10 tipů, jak efektivně řídit projekt v roce 2024 + praktický checklist

Až 70 % projektů se nedokončí včas, přešvihne se rozpočet nebo se výsledek nepotká s počátečním očekáváním. To je spousta zmařené energie, času a peněz. Projektové řízení není raketová věda. Stačí dodržet několik jednoduchých zásad a vštípit svému týmu pár důležitých pravidel. S tím vám pomůže tento článek a praktický checklist na konci. ✅

1. Vykopněte projekt správným směrem

Jak praví čínské přísloví: I tisíc mil dlouhá cesta začíná prvním krokem. Tak se nebojte a pusťte se do toho!

Základní fáze úspěšného projektu jsou zahájení, plánování, realizace a ukončení. Právě zahájení (cesta od nápadu přes analýzu až po stanovení cílů a přesného zadání) tvoří třetinu úspěchu celého projektu, tak to neberte na lehkou váhu. ☝️

Jak sestavit zadání projektu? Stačí odpovědět na otázky:

• Proč projekt realizovat (jaký je měřitelný účel)?
• Kam projekt směřuje (jaký je cíl – výstup)?
• Do kdy chcete splnit cíl? – odhadem
• Kolik máte (finančních) zdrojů? – odhadem
• Kdo bude projekt řídit a jak bude vypadat celý tým?

Na co se ve fázi zahájení (neboli iniciační) často zapomíná? 👇

A) Ujasněte si očekávání hned na začátku

Zadavatel i projektový tým musí mít stejné představy o výsledku projektu. Jinak může veškerá investovaná energie, čas i peníze přijít vniveč. S jasným zadáním a stanovením cílů pomůže třeba SMART metoda, která říká, že cíle by měly být měřitelné, konkrétní, dosažitelné, relevantní a časově ohraničené. Splňují to ty vaše?

B) Neutápějte se v detailech při plánování rozpočtu nebo harmonogramu

V iniciační fázi se harmonogram nebo rozpočet stanovuje odhadem. Přesným číslům a datům se budete věnovat až v druhé fázi projektového řízení: Plánování. Zaměřte se na začátku tedy hlavně na konkrétní zadání – čeho chcete dosáhnout, co všechno pro to budete muset udělat, jaký je cíl a účel projektu.

C) Zvolte správnou metodu řízení projektu

Už víte, jakým způsobem budete řídit projekt a tým, zadávat úkoly, reagovat na změny a komunikovat s klientem? Měli byste – právě ve fázi zahájení. Co takové agilní řízení, kdy se projekt vyvíjí v průběhu (třeba vznik nového softwaru nebo webu)? Nebo se pro váš projekt budou hodit spíše waterfall postupy, kdy jsou všechny kroky striktně naplánované (typicky vhodné třeba pro stavební projekty)? Nemáte v tom úplně jasno? Tak čtěte dál, v druhém bodě tohoto článku vás navedeme více prakticky. 🙂

2. Ušijte způsob řízení projektu na míru

Projektoví manažeři se dnes už téměř v polovině případů neřídí striktně jedinou metodou projektového řízení, ale propojují různé postupy, aby je maximálně přizpůsobili svému projektu, klientům a celému týmu. Způsobů řízení projektů je několik, projekťáci ale často řeší dilema: waterfall nebo agilní přístup? Možná nad tím přemýšlíte i vy. Tak to pojďte zjistit.

Výhody a nevýhody agilní metody

Výhody a nevýhody waterfall metody

📊 Statistické okénko: Průzkumy ukazují, že agilní projekty mají 3× větší šanci na úspěch, naopak u projektů řízených metodou waterfall je 2× větší pravděpodobnost, že selžou.

Waterfall vs. agilní metody: Jak budete řídit svůj projekt?

Výhody a nevýhody už znáte, ale ještě jedno praktické vodítko by vám mohlo napovědět. 👇

Další metodiky, díky kterým budete řídit projekt jako profík

Není to jen o agilním a waterfall způsobu project managementu. Můžete svému projektu na míru namixovat různé postupy také z jiných praktik. Vyberete si z těch nejběžnějších?👇

• Scrum = Agilní metodika, která klade důraz na transparentní komunikaci v týmu i směrem k zákazníkovi, častou zpětnou vazbu a pravidelné sprinty (průběžné vyhodnocení projektu). Hodí se spíše pro menší týmy a projekty, kde se výstupy teprve budou vyvíjet.
• Kanban = (Online) nástěnka, která zobrazuje úkoly v přehledných sloupcích. Obecně zlepšuje workflow, zrychluje proces řešení úkolů a udržuje přehled o činnostech. Je vhodný (na rozdíl od scrumu) také pro větší týmy.
• Lean = Cílem je maximálně vyhovět požadavkům zákazníka a minimalizovat plýtvání. Proto takzvaná štíhlá metoda – poskytnout kvalitní produkt s minimální spotřebou všech zdrojů. Původně se používaly lean praktiky v průmyslu, dnes jsou vhodné pro projekty od marketingu a obchodu až po vývoj softwaru.
• PRINCE2 = Metodika vytvořená zkušenými projekťáky a manažery. Rozděluje projekt na menší logické části a sleduje dílčí pokroky. Díky tomu včas odhalíte chybu a máte vše pod kontrolou. Tyto principy využijete v menších i větších týmech napříč obory.

3. Zaveďte software na řízení projektů

Není náhoda, že 77 % velmi výkonných projektů používá profesionální nástroj na projektové řízení. Mají pro to hned několik dobrých důvodů:

• víte, kdo na čem pracuje a kolik mu to zabralo času,
• máte přehled, kolik peněz jste vynaložili na konkrétní úkol nebo člena týmu,
• každý úkol má daný termín,
• všechny poznámky (třeba z porad) máte připnuté k projektu,
• čas vám šetří použití zavedených procesů a šablon,
• práci můžete jednoduše delegovat,
• aplikaci máte dostupnou kdekoli na desktopu i mobilu,
• automatizujete procesy a různé kroky v projektovém řízení,
• můžete s týmem efektivně pracovat na dálku,
• opakovaný úkol vám ušetří spoustu klikání,
• můžete používat kanban zobrazení a mít v úkolech pořádek,
• když nemáte na úkol zrovna čas, nastavíte si k němu připomínku.

Tak proč si práci komplikovat nepřehlednými tabulkami v Excelu, čmáranicemi na flipchartu nebo očíslovanou komunikací v e-mailech, když to jde mnohem efektivněji?

Takový nástroj vám navíc ušetří spoustu času. Třeba s Freelem to je 30 minut každého pracovníka denně, což je v desetičlenném týmu 100 ušetřených hodin měsíčně. Vynásobte si to průměrnou hodinovkou svých zaměstnanců. Co všechno byste za ty desetitisíce pořídili? 🙂

Mrkněte se, jaké vychytávky Freela vám usnadní řízení projektu:

4. Vsaďte na transparentnost v projektovém týmu

Tajemství úspěchu tkví v otevřenosti a upřímnosti. Platí to v osobních vztazích, úplně stejně jako v těch pracovních. Rovnice je jednoduchá: dobře vybudovaná důvěra a transparentnost = motivovaný tým a větší šance na úspěšný projekt.

📊Statistické okénko: Proč byste měli mít otevřenou komunikaci v týmu?

• 70 % pracovníků potvrzuje, že jsou více zapáleni pro svoji práci, když s nimi vyšší management komunikuje otevřeně
• 50 % pracovníků má pocit, že firma, ve které pracují, je nedostatečně transparentní a tím pádem neefektivní
• 46 % zaměstnanců přiměje nedostatek transparentní komunikace ze strany vedení k hledání nové práce

TEST: Je váš tým transparentní?

Odpověděli jste na většinu otázek ANO? Skvělá práce, jen tak dál! 🥳 Pokud jste někde zaváhali, tak si pro jistotu připomeňte, co můžete získat, když budete budovat transparentní firemní kulturu:

• Lepší výsledky – členové týmu cítí, že se na vývoji projektu osobně přímo podílí, díky tomu jsou motivovanější a zodpovědní při plnění úkolů,
• skvělou atmosféru v týmu – když neprobíhají žádné šuškandy a tajnosti, cítíte se v týmu příjemně a lépe se vám pracuje,
• upřímnou komunikaci – zaměstnanci se nebojí přiznat chybu, říct, co jim vadí nebo co se jim líbí, v týmu tak nezůstávají nevyřešená témata,
• víc hlav víc ví – každý pracovník může přijít se zajímavým nápadem, který projekt posune.

Jak na transparentní komunikaci v projektovém týmu

• Buďte upřímní a nic nezatajujte
  Odkryjte svému týmu čísla, ukažte jim, jak se daří firmě a projektu. Komunikujte naprosto otevřeně. Nevznikají pak zbytečné domněnky, které by mohly narušit fungování celého týmu.
• Ptejte se
  Divili byste se, jakou diskuzi může každý pátek vyvolat otázka: „Tak jak se vám tenhle týden pracovalo?“ Povzbuďte svůj tým, aby řekl, co si myslí. Kladením otázek zjistíte to, co by vám kolegové často sami od sebe neřekli. Navíc dáte najevo, že vám záleží na jejich názoru.
• Šiřte informace chytře
  Kvůli neefektivní komunikaci přes e-mail se informace drolí, až úplně vyšumí. To nejdůležitější se proto často nedostane ke všem zaměstnancům a mohou tak vznikat nepříjemná nedorozumění. Řešení? Nástroj na řízení projektů, ale to už víte. 🙂
• Dávejte a přijímejte zpětnou vazbu
  Dejte členům svého týmu najevo, že můžou kdykoli přijít a říct, co mají na srdci. Je to to nejlepší pro udržení zdravého pracovního prostředí. Jak? Mluvte s nimi. Třeba na pravidelných 1-to-1 poradách, které jsou bezpečným místem pro sdělení čehokoli.
• Pečujte o svůj tým lidí
  Pořádejte teambuildingy, společné snídaně nebo pravidelné hackathony. U pivka nebo dobré kávy poznáte své kolegy zase z úplně jiné stránky a komunikace v práci je pak mnohem lepší.
• Vybírejte do týmu správné lidi
  Spolehlivé, pečlivé a nadšené do práce. Bez takových kolegů by to v týmu nešlo. Dejte na svůj pocit a kromě zkušeností a odborných znalostí uchazeče myslete také na cultural fit – aby člověk lidsky zapadnul do týmu.

🚀 BONUSOVÝ OBSAH: Jak sestavit hvězdný projektový tým v čele se schopným projektovým manažerem?

5. Komunikujte tak, aby nedocházelo ke zbytečným nedorozuměním

Průměrně každý třetí projekt selže kvůli špatné komunikaci. To není zrovna málo, že? Je důležité nastavit pravidla hned na začátku. Přes jakou platformu bude tým komunikovat a jakým způsobem?

Zadávání úkolů přes e-mail? Ale noták…

Přes e-mail, Messenger, WhatsApp nebo jen tak mezi řečí u mikrovlnky v kuchyňce – úkol můžete zadat různými způsoby. Naštěstí spousta menších i větších týmů už pochopila, že nejefektivnější komunikaci u úkolů může vést v softwaru na řízení projektů (jak jsme si ostatně popsali ve třetím bodě tohoto článku).

Jak na správné zadání úkolu v nástroji na projektové řízení

Stručné, jasné a věcné zadání úkolu – to je základ. Jen tak se vyhnete zbytečně dlouhé a nepřehledné diskuzi a ušetříte čas.

• Běžte rovnou k věci – zadání musí být co nejstručnější, ale se všemi důležitými informacemi,
• přiložte všechny materiály – různé dokumenty, screenshoty, video nahrávky, prostě vše, co může pomoci k lepšímu pochopení zadání,
• určete řešitele a termín úkolu – aby bylo jasné, na kom úkol stojí a do kdy bude hotový,
• neoznačujte celý tým – do diskuze zapojte jen kolegy, kterých se to týká, abyste ostatní zbytečně nezdržovali,
• odeberte kolegu z úkolu, když splní svoji část – nerušte ho dalšími notifikacemi, které už nepotřebuje vidět,
• dokončujte úkoly – udržujte pořádek v rozdělaných a hotových úkolech.

Synchronní komunikaci veďte tak, abyste kolegy nevyrušovali

Nám (a dalším 170 tisícům týmů po celém světě) se pro běžnou denní komunikaci osvědčil týmový chat Slack. Zapojíte do něj celou firemní komunitu a řešíte tam to, co chcete komunikovat hned, ale co může klidně zapadnout v čase. Proto mluvíme o synchronní komunikaci. Pro tu asynchronní (to je ta, co vás méně vyrušuje) se hodí jiné nástroje (třeba Freelo).

Tipy, jak používat kanály na Slacku

• #egobooster – na pochvaly týmu i jednotlivých členů a na sdílení úspěchů firmy
• #hyperloop – když někdo nově zaplatí Freelo, blikne nám zpráva v tomto kanálu
• #status – na konci každého dne zde shrneme, na čem jsme pracovali
• #podpalubi – na nepracovní témata, domlouvání společných akcí a dalších méně či více neodkladných věcí

6. Veďte rychlé a efektivní týmové porady

Z průzkumu, který jsme dělali se stovkou programátorů, vyplynulo, že celé čtvrtině z nich nejvíce vadí zbytečná byrokracie, schůzky a porady, které je zdržují od důležitější práce. Podle Forbes až 70 % lidí považuje meetingy za neproduktivní a neefektivní.

V práci mi nejvíc vadí dlouhotrvající a nesmyslné schůzky a práce s kolegy, kteří nedotahují věci do konce.
Programátor z Freelo průzkumu

Co se nám osvědčilo v malém týmu do 20 zaměstnanců?

Sprint

Sprinty jsou součástí modelu scrum a jsou to různě dlouhé (většinou 1 až 4 týdny) cykly, během kterých se plánuje, odevzdává a vyhodnocuje určitá část práce.

V praxi: Ve Freelu máme týdenní sprinty. To znamená, že každý pátek dostanou všichni členové týmu od projekťáka seznam úkolů, které je čekají příští týden. V pondělí se tým sejde, shrne práci v minulém týdnu a ujistí se, že všichni rozumí naplánovaným úkolům. Každý je tak v obraze a ví, na čem má pracovat a jakou případnou návaznost mají úkoly všech členů.

Retrospektivy

Pro udržení zdravých pracovních vztahů a se nám osvědčily retrospektivy – týmové a individuální.

• 1-to-1 retrospektiva = jednou za měsíc kapitán (projektový manažer, šéf) s každým členem svého týmu zhodnotí předešlé čtyři týdny. Je to bezpečný prostor pro zpětnou vazbu z obou stran. Často zaznívají věci, o kterých není v běžném pracovním procesu čas ani příležitost mluvit.
• Týmová retrospektiva = jednou za tři měsíce se sejde celý tým a zhodnotí uplynulý kvartál. Kapitán odkryje důležitá čísla a informace k projektu, aby byl každý člen v obraze a aby byla spolupráce transparentní. Každý napíše na zelený papírek, s čím je spokojený, co ho potěšilo, případně koho by chtěl pochválit. Na červený papírek naopak to, na čem by měl tým zamakat. Podle toho, co na červených papírkách zaznívá nejčastěji, si členové týmu zadají úkoly na další období.

Poznámky z porad připnuté k projektu

Poznámky na tabuli, kterou po poradě smažete, na papíru, který někam založíte a ztratíte, ve Wordu, který nemůžete najít, když ho nejvíc potřebujete. Takovým poznámkám z porad už dávno odzvonilo. ☝️

Mějte své zápisky na jednom místě připnuté přímo u projektu. Jak? Ideálně v softwaru, ve kterém řídíte projekt.

7. Řiďte správně svůj tým na dálku

Více než polovina projektových týmů pracuje na dálku a pouze 14 % pracuje přímo v centrální kanceláři. Převléknout se z pyžama, vyhradit si místnost na práci, dodržovat režim, jako byste byli v práci. To už všichni známe. Jak ale efektivně řídit celý tým, když spolu nejste v kanceláři?

👉 Mimochodem, znáte už desatero dobrého šéfa?

Pár praktických tipů, jak spolupracovat na dálku

• Začněte od píky – vyberte si do týmu správné lidi, kteří jsou schopní pracovat na dálku a jsou zodpovědní,
• zaveďte pravidelné online porady a schůzky, abyste byli v obraze,
• ve firemním chatu každý na konci dne shrne, na čem pracoval,
• používejte software na řízení projektů pro přehlednost v úkolech,
• nastavte si v týmu časové rozmezí, kdy budete všichni dostupní,
• důvěřujte svému týmu – i oni se učí správnému režimu na home office. Dejte jim najevo, že jim věříte,
• u členů svého týmu sledujte spíše výstupy a jejich kvalitu než čas strávený nad prací.

🎙 Poslechněte si, jak ve Fakturoidu pracují na dálku už přes 10 let:

8. Vyvarujte se perfekcionismu nejen při řízení projektu

Puntičkářství a až úzkostná pečlivost. Vlastnosti, které vám jsou jako projektovému manažerovi dost možná povědomé. Zní to jako skvělá výhoda, často to ale může naopak brzdit celý projekt. Soustředit se na každý malý detail a mít nerealistická očekávání – to nedělá dobrotu.

Raději konat než věčně zdokonalovat

Pokud chcete mít něco dokonalé, tak nikdy nebudete mít pocit, že už je to hotové. A strávit desítky hodin jen snahou o 100% dokonalost je, přiznejme si, skutečně neefektivní. Navíc – když se budete snažit mít něco perfektní, tak to nakonec taky nemusíte mít vůbec.

Přemýšlejte jako vývojář Zuckerberg, ne jako perfekcionista Jobs

Steve Jobs, zakladatel Apple, byl schopný vrátit v restauraci jídlo třeba pětkrát, dokud nebylo naprosto perfektní. Kolik kvůli tomu ztratil času? Stálo to za to? Jistě, že ne. Mark Zuckerberg, zakladatel Facebooku, se naopak vydává takzvanou Hacker way. Tedy cestou, kdy se do světa pustí produkt, který je použitelný, ale není dokonalý. Až potom se upravuje a vylepšuje. Jen tak se můžete na projektu učit a postupně ho dotáhnout k dokonalosti.

Nápady nepřicházejí jako úplně hotové. Vyjasní se, až když na nich budete pracovat. Jen musíte prostě začít.
Mark Zuckerberg, zakladatel Facebooku

9. Vyhněte se multitaskingu a buďte díky tomu produktivnější

Schválně se podívejte, co teď kromě čtení článku děláte nebo na co myslíte. Máte rozepsaný e-mail, nepřečtenou zprávu na Messengeru, připravujete se na schůzku, zvedáte zvonící telefon, kontrolujete kalendář… Dělat více věcí najednou se nevyplácí – může to způsobit až 40% ztrátu produktivity. Když na něčem pracujete, věnujte tomu stoprocentní pozornost a nepřeskakujte z jednoho úkolu na druhý.

Co nám pomáhá vyvarovat se multitaskingu? Vypnout na hodinu notifikace na e-mailu, Slacku, WhatsAppu, Messengeru a dalších aplikacích, které nás vyrušují. Vyhraďte si tento časový úsek skutečně pro konkrétní úkol a neodbíhejte myšlenkami k ničemu jinému.

10. Nezapomínejte na osobní život a své zdraví

Práce přece není všechno. Proč byste tvrdě pracovali, když byste neměli žádný osobní život? 🙂

Co nám ve Freelu pomáhá udržet dobrý work-life balance?

• Pravidlo 8-8-8, tedy 8 hodin práce-zábava-spánek,
• věříme, že jen zdravý a odpočatý tým odvede tu nejlepší práci,
• 3 hodiny týdně na sportovní aktivity v rámci pracovní doby pro všechny zaměstnance,
• zdraví a rodina je na prvním místě.

Přijde vám 10 tipů na efektivní řízení projektů málo? Tak mrkněte na dalších 32 rad od Karla Dytrycha, kapitána Freela:

Praktický checklist pro perfektní project management

Teorii už znáte, tak teď všechno, co jste se v článku naučili, převeďte do praxe. Pomůže vám k tomu i náš praktický checklist:

Freelo team 22. 4. 2022