Remote práce: Jak ji zvládnout efektivně a produktivně

Remote práce, práce na dálku nebo chcete-li home-office, získaly masivní popularitu během pandemie covidu-19, kdy firmy musely hledat způsoby, jak zůstat produktivní i přes zákazy vycházení z domu. Ačkoliv mnoho firem nyní postupně vrací své zaměstnance zpět do kanceláří, hybridní model práce – kombinace práce z domova a v kanceláři – zůstává velmi oblíbený. Správné nastavení tohoto modelu může přinést výhody pro všechny strany, pokud se k němu přistupuje promyšleně a s ohledem na potřeby týmu i jednotlivců.

Co je remote práce?

Remote práce je pracovní režim, kdy zaměstnanec vykonává své pracovní povinnosti mimo kancelář – nejčastěji z domova, coworkingového centra nebo jiného místa podle svého výběru. Jeho obliba nadále roste.

Dle studie Pumble Remote Work Statistics (zdroj) by 98 % remote pracovníků rádo pracovalo vzdáleně i po zbytek své kariéry a doporučilo by tento způsob práce ostatním. Tento způsob práce tak zůstává atraktivním a vysoce ceněným pracovním modelem, který firmám umožňuje oslovit širší okruh talentů a snížit provozní náklady.

V nelehké koronavirové době jsem využil nabídky z doků Freela a svou loď čítající posádku o 12 námořnících jsem začal kontrolovat a řídit na dálku. Po cca týdnu jsme se naučili s Freelem pádlovat a už plujeme, kam chceme a jak chceme.
Martin Beneš, Team Leader Najděte se ve vlastním (ČMSS a.s.)

Hlavní výhody pro zaměstnance

1. Flexibilita: Remote práce umožňuje každému nastavit si den podle vlastních potřeb. Ráno s dětmi, odpoledne pracovní blok v klidu domova nebo večerní soustředění? Tento model práce dává svobodu, kterou tradiční kancelář obvykle nenabízí.
2. Úspora času a nákladů: Odpadá nutnost každodenního dojíždění, což znamená méně stresu a více času na práci nebo osobní život.
3. Větší soustředění: Bez kancelářského ruchu a neplánovaných přerušení je snazší soustředit se na klíčové úkoly.
4. Zvýšená produktivita: Studie společnosti Stanford (zdroj) ukázala, že zaměstnanci pracující z domova vykazují vyšší produktivitu až o 13 % než ti v kanceláři.

Hlavní výhody pro firmy

1. Širší nábor talentů: Remote práce umožňuje firmám oslovit pracovníky ze vzdálených končin nebo dokonce po celém světě, což zvyšuje šanci najít ty nejlepší odborníky a mnohdy i levněji.
2. Nižší náklady: Firmy mohou ušetřit na provozních nákladech, jako je nájem kancelářských prostor, energie nebo vybavení.
3. Vyšší spokojenost zaměstnanců: Možnost práce na dálku často vede k lepšímu work-life balance, což zvyšuje loajalitu zaměstnanců a snižuje fluktuaci.
4. Zvýšení produktivity: Méně rušivých vlivů a větší flexibilita umožňují zaměstnancům pracovat efektivněji, což se pozitivně odráží na výsledcích firmy.

Základní pravidla efektivní komunikace, když je tým na home-office

Jedním z nejčastějších problémů remote práce je komunikace. Bez pravidelného osobního kontaktu hrozí nedorozumění, informační šumy nebo ztráta motivace. Jak tomu předejít?

1. Jasně definované komunikační kanály

Stanovte, které nástroje budete používat a na jaké účely. Například:

• Freelo: Nástroj pro řízení projektů (i dlouhodobých), který nabízí přehledné rozdělení úkolů, komentáře, přílohy a sledování termínů. Intuitivní rozhraní usnadňuje spolupráci na dálku a vedoucí pracovníci ocení reporty o výkonnosti týmu.
• Slack: Používejte pouze pro neodkladné operativní dotazy a zvažte, zda je synchronní komunikace opravdu nutná. Přemíra notifikací snižuje produktivitu, proto nastavte jasná pravidla pro používání.
• Google meet: Videohovory a pravidelné meetingy.

2. Pravidelná synchronizace

Zaveďte týdenní týmové schůzky, kde každý shrne svůj pokrok, priority na další období a případné problémy. Tyto „stand-up“ schůzky mohou trvat 15 minut, ale významně zlepší týmovost.

3. Asynchronní komunikace

Ne vždy je nutné být dostupný online. Umožněte lidem v týmu komunikovat v režimu, který respektuje jejich pracovní styl. Moderní projektové nástroje umožňují detailní zadávání úkolů, připojování příloh, komentování a plánování bez nutnosti okamžité reakce ostatních. Navíc přehledně vidíte kdo kdy a jak pracuje. Je to jedno místo, kde každý v týmu najde informace důležité pro pracovní výkon a to bez ohledu na to, kdo je či není aktuálně online.

Komunikační pravidla

Efektivní komunikace je základem úspěšné spolupráce na dálku. Bez jasně definovaných pravidel může snadno docházet k nedorozuměním, zmatkům a poklesu produktivity. Zde je několik zásad, které by neměly chybět:

1. Odpovídejte v rozumném čase: Stanovte jasná pravidla, do kdy má být odpověď poskytnuta (např. do 18:00 v pracovní den), aby nedocházelo ke zbytečnému stresu či zpoždění.
2. Komunikujte jasně a přehledně: Jeden úkol, jedno téma. Vyhnete se zmatkům a usnadníte spolupráci v týmu. Každý úkol či problém komunikujte odděleně, aby byla komunikace přehledná a s jasnou historií.
3. Minimalizujte přímé zprávy: Než někomu napíšete soukromou zprávu, zvažte, zda lze problém vyřešit samostatně nebo v rámci týmového nástroje, aniž byste rušili ostatní. Zamyslete se také nad důležitostí – počká to nebo to skutečně hoří?

Jak zvýšit efektivitu při práci na dálku

Tipy pro pracovníky

Remote práce vyžaduje disciplínu a dobré návyky. Tyto tipy vám pomohou zvládnout pracovní den s maximální produktivitou:

1. Vytvořte si pracovní rutinu: Stanovte si pevný začátek a konec pracovní doby. Rutina pomáhá oddělit práci od osobního života a snižuje riziko vyhoření.
2. Zařiďte si ergonomické pracovní prostředí: Kvalitní židle, dostatek světla a minimalizace rušivých vlivů zvyšují komfort i výkon. Zeptejte se zaměstnavatele, zda vám na vybavení přispěje – většinou dostanete pozitivní odpověď.
3. Plánujte s rozumem: Používejte nástroje jako Freelo pro správu úkolů. Každé ráno si stanovte tři nejdůležitější úkoly dne. Myslete i na další dny, požádejte o podklady, abyste je měli včas a práce nestála.
4. Nezapomínejte na pauzy: Krátké přestávky (např. technika Pomodoro) vám pomohou udržet koncentraci a energii během dne.
5. Stanovte si hranice: Pokud pracujete z domova, dejte svým blízkým najevo, kdy máte „pracovní čas“. Tím předejdete zbytečným konfliktům.

Freelo používáme prvním rokem a musím říct, že se nám výrazně zefektivnila práce našeho týmu. Každý ví, co má dělat. Freelo je navíc velice přehledné a stále přichází s novými funkcionalitami, které ještě více šetří čas a zjednodušují procesy. S takovým programem je radost řídit projekty.
Michal Švéda, Online specialista ve Člověk v tísni

Tipy pro šéfy

1. Zaveďte jasná pravidla pro komunikaci: Vymezte, v jakých případech se používá synchronní a kdy asynchronní komunikace.
2. Podporujte pravidelné reportování: Stanovte systém, ve kterém každý člen týmu pravidelně sdílí své pokroky. To pomůže zlepšit přehled o práci ostatních a posílit odpovědnost.
3. Zajistěte přístup ke správným nástrojům: Poskytněte týmu přístup k nástrojům, které usnadní jejich práci, jako jsou Freelo pro projektový management nebo Miro pro brainstorming na dálku. Proškolte váš tým, aby nástroje používali skutečně efektivně a využívali jejich možností.
4. Věnujte pozornost individuálním potřebám: Ne každý pracuje efektivně stejným způsobem. Umožněte flexibilní pracovní dobu a sbírejte zpětnou vazbu na to, co váš tým „brzdí“.
5. Omezte zbytečné schůzky: Nahraďte schůzky přehlednými shrnutími v projektovém nástroji nebo v týdenních reportech. Pokud je schůzka nutná, jasně definujte její účel a očekávaný výstup.

V čem týmy při remote práci často chybují?

• Málo nebo moc komunikace: Přílišná nezávislost může vést k izolaci a poklesu týmové spolupráce, zatímco přemíra komunikace, zejména synchronní, může tým zahlcovat a rušit.
  Jak to řešit: Zaveďte pravidelné týmové schůzky, ale nastavte jim jasnou strukturu a časové omezení (15. minutový „stand-up“, kde každý řekne na čem pracuje a co mu chybí pro dokončení úkolu). Pro každodenní komunikaci používejte asynchronní nástroje, jako je Freelo, a synchronní komunikaci (chaty a telefonování) omezte na nezbytné situace. Definujte pravidla pro používání chatu (např. vyhýbat se zbytečným notifikacím) a podporujte sdílení informací na jednom místě.
• Prokrastinace: Domácí prostředí může svádět k odkládání úkolů, protože chybí dohled a pevná struktura.
  Jak to řešit: Doporučte zaměstnancům využívat techniku Pomodoro, plánovat si tři hlavní úkoly dne a vytvořit si pracovní prostor, který eliminuje rušivé vlivy.
• Podcenění technologií: Starší hardware nebo pomalé připojení mohou zbytečně brzdit výkon a způsobovat frustraci.
  Jak to řešit: Poskytněte zaměstnancům možnost nákupu moderního vybavení nebo přispějte na kvalitní internetové připojení. Pravidelně testujte a optimalizujte používané nástroje, aby odpovídaly potřebám týmu.
• Netransparentnost: Pokud týmy nemají přístup k aktuálním informacím nebo chybí jasně definované procesy, může to vést k nejistotě a zmatku.
  Jak to řešit: Mějte jedno místo, kde budou všechny dokumenty, úkoly a rozhodnutí dostupné na pár kliknutí a bez složitého hledání (pozn.: zahoďte e-mail pro interní komunikaci).
• Nedůvěra: Z pohledu zaměstnavatele může vzniknout pocit, že zaměstnanci na dálku nepracují efektivně nebo že se nesoustředí na své úkoly. Na druhé straně mohou zaměstnanci cítit, že jim chybí důvěra od vedení, což negativně ovlivňuje jejich motivaci.
  Jak to řešit z pohledu zaměstnavatele: Vytvářejte pravidelné přehledy práce na základě výstupů, nikoliv přítomnosti online. Důvěřujte zaměstnancům, pokud jde o jejich pracovní režim, a zaměřte se na výsledky. Používejte nástroje, které umožňují sledovat plnění úkolů bez neustálého doptávání – to bývá často i zdroj frustrace zaměstnanců a naznačuje to nedůvěru, což vede i ke ztrátě motivace pracovat produktivně.
  Jak to řešit z pohledu zaměstnance: Buďte proaktivní – pravidelně informujte svého nadřízeného o svém pokroku a výzvách. Sdílejte klíčové milníky a ukazujte, že jste zodpovědní za své úkoly. Nezapomínejte informovat i o nahodilých událostech jako jsou nemoci vaše nebo dětí či jakékoliv jiné činnosti, které omezí vaši aktuální pracovní produktivitu. To pomáhá budovat důvěru u vašeho zaměstnavatele.

Jak zachovat skvělou firemní kulturu i když je půl firmy remote?

Když se kolegové nesetkávají osobně, může se bez konkrétní péče významně zhoršit atmosféra v celé firmě. Co konkrétního mohou vedoucí pracovníci udělat, aby tuto výzvu zvládli a podpořili silné vztahy v týmu?

• Online all-hands setkání: U nás ve Freelu máme každý měsíc „Maják„, kde se větší část firmy potká v kanceláři, dáme si něco dobrého k jídlu, šéfové oddělení nasdílí výsledky a dosažené úspěchy za poslední měsíc, každý může přidat bod, který chce týmu sdělit a inspirujeme se i nepracovními tipy třeba na filmy nebo místa, kam se vydat s dětmi. Celý meeting je zároveň dostupný přes Google meet a širokoúhlou kameru pro zbytek firmy pracující v remote režimu.
• Pravidelné osobní setkání: Pokud je to možné, organizujte kvartální nebo pololetní „offsite“ akce. I krátká osobní setkání, jako oběd s týmem nebo den společné práce v kanceláři, mohou výrazně zvýšit pocit sounáležitosti.
• Transparentní sdílení informací: Zaveďte pravidelný interní newsletter nebo společné porady, kde budou sdíleny nejen novinky firmy, ale i úspěchy jednotlivých členů týmu.
• Ocenění a uznání: Vytvořte například „virtuální nástěnku úspěchů“, kam mohou kolegové přidávat pochvaly a uznání pro své spolupracovníky. Osobní poděkování během týmového hovoru může být navíc ještě silnější motivací.
• Zapojení zaměstnanců do rozhodování: Zeptejte se členů týmu, co by jim pomohlo cítit se více propojeně. Anketa nebo krátké diskuse na toto téma mohou přinést nečekané nápady a zvýšit jejich pocit zapojení.

Závěr

Remote práce nabízí mnoho výhod – od flexibility přes vyšší produktivitu až po spokojenost zaměstnanců. Aby však opravdu fungovala, je třeba zajistit správný přístup k jejímu řízení, efektivní komunikaci a promyšlenou organizaci. Bez těchto prvků se může rychle stát velkou výzvou. Efektivní nástroje, jako je Freelo, mohou pomoci vyřešit většinu výzev spojených s remote prací. Klíčem k úspěchu je jasná komunikace, dobré pracovní návyky a budování týmové kultury i na dálku.

Freelo 29. 1. 2025