Efektivní nerovná se produktivní: Jaké jsou pohledy na produktivitu ve firemní praxi?

Když se mluví o produktivitě a efektivitě v práci, možná se vám zdá, že ta slova jsou tak nějak podobná. Rozhodně se obě týkají výsledku práce. Ale když se podíváme hlouběji, zjistíme nejen, že se liší, ale že definic je více. Trochu světla do problematiky přináší pohled Lucie Spáčilové ze společnosti Performia, která se už 20 let v personalistice u kandidátů zaměřuje právě na produktivitu.

Mnoho manažerů si myslí, že pokud jsou jejich týmy produktivní, automaticky pracují efektivně. Ale jak ukážeme, těmito pojmy je třeba se zabývat odděleně – a pochopení jejich rozdílu může vaší firmě přinést podstatné zlepšení výsledků.

Produktivita vs. efektivita: konvenční pohled

Produktivita se obvykle definuje jako poměr mezi množstvím vykonané práce a časem, který na ni byl vynaložen. Je to kvantitativní měřítko – čím více úkolů nebo jednotek práce dokončíte za stejný čas, tím jste produktivnější.

Efektivita naopak klade důraz na kvalitu a smysluplnost výsledků. Znamená to, jak dobře dokážete využít své zdroje (čas, energii nebo peníze) k dosažení cíle. Efektivita se tedy nezaměřuje jen na rychlost, ale i na to, zda výsledky vaší práce přinášejí očekávaný přínos.

Zaměstnanec může být produktivní tím, že za den pošle 50 e-mailů zákazníkům. Pokud ale ty e-maily správně neformuluje, nemusí mít obchodní přínos. Oproti tomu 20 správně formulovaných a zacílených e-mailů může přinést kýžený výsledek a ve výsledku být mnohem efektivnějších než těch prvních 50.

Tento příklad je v souladu s Paretovým pravidlem, které říká, že 20 % aktivit přinese 80 % výsledku.

Produktivní zaměstnanec alias tahoun týmu podle Performie

V Performii však z dlouholeté firemní praxe považují produktivitu za něco širšího a hodnotnějšího než jen výkon za jednotku času.

Produktivita pro nás zahrnuje i inovativnost a dlouhodobý přínos pro firmu.

– Lucie Spáčilová, CEO Performia

Představte si obchodní tým s dvěma asistentkami Evou Efektivní a Petrou Produktivní.

Efektivní Eva domlouvá schůzky podle zadaného seznamu. Jakmile všechny ze seznamu obvolá, má hotovo. Produktivní Petra ale posuzuje i potenciál schůzek a navíc je plánuje tak, aby na sebe hezky navazovaly a obchodník netrávil zbytečný čas přejížděním.

Vidíte ten rozdíl? Efektivní Eva dokáže vykonat úkoly rychle a s minimálním plýtváním zdroji. Plní své povinnosti podle daných instrukcí a dosahuje stanovených cílů. V Performii takové lidi nazýváme „efektivní vykonavač”.

Produktivní Petra jde však o krok dál. Nejenže plní úkoly efektivně, ale také přichází se „zlepšováky“ a umí si dobře stanovit priority. Neustále hledá způsoby, jak dosáhnout lepších výsledků a přinést tak firmě větší hodnotu. Takového člověka nazýváme „tahoun”.

Při náboru je dobré odhadnout, zda kandidát spadá spíše do role vykonavače nebo tahouna. Ve správně složeném týmu, můžou oba najít své místo. Koho opravdu do týmu nechcete, jsou lidé, kteří nejen, že sami neodvádí dobrou práci, ale ještě ji kazí ostatním.

Chcete se o tomto konceptu a pohledu na produktivitu a efektivitu dozvědět víc? Poslechněte si epizodu podcastu O lidech s názvem „Produktivita není efektivita, i když si to mnozí myslí“.

Produktivita a efektivita ve Freelu

Ve Freelu se právě snažíme o kontinuální zlepšování procesů, abychom týmům pomáhali dosahovat velkých cílů s menším úsilím.

Naše klíčové principy:

• Prioritizace: Nedáváme všem úkolům stejnou důležitost. Náš nástroj pomáhá týmům zaměřit se na úkoly, které mají největší přínos. K tomu slouží nejen priority u úkolů, ale také agilní plánování a využití dalších technik jako Eisenhowerova matice.
• Automatizace: Rutinní úkoly lze často automatizovat, aby se týmy mohly soustředit na kreativnější a strategické činnosti.
• Průběžná zpětná vazba: Pomáháme lidem monitorovat nejen to, kolik toho udělali, ale jaký to mělo dopad na projekt jako celek. Podle toho přistupujeme k měření času stráveného úkoly.

Najděte rovnováhu mezi produktivitou a efektivitou

Produktivita bez efektivity může vést k tomu, že se týmy zahltí prací, která nepřináší žádný dlouhodobý výsledek. Naopak přílišný důraz na efektivitu může brzdit pokrok, pokud se lidé bojí odvádět větší objemy práce. Klíčem je najít rovnováhu: pracovat rychle, ale s rozmyslem.

Prvním krokem k nalezení této rovnováhy je mít práci dobře zorganizovanou, mít v ní přehled a být schopný ji zpětně vyhodnotit. Právě proto si Performia organizuje práci pomocí Freela.

Freelo 22. 2. 2025