti a záměrnému nepředávání důležitých informací,
• týmy mají sklony ke zdlouhavým a neefektivním diskuzím,
• chybí rozmanitost osobností,
• tým se raději drží svých zajetých zvyklostí a není ochotný dělat větší změny.

Jak tedy poskládat opravdu úspěšný tým? Existuje spousta teorií týmových rolí a výzkumů. Některé se přiklánějí k různorodosti týmu, podle jiných to není důležité kritérium. Pojďme to vzít popořadě.

Rockstars nebo Superstars? V týmu potřebujete obojí…

Pravdou je, že v týmu potřebujete oba typy, stejně jako si oba zaslouží totožné ohodnocení a uznání. I když je to pro ambicemi nabité projekťáky a lídry občas těžko pochopitelné, není nic špatného na tom, že Rockstars nemají touhu po kariérním růstu. Mohou být v určité životní fázi, anebo prostě nemají v povaze bojovat o světla reflektorů. Přesto byste se bez jejich stabilních výkonů neobešli. Superstars naopak vnesou do týmu nový život a nadšení, strmě rostou, ale ve firmách nezůstávají moc dlouho.

Vypozorujte, kdo z vašeho týmu je Rockstar a kdo Superstar – podle toho k nim přistupujte:

• Motivujte obě skupiny, jen každou trochu jinak: Superstarům umožňujte řešit stále nové výzvy, Rockstarům dávejte najevo, že si jejich práce ceníte,
• obě skupiny odměňujte stejně (finančně i pravidelnou zpětnou vazbou),
• dejte Rockstarům najevo, že na jejich přístupu ke kariérnímu růstu není nic špatného (přece nechcete Rockstars, kteří se sebezapřením předstírají, že jsou Superstars),
• novým Superstars připravte plán všech úkolů a výzev, aby měli pocit, že je čeká stále něco nového.

Teorie týmových rolí: Je důležitá rozdílnost osobností?

Aby v týmu vznikla ta správná dynamika, je podle mnoha teoretiků klíčové namíchat různé vlastnosti a typy lidí. Nejrozšířenější metodu vypracoval Meredith Belbin. Po 9leté analýze manažerských týmů, jejich osobnostních rysů a schopností kritického myšlení, definoval 9 rolí, které by měly být v každém ideálním týmu. To ovšem neznamená, že by měl mít tým 9 členů, jeden člověk může klidně zastávat více rolí.

Víte, jaké role máte v týmu? A nechybí vám některá důležitá osobnost? Zkuste to odhadnout 👇 nebo si s kolegy rovnou udělejte Belbinův test.

Co ale dělat, když ta správná chemie v týmu prostě nefunguje? S tím poradí třeba nauka zvaná socionika. Kromě toho, že stanovila dalších 16 týmových rolí, totiž velmi dobře a komplexně vysvětluje, co lidi od sebe odlišuje a proč se chovají tak, jak se chovají. Často proto pomáhá HR specialistům a lídrům při výběru členů do týmu.

Jak vybrat správné lidi do týmu

Když už víte, z jakých členů by měl být úspěšný tým složený, pojďte také zjistit, na co myslet při výběru nových kolegů. Už to totiž dávno není jen o tom, co má uchazeč v životopise a jaký titul zdobí jeho jméno.

Správný výběr lidí do týmu je zodpovědnost lídra. Dnes už se nehledí jen na odborné znalosti, ale důležité je, aby nový člen zapadl do týmu lidsky a aby si rozuměl s ostatními. To musí lídr poznat už při výběrovém řízení.
Andrea Gawron, trenérka, hodnotitelka a koučka, NeuroLeadership

Z praxe: Jak ověřit, jestli uchazeč do vašeho týmu zapadne

Tým lídři a dobří HRisté vědí, že kromě hard skills musí u uchazeče důkladně proklepnout i soft skills a cultural fit. Tedy to, jak zapadne do týmu a jak je schopný přizpůsobit se zavedené firemní kultuře.

Nezapomeňte, že při výběru nového kolegy je v první řadě míč na vaší straně – aby uchazeč sám posoudil, jestli se k vám hodí, musíte dobře definovat filozofii, kterou se ve firmě řídíte. Třeba v pracovních inzerátech nebo originálním náborovým videem. 👇

Když uchazeče zaujmete, je na něm, aby přesvědčil i on vás. Mrkněte se na 3 kroky, které nám ve Freelu pomáhají vybrat ty správné lidi do týmu:

1. Místo životopisu formulář

Z vyšperkovaného CVčka většinou nepoznáte, jaký uchazeč je – jaké má zájmy a životní priority. Proto už několik let sázíme na formulář, kde necháváme zájemci naprostou volnost. A osvědčuje se. Díky formuláři totiž…

• snadno poznáte, jestli jdete myšlenkově stejným směrem a jak bude uchazeč pravděpodobně přistupovat k práci,
• prověříte, jestli má uchazeč o pozici skutečný zájem – vyplnit formulář s otevřenými otázkami už přece jen zabere nějaký čas,
• nemarníte čas na pohovorech s lidmi, kteří by pravděpodobně nesplňovali cultural fit. Obecně razíme filozofii – raději 3 kvalitní pohovory než 100 zbytečných.

2. Praktické zadání 

Druhým krokem pro uchazeče je praktické zadání, vytvořené pro nabízenou pracovní pozici na míru. Musí být smysluplné, aby to zájemce bral jako příležitost ukázat to nejlepší ze sebe, nikoli jako zbytečnou práci zadarmo. Vám to odpoví na spoustu otázek:

• Je zodpovědný, protože odeslal úkol v domluveném termínu,
• v práci bude pečlivý, protože úkoly zpracoval perfektně,
• má dobrý psaný projev a slušnou gramatiku,
• nebojí se postavit výzvám,
• umí pracovat samostatně a poradí si i s náročnějšími úkoly,
• prověříte schopnosti uchazeče na úkolech, které by pro něj byly ve vaší firmě na denním pořádku.

3. Pohovor pomocí metody STAR

Po osobním setkání byste konečně měli mít pocit, že „to je ono!“. Abyste kandidáty poznali do hloubky, pomůže vám behaviorální pohovor. Je to technika postavená na myšlence, že pokud se člověk nějak zachoval v minulosti, je pravděpodobné, že své chování bude opakovat. Zjistíte to díky metodě STAR – dáváte uchazeči otázky tak, aby popsal, jak reagoval v konkrétních situacích:

• Situation – Jaká byla obecně vaše úloha v projektu?
• Tasks – Jaký konkrétní úkol jste musel/a splnit, co bylo cílem?
• Actions – Co jste musel/a udělat, abyste úkol úspěšně dokončil/a?
• Results – Jak projekt dopadl? Lišil se výsledek od očekávání?

Otázky, které vám na behaviorálním pohovoru pomohou poznat uchazeče do hloubky:

• Vzpomenete si, kdy jste čelil/a nějaké náročné situaci a jak jste ji vyřešil/a?
• Kdy jste na sebe byl/a opravdu pyšný/á a proč?
• Měl/a jste někdy konflikt s kolegou? Kvůli čemu a jak jste to vyřešil/a?
• Byl/a jste někdy v situaci, kdy jste věděl/a, že se váš nadřízený mýlí? Jak jste se zachoval/a?
• Co pro vás byl největší problém v prvním zaměstnání?
• Byl/a jste někdy v týmu, který nefungoval? Tušíte, kde byla chyba?
• Dostal/a jste se někdy do situace, kdy klient žádal nemožné? Jak jste se s tím popasoval/a?
• Měl/a jste někdy příliš mnoho práce, že už vám to zasahovalo i do osobního života? Jak jste to řešil/a?
• Dáváte si v práci nebo osobním životě cíle? Popište, jak jste nějakého konkrétního cíle dosáhl/a.

Psychologické bezpečí jako priorita č. 1 všech úspěšných týmů

Věděli jste, že čtvrtina českých zaměstnanců je v práci nespokojená? Není to výší mzdy, jak byste možná očekávali, ale pocitem nejistoty. A když je nespokojený zaměstnanec, je nespokojený (tím pádem i neúspěšný) celý tým. Výzkum Googlu Aristoteles potvrdil, že všechny úspěšné týmy mají jednoho společného jmenovatele – psychologickou bezpečnost a jistotu.

Andrea Gawron, která rozvíjí top manažery třeba v Poolu koučů, zmiňuje několik chyb, které se u lídrů často opakují a vyvolávají v týmu pocit nejistoty. Neděláte je náhodou také? 👇

První sociální potřeba je jistota. Když jako lídr tuto potřebu v lidech nenaplníte, nikdy nepodají tak dobrý výkon. Mozek je automaticky pošle do hrozby a zaměří se na negativní emoce. Stane se to, když například:

• Řeknete v 9 ráno svému zaměstnanci: ‚Přijďte za mnou ve dvě do kanceláře.‘ Co se celých 5 hodin děje v jeho hlavě? Strach z toho, co provedl. Pravděpodobně až do dvou hodin neudělá moc práce, protože se bude soustředit na to, že je něco špatně. Co jste měli udělat jinak? Dodat dostatek informací – tedy co bude předmětem a výsledkem schůzky.
• Vyčleníte kolegu ze schůzky, na kterou běžně chodil. Třeba jste jen usoudili, že už svůj úkol na projektu splnil a není potřeba ho tím dále zatěžovat. On ale přemýšlí, proč tam není a co provedl a na práci se nesoustředí.
• Vtrhnete kolegovi do kanceláře a řeknete, že teď hned potřebujete něco vyřešit. Tím mu dáváte jasně najevo, že nerespektujete jeho čas a nejste rovnocenní. Jak to udělat jinak? Domluvte si termín, který bude vyhovovat oběma.
• Vyčtete před celým týmem zaměstnanci chybu, kterou udělal. Tím ho akorát ponížíte, vyvoláte pocit ohrožení a on se postaví do protiútoku a obhajoby. Lidi by vám ale měli důvěřovat natolik, aby za vámi sami přišli s tím, že se jim něco nepodařilo.
  Andrea Gawron, trenérka, hodnotitelka a koučka, NeuroLeadership

Psychologické bezpečí v týmu nezavedete ze dne na den. Musíte na tom dlouhodobě pracovat. Podle Google průzkumu ve všech úspěšných týmech fungovalo:

1. Komunikační rovnost = všichni v týmu mají stejný prostor pro mluvení
2. Emoční inteligence = vybírejte do týmu lidi, kteří vnímají pocity a potřeby ostatních, stejnou sociální citlivost by měl projevit i lídr – ukázat pochopení a soucit
3. Naslouchání a reakce = všichni můžou kdykoli bezpečně vyjádřit svůj názor, třeba na pravidelných 1-to-1 sezení s manažerem, zároveň mají pocit, že jim ostatní naslouchají a zajímají se o ně

Jak poznáte, že lidi ve vašem týmu cítí jistotu a psychologickou bezpečnost? Tak, že mohou:

• svobodně experimentovat a riskovat při řešení úkolů,
• bezpečně říct svůj názor,
• přicházet s vlastními nápady,
• chybovat a nebát se postihu,
• kdykoli se svěřit projektovému manažerovi třeba i s osobním problémem, který je brzdí v práci,
• nahlédnout do čísel firmy (transparentnost vyvolává v lidech větší zodpovědnost za chod a úspěšnost projektu).

Je vám takový popis týmu povědomý, nebo na tom budete muset ještě zamakat? 💪 Vězte, že s takovým týmem jde projektové řízení samo.

Co (ne)dělat, abyste byli dobrým projektovým manažerem

Říká se, že lidé neopouštějí firmu, ale opouštějí své toxické nadřízené a špatnou firemní kulturu. A ač si to možná nepřipouštíte, je zodpovědností lídra, že bude tým funkční a spokojený. Nejen tím, že vybere dobré lidi, ale že utužuje vztahy a důvěru.

Než se začnete snažit lidi více motivovat, tak je nejdřív přestaňte štvát. Odbourejte to, co jim vadí.
Tomáš Ervín Dombrovský, analytik pracovního trhu, LMC (zdroj citace)

👉 Ještě než začneme, mrkněte se na desatero dobrého šéfa.

1️⃣ Poznejte své lidi a využijte jejich potenciál

Lídr musí dobře znát lidi, jejich silné stránky a potenciál a umět s tím pracovat. Pokud víte, že jeden má tah na branku, tak z toho vytěžte maximum. Druhý třeba zase potřebuje pracovat s detaily. Uzpůsobte proto role v týmu tak, aby to fungovalo jako celek.
Andrea Gawron, trenérka, hodnotitelka a koučka, NeuroLeadership

I proto je tak důležitá emoční inteligence a efektivní komunikace. Naslouchejte kolegům a až potom mluvte. Odpovídejte na otázky přímo. Mějte pravidelné 1-to-1 sezení, kde si můžete říct bezpečně úplně všechno. A v neposlední řadě – pořádejte teambuildingy. Kdy jste byli naposledy s týmem třeba na pivu nebo si dali společnou snídani? 😉

2️⃣ Budujte oboustrannou důvěru

Důvěra je pro mě tou nejdůležitější věcí, protože pokud nedůvěřuji například svému technickému týmu, jsem k nim ze své podstaty podezřelý, a naopak. Vybudování vztahu důvěry, a tedy otevřenosti, je zásadní, pokud chcete realizovat úspěšné projekty.
Andrew Hudson, senior project manager (zdroj citace)

Budování důvěry je samozřejmě dlouhodobý proces. Dosáhnete toho třeba i tak, že sami odkryjete karty – buďte transparentní. Mluvte o rizicích projektu, o úspěších i neúspěšných. Ale také – nebojte se být osobní. Mluvte se svým týmem o tom, jak jste s rodinou strávili víkend nebo jaké pokroky dělají vaše děti. Vycítí, že vám můžou říct cokoli. Když navážete vztah plný důvěry, šlape to i pracovně.

3️⃣ Motivujte celý tým a jděte příkladem

Manažer by měl motivovat lidi, aby sami přicházeli se svými nápady, přemýšleli o problému. Zároveň by jim měl rozšířit obzory, vše s nimi konzultovat a nezadávat úkoly striktně, ale dát jim prostor vyřešit ho po svém.
Andrea Gawron, trenérka, hodnotitelka a koučka, NeuroLeadership

Kromě toho byste měli správným způsobem motivovat do práce. Třeba i tak, že budete sami odhodlaní splnit cíl a budete projektu stoprocentně věřit. A taky – při řešení problémů zachovat klid a ukázat týmu, že za sebou mají silného lídra.

4️⃣ Delegujte úkoly

Často se setkávám s tím, že lidi přijdou za lídrem s tím, že mají problém, aniž by se ho snažili sami vyřešit. Tím se vzdávají jakékoli spoluzodpovědnosti a šéf se zblázní z mikromanagementu.
Andrea Gawron, trenérka, hodnotitelka a koučka, NeuroLeadership

Víme, že je těžké delegovat práci na někoho jiného, když vám na tom opravdu záleží. Ale přece jen je fajn, když s týmem dospějete do fáze, kdy se řídí v podstatě sám, a vy můžete říct jen: „Kdybyste mě potřebovali, víte, kde mě hledat.“ Delegování není jen o předání úkolu, ale také o tom, že dáte týmu možnost se učit a mít pocit, že se na projektu spolupodílí a mají za něj zodpovědnost.

👉 Mrkněte se na další 3 tipy pro začínající projektové manažery.

Na závěr…

Možná máte občas chuť udělat tohle…

Nebo tohle…

… ale vězte, že každá situace má vždycky řešení – třeba s Freelem je všechno hnedka jednodušší. 🙂

Freelo team 15. 7. 2022