Renata Novotná: Nevěřím, že „něco nejde“

Střet korporátního světa se světem malých rodinných firem je často jako srážka dvou naprosto odlišných galaxií. O tom, zda se jeden od druhého dokáží a mají co učit, jsme si povídali s Renatou Novotnou, konzultantkou procesního řízení na volné noze, mentorkou a maminkou dvou malých dětí, která sama o sobě tvrdí, že je velkým pragmatikem.

Vím o tobě, že jsi vystudovaný filozof a ekonom, ale blíž máš spíše k ekonomii a obchodu, je to tak? Čím přesně se tedy živíš?

Myslím, že jsem si z obou oborů odnesla přesně to, co uplatním v každodenním profesním životě. Pomáhám podnikatelům mít běh své firmy pod kontrolou, stabilizovat ho tak, aby nemuseli myslet na provozní činnosti a mohli se soustředit na rozvoj firmy a na nové projekty. Moje oblíbené „čistá hlava, volné ruce“. Má úloha bývá nejčastěji v revizi kompetencí týmu a firemních procesů tak, aby byl tým a jeho činnosti co nejvíc efektivní. Při tom všem ale nezapomínám na individuální charakter jednotlivých členů týmu.

Myslím, že je pro mě typické, že jak v práci, tak i v životě, je pro mě důležitý vzájemný respekt. Nemám ráda, když se někdo povyšuje nad ostatní. Ráda stavím týmy na vnitřní motivaci a osobní zodpovědnosti. Firmy zároveň vnímám jako živoucí organismy, kde každý má své přirozené místo. Když se vše dobře sladí, tým šlape tak nějak přirozeně a přitom perfektně. A já to pomáhám sladit. Nevěřím, že „něco nejde“. (smích)

Začátkem roku jsi přešla na volnou nohu, po dlouhých 10 letech v korporátu, co tě k tomu vedlo?

Korporát mi už neměl co nabídnout. Jako mladá holka jsem se tam hodně naučila. Nejen pracovně, ale také o vztazích na pracovišti, spolupráci, vedení lidí… Přesto že jsem měla velké štěstí na firmu i šéfy, ukázalo se, že korporátní prostředí se v čase příliš nekultivuje, spíš naopak. Tak jsem si řekla, proč to nezkusit jinak, podle sebe.

Ve svém okolí mám docela hodně přepracovaných podnikatelů s malou firmičkou, kterým jsem z počátku radila u piva z kamarádství. A pak jsem si jednoho dne řekla, že by vlastně bylo fajn se tím živit. Navíc vidím v podnikání potenciál žít si životní styl, který si sama vyberu. Mít čas na rodinu a zároveň si vydělat dobré peníze. To by mi klasické zaměstnání asi nenabídlo. Když navíc vidím, že svou prací dokážu někomu reálně pomoci zlepšit firmu a život namísto tvorby korporátních reportů do šuplíku, žene mě to dál.

Proč ses rozhodla věnovat právě rozvoji podnikání jiných firem a podnikatelů?

Protože to podle mě nejvíc potřebují. Jsou to lidé s vizí, schopnostmi, energií, ale i vlastním životem mimo práci. Má pro mě smysl pomáhat jim uvědomit si, že podnikat a mít vlastní firmu neznamená nutně dřít pusou v písku 24 hodin 7 dní v týdnu. Ale majitel, kterému se rozjíždí firma rychleji, než zvládá odbavovat, potřebuje prostě pomoci to všechno dobře poskládat. On se musí v první řadě soustředit na rozvoj a obchod. Já jsem tam pak od toho, abych mu pomohla sestavit silný tým, který ho bude podporovat a umožní mu budovat silnou firmu. Pomůžu mu nastavit firemní procesy tak, aby měl jistotu, že vše šlape i bez něj. Jde to vždy, jen to často potřebuje nadhled i pohled zvenčí. A samozřejmě důvěru a osobní zájem vedení. Když se ukáže, že majitel nebo jeho pravá ruka vlastně změny nechce, nezmůžu bohužel nic. I na to ve své praxi narážím.

Někdy, když řeknu slovo „procesy“, lidé na mě koukají, jako bych řekla sprosté slovo. Podle mě se jedná ale o velmi silný nástroj efektivní práce firmy a jednotlivce. Procesy nevnímám odlidštěně a nepoužívám žádné grafy a složité diagramy. Procesy, hlavně v malých firmách, mají pro mě zcela jiný účel. A to uvolnit lidem uvnitř ruce a hlavu od činností, které se často opakují a není třeba je vymýšlet pokaždé znovu. Díky tomu lze získat čas a prostor pro kreativní činnosti a tvorbu reálných hodnot, které posouvají firmu dál.

Nelituješ svého rozhodnutí? V čem vidíš pozitiva, nebo naopak negativa podnikání na volné noze?

Pozitiva, negativa… Vlastně to tak ani nehodnotím. Důležitá je pro mě samozřejmě svoboda. Dělat to, co mě baví a co umím nejlépe – řídit si vlastní čas, vytvářet si projekty, mít dostatek času na rodinu… Nicméně s tím jde ruku v ruce zodpovědnost. Nikdo nade mnou nestojí s bičem a termíny. Je k tomu tedy potřeba velká dávka sebekontroly. A také ty začátky jsou samozřejmě obtížné a náročné. Začít v bodě, kdy tě nikdo nezná, je prostě boj. Ale beru to jako součást. Vím, proč jsem do toho šla, takže mi to stojí za to překonat.

Jak vypadá tvůj běžný pracovní den?

Vstávám brzy. Kolem páté, i o víkendech. Jsem typické ranní ptáče a nejvíc práce udělám dopoledne. Než vstanou děti do školky, mám už tak dvě hodinky odpracováno. V rámci týdne mám pak dva celé dny vyhrazené jenom na schůzky a konzultace. Ostatní práci – článkům na můj web, přípravě školení, přípravě na klienty a prostě celé té práci v zákulisí, tomu se věnuji v ranních blocích. Plus mám další celý den na souvislou soustředěnou práci, která nejde rozdělit na menší díly. Musím být hodně organizovaná a umět se soustředit. Se dvěma malými dětmi to ani jinak nejde. Zatím tenhle model funguje bezvadně i na „částečný úvazek“.

Dokážeš nám specifikovat svého typického klienta?

To je velmi jednoduché. Můj typický klient je majitel malé firmy, obvykle 4-10 zaměstnanců. Často se nachází v situaci, kdy se mu firma skokově rozjela a přijal několik nových zaměstnanců najednou s vidinou, že mu ubude práce. To se ale nestane a on se v tom začíná takříkajíc trochu plácat. A není to nic neobvyklého. Situace totiž vyžaduje velké úsilí a čas věnovaný jednak rychlému rozvoji a zároveň novým zaměstnancům. Často to ale bohužel dopadá tak, že strádají obě oblasti.

Se kterými problémy se tví klienti nejčastěji potýkají? Jaké chyby napravuješ?

To hodně souvisí s tím, o čem jsem teď mluvila. Najednou jsou v situaci, kdy mají pocit, že nemohou dělat vše pořádně, a tak místo strategické práce na firmě a lidech hasí jeden požár za druhým. Klienty, ke kterým přijdu v takový moment, obvykle nejprve nutím zastavit se a nadechnout. Já si vezmu na starosti jak tým stabilizovat, jak rozdělit jednotlivé činnosti, které firma vyžaduje a jak nastavit procesy uvnitř, aby šlapaly automaticky. Často se stává, že úkoly, které majitel přinese do firmy, zapadnou někde v černé díře, protože vlastně nikdo neví, kdo na nich má pracovat. To souvisí hodně i s motivací a zodpovědností zaměstnanců. I s tím umím pomoci.

Mým cílem je předat zpět stabilní, fungující tým, kde každý ví, co má dělat a dělá to rád. Ke spoustě činnostem umím dodat i dovednosti a lidi ve firmě naučit, jak spolu komunikovat v týmu, jak si předávat informace, poskytovat zpětnou vazbu a zadávat úkoly, ale také jak přistupovat k organizaci firemních akcí apod. Tím, že jsem v takové typické firmě několik let pracovala, vím zevnitř, co vše se řeší, kde bývají nejčastěji úzká hrdla spolupráce.

Jak spolupráce s klientem probíhá? Máš nějaké ustálené workflow?

V současné době spočívá moje práce převážně v externích konzultacích. V jejich průběhu probíráme současnou situaci firmy, její směřování, plány, strategie, ale i jednotlivé zaměstnance, jejich současnou pracovní náplň, schopnosti, silné/slabé stránky a na základě toho společně upravujeme model týmu. Čím víc jsem uvnitř firmy, tím víc dokážu.

Setkávám se také čím dál častěji i s otázkami, jak řídit firmu na dálku, jaké nástroje používat pro zadávání úkolů a přehled o jejich plnění. Řešíme často i takové detaily jako konkrétní procesy uvnitř firmy – inventury, správu e-shopu, organizace akcí apod… je to opravdu pestrá práce a to mě baví.

Používáš nějaké konkrétní nástroje nebo aplikace pro organizaci svého času a pracovních aktivit?

Já osobně jsem aktuálně spokojená s papírovým diářem pro plánování a úkoly, Gmailem a kalendářem, Google dokumenty a Evernote. Vyzkoušela jsem samozřejmě kde co, ale měla jsem pak už pocit, že sklouzávám spíše k zaplnění formy, než tvorbě obsahu. (smích)

Kdy ses začala zajímat o Freelo?

Na Freelo jsem narazila zhruba před půl rokem přes vyhledávač. Řešila jsem s klientkou, jak řídit práci svého pražského týmu z jiné země. Chtěla mít vše pohromadě a zároveň v češtině, aby nemuseli starší zaměstnanci bojovat s angličtinou. Hledala jsem, hledala a našla Freelo. Registrovala jsem se do zkušební full verze a byla nadšená. Bylo to mnohem víc než program na projektové řízení. Dá se tam opravdu dostat celý tým.

Kdybys měla použít jediné slovo, které Freelo definuje, jaké by to bylo?

Asi „komplexní“. Pokud po mě teda chceš jenom jedno slovo. (smích)

Na svém blogu často píšeš o umění „delegovat“ a také o nastavování procesů. Máš na tohle téma nějaký svůj tajný, léty a praxí ověřený recept?

Ten první a nejdůležitější krok je zbavit se egoistického přesvědčení, že „já to udělám nejlépe“ a „moje řešení je jediné správné“ (směje se). Když tohle dokážeš, dokážeš taky úspěšně delegovat. Druhý krok pak už jsou dovednosti, kterým se dá naučit – umět zadat správně úkol, předat zodpovědnost za jeho splnění zaměstnanci a následně poskytnout kvalitní zpětnou vazbu.

A co se nastavování procesů týče, tam mám vypracovanou vlastní metodiku, která nutí zamyslet se více do hloubky nad strukturou procesů a dopadů jejich selhání na firmu a jednotlivce. Díky tomu se lépe hledá řešení.

Vím, že kromě psaní blogu také publikuješ v časopisech Strategie nebo Marketing&Media a pořádáš kurzy na portálu Naučmese.cz. Jaký pro tebe všechny tyhle aktivity mají význam?

Rozšiřují mi obzory. Tím, že zpracovávám nějaké konkrétní téma, nebo mluvím s mnoha konkrétními lidmi na kurzech, dozvídám se další témata, která lidé ve své práci řeší. Pomáhá mi to neustrnout ve vlastní hlavě.

Jak tvé kurzy hodnotí účastníci? Co na nich nejvíce oceňují?

Praktičnost. Nejsem příznivcem slovních balastů, takže na školeních mluvím vždy jasně a stručně a snažím se předat co nejvíc svých reálných zkušeností. Na kurzech je pro mě velmi důležité pracovat s konkrétními situacemi klientů, takže dávám velký prostor pro jejich vlastní příklady, které pak společně řešíme. Odcházejí domů s konkrétním doporučením pro jejich vlastní činnost, na kterém mohou začít hned pracovat.

Myslíš si, že je v Čechách stále dost podnikatelů, kteří se mají o organizaci své práce hodně co učit?

Určitě. Naprostá většina z nich jsou skvělí obchodníci, kteří ale často nejsou příliš silní v řízení sebe ani svého týmu. Nemají na to čas a ani to není cílem. V ideálním případě majitel řídí firmu a tým se řídí sám. K tomu je ale třeba dojít určitou cestu.

Jaký tip na závěr bys našim čtenářům dala?

Aby se neobětovali své práci a začali ze svého podnikání čerpat ty výhody, které to má přinášet.

Děkujeme za rozhovor hodný zamyšlení, Renato!

A co ty a zavádění pravidel nebo procesů v malé firmě, nebo týmu? Vnímáš je jako problém? Umíš delegovat? A myslíš si, že majitelé malých firem zkušené konzultanty potřebují?

Karel Dytrych 12. 9. 2017