Pracujte s brigádníky efektivně
Nedávno jsem narazila na jednu Facebookovou diskuzi, kde se řešili brigádníci. Že moc nefungují, jak s nimi pracovat a jak vůbec najít ty, co fungovat budou.
Došlo mi, že se tohle téma týká naprosté většiny firem. Vlastně i freelancerů a podnikatelů. Brigádník je totiž ten první pomocník, po kterém sáhneme, když nestíháme. Obvykle si je najímáme na drobnou administrativu, nebo manuální výpomoc. Takové ty činnosti, které nikdo nechce moc dělat, ale samy se neudělají. A může to být velmi efektivní pomoc. Teda když víte, jak na to.
Klíč k úspěchu
Najít ty šikovné, je základní předpoklad. Používám na to úplně stejný proces, jako na výběr asistentek, obchodníků i specialistů, a který učím v kurzu Najděte toho pravého do týmu.
Ty principy totiž platí obecně.
1) Vydefinujte si požadavky
Co bude brigádník dělat za práci? Co má umět? Bude dělat práci, ve které je potřeba být pečlivý? Nebo je nutné, aby dokázal samostatně přemýšlet, protože bude dělat rešerše na internetu? Nebo od něj čekáte, že se bude do puntíku držet nastaveného postupu? Když víte, koho chcete, najdete ho mnohem lépe. U brigádníků sice třeba nehraje tak velkou roli odbornost, ale o to důležitější budou osobnostní rysy a jejich časové možnosti.
2) Dejte jim zkušební úkol
První část můžete zakomponovat třeba už do inzerátu, abyste rovnou odfiltrovali ty brigádníky, co budou úplně mimo. Ale stejně dobře jim můžete zkušební úkol poslat mailem, aby ho vypracovali doma (např. udělat internetovou rešerši na konkrétní téma a vybrat 2–3 relevantní články), naformátovat nějaký dokument podle pokynů apod. Vymyslet se toho dá spousta. Trik je v tom, že díky zkušebnímu úkolu odfiltrujete ty naprosto nepoužitelné. A na pohovor, nebo rovnou na konkrétní práci, si pozvete už jenom ty, kteří mají opravdu potenciál dobře fungovat. Koneckonců i placené odpoledne u vás ve firmě může být dobrou zkouškou. Pozvat si můžete v různé dny různé lidi a podle snahy a šikovnosti si vybrat ty nejvhodnější. A víte, co je ještě větší trik? Mít tyhle zkušební úkoly někde po ruce připravené, třeba jako checklisty ve Freelu, a použít je u každého dalšího nového náboru znova.
3) Domluvte si zkušební dobu
Po skončení zkušebního období si vzájemně řekněte, jestli vám spolupráce vyhovuje a chcete v ní pokračovat. Můžete si na začátku dát i nějaká kritéria, podle kterých to pak budete vyhodnocovat. Např. že si osvojí konkrétní činnosti, bezchybnost v provedení nebo třeba rychlost a pečlivost, pokud vám balí zásilky pro eshop.
4) Pracujte s nimi
Pokud se vám něco nelíbí nebo byste to chtěli jinak, řekněte jim to. Oni vám myšlenky nečtou a často netuší, že dělají něco jinak, než vy chcete.
4 nejčastější selhání
Rodinní příslušníci a kamarádi
Moje zkušenost říká, že přijmout na výpomoc kamaráda, kamarádku nebo syna vašeho nadřízeného jenom proto, že zrovna mají čas, působí víc trápení, než užitku.
Ono se vám totiž bude špatně říkat synovi obchodního ředitele, že dělá něco špatně, nebo dokonce, že už zítra nemá chodit. Mnohokrát jsem viděla, jak se taková spolupráce trpěla z obav, aby se někdo necítil ublíženě nebo uraženě a ve finále to narušovalo vztahy v celé firmě.
TIP: Když už chcete někoho takového přijmout, nechte ho projít řízeným výběrem spolu s ostatními a přijměte ho/ji jenom pokud se skutečně osvědčí.
Příliš velká očekávání
„Já pořád čekám, že budou mít stejnou motivaci do práce jako já. Že budou s klienty mluvit stejně nadšeně a vstřícně, jako já“.
No… Nemůžete čekat, že brigádník, středoškolák, vysokoškolák nebo důchodce budou mít do práce stejné nadšení jako vy. Uvědomte si, že pro ně to je obvykle jenom přivýdělek. Žádná srdcovka nebo kariéra. Berte to tak, že jim je v podstatě jedno, jestli si pokazí reputaci, nebo udělají dobrou pověst. Oni si chtějí jenom odpracovat hodiny a vydělat peníze.
TIP: Není třeba tenhle postoj vnímat a priori špatně. Říkám to spíš proto, abyste si to uvědomili a mohli s tím pracovat. Pokud chcete mít práci hotovou dobře, nenechávejte příliš velký prostor pro kreativitu. Úkoly zadávejte přesně a kompletně. Zadání i kontrolu vám usnadní procesy a checklisty.
Nerezignujte ale na své požadavky úplně. Trvejte na odvedení dobré práce podle vašeho zadání. Mějte na paměti pravidlo 3x a dost. Pokud brigádník neudělá zadaný úkol po třetím upozornění dobře, neztrácejte s ním čas a vyměňte ho.
Nepřipravenost
Představte si situaci: Brigádník přijde v domluvenou hodinu, vy jste zrovna ponoření do práce, kterou nemůžete přerušit, nebo jste právě na odchodu na urgentní a neplánovanou schůzku. Co se bude dít? Brigádníka posadíte, v lepším případě mu dáte nějakou špatně vysvětlenou práci, v horším případě mu řeknete, ať na vás počká. Taky můžete vyhlásit v kanceláři, že tu je brigádník a kdo s něčím potřebuje pomoct, ať mu to zadá.
To není ideální, že… v takových situacích většinou brigádník promarní až ⅓ placeného času, protože nikdo není připravený se mu věnovat.
TIP: Připravte si dopředu sadu úkolů, která brigádníka vytíží minimálně na první dvě hodiny. Vy si přípravu uděláte v čase, který vám bude vyhovovat a až brigádník přijde, sedne si a může hned začít pracovat. Pokud to jsou činnosti, které se opakují, např. brigádník chodí zpracovávat poštu nebo kompletovat materiály, budou se vám hodit checklisty. Jednou si je ve Freelu připravíte, a pak jenom brigádníkovi vytisknete.
Určete v týmu jednoho člověka, který bude brigádníkovi zadávat práci a bude mu k dispozici pro dotazy. Nemusíte to být nutně vy, ale nenechávejte ho bezprizorního. Pokud mu bude chtít práci zadat někdo další z týmu, ať se domluví nejdřív s kolegou zodpovědným za brigádníka. Ten určuje priority. Není cílem brigádníka přehltit desítkami drobných úkolů od různých lidí, z nichž každý to potřebuje hotové hned. Brigádník prostě potřebuje v každý okamžik vědět, na čem má zrovna pracovat a jak to udělat. Jenom tak využijete jeho čas na maximum.
Špatné zadání úkolů
Brigádníkovi musíte jasně říct, co má jak udělat. Jinak se vás bude každých 5 minut chodit ptát. A každých 15 minut vám pak přijde říct, že má hotovo. Vás to bude rozptylovat od vaší práce a strávíte s ní mnohem více času.
TIP: Nejlépe se vám budou zadávat brigádníkům úkoly s jasně daným postupem. Ten postup sepište a s brigádníkem nejprve projděte, jestli je pro něj srozumitelný. Přesně mu popište, co má jak udělat, jak na sebe činnosti nebo kroky navazují, a přidejte klidně i fotku finálního výstupu, pokud např. kompletuje balíčky pro klienty. Osvědčilo se mi i dát do procesu nejčastější věci, na které se zapomíná – např. argumenty zákazníků včetně reakcí na ně.
Jasně strukturovaný a popsaný postup v úkolu vás daleko méně zatíží při zadávání i při kontrole. Všechno půjde rychleji.
Pokud úkoly pro brigádníky nejdou jasně strukturovat do procesu, rozdělte je do menších částí a zadávejte je postupně. Vždy v konkrétním milníku postup zkontrolujte a řekněte, co je třeba udělat dál. Tím si zajistíte, že finální výstup bude vypadat jak potřebujete i v případě, že někde v procesu dojde k chybě. Vy ji tak odhalíte a můžete napravit včas.
A kdo ví, když budete brigádníky dobře vybírat a naučíte je dobře pracovat, možná v nich časem získáte i motivované a nadšené zaměstnance 😉
