To nejlepší z konference Project Restart 2022: Tipy od profíků na projektové řízení

Extrakt toho nejcennějšího know-how o projektovém řízení v jednom dni pod jednou střechou – v pražském multifunkčním centru Dlabačov. 250 návštěvníků, 12 přednášek, spousta výborného jídla a pití. Takový byl první ročník konference Project Restart 2022 pod taktovkou moderátora Michaela Kocha.

Karin Fuentesová, Josef Hajkr, Filip Soukup, Jan Řezáč, případovka od Rohlík.cz nebo Alzy. Byla to velká paráda! Takhle… My tušili, že to bude skvělé. Ale bylo to ještě lepší! Jakpak by ne, na organizaci totiž společně s Taste makal i náš kapitán Karel Dytrych.?‍♂️

Aby vám nic neuteklo, vytáhli jsme pro vás z každé přednášky to nejdůležitější.

Karel Dytrych: Lepší organizace práce na vašich projektech

Sérii přednášek zahájil Freelo kapitán Karel Dytrych. Odhalil naši firemní kulturu, proces onboardingu nových kolegů a ukázal, jak dobrá komunikace, pořádek ve věcech a správně nastavené procesy mohou posouvat projekty kupředu. Měli byste si pamatovat:

• Switchování lidí na projektech nikdy nevede k dobrému výsledku,
• pro lepší přehlednost přidávejte k úkolům štítky,
• dopřejte zaměstnancům v pracovní době čas na sport, protože zdravý a odpočatý tým udělá na projektu mnohem více práce,
• nejúspěšnější lidi jsou ti, kteří si dokáží najít čas na hlubokou práci.

Na špatném zadání můžete snadno ztroskotat. Musí být stručné, jasné, zasazené do kontextu, přiřazené odpovědné osobě. Vždycky přiložte obrázek nebo video, to vydá za tisíc slov.

Tomáš Zacha: Case study: Jak v Alze integrujeme halu za miliardu do našeho IT

Případovou studii o tom, jak jednička české e-commerce plánuje velký projekt automatizace logistického centra, představil Tomáš Zacha, IT divizní ředitel pro logistiku v Alze. Kromě interního systému Konzole pracují týmy se třemi hlavními nástroji. Jaký používají software na řízení projektů v Alze?

• Excel funguje napříč Alzou hlavně pro kalkulace, porovnávání dat, timeline projektů a podobně,
• v interním systému Konzole vedou účetnictví, logistiku, docházky zaměstnanců nebo třeba přehled o pobočkách,
• Asanu používá celé business oddělení,
• s Jirou pracuje IT oddělení, a to zejména proto, že má vazbu na Gitlab.

Pozor na subtasky. Asana povoluje neomezeně podúkolů, ale to není vždy praktické. Když drobíte úkoly do mnoha podúkolů, občas se to tak zacyklí, že v tom ztratíte přehled.

Jan Řezáč: Cíle (nejen) digitálních projektů

Designer a konzultant digitálních projektů Jan Řezáč představil koncept firem nové generace, které se zaměřují ve svých projektech na výsledky, nikoli výstupy. Takové firmy nezajímá, kolik za své peníze dostanou napsaných stránek nebo hodin programátora, ale jaké získají výsledky – třeba více objednávek nebo méně telefonátů na zákaznickou linku. Měli byste si pamatovat:

• Přemýšlejte nad výsledky, tedy nad tím, co má pozitivní dopad na váš byznys,
• abyste se dostatečně soustředili na výsledky, musíte pochopit chování lidí (třeba pomocí průzkumu, spolutvorbě, exeprimentů, rozhovorů, analýz atd.),
• osvědčilo se vymýšlet nápady společně s lidmi z byznysu,
• plánujte podle toho, jakou příležitost budete řešit, nikoli podle toho, co budete dělat,
• nastupuje nová generace firem, která se orientuje na výsledky, proto je potřeba změnit postupy projektového řízení.

Současný svět digitálních projektů je nestálý a nejistý – není na první pohled vidět, co má smysl dělat a jaký projekt bude mít skutečné výsledky.

Karin Fuentesová: Jak stavět startup a nezbláznit se

Jak sestavit tým, aby firma fungovala samostatně a vy do ní nemuseli příliš zasahovat? A proč byste se neměli bát propouštět lidi? Svoji nezaměnitelnou energii, ale také spoustu zkušeností předala lidem v sále Karin Fuentesová, CEO Digitoo. Měli byste si pamatovat:

• Dobrá firma je postavená na lidech,
• nabírejte lidi do týmu podle intuice, ne podle vystudovaných škol,
• klíčové lidi si vybírejte sami, nenechávejte to na HR oddělení,
• přiměte své lidi, aby přemýšleli nad věcmi jinak (ptejte se jich „proč“ – proč si to myslíš, proč bys to neudělal jinak),
• rozdělte si svůj tým na lidi „nice to have“ a „must have“ – nebojte se vyhodit lidi z kolonky „nice to have“, můžou totiž táhnout celý tým dolů,
• nevyhýbejte se činnostem, které vás nebaví (někdy je stejně budete muset udělat),
• dávejte a přijímejte feedback v rámci celého týmu,
• ve firmě potřebujete Rockstars (stabilní, i když trochu pasivní členy, kteří ale dělají svoji práci dobře) i Superstars (lidi, kteří mají drajv, chtějí růst a posouvají firmu dál).

Nebojte se propouštět, vaše firma potom rozkvete a zvýšíte potenciál svých dobrých členů týmu.

Chcete další tipy od Karin? Poslechněte si podcast Z Podpalubí:

Jan Makovička: Systémově řízená firma v éře generace Z

Dobře zavedené systémy a procesy projektového řízení rozhodují o zisku či ztrátě ve firmě. Vkládá se do toho ale generace Z (lidé narození v letech 1997–2015), která má zcela nové pracovní požadavky a návyky. Své o tom ví Jan Makovička, Co-founder & CEO v agentuře Taste, která pořádala Project Restart. Měli byste si pamatovat:

• Zaveďte ve firmě hybridní práci, třeba asynchronní den – některé dny home office, jiné dny v kanceláři a volnější pátek, kdy si může každý rozvrhnout celý pracovní den podle sebe,
• procesy nejsou špatné, ale záleží na tom, jak to děláte,
• adaptujte své činnosti a nástroje na nastupující generaci Z.

Rozpor mezi zájmy firmy a přístupem zaměstnanců je (do určité míry) legitimní.

Filip Soukup: Jak se podívat na obchod jako na projekt

Že se na sales dá nahlížet jako na projekt, to skvěle vysvětlil a prakticky ukázal Filip Soukup, specialista obchodu z Každý prodává. Prozradil, jak dostat obchod pod kontrolu tak, aby konečně přinášel zisky, a jaké procesy najet při onboardingu nového obchoďáka ve firmě. Měli byste si pamatovat:

• Vnímejte obchod jako projekt – také stanovujete plán, strategii a provedení,
• nehledejte obchodníka “ninju”, který stihne nemožné množství hovorů a jednání, takhle už to dneska nefunguje,
• obchodník potřebuje support – poskytněte mu podklady (jak má firmu prezentovat, na co se má ptát klientů, jak nastavit proces komunikace s klienty, jak reagovat na nejčastější námitky, jaká je cílová skupina),
• dejte obchodníkovi po čase možnost, aby si tyto zavedené postupy přizpůsobil podle sebe,
• zaveďte call script, scale script, námitkovník,
• vyžadujte zápis z každé obchodní schůzky,
• sledujte cestu zákazníka, ta vám pomůže zjistit, jaké procesy vám ve firmě ještě chybí,
• odlište se od ostatních – natočte pro klienta třeba uvítací video, kde prozradíte, co se nejčastěji řeší na první schůzce.

Když máte připravenou strategii, budete improvizovat v 10 %. Když jdete na schůzku bez strategie, improvizujete ve 100 %. Zaveďte to, zrychlí se vám obchod.

Jak se podívat na obchod jako na projekt – Tak zněl název přednášky našeho specialisty Filipa Soukupa na konferenci Project Restart pořádanou @FreeloCZ a @tastecz Těšíme se na další ročník! pic.twitter.com/TMA5jSR6Rn

— Každý prodává (@KazdyProdava) May 5, 2022

Josef Hajkr: Jak být úspěšným lídrem projektů

První offline veřejné vystoupení po dvou letech si střihnul na Project Restartu Josef Hajkr, výkonný ředitel SHINE Consulting. Díky svým 25letým zkušenostem v projektovém řízením ví, že téměř 70 % projektů neplní své cíle. Ale také ví, co s tím může lídr udělat. Měli byste si pamatovat:

• Dnes je doba agilního způsobů řízení projektů,
• přejděte od procesů směrem k hodnotám (zaměřte se na smysluplnost, jednoduchost a praktičnost),
• zaveďte spravedlivé rozdělení finanční odměny, v Shine používají systém kreditů,
• vždy si s týmem vyjasněte smysl – všichni musí vědět, kam směřujete a proč,
• poskytujte si v týmu vzájemně zpětnou vazbu ideálně každý týden,
• posuňte myšlení lidí od „to nejde“ k „tak to zkusme“,
• být dobrým lídrem znamená:
  • věnovat čas seberozvoji,
  • nikomu nic nenařizovat,
  • umět vytyčit vizi a nechat tým, aby si s tím poradil,
  • vyhýbat se mikromanagementu.

Peníze fungují jako motivace docela dobře, pokud je umíte spravedlivě rozdělit.

A zatímco část Freelo týmu bedlivě poslouchala nejen přednášku Josefa Hajkra, druhá část ukazovala návštěvníkům všechny vychytané funkce Freela a probírala novinky z Podpalubí.

Richard Fussganger: Jaké aspekty z tradičních waterfall projektů aplikovat do agilního prostředí

S anglicko-slovenskou přednáškou přišel Richard Fussganger, Head of Development v rámci IT Rohlík Group, představit agilní model Spotify, který s týmem používá, a práci s takzvaným bufferem. Měli byste si pamatovat:

• Rozložte si cestu zákazníka na jednotlivé části v čase (user story mapping),
• pracujte s MVP (Minimum viable product) – je důležité sladit představy o MVP v rámci vývojářského a byznysového týmu ve firmě (zaveďte pre-grooming),
• plánujte pomocí planning horizon,
• orientujte se na výsledky.

Agilní kouč je v praxi velmi důležitý. Přizvěte ho do svého projektu.

Čas na coffee break! Odpočiňte si a namlsejte se alespoň očima…

… a můžeme pokračovat.

Marian Jelínek: Motivace v dnešní době

Všemi očekávanou a tak trochu kontroverzní řeč si nachystal Marian Jelínek, hokejový trenér, kouč a manažer. Během své praxe zjistil, že největší motivací je emoce. Když milujete to, co děláte, žene vás to dopředu. Jak se ale motivace mění v dnešní době? Měli byste si odnést tyto myšlenky:

• Lidi nepřetavují svůj potenciál ve výkon (víte, jak vést firmu, ale nepřevádíte své znalosti do praxe),
• dnešní doba nám umožňuje život bez limitů – pokud ale neumíte sami sebe limitovat, máte problém,
• emoce má silnou schopnost akce, protože má v sobě implicitně obsažený limit – když něco milujete, tak se podle toho chováte,
• nejúspěšnější lidé v dnešní době čerpají motivační energii z emoce,
• peníze dneska nejsou pro zaměstnance hlavní motivací. Chtějí svobodu a možnost se rozvíjet.

Společný jmenovatel všech úspěšných lidí je zvláštním způsobem nastavený subjektivní svět. Všichni extrémně milují to, co dělají, a chtějí od toho extrémně hodně, mají správné návyky a psychickou odolnost.

Vašek Macíček: Case study: Co nám pomohlo vytvořit opravdu velký B2B e-commerce projekt

O tom, jak nastavit agilní formu spolupráce s klienty, promluvil Václav Macíček, projektový ředitel v Shopsysu. Měli byste si pamatovat:

• V projektu vždy stanovte dvě kompetentní osoby – na jedné straně projektový manažer, na straně druhé odpovědná osoba od zadavatele projektu, která má moc rozhodovat,
• veďte s klientem naprosto otevřenou komunikaci – sdílejte s ním úspěchy i neúspěchy,
• používejte user story mapu (hned vidíte, na čem se pracuje a co zbývá udělat),
• pořádejte pravidelné sprinty s klientem – vždy mu ale představte nějakou novinku, kterou se vám na projektu podařilo udělat,
• neustále si ujasňujte, že jdete v projektu správným směrem.

Všechno se změnilo v době, kdy jsme zavedli transparentnost a zákazník vidí do všeho, co se projektu týká. Odpadlo nám 90 % otázek ze strany zákazníka a všichni jsou spokojenější.

Andrea Pavelcová: Největší projekt jsi ty sám

Do svědomí si sáhli všichni posluchači, když začala přednášet Andrea Pavelcová, právnička, zakladatelka FITFAB Strong a autorka vzdělávacích portálů FitNut a Brainee akademie. Zeptala se totiž, kdo přišel na konferenci pěšky. Zvedly se tři ruce. A tak bylo jasné, že tahle skupina přednášku o zdravém životním stylu potřebuje jako sůl. Měli byste si pamatovat:

• Dbejte na ergonomii pracovního místa (dopřejte svému týmu třeba polohovatelné stoly nebo kvalitní káncelářskou židli),
• hýbejte se v průběhu celého dne (neposílejte sekretářku pro kafe, dojděte si pro něj sami),
• každou hodinu se protáhněte,
• malý stres je důležitý, dohání vás k lepším výsledkům, ale nesmí ho být moc,
• úkoly rozlišujte na nezbytné a ty nejdůležitější,
• nepříjemné úkoly udělejte hned ráno,
• drastické diety, při kterých hladovíte nebo vám to nechutná, nejsou správné.

Pokud se nebudete dobře starat o sebe, nebudete se moct dobře starat ani o ostatní.

Vojtěch Hlaváček, Jiří Kryštof Jarmar: Užitečné mentální modely a nejčastější kognitivní zkreslení

Poslední přednášky se chopila dvojice Vojta Hlaváček a Jiří Kryštof, zakladatelé projektu Brain We Are. Absolventi biologie a neurověd mluvili o tom, jaké modely světa si vytváří náš mozek a čím je ovlivněné naše vnímání reality. Měli byste si pamatovat:

• Vytvářejte si myšlenkové mapy (co se stane potom, jaké to bude mít důsledky, co všechno to může ovlivnit),
• nepřemýšlejte jen nad tím, jak dosáhnout úspěchu, ale jakým chybám se vyhnout (co naopak pro svůj cíl nedělat),
• subjektivní prožitek je to jediné, co máme, proto byste se o něj měli starat,
• problém devíti teček – naše hlava nám vnucuje model čtverce, zkuste se ale nad věcmi zamýšlet i s nadhledem (out of the box),
• když nemůžete přijít na řešení, zkuste celý problém definovat jinak,
• jak nabourat rámce myšlení? Třeba pomocí meditace, flow, psaní, komunikace, toulání mysli.

Když něčemu věnujeme pozornost, riskujeme, že budeme slepí vůči ostatním věcem. To vede k sebeklamu.

Mrkněte se na prezentace řečníků.

A je to! Těšíme se na další stejně inspirativní ročníky konference Project Restartu. My tam budeme určitě! A rumy, čokoládky a úsměv na tváři bereme vždycky s sebou, tak se za námi příště taky zastavte. ⚓️

Další zajímavé reporty z Project Restart 2022

Konference Project Restart 2022 – Zhodnocení – MK-VISION, specialisté na marketing

Náš první Project Restart. Byly jste tam? – Digichef, magazín od Taste o digitálním marketingu

Lucie Vostřelová 9. 5. 2022