Týmová komunikace: Kdy použít chat a kdy nástroj na organizaci práce?
Dnes jsme zaplaveni nabídkou online komunikačních nástrojů. Umíme ale vybrat, který je vhodný v které situaci a pro jaký účel? Když má být komunikace v týmu dlouhodobě udržitelná, dohledatelná a transparentní, chce to řešení k tomu určené. V tomto článku se podíváme na to, jak správně kombinovat chatovací aplikace (někdy nazývané IM, nebo messengery) a nástroje na projektové řízení a organizaci práce (PM software / PM tool).
Efektivní týmová spolupráce: Chat vs. nástroj na organizaci práce
Chatovací aplikace jako WhatsApp, Slack, MS Teams a další jsou vynikající na rychlou a operativní komunikaci. Můžete v nich snadno a rychle sdílet informace, soubory nebo odkazy, a to během několika vteřin. Ovšem tím, jak roste počet zpráv, roste i riziko, že se důležité informace ztratí v zaplaveném chatu.
Přehlednost, dohledatelnost a odpovědnost v projektovém nástroji
Nástroje na projektové řízení a organizaci práce umožňují týmům komunikovat také – ba co víc, komunikovat strukturovaně. Například ve Freelu komunikace probíhá přímo u daného úkolu, což minimalizuje zmatky a nutnost dohledávat informace zpětně. Díky tomu, že každý úkol má jasně definovaného řešitele, termíny a priority odpovídají nástroje na projektové řízení vedoucím tymů na spoustu otázek. Například kolik času co trvá, co nejvíc hoří, kdo má práce málo a kdo moc.
Druhy komunikace v týmu: Kdy použít jaký nástroj
Volba správného komunikačního nástroje zásadně ovlivňuje efektivitu práce celého týmu. Někdy potřebujeme rychlou výměnu informací, jindy strukturovanou diskuzi s jasnou historií a kontextem. Porozumění tomu, který typ komunikace je vhodný pro různé situace, vám pomůže výrazně zefektivnit týmovou spolupráci a minimalizovat komunikační šumy. Pojďme se podívat na konkrétní případy použití:
Kdy použít aplikace pro chatování?
- Pro okamžitou komunikaci. Potřebujete rychlou odpověď na jednoduchý dotaz? V tom případě jsou chatovací aplikace tou správnou volbou.
- Pro krátké a jednorázové akce. Pokud se potřebujete rychle domluvit na schůzce nebo potvrdit drobnou změnu, vyřešíte to rychlým chatem.
- Pro neformální diskuze. Tým může neformálně diskutovat bez nutnosti zakládat samostatné úkoly nebo projekty.
Kdy použít nástroje na projektové řízení (PM software)?
- U dlouhodobých projektů. Pokud potřebujete sledovat úkoly, termíny a postup práce, nástroje pro projektové řízení jsou nezbytné.
- Pro jasně definované úkoly a odpovědnosti. Každý úkol ve Freelu má přiřazeného řešitele a je přímo spojen s diskuzí a dokumenty.
- Pro asynchronní spolupráci. Pokud jednotliví členové týmu pracují v různých časech, Freelo umožňuje hladký tok informací bez nutnosti častých statusových schůzek.
Microsoft Teams a organizace práce
S nejistotou, jaký je rozdíl mezi aplikací Teams a nástrojem na organizaci práce, jako je Freelo, se setkali i ve Fotbalové asociaci ČR.
👉 Přečtěte si, jak se s tím poprali a spustili Fotbal TV v rekordním čase.
Asynchronní komunikace: Klíč k produktivnějšímu týmu
Jedním z hlavních důvodů, proč firmy přecházejí na nástroje jako Freelo, je možnost asynchronní práce. Každý člen týmu může pracovat tehdy, kdy je pro něj nejproduktivnější čas – někdo ráno, jiný pozdě večer.
Tento způsob práce přináší několik důležitých výhod:
- Vyšší respekt k individuálnímu rytmu práce. Každý může pracovat v době, kdy se cítí nejlépe.
- Méně vyrušení a hlubší soustředění. Asynchronní práce omezuje nutnost neustálého přerušování notifikacemi.
- Přehledná a dohledatelná komunikace. Všechny zprávy a komentáře zůstávají uložené přímo u konkrétního úkolu.
Komunikace v kreativním studiu
Že Freelo umožňuje snadno sledovat progres projektu bez nutnosti častých synchronních porad, což šetří čas a minimalizuje zmatky, si všimla např. designérka Anna Marešová.
👉 Přečtěte si, jak revolucionářka ženské intimity designuje ve Freelu.
Jak efektivně kombinovat komunikační nástroje pro práci na dálku
Aby byla práce efektivní, je důležité nastavit si jasná pravidla, kdy používat chatovací aplikace a kdy nástroje pro řízení projektů.
- Chat: Používejte na okamžité dotazy a rychlé domluvy. Například: „Kdy bude schůzka?“ nebo „Můžeš rychle zkontrolovat tento soubor?“ A pouze pokud je to skutečně velmi urgentní, případně druhý člověk s vyrušením souhlasí.
- PM Software: Používejte na dlouhodobé projekty, kde potřebujete sledovat postup práce, termíny a odpovědnosti.
Tipy pro nastavení pravidel týmové spolupráce:
- Jasně definujte, které informace patří do kterého nástroje.
- Každý úkol by měl mít jednoznačného řešitele a jasně stanovený termín.
- Když narazíte v chatu na složitější téma, přeneste diskuzi do Freela, kde zůstane dohledatelná.
Dohledatelnost je zásadní
Když někomu spravujete investice, musíte být schopní dohledat komunikaci a rozhodnutí roky až desítky let zpátky. Jinak nemůžete převzít zodpovědnost.“
– Eduard Janda, jednatel v Architekti pasivního příjmu
Závěr: Efektivní komunikace potřebuje správné nástroje
Používání chatovacích aplikací a nástrojů na projektové řízení se vzájemně nevylučuje – právě naopak. Klíčem je najít rovnováhu a nastavit pravidla, která zaručí, že váš tým bude pracovat efektivně a bez zbytečného stresu.
Pro firmy pracující na dálku nebo v režimu home office je kombinace synchronní a asynchronní komunikace obzvlášť důležitá. Přečtěte si více o tom, jak digitalizovat procesy a umožnit svému týmu efektivně spolupracovat odkudkoliv.
Zjistěte za 14 dní zdarma, jak můžete zlepšit organizaci svého týmu.
