9+1 způsobů, jak řídit své projekty pomocí Freela

Znáš to. Můžeš mít firmu se sebelepším nápadem, kvalitnějším produktem, zaměstnávající skvělé profesionály s dlouholetými zkušenostmi, stejně ale občas zjistíš, že se něco někde zadrhne. Objeví se náročnější projekt, komunikační šumy, jeden člen vypadne a už to jede.

Telefony nepřestanou vyzvánět, denně dorazí 100 e-mailů, IT oddělení přechází na intravenózní výživu kávou a celý tým prakticky neopouští kanceláře… Zvládnout organizaci projektů a vzájemnou komunikaci ve firmě není jednoduché. Technologie by v tomhle měly být úžasným pomocníkem, ne starostí navíc. Takže: Jak na ně?

1) Automatizuj úkony a usnadni si pracovní den

Ať už pracuješ na jakékoli pozici, Freelo ti usnadní jednorázové i opakované pracovní úkony. Není to tak, že Freelo poslouží jen ajťákům a zbytek firmy zůstane na ocet. Na společnou práci napříč odděleními potřebujete jedno rozhraní, kde se na všem domluvíte. Kontrola projektů, hlídání rozpočtu, komunikace nad úkoly nebo fakturace. Ve Freelu si vytvoříš tzv. checklisty pro často opakované a několikakrokové úkony – může to připomínat jednoduché procesy. Takové předpřivavené checklisty pak už jen snadno rozkopíruješ do každého nového projektu.

Plánování firemní akce jednou za měsíc? Spuštění nové kampaně? Série pokynů při příchodu a odchodu z práce? Dej Freelu šanci a uvidíš, že tohle zvládne obsloužit pomocí opakovaných úkolů za tebe.

Podívejme se na konkrétní příklad: Jsi účetní firma a potřebuješ od klienta na začátku měsíce bankovní výpis? Všechno to, co si jinak nosíš v hlavě, zkus naklikat. Klientovi se termín zobrazí automaticky a ty na to nemusíš myslet. Stejně tak ti bude vyskakovat připomínka týdenního reportu pro šéfa. Automatizuj a uvidíš, jak se mentální kapacita uvolní pro větší, tvořivé projekty.

2) Nastav si priority

Nastav si notifikace a upozornění tak, abys dostával/a jen relevantní informace. Notifikace a upozornění z různých aplikací se na nás valí každý den víc než dost. Freelo ti namísto toho umožní jednoduše nastavit chytrá upozornění dle tvých preferencí. Podobně jako Facebook tě upozorňuje jen na ty události, které se tě týkají. Prioritou je čistá hlava!

TIP: Věděls, že ve Freelu si můžeš na svém profilu naklikat to opravdu důležité a dělat v daný čas na jednom jediném tasku napříč projekty? Jiné digitální nástroje tvou schopnost fokusu rozbíjí, Freelo si proto dalo za úkol ji podpořit. 

3) Sleduj, jak se plní rozpočet

Často upozadňovanou stránkou project managementu je ta ekonomická. Přitom je klíčová! Pro celý projekt i jednotlivé To-Do listy si nastav rozpočty, takže hned uvidíš, jak na tom který projekt je. Od nastavených rozpočtů se ihned odečítají odpracované částky, a to buď formou hodinových sazeb nebo fixních fees. Nebudeš tedy potřebovat další aplikaci či celou smečku excelových tabulek, aby tví zaměstnanci či kolegové vykazovali odpracované hodiny. Samozřejmostí je, že vlastník projektu vidí výkazy všech, zatímco uživatelé vidí pouze svůj vlastní výkaz.

TIP: Potřebuješ zjistit, kolik peněz momentálně visí v nedokončených projektech? Kolik peněz budete tento měsíc fakturovat klientovi? Žádný problém, stačí jednoduše zvolit vhodný filtr ve fakturacích a vše máš černé na bílém.

4) Fakturuj v jednom nástroji

Jakmile máš hotové všechny výkazy, jednoduše je můžeš exportovat v excelu nebo poslat do online fakturačního nástroje Fakturoid, Vyfakturuj.cz nebo použít iDoklad. Jak na pár kliků vystavit fakturu, zjistíš v tomhle krátkém videu. Měnit software tě však nikdo nenutí. Nadále také můžeš používat i fakturační software, na které máš najeto, a výkazy z Freela jen ukládat.

5) Odpovídej a zadávej práci z e-mailu a z mobilu

Stává se často, že z e-mailu klienta vznikne úkol pro jiného člena týmu nebo chceš prostě dát kolegům update, který ses dozvěděl ze své schránky. Zrovna jsi jen na mobilu někde při cestě na schůzku, to ale není žádný problém. Na notifikace odpovíš přímo z e-mailu, aniž bys musel překlikávat, a stejně tak posláním e-mailu na tajnou adresu založíš úkol.

6) Usnadni si komunikaci směrem ke klientům

Pokud už nějakou dobu podnikáš, nejspíš sis ověřil, že klienti mohou být, diplomaticky řečeno, různí. Někteří mají problém se specifikací zadání, jiní nedodají včas, co mají, nebo od tebe naopak požadují věci mimo dohodnuté termíny. Nech si na Freelo zvyknout i své klienty – výrazně to usnadní život oběma stranám. Klienti zjistí, že mohou zadávat požadavky rychleji, budou mít jasný přehled o tom, kdy který projekt bude hotov, a ty i tým budete mít klidnější spánek.

7) Dodržuj všechny termíny

Odteď už budeš! A nebo alespoň přesně uvidíš, kdy se blíží deadliny, kolik toho zbývá a o kolik je asi překročíš. Také budeš mít v každém projektu jako na dlani, kdo už práci udělal, a kdo ještě dluží svou část.

TIP: Doporučujeme propojit termíny jednotlivých tasků s Google kalendářem, abys nemusel/a všechny termíny držet v hlavě a mohl/a se věnovat činnostem, které jsou gro tvé práce a přináší firmě největší užitek. Reminder zazvoní v pravou chvíli, kdy se máš úkolu věnovat, a navíc při pohledu na kalendář získáš lepší přehled o tom, jak bude tvůj týden vypadat, kdy budeš na čem dělat, co je priorita a jak tomu přizpůsobíš zbytek. 

8) Měj všechny dokumenty na jednom místě!

S přechodem na Freelo můžeš dát sbohem zmatečnému hledání podkladů, obepisování kolegů, kteří zaručeně ví, kde to které pédéefko vězí, a opětovnému prohledání všech disků a úložišť. Soubory jednoduše nahráváš přímo k projektům, u kterých budou třeba, takže je budou mít vždy k dispozici lidé, kteří s nimi mají pracovat.

TIP: Každému se hodí jiná vychytávka, HRista může mít například ve Freelu všechno potřebné k onboardingu nových členů. Obchodník si může nahrávat záznamy ze schůzek, manažer různé potřebné dokumenty a soubory, které snadno sdílí s týmem. Různé návody či detailní popisy práce, které do Freela umístíš, mohou tvou práci delegovat a v době tvé dovolené pomoci kolegům za tebe perfektně zaskočit. 

9) Nový projekt máš za pár kliků

Proč dělat něco složitě, když to jde jednoduše? Jedním z hlavních důvodů rostoucí oblíbenosti Freela je právě jeho snadná ovladatelnost. Projekt založíš hned. Přizvi k němu kolegy a nastavte úkoly. Můžeš si nastavit úkol s termínem nebo s rozsahem termínů. Do textu můžeš pohodlně nahrávat soubory nebo kopírovat obrázky ze schránky pomocí CTRL/CMD+V. Další skvělou funkcí jsou jednorázová upozornění uživatelů přes @jmeno. Není tak nutné uživateli nutit sledování všech aktualizací v diskuzi, ale pouze ho upozornit, až když to bude třeba.

Bonus nakonec: Ve Freelu neplatíš za uživatele

Cena Freela se – na rozdíl od jiných aplikací – neodvíjí od počtu uživatelů. Zapoj klidně všechny důležité osoby. Tvůj tým, externisty, klienty, sezónní pracovníky, brigádníky či stážisty.

Určitě taky všichni oceníte, že je Freelo kompletně v češtině. Samozřejmostí je rychle reagující a vstřícná podpora, o kterou se pečlivě stará přímo jeden ze zakladatelů. Stačí napsat na chatu v aplikaci nebo klasicky přes e-mail – odepisujeme rychle ;-).

Už s Freelem v týmu pracujete? Výborně, pak nám napiš, co se vám líbí / nelíbí – tvoje zpětná vazba nás totiž posouvá vpřed tím správným směrem.

Díky a práci zdar!

Honza Kulda 9. 4. 2018