Nejčastější chyby v projektovém řízení a jak se jim vyhnout

Člověk se vždycky (po)učí špatnou zkušeností. Vy už ale nemusíte – tedy co se týče projektového řízení. Sepsali jsme nejčastější chyby, kvůli kterým mnohdy ztroskotají celé projekty. Mimochodem, průměrně selže 21 % projektů, které nemají dobře zavedené projektové procesy. A v takové statistice být nechcete… 🙅🏻‍♂️

1. Zaneprázdněný projektový manažer bez empatie

Více než polovina projektových manažerů pracuje na dvou až pěti projektech najednou, 15 % manažerů řídí ve stejný čas dokonce přes 10 projektů. To vlastně ale není tak podstatné jako otázka, jak jsou projekty náročné a jestli na ně mají kapacitu. Takové odkládání úkolů a e-mailů – znáte?

No jo, ale když do toho zabředne projektový manažer, může pak fungovat jako brzda celého projektu. Jeden úkol navazuje na druhý, zaneprázdněný manažer dlouho neodpovídá a vy tak nemůžete pokračovat v práci.

A druhé velké téma v kompetencích projektového manažera – empatie a vztahové dovednosti. Manažer, který jde hlavně za cílem splnit plán a který nejeví zájem o pocity svého týmu, už není úplně žádaný. Když se vedení o své zaměstnance nezajímá, rychle klesá motivovanost celého týmu.

👉 Znáte desatero dobrého šéfa?

2. Absence správného nástroje na projektové řízení

Excel plný barviček, komentářů, očíslovaných otázek a odpovědí, to může být velmi rychle encyklopedický příklad chaotického project managementu. Přesto pouze 1 ze 4 organizací používá na řízení projektů vhodný software. Ale když už takový krok s týmem uděláte, nebudete chápat, jak jste doteď mohli fungovat bez toho.

3. Chaotické zavádění softwaru na řízení projektu

Lidský mozek nemá rád změny a tak nějak se jim přirozeně brání. Proto zavedení aplikace na organizaci práce do celého týmu může být občas pěkný oříšek, o to spíš, když to vedení firmy udělá neřízeně, chaoticky a uspěchaně. Jaké chyby jako šéf děláte?

• Nevysvětlíte, proč dochází ke změně a čemu to pomůže,
• neukážete členům týmu, jak nástroj funguje (třeba formou webinářů nebo školení),
• nejdete příkladem a nepoužíváte zvolený software sami každý den,
• vyberete příliš složitý software, který vyhovuje jen vám a nemyslíte na potřeby týmu.

4. Špatně naplánovaný rozpočet projektu

Pár čísel na začátek:

• pouze 43 % společností své projekty dokončí v rámci stanoveného rozpočtu,
• když projekt selže a nedosáhne svých cílů, celá třetina rozpočtu je definitivně ztracená.

Velká část firem rozpočet projektu dokonce vůbec nesleduje. Pravda, když nemáte rozpočet, nemůžete ho nikdy překročit. Ale opravdu máte neomezeně prostředků a nezáleží vám na utracených penězích?

5. Nejasné zadávání a delegování úkolů

No jasně, proč ne – hoďte úkol na kolegu. Ale správně!

Úkoly by neměly být moc obecné, ale neměly by se ani drobit na zbytečné podúkoly. Myslete na to, jestli je reálné, aby kolega vámi zadané úkoly stihl vyřešit. Protože k čemu vám je skvělý zaměstnanec, kterému docházejí síly?

Vůbec nejdůležitější je ale správné zadání úkolu.

Před zavedením Freela se nám občas stávalo, že se některý e-mail vytěsnil, protože přišel na více lidí z týmu a každý si myslel, že ho vyřeší ten druhý. Tím, že ve Freelu přiřazujeme úkoly konkrétní osobě, se tohle prakticky vůbec neděje.
Jakub Kofroň, Founder, Beneficio (celá případová studie)

Nejjednodušší bude, když si to ukážeme prakticky:

Příklad špatně zadaného úkolu

Co se stane, když Lucka zadala úkol takto chaoticky?

• Martin si to musí přečíst minimálně dvakrát, aby pochopil, co po něm Lucka chce,
• sám si musí (ideálně do nástroje na plánování úkolů) sepsat jednotlivé podúkoly a vyplýtvá na tom hodně času,
• bude se doptávat na další podrobnosti (jak dlouhý článek, jak má vypadat grafika apod.) a napíše si s Luckou zbytečné zprávy navíc,
• je velká pravděpodobnost, že Martin na něco zapomene.

Příklad správně zadaného úkolu

Zadání úkolu by mělo obsahovat:

• řešitele,
• hlavní přehledné zadání (očekávání od výstupu a další detaily),
• podúkoly,
• termín.

👉 Omrkněte další tipy, jak správně delegovat práci a nezbláznit se.

6. Raději to udělám sám…

Častý problém leaderů a projektových manažerů – neschopnost delegovat práci na někoho jiného. Mají totiž pocit, že oni to udělají nejlépe a nedokáží se smířit s tím, že by práci někomu svěřili.

Proč je delegování práce super?

1. Získáte čas na důležitější činnosti (na vedení firmy, obchodní a strategické aktivity nebo růst společnosti)
2. Prokážete důvěru svým zaměstnancům (ti pocítí, že patří do firemní rodiny a podílí se na růstu firmy) – přečtěte si více o důvěře na pracovišti
3. Nevyhoříte a neuhoníte se (v dlouhodobém stresu nemůže dobře fungovat ani sebevíc oddaný šéf nebo manažer projektů – delegování práce je ta správná cesta)

7. Špatně nastavená komunikace v týmu

Za prvé – Jakou formou budete v týmu komunikovat? Jaké kanály k tomu použijete?

Za druhé – Jak často budou meetingy a jakou metodu porad zvolíte?

Zní to tak jednoduše – komunikovat. Ve skutečnosti je to častý kámen úrazu ve firmách. Špatně nastavená komunikace může způsobit chaos, zbytečné prodlevy a oddalování další práce.

🗣 Podívejte se na praktické tipy a příklady, jak efektivně komunikovat v týmu.

8. Nejasné role a kompetence v projektu

Kdo je můj nadřízený a koho mám na starost já? Tyto otázky by měly být vyřešené ještě před zahájením realizace projektu. Každý člen týmu musí vědět, komu má odevzdávat úkoly, s kým je má konzultovat a od koho má očekávat hlavní feedback. Problém může nastat, když je ve vedení více lidí. V takovém případě by měl mít každý šéf na starost svoje oddělení a zaměstnanci by měli vědět, že se mají obracet právě na něj.

Třeba ve Freelu, kde jsou tři kapitáni, mají o rozhodování a rozdělení kompetencí jasno:

Kompetenční matice: Dorota Cikánová, supporťačka ve Freelu

9. (Ne)schopnost ukončit projekt včas

Ne vždy se vyplatí dotáhnout projekt do konce za každou cenu. Nejtěžší je pak moment přiznání, že už to dál nevede.

Někdy bývá náročné přesvědčit management, že v tuto chvíli je nejlepší projekt zastavit, pokud sveřepě lpí na jeho dokončení, i když všichni v týmu vědí, že projekt pozbyl smyslu.
Jiří Krátký, lektor, projektový manažer a výkonný ředitel společnosti PM Consulting

Vyprávět by mohla i slavná společnost PepsiCo, která na začátku 90. let minulého století představila neúspěšný projekt Crystal Pepsi. Že bezbarvý nápoj nechutná jako pravá Pepsi, upozorňovali Davida Novaka, tehdejšího COO v PepsiCo, i samotní výrobci ve stáčírnách. Během jednoho roku Crystal Pepsi zmizela z regálů kvůli nízkým prodejům. Novak se ale z neúspěchu poučil: „Když jste lídr, je vaší povinností brát v úvahu podněty svých zaměstnanců, protože mohou mít pravdu.“

Zkuste s týmem najít, co jste se na projektu naučili a co byste mohli použít při projektech příštích.
Jiří Krátký, lektor, projektový manažer a výkonný ředitel společnosti PM Consulting

10. Zanedbané ukončení projektu: Bez vyhodnocení, poděkování a oslavy

Hurá, projekt jste úspěšně ukončili, předali schválené výstupy, uzavřeli všechny administrační nezbytnosti a… rychle k novému projektu! Tak přesně tohle je ta chyba, kterou ve fázi ukončení projektu nesmíte udělat. Přece jenom jste projektu věnovali čas, úsilí a energii svoji i celého týmu, tak to nemůžete jen tak přejít. Tým musíte motivovat, i když je projekt u konce.

I když máte při ukončování projektu už spoustu práce s novými projekty, sluší se zastavit se, poděkovat týmu a pochválit za to, co se podařilo. To může hodně posílit motivaci lidí a přitom to vlastně nic nestojí, jen chvíli času.
Jiří Krátký, lektor, projektový manažer a výkonný ředitel společnosti PM Consulting

Tip na závěr

Poučte se. Něco se vám při řízení projektu nepodařilo? Nevejdete se do rozpočtu, sklouzáváte z harmonogramu, nastavili jste neefektivní pravidla pro komunikaci v týmu? Udělejte si vždycky čas na to, abyste zjistili příčinu a v dalším projektu už chybu neopakovali. Selhání je nakonec (až na druhý pohled, pravda) vlastně výhoda, která vás posune dál.

Freelo team 23. 4. 2022