Proč řešit automatizace při práci s klienty: 3 scénáře s Freelem pomocí platformy Make

Kdo by také chtěl pracovat efektivněji, aby měl více času na to, co ho opravdu baví? Třeba Vojtěch Audy, aktivní člen Freelo komunity, který kromě toho, že je seniorní PPC specialista a webový analytik, se zajímá také o automatizace. Domluvili jsme se, že Q2 2025 odstartujeme společně tím, že představíme několik automatizačních scénářů, které navrhnul a otestoval.

V článku si přijdou na své jak úplní začátečníci, protože se dozví, proč automatizovat a co to vůbec znamená, tak pokročilí, kteří se můžou rovnou vrhnout na scénáře:

• Nastavení Out of Office
• Onboarding zákazníka
• Reakce na poptávku.

Proč automatizovat

Změna procesů se zdá náročná, protože vyžaduje čas a soustředění „nad rámec” běžné práce. Jenže čas věnovaný automatizacím je právě to, co v dlouhodobém horizontu oddělí úspěšné od neúspěšných. Pokud byste automatizacemi ušetřili 15 minut každý pracovní den, tak za rok máte 8 pracovních dní k dobru.

1. Ušetříte čas

Den má 24 hodin, je jen na vás, jak je využijete… říká 10 z 10 motivačních koučů. Automatizace jsou takové kouzlo, jak si těch hodin vyrobit víc.

2. Zredukujete chyby

Drtivou většinu automobilových, vlakových i námořních neštěstí zapříčiní lidská chyba. Stejně jako až čtvrtinu výpadků výroby a tři čtvrtiny případů ztráty dat. Chybovat je lidské. Zejména pokud je člověk unavený a nesoustředěný a dělá otravnou rutinní práci. Strojům rutina nevadí a jakmile se vychytají počáteční mouchy, tak pracují bez chyb.

3. Budete efektivnější

Nepleťte si to, že jste zaneprázdnění, s efektivitou. Hodinu posílat e-maily na všechny strany, nebo zuřivě klikat v Excelu nutně neznamená, že jste efektivní. Zvlášť když byste to vůbec dělat nemuseli. Faktura se může vytvořit sama ze záznamů o odpracovaném čase a sám se připraví i e-mail, ve kterém faktura odletí k zákazníkovi.

4. Získáte čas na hlubokou práci

Podle Cala Newporta, autora bestselleru Hluboká práce, se člověk dokáže hluboce soustředit maximálně 4 hodiny denně. A to až poté, co si to ve světě plném vyrušení správně nastaví a natrénuje. Už jen najít ty 4 hodiny denně je pro hodně lidí problém, protože za den musí udělat hromadu rutinních věcí. Pokud je přenechají automatizacím, tak jim na hlubokou práci zbyde nejen čas, ale i kognitivní energie viz další bod.

5. Snížíte si kognitivní zatížení

Každý z nás má denně k dispozici jen určité množství kognitivní energie. Tato energie ubývá spolu s každým rozhodnutím, které uděláme. Když tuto energii spotřebujete, už vás nevyburcuje ani červeně svítící termín ani upomínka od šéfa. A pokud vyburcuje, tak stejně jen k mizernému výkonu. Proto je potřeba si svou kognitivní energii chránit a plánovat, kdy a na co ji využijete – ideálně ne na činnosti s nízkým dopadem.

Nižší kognitivní zatížení v práci umožní lidem lépe relaxovat a kvalitněji trávit čas s rodinou, díky čemuž budou spokojenější a v konečném důsledku i v práci efektivnější. Takže výhody se navzájem umocňují a fungují i z pohledu šéfa nebo vedoucího týmu.

Co jsou automatizační platformy

Jsou to nástroje, které propojují aplikace a systémy, aby spolu „mluvily“ a dělaly opakující se úkoly automaticky, vždy stejně, bez dalšího zásahu.

Zpravidla se jedná o SaaS (Software as a Service), tedy online nástroj, kde jsou nějaké funkce dostupné zdarma a nějaké v rámci měsíčního nebo ročního předplatného (podobně jako Freelo). Existují i tzv. on-premise řešení, kdy je máte nainstalované jako programy v počítači, ale to se spíše týká velkých firem, které si chtějí data samy zpracovávat a uchovávat.

Automatizačních platforem je vícero a mezi aktuálně nejznámější patří Make, IFTTT, Zapier, Microsoft Power Automate a n8n.io. První tři Vojtěch vyzkoušel a přišlo mu, že Make má dobře zpracovaný editor scénářů a je uživatelsky nejpřívětivější, proto by začátečníkům a středně pokročilým uživatelům doporučil právě Make.

Make podporuje slušné množství různých služeb, dobře se ovládá a má přijatelnou cenu. Přesně z toho důvodu jsme ve Freelu s Makem připravili integraci, abyste zvládli nastavit automatizace i bez znalosti programování nebo kódování. A také proto budou následující ukázky využívat Make (jak už název článku napovídá).

Jak fungují automatizační platformy

Pokud tušíte, co je API, směle skočte na další kapitolku.

API [čti „api“] je rozhraní, které má většina dnešních programů / online nástrojů. Představte si to jako pomyslnou bránu mezi danou službou a světem, ve které jsou definované povely. Povely, kterým daný nástroj rozumí a na které dokáže odpovědět. Když se správně zeptáte API Freela, tak dokáže vrátit například seznam všech projektů, ke kterým máte přístup.

Na tomto principu API fungují automatizační platformy. Podle instrukcí člověka si vyžádají data přes API jedné služby, upraví je a pak nahrají do API druhé služby. Instrukce, co přesně má automatizační platforma udělat, nemusíte psát do kódu, ale předáváte je pomocí grafických prvků, které tam jsou připravené. Různě je spojujete, řadíte a větvíte, čímž vytvoříte tzv. scénář (názvosloví se v jednotlivých platformách může lišit).

Automatizační platforma na pozadí vyřeší věci jako přihlášení do nástroje, autorizaci, získání dat a transformaci dat do požadované podoby. Protože nepíšete kód, ale „jen“ pracujete s grafickými prvky, někdy se práci a automatizačními platformami říká vizuální programování.

„Obyčejný“ člověk se tak vyhne všem těm obtížným věcem a může jen klikat. „I když správně to naklikat a otestovat dá taky slušnou práci,“ doplňuje Vojtěch Audy.

Terminologie/slovníček pojmů ohledně automatizací

Než se pustíme do konkrétních automatizací, projdeme si názvosloví, konkrétně to, které používá Make, když řešíme automatizace přes Make. Logické, že? 😀

Blueprint

Každý scénář, který v Maku vytvoříte, si můžete stáhnout a vystavit na internetu. Podělíte se tak o něj s ostatními. Ti pak nemusí trávit čas nastavováním automatizace, což se zvlášť hodí u scénářů, co jsou mnohem komplikovanější a obsahují třeba desítky až stovky modulů.

Modul

Každá „bublinka“ ve scénáři se nazývá modul.

Parser

Software, který překládá text do zdrojového kódu. Zjednodušeně řečeno. V praxi to třeba znamená, že si umí v e-mailu najít předmět a někam ho přepsat.

Scénář

Stejně jako scénář televizního seriálu i scénář automatizace říká, co kdo dělá. Jeden krátký scénář vidíte na obrázku.

V tomto scénáři Google kalendář zkontroluje, jestli tam je nějaká akce, co se jmenuje OOO (jako Out of Office, čili dovolená). Pokud ano, zavolá do Freela a řekne mu, aby nastavilo status Pryč na tu dobu a to stejné pak se Slackem. Tím pádem zadávate dovolenou jen do kalendáře a ostatní platformy už si informaci převezmou. Jak scénář nastavit, se podrobně podíváme později.

Regex (regular expression, regulární výraz)

Je speciální vzorec, který se používá k vyhledávání a rozpoznávání textu a manipulaci s ním na základě určitých pravidel. Jako takové vykrajovátko, co vyřízne třeba tel. č. z textu.

Tak jdeme na scénáře. Připravení?

SCÉNÁŘ 1: Jak automatizovat reakci na poptávku z webu

Řada konzultantů, obchodníků i dalších profesí má web s kontaktním formulářem, přes který se jim můžou hlásit noví zákazníci a posílat jim poptávky. Potenciální zákazníci pravděpodobně očekávají rychlou reakci, kterou jim ne vždy můžete dát, protože právě vyděláváte peníze, nebo odpočíváte.

Každopádně rychlou reakcí a e-mailem bez chyb v očích potenciálního klienta stoupnete (a tím si třeba i připravíte půdu pro vyšší hodinovku).

Proto to můžete vyřešit automatizací. Zájemci za poptávku odešlete poděkování za zájem s informací, kdy se mu budete věnovat a rovnou si na to založíte úkol ve Freelu s termínem a řešitelem, abyste to skutečně udělali.

Možností, jak tuhle situaci vyřešit je víc. O jedné z nich – pluginu pro WPForms, už psal Michal Kubíček. Teď se podíváme, jak to vyřešil Vojta.

• První modul zkontroluje e-mailovou schránku, jestli tam je e-mail s předmětem, který jste si zadali do plug-inu. V našem případě to bylo: „e-mail z poptávkového formuláře“. Ty tam posílá plug-in pro WordPress Contact Form 7, který má Vojtěch na webu.
• Pokud takový e-mail najde, vytáhne z něj předmět e-mailu, e-mailovou adresu odesílatele a tělo e-mailu (obsah zprávy) pomocí 3 různých parserů.
• Další modul pošle děkovný e-mail, jehož text má připravený v šabloně.
• Následující modul vytvoří úkol (v našem případě) v To-Do listu s názvem Akvizice a do Popisu úkolu vloží text e-mailu.
• Poslední modul připraví koncept e-mailu s vyplněným adresátem, který Vojta už napíše a odešle sám po posouzení situace. Tahle část scénáře ušetří čas s hledáním e-mailu.

SCÉNÁŘ 2: Jak automatizovat onboarding nového klienta

Poptávajícího oslnily nejen vaše služby, ale i rychlá a správná reakce na poptávku, takže jste si plácli a pouštíte se do spolupráce. To na začátku vždy znamená nějaká úvodní kolečka a zakládání dokumentů – které ale nemusíte dělat sami. S automatizací přes Make se vám všechny potřebné dokumenty založí samy!

Vy se tak pustíte rovnou do práce, což ocení jak klient (protože dříve uvidí výsledky), tak vy (protože budete mít lepší poměr fakturovatelných a nefakturovatelných hodin a žádnou otravnou rutinní práci).

• Nejprve si vytvoříte html soubor s dotazníkem kam vám klient vyplní své údaje jako jméno, příjmení, telefon atd. Nebo použijete Vojtův dotazník. Je potřeba si daný HTML soubor uložit do počítače a vyplnit tam správný webhook.
• Jakmile klient dotazník vyplní, spustí se webhook a automatizace vám založí všechno, co budete pro spolupráci potřebovat. Ve Vojtově případě to je:
  • Google kontakt
  • Stránka v Notionu
  • Složka v Google Drive
  • Projekt ve Freelu
  • Fakturační kontakt v iDokladu.

SCÉNÁŘ 3: Jak propsat status Out of Office (dovolená) do více nástrojů

Klienta jste získali, práci odvádíte, takže přišel čas na zasloužený relax. Dnes už by mělo být standardem, že vás během dovolené nikdo nebude nahánět, zvlášť když o ní ví dopředu a pak uvidí v komunikačních nástrojích, že momentálně nepracujete.

Proto si dáte do kalendáře tzv. Out of Office a ten si necháte automaticky propsat do dalších komunikačních nástrojů – v případě tohoto scénáře do Freela a Slacku. Z dovolené se tak vrátíte odpočatí a plní elánu do další práce.

• Podmínkou fungování je, že si status zapíšete do Google kalendáře, což je ale v dnešní době „oborový standard“.
• Díky automatizaci se pak nemusíte starat, abyste daný status měli i ve Freelu a Slacku. Protože třeba kalendář nesdílíte se všemi, nebo lidi nenapadne se tam podívat.

Způsobů, co a jak automatizovat, je samozřejmě nekonečno, takže tyto scénáře berte především jako inspiraci. Budeme rádi, když s námi nasdílíte své vlastní nápady na automatizace, zvlášť pokud budou zahrnovat Freelo.

A kdyby vám nastavení nešlo ani podle návodů, nebo se na to z jakéhokoliv důvodu necítíte, kontaktujte (třeba přes jeho automatizovaný formulář 😉) právě Vojtěcha Audyho, který pro vás scénáře v tomto článku připravil. Je to online marketér, který se specializuje na PPC kampaně a automatizace ho hodně baví. Z toho důvodu nabízí čtenářům tohoto článku 20% slevu na konzultaci (heslo: Freelo).

A jestli se vám scénáře líbí, dejte vědět, sdílejte je a třeba Vojta vytáhne z rukávu další. 💪

Freelo 25. 3. 2025