Jak postupovat při výběru nového softwaru do firmy?
Jako malá firma dokážete fungovat víceméně na papíře. Evidence, procesy, předávání informací a zadávání úkolů, na to vše vám stačí Excel, papír a otevřít pusu.
Teda alespoň do určité doby.
Jak firma roste, zvětšují se databáze evidencí, rozvětvují se procesy a už dávno nesedíte všichni v jedné kanceláři. Najednou si uvědomíte, že máte příliš složitý systém evidencí i vedení projektů a že předávané informace se ztrácí někde po cestě z kanceláře do kanceláře. Počet lidí už ani neumožňuje mít jednoduchý a rychlý přehled o tom, kdo na čem pracuje a v jakém stavu jsou zadané úkoly.
A tak si řeknete, že je na čase zavést do firmy nějakou aplikaci nebo software, který vám v tom pomůže. Nebo impuls přijde od někoho z vašeho týmu, kdo chce mít ve svých činnostech pořádek.
Různých aplikací na CRM a řízení projektů je nepřeberné množství. Prosté zkoušení bezplatných období vás brzy paralyzuje a z tolika možností nakonec nevyberete žádnou. Anebo bez rozmyslu akceptujete návrh vašeho zaměstnance, který „s tímhle softwarem pracoval v minulém zaměstnání a byla to paráda“. Ale vlastně vůbec nevíte, jestli pasuje zrovna na vaši firmu. Navíc ho necháte samotného, ať systém protlačí do firmy, což obvykle nefunguje, protože ostatní nemají motivaci nový systém přijmout.
Ale není to škoda? Systematický přístup k výběru vám pomůže dostat se přes kritický moment „moře možností“ a výběr zúžit.
1) Jasně si definujte, co od systému očekáváte
To je první a naprosto esenciální krok. Pokud víte, v jakých oblastech vám práce drhne, je na vás, na majiteli, mluvit s lidmi. Ptejte se, co potřebují, co jim usnadní práci. Jejich odpovědi zohledněte ve výběrových kritériích. Vyberte si typické projekty a situace, které ve firmě řešíte a které chcete do SW/aplikace dostat. Jak s nimi pracujete teď? Jak s nimi chcete pracovat do budoucna, abyste si usnadnili práci a zvýšili efektivitu? Kdo všechno do nich vstupuje?
Sepište si funkce, které potřebujete nutně a které by byly fajn, ale nejsou pro vás kritické. Je to trackování času, protože potřebujete přiřazovat čas ke konkrétním projektům a zakázkám? Potřebujete tam dostat i náklady na projekty/zakázky? Potřebujete si vzájemně zadávat úkoly? Mít možnost přizvat i externí spolupracovníky? Potřebujete v systému evidovat cyklus zakázky? Potřebujete dostat do systému i dokumenty a diverzifikovat přístupy konkrétním uživatelům? Potřebujete do systému dostat celou firmu, nebo jenom jednotlivé projekty? Chcete tam přesunout i komunikaci, nebo jenom organizaci událostí? Potřebujete propojení s kalendářem? Potřebujete mobilní aplikaci? atd atd. Těch požadavků je celá řada.
Klíčové je, abyste měli co nejvíc konkrétní představu ještě předtím, než se pustíte do hledání.
Možná to zní triviálně, ale hodně klientů, se kterými se potkávám, nejprve po hlavě skočí do toho moře možností pouze s matnou představou toho, co by chtěli, a až postupem času řeší detaily. Většinou zamrznou na tom, že každou aplikaci používají chvíli, a pak si řeknou, že jim to nevyhovuje. A hledají dál. A pořád vlastně neví co.
Když nevíte kde začít a jak si své požadavky uspořádat, můžete použít check-list od kluků z Freela, kterým oni pomáhají svým klientům s výběrem té správné aplikace:
- Jaké firemní procesy a aktivity potřebujete do nového systému dostat?
- Jak tyto procesy a aktivity řešíte nyní – používáte již nějaký nějaký systém?
- Jaký problém potřebujete novým systémem vyřešit? Co od něj očekáváte?
- Jaké funkce jsou pro vás nezbytně nutné?
- Jaké funkce jsou fajn, ale případně se bez nich obejdete?
- Kdo všechno bude s novým systémem pracovat a jaké jsou jejich počítačové a jazykové dovednosti?
- Potřebujete nový systém provázat s již používanými softwary?
- Jaký máte rozpočet?
- Jak rychle nový systém potřebujete?
Checklist ve formátu PDF ke stažení ZDE.
2) Sestavte tým, určete rozpočet a promyslete časový rámec
Pokud máte definováno, že chcete „software/aplikaci na to a na to“, krok dva je sestavit si tým. Určete člověka, který bude projekt řešit – tzv. řešitele. Dejte mu rozpočet (dobrý první filtr pro výběr) a časové limity (potřebujete aplikaci hned teď, nebo si můžete dovolit třeba půl roku čekat?). Vyberte z každého týmu jednoho člověka, kterého se bude nový software týkat. Toho, kdo bude za tým hájit požadavky a přinášet podněty.
3) Hledejte a testujte
Máte-li jasně dané požadavky i hlavního člověka, který projekt nového softwaru řeší, je čas začít hledat. Začněte tím, že se zeptáte svých kolegů a známých z oboru jak podobné potřeby řeší. Jiné to bude u sociálních služeb, jiné ve stavebnictví nebo u softwarových vývojářů, jiné to bude u freelancerů atd. Nejjednodušší průzkum si uděláte ve svém okolí.
Jako druhé v pořadí pročtěte internet, pod klíčovými slovy vám vyjede nabídka různých aplikací, které podobné potřeby řeší.
Pokud to bude český software, pokuste se domluvit si s vývojáři nebo jejich obchodníkem schůzku a proberte konkrétně vaše potřeby – umí to aplikace? jak s tím pracuje?
Pokud to možné není, musíte testovat. Každá podobná aplikace obvykle umožňuje testovací období v plné verzi. Připravte si modelové situace, zapojte celý „hledací“ tým. Zkoušejte, testujte, objevujte. Tahle fáze je asi nejnáročnější, ale k nezaplacení. Použijte reálné situace, nejlépe na tom uvidíte, jestli vám to přináší, co potřebujete.
Některé aplikace vyřadíte hned, některé později, zůstane vám pár favoritů.
S největší pravděpodobností zjistíte, že do žádné z aplikací na trhu nedostanete všechny své požadavky, natož v podobě, jakou si představujete.
Pak máte dvě možnosti – vybrat si tu, která splňuje vaše požadavky nejvíce a u zbytku požadavků udělat kompromis, nebo je vyřešit jinak. Anebo si nechat aplikaci podle svých představ naprogramovat na míru, či upravit nějakou stávající. Tam ale počítejte s mnohem větší investicí jak finanční, tak časovou.
Při sestavování výběrových kritérií dejte pozor, abyste drželi požadavky jednotlivců v mezích. Snadno se totiž může stát, že pod tíhou individuálních požadavků a touhy vyhovět všem, zavedete tak složitý systém, že ho nakonec nebude chtít nikdo používat. Ptejte se kolegů, sbírejte jejich požadavky. To ano. Ale filtrujte je, pracujte s nimi a chtějte mít na konci jednoduchou a přehlednou aplikaci. To je jeden ze základních kamenů úspěchu.
A nejste-li si jisti, zda zohledňujete vše důležité a zda na něco zásadního nezapomínáte, není od věci zaplatit si konzultaci od někoho, kdo má trh a nabídku dobře zmapované a dokáže vám poradit jak nejlépe naplnit vaše potřeby. Externí a nezávislí poradci mívají obvykle velmi dobrý přehled o srovnání jednotlivých aplikací a hodina nebo dvě konzultací vám může ušetřit poměrně dost času.
4) Rozhodněte se
Rozhodnutí by mělo být konsensuální mezi všemi členy výběrového týmu. Diskutujte, argumentujte, vracejte se k testovacím modelovým situacím. Je ale důležité, aby konečné rozhodnutí bylo přijato všemi. Aby zavedení do firmy bylo úspěšné, potřebujete mít na startu lidi, kteří tomu věří a stojí za tím.
- Jak se vyhnout se reakcím typu: „co si to na nás zase vymysleli, to bude zase práce navíc, bude to složité, komplikované a k ničemu,…“?
- Jak zajistit, aby nový software lidi ve firmě přijali a skutečně používali?
Přesně o tom se rozepíšu v dalším díle. Sledujte Freelo blog 😉
