Delegování: Kompletní návod, jak nad ním přemýšlet a hlavně jak konat

Člověk dře měsíce (nebo roky) jako kůň. Vybuduje službu, o kterou je zájem. Ale místo kýžené oslavy je vlastně otrokem. Zní ti to povědomě? Usínáš s laptopem po půlnoci, budíš se s hlavou plnou nedotažených restů a vše stojí na tobě? Říkáš si: Přece jsem to nebudoval/a tak svědomitě, abych teď klienty odmítal/a?

Nemusíš končit nebo vyhořet jen proto, že den nemá dostatek hodin a tvé kapacity i peníze jsou omezené. Potřebuješ najmout zaměstnance, delegovat a posunout byznys dál. Jinak se unavíš, vyhoříš a celý podnik ohrozíš. Jak překonat vlastní limity, věřit sobě i lidem a naučit se delegovat úkoly?

„Po letech v roli experta jsem se chtěl posunout a začít pracovat s dalšími lidmi na větších projektech. Design je týmový sport a jako jednotlivec nemáš šanci hrát dlouhodobě první ligu,“

prozrazuje své důvody webový konzultant Jan Řezáč. Dalšími důvody, proč se rozhodl vybudovat víc z freelance businessu firmu, byl růst:

„Chyběl mi profesní posun — nechci kreslit do padesáti wireframy.“

Podobný myšlenkový proces popisují zakladatelé úspěšného Bushcraft Shopu:

„Neviděli jsme smysl v tom dělat neustále to samé, chystat objednávky, zpracovávat faktury, balit balíky, zatímco nám utíkal čas realizovat všechny nápady a inovace. Chtěli jsme testovat produkty a šít vlastní kolekce vybavení do přírody. Jako první jsme si najali člověka na administrativu, čímž se uvolnily ruce posunout business dál.“

Proč delegovat?

• Uvolní se ti ruce na důležitější a často strategické činnosti. Na růst, obchodní činnost, nový sortiment, nové kroky, …
• Vybuduješ tým/office. Budeš dělat na něčem větším, než jsi ty sám. Budeš schopen dát lidem smysluplnou práci a vizi, za kterou jít.
• Rozložíš odpovědnost na další lidi ve firmě a dáš jim tak i zároveň důvěru – budou loajálnější a budou se víc cítit jako součást firemní rodiny. Víc najdeš v tomhle článku o důvěře na pracovišti.
• 99 % toho, co musíš udělat, aby tvé podnikání rostlo, jsi nikdy v životě nedělal/a. Na klíčové činnosti potřebuješ čas. Praxí se v nich zdokonalíš a půjdou ti. A na ty, které se dají delegovat, si co nejdřív najdi profesionála, aby ti odlehčil od náporu práce. Potřebuješ přece čas na zdokonalení v těch klíčových činnostech a delegovaný úkol ti ho už nebude ubírat.
• Zajistíš si dlouhodobý úspěch. Neuštveš se. Tušíš správně, že nezdravý a vystresovaný šéf/freelancer na své klienty a spolupracovníky dobrý dojem neudělá. Krátkodobě možná úspěch mít budeš, dlouhodobě tě ale předběhne konkurence a ty, ač to teď odmítáš slyšet, nakonec podnikání vzdáš.

„Delegování, v rozporu s častou představou, není pouhým zadáním úkolů a předáním odpovědností za jejich vykonání.“

Princip delegování v managementu

Základní otázkou, kterou si musíme hned na úvod zodpovědět je: Co je to delegování? „Delegovat znamená přidělit zaměstnancům i odpovídající pravomoci a zajistit, aby měli k dispozici podmínky a zdroje, které jsou k efektivnímu dokončení jejich práce nezbytné,“ píše magazín Moderní řízení, odkud jsme si definici vypůjčili, „delegování předpokládá i to, že nadřízený do okruhu úkolů svému podřízenému v principu nezasahuje (především zde nevykonává žádná rozhodnutí).“ Zní to logicky. Tak proč to tak jednoduše nejde?

Jaký je tedy ten nejlepší postup delegování? Pojďme si společně projít ty nejdůležitější fáze i jednotlivé kroky.

Fáze 1: Dej si do pořádku hlavu

„Dobrý odborník ještě neznamená, že budete dobrý ředitel,“ píše Jan Řezáč v článku Z freelancera agenturou, „agentura je jízda. A můžeš se snadno vybourat. Jako novopečený ředitel jsem spal některé noci jako nemluvně — každé dvě hodiny jsem se budil s pláčem. Nemám za sebou žádnou školu managementu a dekáda freelancingu mě rozhodně nepřipravila na agenturní podnikání.“

1. krok: Otevři se možnostem

Začni se bavit s lidmi, kteří si podobnou situací prošli a dnes vedou firmy. A taky se bav s těmi, kteří si tím ještě neprošli. Klidně se přidej do vcelku živé skupiny živnostníků na Facebooku. Budeš se divit, kolik lidí, které vnímáš jako daleko úspěšnější, než jsi ty, se potýká s těmi samými problémy, strachy a výzvami, jaké máš před sebou.

TIP Freelo: Zkušenosti a potřeby můžete sdílet třeba na kávě, kam dotyčného pozveš. Tím si získáš nového známého. Utvoříš obrázek o tom, jak to vypadá jinde, ale i vlastní názor, jak chceš či nechceš delegovat ty.

2. krok: Uvědom si, proč chceš delegovat

Že ti to říkají všichni ostatní, není dost dobrý důvod. Ty musíš vědět, proč růst potřebuješ. Tady se můžeš inspirovat některými konkrétními důvody:

• Chci přesunout část činností a kompetencí na jiné lidi? Kdo by to měl být? Externisté, brigádníci nebo stálý zaměstnanec? Co všechno takový člověk zastane? Je to práce na plný úvazek? Co přesně udělám já s časem, který se mi uvolní?
• Chci nové prostory, nový web, nový kabát pro své podnikání?
• Chci produkovat a/nebo prodávat víc?
• Chci dělat na větších projektech, zkvalitnit služby, navýšit ceny?
• Chci otestovat a proniknout na zahraniční trhy?
• Nechci už dělat rutinní záležitosti, protože čas je nejdražší komodita, kterou mám? Jak ho získám a k čemu využiji ušetřený čas?

Máš pocit, že správný manažer/zakladatel/ředitel všechno zvládá sám, nepotřebuje žádný odpočinek a pracuje na 200 %? Opak je pravdou, každý správný vedoucí pracovník totiž především správně deleguje.

3. krok: Zapomeň na to, že všechno uděláš nejlíp sám

„První dva roky jsem dělala nonstop, ale den má jen 24 hodin a to je jeho hranice,“ je si dnes vědoma zakladatelka módních prodejen Queens.cz Lenka Ondruchová, která za 15 let vybudovala z nuly firmu o 40 lidech v několika městech Česka. Byla přesně tou, která musela mít o všem přehled. Každý týden objížděla všechna města. O všem rozhodovala, ač měla na dílčí funkce lidi. Ke zvolnění ji přiměla až nouze, kdy se po dvou letech ukázalo tempo jako neúnosné jak pro ni, tak pro firmu.

„Dříve nežli později je dobré se zastavit a zamyslet se, co od života vlastně čekám. Buď budu makat nonstop nebo si najdu lidi, které si zaplatím (tj. podělím se s nimi o zisk). Od začátku jsem měla prodavače v kamenných prodejnách. I když mě móda a naše zboží baví a asi bych zákazníkům dokázala předat nejvíc informací, věděla jsem, že více věcí zařídím, když nebudu na prodejně. Stát za kasou, nejezdila bych tehdy do Varšavy a Prahy pro nové obchody, nenakupovala nové zboží. On ten člověk na prodejně možná nezná úplně každý detail jako já, ale pořád je expertem na naše zboží a zákazníkovi poskytne dobrý servis.“

„Už nejsem designér. Můj job je ten stroj vytvořit a zajistit, ať z jedné strany padají zakázky a z druhé generuje peníze.“ Podle Jana Řezáče „nezbývá než smířit se s tím, že lidé nedělají práci stejně jako ty. Pokud máš kvalitativní standard, to je jedna věc, ale že budou pracovat stejně, totožným způsobem, to nenastane. Pokud chceš dělat věci jedním stylem a jedním procesem, pokud chceš konzervovat svůj jediný správný pohled, nebuduj firmu. Tví lidé budou přicházet s věcmi, které by tě nenapadaly, budou si říkat o prostor a hlas ve firmě. Začnou mít vlastní hlavu. Já se s tím smířil tím, že beru lidi, kteří jsou lepší než já. Často mi vylézají oči z důlků, jaká jsou schopni navrhnout řešení. V tom nejlepším slova smyslu.“

Fáze 2: Uveď to do praxe

4. krok: Sepiš seznam činností, na nichž tvé podnikání stojí

Tuhle fázi nepřeskakuj. Pomůže ti nejen v delegování, ale i v řízení podnikání. Zajdi si sám/sama se sebou na kafe a sepiš si:

• co všechno děláš ty (mysli i na úkony, které děláš na měsíční a hlavně roční bázi, na ty se snadno zapomíná)
• co všechno dělá někdo jiný (účetnictví, domlouvání PR spoluprací)
• co všechno zatím neděláš a potřebuješ začít dělat.

Možná přijdeš i na to, že některé úkony provádíš úplně nesmyslně, a tak si vytvoř čtvrtou kolonku, kam nahrneš všechny zbytečné činnosti. Vše, co nedává logiku a chceš eliminovat. Dobrý jarní úklid podnikání, co říkáš?

Podobně postupovala až do stádia, kdy svou práci efektivně deleguje, zakladatelka e-shopu s diáři Yuppi.cz: „Sepsali jsme si, co je pro nás prioritní. Co chceme za daný rok dosáhnout. A k tomu vypsali vše, co děláme na denní nebo týdenní bázi, od vyřizování klientských dotazů po mapování trhu.“ Seznam Lucie Prasličkové a jejího business partnera ve Freelu vypadal takto:

5. krok: Zvol činnosti, které deleguješ

Asi tušíš, co následuje. Z vypsaných činností vyber několik (ideálně celou oblast), kterou deleguješ. Na kterou potřebuješ erudovanějšího člověka, než jsi ty, a/nebo která půjde nejlépe předat. „Dej si za úkol, že něco prostě musíš vybrat a rozhodnout se předat, jinak se nejde domů,“ mluví z vlastní zkušenosti s delegováním úkolů spoluzakladatel Freela Honza Kulda.

„Já si třeba uvědomila, že jsem docela chaotik, a přitom sklad potřebuje systém a systematičnost. Proč bych ho tedy měla řídit a kontrolovat já, která s tím zápasím? Daleko lepší bude na toto místo najít člověka, který miluje Excel a pořádek,“ naučila se Lenka z Queens.cz delegovat. A ty věci, ve kterých jste dobří? „Člověk musí slevit. Určitě jste dobří ve spoustě věcí, ale nemůžete je stejně všechny zvládat na 100 %. Je lepší najít člověka, který je bude dělat ve vašich očích možná hůře (přitom je jen dělá jinak) a dát mu zodpovědnost. Bude se tomu věnovat celou svou pracovní dobu a udělá toho více.“

6. krok: Vytvoř procesy

Ač chceš zatím najmout jen jednoho člověka nebo pár brigádníků, bez manuálů se neobjedeš. Pomůžou i tobě zorientovat se v práci spolupracovníka a vyhodnocovat jeho/její efektivitu při plnění delegovaných úkolů.

„Podle sezóny mám k ruce jednoho až dva brigádníky, kteří zajišťují expedici zásilek, řeší výměny, reklamace a komunikaci s klienty. Jelikož jsem jejich práci dělal dlouhou dobu sám, vím, kolik se toho dá stihnout za den. Že třeba za dopoledne mají mít vyexpedované všechny dopravce,“ ozkoušel si Martin Krupička, zakladatel Nejleginy.cz.

Pro opakující činnosti proto rovnou připrav šablony, jako třeba tuto z naší dílny:

Procesy měj v psané podobě, ideálně v místě, kde jsou přehledné a dají se dle potřeby upravovat a snadno aplikovat. Spousta firem vytváří složité procesy na Google Disku nebo jiných sdílených cloudech, kde jsou však nepřehledné a nedají se snadno odklikávat. Místo toho se podívej na Freelo, Procesoid nebo Trello (Nově můžeš z Trella své nástěnky importovat do Freela).

TIP: Ve Freelu pracuješ s úkoly a podúkoly a termíny, které jdou snadno odklikávat a dají ti jasnou strukturu. A navíc můžeš jednotlivé To-Do listy snadno kopírovat a vytvořit procesy pro všechny klíčové činnosti doslova na pár kliků. Pak už jen jedeš tzv. na autopilota.

Mysli také na to, že instrukce budeš muset novému člověku opakovat. Jsme lidé. Tvým argumentem jako šéfa by nemělo být, že jednou je to psáno a hotovo. Trpělivě komunikuj a ujisti se, že kolega všemu rozumí, každý delegovaný úkol je mu jasný a ví, jak na něj. Je také možné, že procesy budeš postupně ladit a upravovat podle toho, jak se tvůj tým rozrůstá.

7. krok: Zapoj do firmy další lidi

S delegováním ses pravděpodobně setal už na začátku podnikání, protože i OSVČ vedení účetnictví často delegují na profesionály. Technicky správě by to však měli nazývat outsourcing, nikoliv delegování, protože předávají celou agendu mimo firmu.

Z toho, jak jsi aplikoval/a předchozí body, by ti mělo vyplynout, zda potřebuješ externisty na konkrétní odborné práce, jako je grafika, účetnictví, výkonnostní marketing, nebo interní zaměstnance na plný či částečný úvazek na posty jako komunikace se zákazníky (na prodejně, po telefonu), navolávání schůzek, sklady, výroba. Možná si vystačíš pro začátek s člověkem, který ti ulehčí od administrativních úkonů. Ať už to bude na dva tři dny v týdnu nebo virtuální asistent na dálku.

Šablony máš připravené právě k tomu, abys vytvořil instrukce pro každý úkon – proces krok za krokem. Většina činností v běžném chodu každé firmy se opakuje.

8. krok: Zauč, trénuj a posouvej své lidi

Zauč lidi, nech je stínovat tvou práci, předej jim úkony (ale i pravomoci) a dávej jim pravidelně zpětnou vazbu. Očekávej chyby a „nemikromanažuj“. Neplatíš nového člověka proto, aby sis to dělal/a dál nejlíp. Důvěřuj a klidně si pro tento účel přečti náš článek o důvěře na pracovišti. To je základní princip delegování.

„Delegovat jsem se naučila až po 10 letech práce. Až v momentě, když jsem pracovala na vysoké pozici v Zentivě v personálním oddělení – a nezvládala jsem už držet všechno sama,“ prozradila v rozhovoru pro Freelo Janka Chudlíková, „musela jsem si říct: Milá Janinko, budeš se muset vzdát té choroby, kterou máme všichni: „já to udělám“, „udělám to líp“, „udělám to rychleji“, „udělám to po svém a budu to mít pod kontrolou“… Čím jsi výš a čím jdeš dál, tím víc musíš dát naopak lidem pod sebou úkol, zodpovědnost a dokonce i pravomoc. Důvěru. Ty lidi u toho ale musíš koučovat – učit je. Učení sice obětuješ čas navíc, ale v dalším kole už můžeš na dotyčného delegovat úkoly okamžitě.“

Lenka z Queensu měla zaměstnance ve firmě pět až deset let, než došlo na pověstné rozhodnutí využít jejich potenciál v plné míře: „Došlo mi, že všichni jsou schopní. Stačilo chtít a zapracovat na tom. Hlavní nákupčí šel dělat vedoucího skladu, protože právě jemu procházelo rukama všechno zboží jak na příjmu, tak na expedici. Vedoucí prodejen také vyrostl zevnitř. Ale třeba loni jsme stavěli pražský tým a pořídili jsme si slečnu na HR, člověka na PR, newslettery a další věci. Princip je podobný. Když toho člověka zaučím já, nebo někdo, koho jsem zaučila já, tak přece firemní kulturu a vizi navnímá dobře. Kdo pracuje na trénování lidí systematicky a kvalitně, nemá se čeho bát.“

TIP Freelo: Jaké má nový člověk silné a slabé stránky a jak s ním nejlépe pracovat, ti zodpoví i socionika aneb práce s lidmi na základě 16 typů osobností.

Je jasné, že ačkoliv můžeš mít všechno perfektně připravené, může se při delegování úkolů objevit nějaká překážka. O tom, na jaké obtíže a bariéry delegování můžeš narazit, jsme se rozepsali v tomto článku. Pořádně mrkni i na ten, protože jak všichni víme: Kdo je připraven, není překvapen!

Fáze 3 není

Prostě budeš opakovat a upgradovat předchozí dvě fáze. Podnikání se neustále posunuje (a posunuje i tebe!) takže věř, že jedním pořádným zatáhnutím za provaz nemáš vyřešeno napořád. Teď už ale víš proč, jak, kde a komu delegovat.

TIP na závěr: Ujisti se, že máš k delegování úkolů vhodné nástroje. E-mail ani Excel to nejsou. Vyzkoušej Freelo a pracuj s týmem efektivně.

Napiš nám, co se podařilo a na co jsi přišel/přišla, jak se ti deleguje a rovnou se vyjádři i k tomu, co tě v článku nejvíc zaujalo.

Zdroj fotogragií: pixabay.com

Pavla Lokajová 9. 1. 2019