3 důvody, proč advokátní kanceláře potřebují projektové řízení
Řízení advokátní kanceláře může někdy připomínat složitou kauzu – hromady úkolů, náročné deadliny, neviditelné detaily a nekonečné e-maily. Bez jasného systému řízení se můžete rychle cítit přetížení. Kolikrát k tomu ani nemusí být důvod. Projektové řízení je neocenitelný pomocník, se kterým si nastavíte jednoduché zákony pro hladké fungování. Pojďme se podívat na tři klíčové důvody, proč advokátní kanceláře stále častěji sahají po nástrojích, jako je Freelo.
1. Dobré plánování znamená dobré účtování
Co si budeme povídat, čas jsou peníze. Hlavně právníci potřebují jasný přehled o tom, kolik mají „billable” hodin, tedy hodin, které se objeví klientovi na faktuře, kteří klienti se vyplácejí a kde ztrácí kapacity. Podle průzkumů Keystone Law považuje více než 70 % právníků svou práci za stresující – může za to také přetížení a neustálý tlak na výkon jako důsledek špatné organizace. Efektivní plánování kapacit a přehled na projektech pomůže, aby se váš tým mohl naplno ponořit do příprav smluv, soudních jednání nebo práce na klientech.
S plánováním uvidíte do budoucnosti
A ani se k tomu nemusíte učit tarot. Řeč je o prediktivním plánování, kdy využíváte data z minulosti, abyste odhadli budoucí zatížení týmu. Stačí vzít časové údaje, jak dlouho vám zabralo připravit nějaký typ smlouvy, rešerše nebo jednání, a naplánovat kapacity podle nich. Pokud máte nástroj na projektové řízení, data v něm bezpečně najdete.
2. Věci dohledatelné na jednom místě
V právní praxi nestačí mít přehled jen o termínech a dokumentech. Často potřebujete vědět, kdo za klienta co řekl, zejména pokud je tam více jednatelů. V záplavě e-mailů je ale téměř nemožné dopátrat se přesného komentáře. A také – jste právnici, ne detektivové. A když jsme u toho, asi vás nepřekvapí, že více než třetinu svého pracovního času strávíte hledáním, přípravou a psaním e-mailů? To je více než 10 hodin týdně, kdy se místo soustředění se na důležité případy zabýváte tím, kam se sakra poděla ta příloha, nebo jaký byl poslední komentář od klienta. V právní praxi, kde každá minuta hraje roli, je to něco, co dlouhodobě opravdu neoceníte.
Vytáhněte se před klienty, že máte věci zorganizované
Když máte věci na jednom místě, nezaskočí vás dotaz, jestli byste nemohli dodat data z rešerše z minulého roku, protože se klientovi zdála jiná. Mít přehled a pořádek ve věcech působí profesionálně. A vy nemusíte řešit další natahování termínu, než se ta zatracená data vynoří odněkud z hlubin.
Můžete jim je ale ukázat i jen tak, pro inspiraci, ne jen když je potřeba něco řešit zpětně. Ve Freelu a dalších nástrojích je vše zpětně dohledatelné, takže vám nebude vadit ani slovíčko ASAP.
Inspirujte se například příběhem advokátní kanceláře Legitas, kteří popisují, jak postupovali při výběru projektového nástroje oni.
3. Tým na jednom místě – a efektivní
V mnoha kancelářích pořád jede jako hlavní komunikační kanál starý dobrý e-mail a úkoly se zadávají v kuchyňce u kafe. To často vede k tomu, že se udělá půlka, nebo se na ně úplně zapomene. Nejasné priority mohou váš tým stresovat. Když nevíte, co kdo řeší, lidé začnou duplikovat práci, špatně odhadovat kapacity a můžou se cítit přetížení. A vy o tom ani nemusíte vědět.
Důležité je najít prostředí, které týmu sedne
Když máte plnou hlavu zákonů a paragrafů, žádné další složité nástroje nepřichází v úvahu. Potřebujete nástroj, ve kterém se každý onboarduje během několika hodin, má jednoduché rozhraní a neobsahuje zbytečně složité funkce, které nepotřebujete.
💡 Tip
Porovnávejte, než úplně zakotvíte. Intuitivní a snadno pochopitelný nástroj se neobejde také bez přívětivé zákaznické podpory. Až ji opravdu budete potřebovat, oceníte tento přístup dvojnásobně.
A důvod, proč Freelo?
Na trhu existuje celá řada nástrojů pro projektové řízení – od robustních řešení jako Asana, Trello nebo Monday až po sofistikované platformy jako Jira. Tyto nástroje mohou být pro menší týmy trochu – a hlavně zbytečně – složité.
Freelo nabízí podporu, která je dostupná každý všední den a zahrnuje i pomoc při zavádění do firmy. Poradí vám, jak nastavit funkce tak, aby přesně odpovídaly potřebám vašeho týmu, a navíc poskytuje bezplatné konzultace. Pro menší české advokátní kanceláře je to klíčová výhoda, kterou velcí hráči nemusí nabízet. Zakotvěte s vaším týmem s jistotou. ⚓️
