Freelo vs. e-mail: Kdo vyhraje souboj 21. století o efektivitu práce

Přistupte blíže a sledujte největší souboj 21. století. Utká se e-mail s Freelem, nástrojem na organizaci práce a týmovou komunikaci. Kdo bude efektivnější? Možná tušíte, ale víte také proč? Sázky uzavřeny a e-mail dává první ránu.

1. Zadávání úkolů

Zadávání úkolů ve firmách je každodenní rutina, která ale často drhne. Podle průzkumu agentury Gallup až 50 % zaměstnanců není úplně jasné, co se od nich očekává. To není překvapení, když se úkoly zadávají „per huba“, maximálně e-mailem nebo v chatu.

E-mail a zadávání úkolů

Jestliže zadání úkolu vnímáme jen jako předání informace, že je potřeba něco udělat, pak úkol skutečně přes e-mail zadat jde.

Veškerou práci však necháváme na řešiteli:

• se strukturováním informace,
• sháněním podkladů,
• hlídání termínů.

To vede k chybám, omylům a nedorozumění.

Psychologové se navíc shodují, že komunikace přes e-mail výrazně více zatěžuje příjemce než odesílatele. Příjemce za e-mail platí svou pozorností, kterou musí tříštit mezi e-mail a další úkoly.

Freelo a zadávání úkolů

Freelo (a podobné nástroje) jsou na zadávání úkolů přímo dělané, proto vás tvořením zadání provedou. Zadavatel na nic důležitého nezapomene. Vše vyplní rychle, na pár kliknutí, nebo i pomocí klávesových zkratek. Tím, že se nad zadáním pořádně zamyslí, ušetří se několik kol doptávání, domněnek a v nejhorším případě špatného vypracování. Z pohledu čistě zadavatele úkolu se to může pro začátek zdát složitější než napsat e-mail, ale jakmile se trošku rozkoukáte, zjistíte, že opak je pravdou.

2. Týmová komunikace

Dopisy si zpravidla píšou navzájem právě dva lidi. Jenže to už nám dnes nestačí. Lidé spolupracují v týmech, brainstormují, každý přispívá svou odborností a reakce očekáváme v co nejkratším čase. Zkrátka ohledně každého úkolu proběhne diskuze, do které lidi v různých fázích vstupují a zase z ní vystupují.

E-mail a týmová komunikace

E-mail byl vytvořen jako elektronická verze schránky na dopisy a podle toho vypadá. Jakmile se snažíte komunikovat ve více než 2 lidech, dostanete se do pekla Re:Re:Re a kopií, které se vás buď netýkají, nebo z nich naopak vypadnete v nejmíň vhodnou dobu. Celá diskuze se tak tříští a po chvíli potřebujete statusový meeting (viz níže).

Freelo a týmová komunikace

Ve Freelu se diskuze řeší elegantně. Vše je na jednom místě. Lidi se dostávají do sledujících a zase se odebírají podle toho, jak proces pokračuje. Přitom pořád víte, kdo je řešitel a kdo má za úkol zodpovědnost.

3. Jasný řešitel, termín, stav a priorita na první pohled

V chaosu každodenních úkolů je klíčové mít jasno v tom, kdo má co na starosti a do kdy to musí být hotové. Zmatek kolem odpovědnosti nebo termínů často vede k prodlevám a chybám. Podle studie od Atlassianu až 40 % zaměstnanců ztrácí čas kvůli špatné koordinaci a nejasným odpovědnostem.

Freelo a klíčové informace o úkolu

Ve Freelu mají důležité informace svoje sekce. Tím pádem nemusíte vše vypisovat do textu, ale jen nastavíte v políčku. Je to rychlejší pro zadavatele a příjemce se v tom rychle zorientuje. Zvlášť, když už je na nástroj zvyklý. Tím si oba šetří mentální kapacitu na reálnou práci.

E-mail a klíčové informace o úkolu

Do e-mailu samozřejmě můžete všechny důležité informace napsat, ale vy jako zadavatel musíte:

• na ně myslet,
• pokaždé je znovu formulovat,
• zbytečně tvořit věty, které stejně nikdo pořádně nečte,
• když věty neformulujete hezky, můžete působit nepříjemně nebo pasivně agresivně, což zhoršuje náladu na pracovišti.

Jako příjemce:

• Informace hledáte pokaždé jinde.
• Termíny si pak musíte přepsat, nebo zkopírovat někam jinam, abyste na ně nezapomněli.

💡 Tip: Komunikujte strukturovaně

Když už komunikujete přes e-mail, dbejte na to, aby všichni v týmu rozuměli zadání, vyznali se v podkladech a stíhali termíny, např. takto:

4. Stav úkolů: člen týmu ví, co dělat, a vedoucí má přehled

Manažer/šéf/projekťák/vedoucí týmu (ať už je název role jakýkoliv) potřebuje vědět, v jakém stavu jsou úkoly nebo zakázky a kolik má kdo práce. Za tímto účelem se ve firmách často pořádají tzv. statusy, čili meetingy, kde každý nasdílí svou situaci.

Statusové meetingy jsou však neefektivní (podle 71 % manažerů) a navíc drahé (ročně stojí firmy v USA 37 miliard dolarů). Schválně si těch 30 minut, nebo spíš hodinu, vynásobte hodinovou sazbou všech zúčastněných. Případně se vedoucí doptává jednotlivě a tím vyrušuje ze soustředění bez ohledu na to, jaký komunikační kanál využívá.

Freelo a stav úkolů

Ve Freelu existuje pohled na všechny úkoly, taková hlavní stránka, která se jmenuje Dashboard. Tam přehledně vidíte všechny úkoly včetně termínu, priority, stavu a řešitele. Úkolů v týmu samozřejmě mohou být stovky a tisíce, takže na Dashboardu jde filtrovat. Jak pomocí filtrů jak přednastavených, tak těch, které si vytvoříte sami. Díky tomu vidíte, kdo co řeší.

Než jsem začal používat Freelo, tak jsem stav zakázky musel zjišťovat po telefonu nebo e-mailem. Pak jsem minimálně 10 minut čekal. A otázka je, jestli jsem se dozvěděl pravdu. Teď mám Freelo a reálně to vidím – jestli obhlídka proběhla, jestli to je v kalendáři atd.

– Patrik Topič, majitel Topič s.r.o.

E-mail a stav úkolů

E-mail mlčí…

5. Dohledatelnost informací napříč týmem

V týmech často nastávají situace, kdy se jeden úkol prolíná s jiným. Pokud jsou informace o úkolech někde zaznamenané tak, aby se v nich dalo vyznat a vyhledávat, zvýší se samostatnost každého člena týmu. Informace totiž vypátrá každý sám, aniž by se musel s ostatními potkávat na dlouhých meetinzích. Jako bonus tím posílíte transparentnost jako hodnotu ve své firemní kultuře.

Freelo a dohledatelnost

Fulltextové vyhledávání ve Freelu je zachránce. Dohledáte úkoly, soubory, diskuze, stačí zadat klíčová slova do lupy.

Na opakované procesy si navíc můžete vytvořit šablony (na úrovni projektů, to-do listů i úkolů), takže už nikdy nebudete muset dohledávat návod nebo checklist. Prostě si ho rovnou zduplikujete a začnete na něm pracovat. To také velmi zjednoduší onboarding nového člena týmu.

E-mail a dohledatelnost

V e-mailu samozřejmě vyhledávání pomocí lupy také je. Jenže skoro pokaždé přinese zklamání. Nevyhledává kontextově, takže pokud si přesně nepamatujete, co bylo v předmětu, nebo kdo je odesílatel, vaše šance na úspěšné hledání rapidně klesají. Navíc diskuze v e-mailech se různě tříští podle toho, kdo je v kopii, takže se také může stát, že nedohledáte zrovna to vlákno, které chcete.

Pokud chcete něco v e-mailu dohledat, tak hodně štěstí.

– Pavlína Žukovská, zakladatelka účetní kanceláře Neodat.

A to pořád mluvíme jen o konverzacích, ve kterých jste byli. Ale co když tu informaci, kterou hledáte, napsali vašemu kolegovi a vás nedali do kopie? Nebo vašemu předchůdci? To jste oficiálně v háji.

6. Předání úkolů při personální změně

Lidé přicházejí a odcházejí. Ať už odcházejí za (zdánlivě) lepším, na mateřskou, nebo do důchodu, vždy je potřeba, aby svou práci někomu předali. Vzhledem k tomu, že výměna lidí na pracovní pozici vyjde na polovinu až dvojnásobek roční mzdy na dané pozici, snaha o co nejhladší a nejpodrobnější předávku je na místě. Kvalitní předávkou se totiž celkové náklady sníží, protože se zkrátí doba zaučování a nedojde k takovému poklesu produktivity v celém týmu.

E-mail: Na co nezapomenout při předávce, když odcházíte z práce

V týmu, kde většina komunikace probíhá e-mailem a na meetinzích, je předávka extrémně složitá.

1. Ručně projít svoje e-maily a shrnout je nebo přeposlat.
2. Informovat kontakty, že odcházíte a odkázat na nového kolegu.
3. Předat excelové a textové soubory (i když jsou sdílené na SharePointu apod.) a vytvořit k nim mapu/návod, jak se v nich vyznat.

I když to odcházející zpracuje svědomitě, nově příchozí bude mít pravděpodobně velký problém se v tom vyznat. Zvlášť pokud procesy nejsou někde přehledně zaznamenané. Bude dělat chyby a také se bude muset obracet na kolegy s dotazy, aby mu vysvětlili, co se dělo v minulosti a jaké jsou aktuální priority. To představuje ztrátu času pro nováčka i kolegy, kteří mu musí informace poskytovat.

Celkově předávka ve firmě řízené přes e-maily a tabulky je zdlouhavá, manuální a náchylná k chybám. Nový zaměstnanec musí věnovat hodně času vyhledávání informací namísto toho, aby začal hned efektivně pracovat.

A to vše za předpokladu, že odcházející zaměstnanec předávku připraví. Co když ale odejde ve zlém, nebo ze zdravotních důvodů předávku nemůže zpracovat vůbec?

Freelo a personální změna

Nebudeme předstírat, že s Freelem (nebo jiným nástrojem na organizaci práce) je odchod zaměstnance procházka růžovou zahradou. Protože samozřejmě není. Pořád se musíte potýkat s hledáním vhodných kandidátů, pohovory, nabídkami atd. Ale jakmile nový člověk sedí na své židli, tak věřte, že začne efektivně pracovat mnohem rychleji.

Onboardingové šablony

Nově příchozímu založíte onboardingový projekt, kde ze šablony vyberete úkoly, které se ho týkají.

Firemní know-how

V úkolech už jsou připravené odkazy na všechny informace a procesy, které potřebuje vědět jak o firmě, tak o své pozici.

Funkce Nahrazení pracovníka

O tom, na jakých úkolech má s jakými termíny a prioritou začít pracovat se dozví na Dashboardu. Na pár kliknutí nově příchozímu přiřadíte všechny úkoly jeho předchůdce.

7. Správa souborů

Ve firmách jsou soubory klíčovým nástrojem pro sdílení a uchovávání informací. Může jít o rozpočty, plány, smlouvy, prezentace nebo projektové dokumenty. Soubory umožňují jednotlivcům i týmům pracovat na konkrétních úkolech a udržovat přehled o důležitých datech. Problém ale nastává, když se soubory začnou hromadit, mají spoustu verzí nebo jsou uloženy na různých místech – od lokálních disků po různé cloudové úložiště. Když v tom není systém, soubory se ztratí stejně jako spousta času, kdy se v nich zaměstnanci snaží vyznat.

E-mail a soubory

„Příloha je příliš velká. Maximální velikost přílohy je 25 MB. Můžete nahrát soubor na Google Disk a poslat odkaz,“ je přesně něco, co nechcete číst u e-mailu, který potřebujete rychle odeslat. Zvlášť, když máte soubor uložený na jiném cloudovém úložišti.

Dohledávání souborů, které vám někdo poslal (spíš odkaz na něj), je další bolest e-mailové komunikace, zvlášť pokud v týmu používáte sdílené složky, které se velmi rychle „zabordelí“. A když si soubor neuložíte hned, budete muset e-mail znovu dohledat. A to nechcete, jak jsme se shodli v 5. kole souboje.

Freelo a soubory

Freelo samo o sobě obsahuje cloudové úložiště (velikost se odvíjí od tarifu). Kromě toho má také integraci na Google Disk, OneDrive a Dropbox, takže se soubory uloženými tam můžete pracovat stejně jako se soubory uloženými ve Freelu. A nejen s nimi, ale vlastně s jakýkoliv odkazem.

Když nahrajete novou verzi souboru, tak se soubor aktualizuje. Přitom původní verze zůstane uložená v historii, takže se můžete vrátit a verze porovnat. K jednotlivým verzím také můžete dopsat poznámky, což fantasticky usnadní práci, protože zpravidla zapomeneme, čím se verze liší, což způsobuje zmatek. Takhle víte, v jakém stavu soubor je a co je s ním ještě potřeba udělat.

Pokud řešíte varianty třeba u grafických designů, tak si vystačíte s diskusí, kam vložíte náhledy a kolegové je okomentují. Všechny soubory vložené do diskuze se samozřejmě do Souborů ukládají automaticky. A složky si můžete seřadit a barevně rozlišit podle sebe. Lidem mimo Freelo soubory nasdílíte přes veřejný odkaz.

Velkou výhodou oproti jiným cloudovým úložištím je, že soubory jsou provázané s diskuzí u úkolů, takže vždy víte, kterého úkolu se soubor týká, a u úkolu dohledáte všechny potřebné soubory.

S Freelem se také vyhnete bezpečnostnímu riziku, protože odpadne potřeba otvírat soubory a odkazy v e-mailech, které mohou být přenašečem počítačových virů.

A poslední výhodou je fulltextové vyhledávání.

8. Efektivní využití pracovního času (a přehled o něm) 

Správné využití pracovního času má zásadní vliv na výkonnost a výsledky celého týmu. Je důležité sledovat, kolik času se věnuje jednotlivým úkolům, abyste mohli vyhodnotit, zda čas věnujete těm správným aktivitám.

Freelo a efektivní využití času

Prvním krokem ke zjištění, jestli zacházíte s časem efektivně, je změřit si, kolik času čím trávíte. Na to existuje spousta samostatných nástrojů jako např. Toggl. Řada firem ještě teď zapisuje pracovní výkazy do Excelu. Ve Freelu je na to ale přímo vytvořená funkce. Měření spustíte tlačítkem „Play“, jakmile na úkolu začnete pracovat a pak zase vypnete. Nebo to dopíšete zpětně, jakmile úkol dokončíte.

Tím pádem máte kompletní podklady pro výkaz hodin. Spolupracovníkům na DPČ tak snadno ohlídáte odpracované hodiny a freelanceři z něho mohou rovnou fakturovat díky integraci na iDoklad, Vyfakturuj a Fakturoid.

E-mail a efektivní využití času

V e-mailu žádné měření času není a věřte, že běžný zaměstnanec korporátu stráví e-maily více než polovinu pracovní doby (a další velkou část na meetinzích). Vzhledem k tomu, že vás e-maily snadno pohltí a kolikrát se týkají více úkolů zároveň, tak komunikace přes e-maily ztěžuje měření času stráveného konkrétními úkoly.

9. Externí komunikace

Externí komunikace, tedy komunikace s partnery, zákazníky, dodavateli a dalšími zainteresovanými stranami mimo firmu, je zásadní pro úspěšné fungování každé organizace. V některých firmách a oborech kladou důraz na formálnost a přesnost, jinde na rychlé a flexibilní reakce. V každém případě správně nastavená externí komunikace zajišťuje nejen hladký přenos informací, ale také buduje důvěru a udržuje dobré vztahy.

E-mail a externí komunikace

E-mail bude nejspíš první nástroj vedle telefonu, po kterém při externí komunikaci sáhnete, pokud vám třeba zákon neukládá komunikovat přes datovou schránku. Zcela se e-mailům nejspíš nevyhnete, i kdybyste chtěli. Pokud vás však v týmu řeší externí e-maily víc, rozhodně doporučujeme sdílenou schránku, jako je např. Missive nebo Front, kde nastavíte řešitele, e-maily mají svoje URL a také si s kolegy můžete psát zprávy.

Freelo a externí komunikace

I když se Freelo zdá jako nástroj na interní komunikaci, lze ho velmi dobře využívat i s dlouhodobějšími externími partnery, zejména díky tomu, že v tarifech Free, Freelance a Team neplatíte za každého uživatele. Tak to mají zavedené např. v účetní firmě Neodat.

Každého zákazníka, se kterým bychom si napsali alespoň 1 e-mail týdně, jsme pozvali do Freela. Nikdo s tím neměl problém.

– Pavlína Žukovská, zakladatelka účetní kanceláře Neodat.

Díky tomu mají i při externí komunikaci jasno v tom, kdo má co dělat. A hlavně když jim zákazník něco zadá k zaúčtování, snadno to dohledají i při auditu po 5 letech.

Pokud něco řešíte ve Freelu a chcete nasdílet s někým třeba jen checklist nebo soubory, nemusíte je zvát do Freela, ale vygenerujte jim externí odkaz, takže se jim pak úkol zobrazí v internetovém prohlížeči bez nutnosti se někam přihlašovat. To se hodí např. při sdílení checklistů s cateringem, eventovou agenturou, nebo uchazečem o zaměstnání.

10. Jednoduchost ovládání s cílem udržet pořádek

Pro plošné využití ve firmě je zásadní, aby se nástroj jednoduše a intuitivně ovládal, protože pak se členové týmu soustředí na skutečnou práci a dosahují lepších výsledků. Když nástroj vyžaduje dlouhé zaučení nebo je příliš složitý, zbytečně zpomaluje práci a způsobuje frustraci.

E-mail a jeho ovládání

Říkáte si, že e-mail umí používat každý a že to zvládnou i děti? Ano i ne. To nejzákladnější, co e-mail nabízí, jako poslat a přijmout e-mail, běžně zvládá 81 % české populace starší 16 let. Ale kolik z nich dokáže používat pokročilá nastavení, filtry, automatizace? Tyto vychytávky značně usnadní týmovou komunikaci, ale každý je rozhodně neumí. Proto se pak jejich využití nedaří rozrolovat do celé firmy a týmová komunikace je na úrovni nejslabšího článku.

Freelo a jeho ovládání

Oproti tomu ovládání Freela je intuitivní natolik, že první úkoly lidé zakládají ještě v den registrace. Pokud nastupuje do týmu nový člověk, rozkouká se podle případových studií ve Freelu prakticky hned.

Freelo je tak nějak intuitivnější než všechny ostatní nástroje. A že jich znám hodně.

– Ondřej Ilinčev, CRO & UX expert

A když uživatelům není něco jasné a ani nápověda jim nepomůže, jsou tu pro ně každý všední den živí lidé ze zákaznické podpory, kteří jim poradí nejen s konkrétními funkcemi, ale i celkovým nastavením pro co nejefektivnější používání Freela v týmu.

Lucie Hromádková 27. 9. 2024