10 tipů, jak řídit malou firmu a nepustit kormidlo
Vedení firmy je jako plavba na otevřeném moři. Když nemáte jasný směr a pevné procesy řízení, můžete se snadno ztratit v bouři úkolů a nečekaných výzev. Jak to všechno zvládnout? Připravili jsme pro vás 10 tipů, které vám pomohou zvládat každodenní provoz efektivně a ve větším klidu.
1. Plánujte a určujte priority
Každá plavba začíná pečlivým plánováním. Nastavte si krátkodobé i dlouhodobé cíle a určete jasné priority. K vyhodnocení kratšího projektu vám bude stačit metoda SMART – vytvořte cíle, které jsou:
- Specifické,
- Měřitelné,
- Akceptované,
- Realistické
- Time-bound, tedy časově ohraničené.
K těm dlouhodobým můžete využít metodu OKR (Objective and Key Results), používají ho třeba manažeři ve firmách Google nebo LinkedIn. Soustředí se na vytvoření hlavního cíle (Objective) a klíčových výsledků (Key Results), které vám definují, jak se k němu dostat.
Jde to třeba takhle
Objective: Zefektivnit proces plánování ve firmě.
Key results:
- Tvorba projektového plánu nám zabere o 20 % méně.
- Snížíme míru přetékání na projektu o 15 %.
Těch výsledků si samozřejmě můžete stanovit několik. S nástrojem, jako je Freelo, můžete mít všechny své cíle, úkoly a milníky pod kontrolou a sledovat, jak se plní.
👉🏻 Zádrhele a překvapení u projektu probíráme tady.
2. Udržujte přehlednou komunikaci
Támhle pípne smska, tady se zbláznil Outlook, tady klepe kolega na rameno, že by potřeboval odpoledne něco probrat. Do toho přijdou další tři maily za sebou. Dost.
Když týmy komunikují na více platformách najednou, snadno se něco ztratí. Když řešíte jeden projekt, vyplatí se komunikaci centralizovat na jednom místě. Freelo vám pomůže zajistit, že všechny zprávy a dokumenty k projektu rychle dohledáte a můžete se v něm posunout rovnou dál. Kdykoliv budete potřebovat, můžete se k němu zase rychle vrátit, aniž byste potřebovali otevírat desítky záložek najednou a dělalo se vám špatně už jenom z té představy.
3. Automatizujte rutinní úkoly
Přiznejme si, rutina nebaví nikoho. A když nás něco nebaví, neděláme to rádi. A když to neděláme rádi, občas to flákáme. Není tedy lepší přejít na autopilota a nechat takovou práci chytrému nástroji? Ve Freelu si můžete nastavit šablony na projekty, které se vám opakují pravidelně, abyste nemuseli začínat pořád od nuly. Taky si nastavíte opakované úkoly, které se samy připomenou ve správný čas – například odesílání hlášení DPH, nebo vyplácení mezd. A pomůže vám automaticky generovat reporty; nejčastěji denní, týdenní a měsíční přehled výkazů času. Díky tomu ušetříte desítky hodin měsíčně, které můžete věnovat důležitějším (a zábavnějším) úkolům.
Pro všechny opakující se procesy si snadno nastavíte šablony s úkoly a podúkoly, termíny a obvyklými řešiteli.
4. Sledujte čas a výkon týmu
Tím nemyslíme šmírování. Vědět, jak váš tým využívá svůj čas, je jedním z nejdůležitějších kroků k efektivnímu řízení. Díky tomu můžete odhalit slabá místa a optimalizovat procesy. Určitě jste se také někdy ptali sami pro sebe, proč některé úkoly trvají déle, než jste předpokládali, nebo kde se na projektu vzalo tolik času.
Díky funkci Time Tracking u každého úkolu snadno zjistíte, na čem se pracuje a jak dlouho to trvá. Přehledná statistika vám pomůže ladit procesy a plánovat s větším přehledem. Přečtěte si o nástrojích, které usnadní život každému šéfovi.
5. Zlepšujte klientský servis
Vztahy s klienty jsou ty nejkřehčí. Zvlášť dnes, kdy se klade velký důraz na budování důvěry s klientem, personalizaci a proaktivní přístup. Klienti očekávají, že získají přidanou hodnotu nad rámec běžné spolupráce. Vyladit si dobré a dlouhodobé vztahy s klientem vám sice osobně nepomůžeme, ale máme pár jednoduchých tipů, které to udělají za nás:
- Dejte klientovi přístup do projektu. Může s vámi sledovat, co se děje, a bude klidnější.
- Buďte o krok napřed. Informujte ho v průběhu projektu sami. Nastavte si na to opakované úkoly (jestli jste to ještě neudělali ve 3. bodu).
- Vytvořte si o klientovi specifické poznámky a připravte mu filtry na Dashboardu, kde uvidí, na čem mu nejvíce záleží. Má klient oblíbený formát reportu? Preferuje Teamsy, nebo Slack? To víte sami nejlépe.
6. Delegujte jako kapitán
Protože dobrý kapitán ví, že loď neuřídí sám. Když to přeháníte s mikromanagementem, vaše zaměstnance to stresuje. Základem je důvěra. A pořádek. Bez přehledných procesů a jasně určených funkcí to samozřejmě nemůže fungovat. Freelo vám pomůže se sestavením pořádného zadání, které zaručí, že se delegovaný úkol vrátí zpátky tak, jak má.
To máte: šablony od expertů, které si zkopírujete do svého Freela a upravíte podle sebe, vlastní šablony, které postupně ladíte k dokonalosti, popis úkolu, kde je jasně uvedené zadání s historií změn, nahrávání obrazovky a hlasu, abyste snadno dali feedback, a soubory a fotky, které nahrajete přímo do komentáře, nebo z nich vytvoříte firemní wiki, abyste nepřišli o těžce nabyté know-how.
A vůbec, přečtěte si Desatero dobrého šéfa, který ví, jak delegovat.
7. Vytvořte přehledné workflow
Workflow je váš plán cesty. Je to mapa toho, jak postupně řešíte úkoly a projekty ve vaší organizaci. Ukazuje, kdo co dělá, jak na sebe jednotlivé kroky navazují a kde do toho vstupují technologie. Dobře nastavené workflow znamená pořádek – každý ví, co má dělat, a proces běží plynule. Pak snadněji vychytáte mouchy nebo zbytečné procesy a můžete si workflow přizpůsobit tak, aby bylo efektivnější.
- Vyberte si kapitána každé lodi. Každý projekt musí mít svého ownera.
- Pak nastavte workflow, aby každý člen týmu věděl, co má dělat dál.
💡 Náš tip
Pomůžou vám podúkoly. Rozdělte velké úkoly na menší části, například „Dokončení návrhu”, „Schválení klientem”, „Výběr dat” – a přiřaďte k nim člověka, který za ně zodpovídá.
Díky štítkům můžete jednotlivé úkoly označovat jako „Ke schválení” nebo „Hotovo 🎉” a filtrovat je přímo v Dashboardu.
8. Motivujte svůj tým
Motivace už dávno není jen o financích. V dnešní době už zaměstnanci stojí o něco jiného. S mladší generací se motivace k pracovnímu výkonu posunula spíše k dobrým hodnotám a hlubším emočním vazbám. Už to zkrátka není jen o tom splnit úkol, ale i o důvodu, proč ho dělám.
Oceňte nejen výsledky, ale i úsilí. Dejte vašim lidem zpětnou vazbu. Napište jim na Slacku, že na tom projektu fakt dobře makali, poděkujte jim za jejich úsilí na týmovém meetingu, nebo si zajděte společně na oběd. Oceňte jejich práci a ukažte, že jsou pro vás důležití. Sdílejte úspěchy a slavte je společně. Radost z toho budou mít všichni. Podle společnosti Gallup dosahují firmy s vysoce angažovanými zaměstnanci o 17 % vyšší produktivity a o 21 % vyšší ziskovosti. Takže ano, i vy.
9. Optimalizujte procesy
Každá loď potřebuje pravidelnou údržbu. Revize pracovních postupů a hledání slabých míst vám pomůže odhalit nečekané překážky dřív, než přijdou. Sledujte trendy a nebojte se zavádět nové přístupy. Kdybychom zůstávali pořád na jednom bodě, budeme si časy strávené na projektech pořád zaznamenávat do papírových archů.
Papíry vážně můžete zahodit. Zdroj: https://tenor.com/en-GB/view/throwing-papers-im-done-nope-not-today-sheldon-gif-5610220
V dnešní době stále více firem podporuje systém agilního řízení. Je flexibilní, umožňuje rychle reagovat na změny a vylepšovat procesy za běhu. Koukněte na další trendy roku 2024, bez kterých se žádný projekťák neobejde.
10. Mějte přehled o financích
To je jasné. Freelo vám pomůže efektivně sledovat, kolik času a zdrojů věnujete jednotlivým projektům, což vám umožní přesnější fakturaci a lepší finanční plánování.
Tam, kde řídíte práci, můžete rovnou vyřídit i účtování – vykázané hodiny a částky na projektu můžete jedním kliknutím poslat do Vyfakturuj.cz či Fakturoid a vytvořit z nich fakturu.
Proč právě Freelo?
Freelo není jen další nástroj – je to parťák, který vám pomůže firmu efektivně řídit, aby dosáhla úspěchu. Přidejte se k dalším majitelům firem a konzultantům, kteří si chválí jeho jednoduché prostředí, chytré funkce a přehledné plánování. Navštivte naše další stránky a zjistěte, jak vám Freelo může pomoct.
Tak hurá do toho – a šťastnou plavbu! ⛵
