Proč Stavebniny DEK zvolili Freelo a posléze upgradovali z Teamu do Businessu
S Martinem Benešem, kapitánem oddělení stavebních výplní ve Stavebninách DEK, jsme průběžně v kontaktu už od jara 2023, kdy začali přemýšlet o zavedení projektového nástroje pro přehledné řešení reklamací a servisů oken. Za tu dobu jsme se několikrát online i naživo potkali a ze zákazníka se stal spíše parťákem, se kterým se vzájemně inspirujeme. Proto jsme se rozhodli Martina vyzpovídat, co ho k zavedení a upgradu Freela vedlo a jak to z jeho pohledu probíhalo. Třeba to pro někoho bude motivace a uklidnění na cestě ke zkrocení pracovního chaosu.
Freelo nám přineslo významné zjednodušení komunikace mezi pobočkami a techniky v terénu.
– Martin Beneš, produktový manažer Stavebniny DEK
S růstem firmy se zvýšily nároky na organizaci práce a týmovou komunikaci
Martine, co přesně „vaše“ oddělení ve Stavebninách DEK dělá?
Naším sortimentem jsou stavební výplně, tedy laicky řečeno okna a dveře. Školíme, jak správně výrobky instalovatna stavbě a řešíme, když se něco nepovede. Typicky nám chodí reklamace poškozených rámů oken nebo prasklých skel. Každá stavba i řemeslník jsou jiní, ale občas se objeví zapeklité situace, které zpravidla pramení ze špatné komunikace.
Freelo urychlilo přenos informací ze stavby do kanceláře a zpět.
– Martin Beneš, produktový manažer Stavebniny DEK
Na stavbu například přijede špatně zaměřené okno, které se do stavebního otvoru nevejde. Freelo nám pomohlo předávat informace ze stavby do kanceláře k různým lidem s různými rolemi v obchodním procesu. Díky tomu zákazník (který zpravidla na stavbě osobně není) rychleji dostane zpětnou vazbu o vyřízení reklamace a obchodník nemusí držet detaily o všech zakázkách v hlavě.
Pracujete tedy na dálku?
Ano, pracujeme na dálku a děláme technickou podporu oblastním zástupcům, technikům a zákazníkům z různých koutů republiky.
Jak jste komunikovali, než jste zavedli Freelo?
Tým jsem přebíral před 7 lety, kdy ho tvořili 2 technici. Tenkrát nebyl potřeba žádný propracovaný systém organizace, vystačili jsme si s e-mailem, telefonem a diářem. Od té doby naše společnost několikanásobně vyrostla.
Já jako produktový manažer jsem zodpovědný za obchodní výsledky a vedu 6 techniků, 1 manažera montáží, který koordinuje přibližně 15 externích montážních firem, a okolo 100 obchodníků na pobočkách. V tolika lidech po celé ČR bylo opravdu potřeba se začít lépe organizovat.
Zvažovali jste i nějaké alternativy Freela?
Ano, uvažoval jsem o možnosti nechat si nástroj naprogramovat přímo na míru. Ale došel jsem k závěru, že by nás tato varianta omezovala v dalším růstu a špatně by se přizpůsobovala potřebám, které se s růstem mění.
Věděl jsem, že tým kolegy Jana Karáska ze Stavebnin DEK už ve Freelu funguje, tak jsem se s ním sešel, aby mi to ukázal. Přišlo mi, že je s Freelem spokojený a že by to dávalo smysl i u nás, tak jsem s vyzkoušením neváhal.
Na Freelu se mi navíc líbí, že je to česká firma s velmi přátelským týmem, která svůj produkt neustále rozvíjí.
Change management a zavedení nového nástroje do firmy
Hledal jste někde inspiraci, jak Freelo zavést do týmu?
Jednak právě u kolegy, jednak přímo od vás. Nevím, jestli jsem to slyšel v podcastu, nebo někde četl, ale popisovali jste, jak je důležité ze začátku všem uživatelům nejen vysvětlovat, co mají dělat, ale i proč to mají dělat. A proč to nemají dělat postaru. 🙂 Časem si na to všichni zvykli a teď je všem vše jasné.
Vyšlo zavedení Freela hnedka na poprvé?
Popravdě úplně přesně podle prvotních představ ne. 😅 Původně jsem chtěl Freelo používat pro koordinaci externích montážních firem už v roce 2022, ale nechtěli se tam vzdát svých zajetých stereotypů. Proto jsme se rozhodli změnu nejprve implementovat interně, což se ukázalo jako jednodušší. Věřím, že jsme tím získali další argument a že se brzy povede Freelo zavést i do externí komunikace.
A jak to zavádění Freela přesně probíhalo?
Na začátku jsme Freelo testovali jen ve dvou s kolegou. Potom jsme do testování přibrali vedoucího techniků, se kterým jsme si nastavili očekávání ohledně toho, jak budou ve Freelu fungovat právě technici. Poté jsme Freelo rozšířili do celého týmu. Celý proces trval měsíc až dva.
První reakce byly skeptické, jako to u nových nástrojů bývá, ale v začátku nám hodně pomohla nápověda Freelo Help a náš interní manuál s videem, který jsme si vytvořili. Dnes už všichni Freelo vnímají jako standardní pracovní nástroj. A když přijde někdo nový, velmi snadno se díky interním podkladům nalodí.
Jak používat Freelo
Jak máte v týmu zaběhnuté workflow?
Máme 1 projekt na komunikaci s techniky ve sloupcovém zobrazení. Každý sloupec znamená stav úkolu.
Na pobočku přijde nebo zavolá zákazník s tím, že potřebuje něco vyřešit, například reklamovat poškozený rám okna.
Náš obchodník na pobočce zadává úkol do Freela pomocí e-mailu. Na To-Do list s inboxem úkolů máme totiž vytvořenou e-mailovou adresu, takže když pošlou zadání na tu adresu, tak se propíše jako nový úkol ve Freelu. Díky tomu nemusíme řešit přístupy do Freela pro stovky lidí, kteří by tam dělali jen jednu jedinou věc.
Jednou za den prochází úkoly v inboxu kolega z centrály a přiřazuje je technikům. Každý technik pak pracuje se svými úkoly a přesouvá je mezi sloupečky až do fáze, kdy je úkol hotov.
Jakmile je v sloupečku hotovo, úkol dokončí a označí v něm kolegu z centrály. Ten úkol zkontroluje a maže.
Úkoly v posledním sloupečku čekají na kontrolu a smazání. Ilustrační obrázek.
Co není ve Freelu, na tom se nepracuje.
– Martin Beneš, produktový manažer Stavebniny DEK
Takže Freelo používáte každý den?
Já určitě ano. Používám ho mimo jiné k zápisům z porad. Kolegové z terénu většinou využívají Freelo mobilní aplikaci. Pro nás je to významný pracovní nástroj.
Obchodníci na pobočkách pořád komunikují především přes e-mail, protože to je komunikační kanál se zákazníky i externími firmami. I když má e-mailová komunikace jisté nevýhody, tady nedávalo smysl to lámat přes koleno a snažit se ji honem rychle nahradit.
Proto obchodníci využívají toho, že Freelo s e-mailem dobře kooperuje. Úkoly zadávají přes externí link a o změnách stavu se dozví díky notifikacím, které dorazí také do e-mailu. Když na ně v e-mailu odpovědí, propíšou se jako komentáře do Freela. Tím pádem na centrále pak vidí přehledně celý úkol na jednom místě.
Kdo dohlíží na pořádek ve Freelu?
Tuto funkci jsem zatím nikomu nepředal, ale brzy budu muset. 🙂
Proč upgradovat z tarifu Team do Businessu
Začínali jste v tarifu Team a zhruba po 2 letech jste se rozhodli povýšit do Businessu. Co vás k tomu vedlo?
S Business tarifem se dramaticky zlepšila komunikace. Obchodník na pobočce sám okamžitě vidí, v jakém stavu je reklamace, a nemusí technikovi volat, psát a rušit ho při práci v terénu. Odpadly tak prodlevy při komunikaci se zákazníkem.
– Martin Beneš, produktový manažer Stavebniny DEK
I v Teamu jsme byli spokojení a na většinu věcí jsme si s funkcemi vystačili. Ale přišla zpětná vazba právě od obchodníků, že by přístup do Freela potřebovali. Aby mohli úkoly nejen zadávat, ale také se podívat, v jakém jsou stavu.
Tak jsem začal řešit, jak to udělat, abychom zvládli ukočírovat větší tým. Abychom si navzájem něco omylem nesmazali, nepřesunuli a tak. Freelo sice má u úkolů dohledatelnou historii změn, ale to mi nestačilo. Bál jsem se, že něco kvůli takovému omylu zapadne a ani historie to nezachrání. Proto jste mi doporučili Business funkci Role, která právě tohle řeší. Obchodníkům jsem omezil práva.
Navíc mám teď jako kapitán Business týmu možnost spravovat všechny uživatele hromadnými akcemi. Třeba kdyby nějaký obchodník odešel, tak jeho úkoly na pár kliknutí přeřadím na jeho nástupce.
Vím, že Business tarif nabízí spoustu dalších funkcí jako zobrazení projektů v časové ose nebo Vlastní pole. Možná, že je využiju s dalším rozvojem týmu. 😊
Bez kterých funkcí byste se neobešli?
Podle mě je pro nás nejužitečnější vytváření úkolů v To-Do listu přes unikátní e-mailový link. A pak ty Role, které hrály důležitou roli při upgradu do Businessu.
Dal byste čtenářům nějaký tip ohledně Freela nebo organizace práce (klidně banální 🙂)
Každý úkol musí mít daného řešitele a termín, kdy musí být splněn. Pokud je do úkolu zapojeno více uživatelů, osvědčila se nám funkce sledování a zmínky @ v diskuzi.
Díky moc za rozhovor, Martine! S týmem jste zvládli zavedení nového nástroje parádně.
