4 způsoby, jak ve Freelu prioritizuji úkoly
Jistě to znáš: Tohle hoří! … Má to nejvyšší prioritu! … Dnes to musí ven! Těmahle hláškama se nás snaží šéf či klient vybičovat k nadliskému výkonu a natáhnout den na 30 hodin. Pravdou ale je, že ani jedno není možné a všichni to dobře víme. V dnešním článku ti ukážu, jak se s prioritama peru já sám. Pojďme na to…
Pro všechny následující způsoby platí, že se úkoly vždy snažím přiřazovat konkrétnímu řešiteli (i kdybych to měl být já sám). Nepřidělený úkol totiž s velkou pravděpodobností zapadne. Řešitel je člověk, který má nejlepší předpoklady s úkolem nejvíce pohnout nebo jej přímo dokončit.
TIP: Bude na úkolu pracovat více lidí? Napiš do prvního komentáře posloupnost dalších řešitelů.
TIP2: Použij zmínku @JmenoPrijmeni pro označení lidí, kterých se úkol bude týkat. Já osobně vždy pečlivě vyhodnocuju, komu zapnu všechna upozornění nad úkolem. Sám totiž nemám rád, když jsem zahlcený zbytečnými notifikacemi.
Priority dle pořadí
Každý úkol ve Freelu můžeš přesouvat myší nahoru a dolů v To-Do listu nebo i mezi různými To-Do listy. Dělá se to táhlem na konci řádku úkolu. Jsme v týmu domluvení, že úkoly nahoře budeme řešit přednostně.
Stejně jako úkoly lze přesouvat i celé To-Do listy. Tušíš správně. První To-Do list v projektu má v našem případě nejvyšší prioritu. Já takový To-Do list rád nazývám: Řešit aktuálně nebo Řeší se.
TIP: Úkoly a To-Do listy seřazené v projektu se pak se stejnou pozicí řadí i na tvém Dashboardu.
Priority dle termínů
Úkol s termínem pro mě znamená, že se ho snažím včas dokončit příp. odpracovat svou část a předat jej na další odpovědnou osobu. Pokud nemůžu termín splnit, tak o tom co nejdříve píšu do úkolu komentář a přiřazuji úkol zpět na zadavatele, aby mohl reagovat.
TIP: Ve Freelu má termín vyšší váhu řazení než pozice v To-Do listech. To znamená, že úkoly s termínem se na Dashboardu řadí vždy výše než ty bez termínu.
TIP2: Kalendář si můžeš synchronizovat s Google kalendářem nebo jinou online službou. Stačí vpravo nahoře kliknout na Sdílet kalendář a řídit se nápovědou.
Priority jako na tabuli
Pro některé projekty používám tzv. Kanban Board. Slovo kanban je japonského původu a v překladu znamená cedule či billboard. Ve Freelu lze přepnout z To-Do listů pod sebou do To-Do listů ve sloupcích vedle sebe. Sloupce pojmenuji podle fází, ve kterých se úkoly nacházejí.
Princip priorit je v tomhle případě podobný jako v předchozích případech. Co je nahoře, řeší se přednostně.
TIP: Je vhodné si v tomhle zobrazení vyfiltovat úkoly jen pro sebe. Díky tomu hned vidíš, co máš dělat a v jakém pořadí.
Moje priority úkolů
Na konec jsem si nechal pro mě ten nejmocnější nástroj na priority. Jak už název napovídá, seznam Moje priority úkolů je soukromý a můžu si v něm pořadí úkolů určovat sám, bez ohledu na to, jak jsou úkoly řazené nebo jaký termín jim někdo jiný přiřadil.
Tenhle seznam používám převážně na:
- Pohlídání si úkolů, které jsem někomu zadal a chci mít přehled o dodržení termínu.
- Plánování pořadí prací na následující den / týden.
- Úkoly, které mě obsahově zajímají a chci si je později pročíst nebo se k nim vyjádřit.
TIP: Úkoly do Mých priorit dostaneš ohvězdičkováním úkolů – to se dělá buď na dashboardu vpravo na řádku úkolu nebo v trojtečkovém menu přes volbu Přidat do mých priorit.
TIP2: Při vytváření úkolu dej na začátek názvu * a úkol se automaticky přidá do seznamu Moje priority úkolů.
Závěrem bych chtěl apelovat na vás – supermany a superženy –, kteří si na sebe necháváte nasypat příliš mnoho práce. Když je úkolů moc, tak tě žádný systém prioritizace nespasí. Několikrát jsem v takové situaci byl a není to nic příjemného. Osvědčil se mi ne příliš populární způsob jak z toho ven – rychle komunikovat, že nejsem schopen termín splnit.
Mysli na to, že jsi pořád jen člověk a potřebuješ 8 hodin spát, 8 hodin pracovat a 8 hodin žít.
Rád si přečtu i tvoje tipy, jak prioritizuješ. Nebuď škrt a poděl se v diskuzi 🙂
