Jak přejít na Freelo a mít pořádek v úkolech

Chceš zvýšit ve svém týmu pracovní efektivitu? Chceš, aby vás práce více bavila, úkoly neobtěžovaly, nezapadaly a měli jste kvalitnější výstupy? Začněte v tom mít systém. Není potřeba bát se složité metodiky, školení nebo dalších překážek. Pořádek v úkolech můžete mít jen díky selskému rozumu a chvilce času. 

Začínáme…

Sedněte si s kolegy a začnete sepisovat všechny své úkoly. Všichni zaznamenají všechno, co mají ve svých hlavách, e-mailech nebo nalepené na lístečku u monitoru. Sepište opravdu všechno a dejte si záležet. Vrátí se vám to.

Na tento bod myslete neustále. Pokaždé když ve firmě vznikne nový úkol, vždy jej dejte do Freela. Už od začátku zkuste úkoly co nejlépe kategorizovat a seskupovat podobné do To-Do listů. Pamatujte na to, že je důležité, tvořit řádně strukturované projekty a myslete i na jejich dělení. Na to není univerzální návod, ale můžete se inspirovat v našem článku.

Nestačí ovšem myslet jen na rozdělení jedním směrem. Správně strukturované úkoly jsou také důležité. Každý úkol můžeš dále členit na chytré podúkoly a obyčejné podúkoly, které jsou vlastně užitečným odškrtávacím seznamem. A jestli si lámeš hlavu, jak takový checklist vytvořit, můžou ti pomoci naše předpřipravené šablony.

Až budete mít všechny své úkoly ve Freelu, tak máte napůl vyhráno. Na žádný z nich se už nezapomene. Vše máte na jednom místě, a každý v týmu může mít čistou hlavu. A to se hodí na samotnou práci. Stačí jen správně nastavit týmu pravidla, aby bylo jasné, jaké postupy při tvorbě a přiřazování úkolů uplatňujete a každodenní práce se o mnoho usnadní.

Zkuste docílit i toho, aby měl každý úkol svého řešitele. Ať je jasné, kdo je za co zodpovědný, ale také aby si mohl každý snadno vyfiltrovat své úkoly. Na úvodní stránce Freela najdete své úkoly přehledně vypsané.

Tím že je vše v jednom systému, tak všichni vědí, kdo co dělá. A nejen to, celá firma najednou ví, kolik je práce a zdali na všechno stačí. Dokonalý přehled o všech úkolech je tak kdykoliv po ruce. 

Mrkněte na video, kde představujeme novinky ve Freelu jako chytré podúkoly s termínem, nový formulář pro přidávání úkolu nebo přehled aktivit nad projektem.

Mějte jasno v prioritách

V okamžiku, kdy máte všechny úkoly v jednom systému, se můžete posunout dál. Můžete plánovat a prioritizovat. Je celkem běžné, že máte více úkolů, než dokážete vy nebo vaše firma v rozumném čase zvládnout. Na řadu přichází prioritizace.

To jde ve Freelu snadno a mnoha způsoby. Uživatelé si mohou dělat svůj krátký seznam priorit. Dobře funguje posouvání úkolů v seznamech, kde prioritu určuje pořadí nebo je priorita určená termínem úkolu. Termíny lze ve Freelu snadno měnit posunem přímo v kalendáři. Plánování a priority může nastavovat projektový manažer nebo každý uživatel sám, popř. oba společně během porady. Do priorit by měli zasahovat spíš řídící pracovníci.

Automatizace & Procesy

Nyní už se v týmu úkolujete, prioritizujete, nezapomínáte. V dalším kroku se zaměříme na efektivitu. Tu si můžete zvýšit automatizací. Častokrát máte úkoly, které se opakují (např. měsíční report šéfovi, přiznání k DPH, upozornění na vystavení faktury atd.). Tyto úkoly stačí zadat jednou a nastavit jim opakování. Budou se pak automaticky vytvářet stejně, jako kdybyste je vytvářeli ručně. Ve Freelu jsme mysleli na všechny možné kombinace, takže si klidně nastavíte každou poslední sobotu v měsíci.

Další cenné hodiny získáte díky předpřipraveným checklistům, šablonám projektů a dalších úkolů, které vytvoříte jednou a poté již jen opakovaně aplikujete. Tyto šablony zvýší kvalitu výstupu, protože se na dílčí části už nebude zapomínat.

Freelo zařídí celou řadu další automatizace. Blíží se termín? Nemusíš psát e-mail, protože Freelo pracovníka upozorní. Chceš aby se někdo k něčemu vyjádřil? Stačí ho zmínit a Freelo zařídí notifikaci atd.

Pokud už vytváříte projekty ze šablon nebo kopírujete úkoly a checklisty, tak vám gratuluju. To už je totiž v podstatě jednodušší procesní řízení. A tvůj tým se dokáže obejít bez neustálého dohledu. Doporučuji se pravidelně k šablonám vracet a pilovat je k dokonalosti.

Vyhodnocujte a iterujte…

Mějte pravidelné schůzky o stavu úkolů. Např. týdenní porady, kde s kolegy projdete jejich úkoly. Na schůzce si ve Freelu projděte úkoly třeba pracovník po pracovníkovi nebo projekt po projektu. Zde úkoly kontrolujte, rozhodujte o prioritě i přiřazených pracovnících. Přímo na poradách ideálně rovnou zakládejte nové úkoly. Nedělejte žádné jiné zápisy.

Nedovolte, aby se úkoly zasekly. Domluvte se v týmu, že jakmile stojí cokoliv v cestě k dokončení úkolu, ihned se to napíše do komentáře. Takový komentář je okamžitě zaslán zadavateli úkolu a všem dalším, kdo úkol sledují. Díky tomu mohou potřebné informace doplnit nebo překážku odstranit. Hlavně o problému při vykonávání úkolu ihned víte a také máte veškerou relevantní komunikaci týkající se úkolu na jednom místě (přímo v úkolu samotném), takže nebudete mít informace různě roztroušené po e-mailech.

Zastupitelnost

Každá rozrůstající se firma řeší zastupitelnost. Díky přehledné diskuzi úkolu si ve Freelu kdokoliv dohledá, jak se co řeší, jaké jsou k tomu procesy nebo checklisty a kdo to řeší. Onemocní kolega? Není nic snadnějšího než si vypsat jeho úkoly a přehodit je na někoho jiného. Termín, podklady a další věci jsou vždy v kontextu úkolu a není nutné cokoliv dohledávat a zjišťovat u ostatních.

Pokud je změna zásadnějšího rázu a člen tým opouští nebo se přesouvá na jinou pozici, můžete využít možnosti nahrazení uživatele, kterou přináší náš nový Business panel. Tímhle postupem se jednoduše změní řešitel u všech úkolů z původního na nového kolegu a nováček se také automaticky stane součástí všech projektů, v nichž figuroval původní pracovník

Komunikujte s týmem i klienty zároveň

Pozvěte do Freela všechny lidi, se kterými spolupracujete. Čím více vás bude v konkrétních projektech, tím lépe se vám všem bude pracovat. O to méně budete řešit e-mailů a telefonátů. Navíc už nikdy neuslyšíte Mně to nepřišlo! Já o tom nevěděl! V jakém to je stavu? Víte o tom? Spolupráce bude transparentní a pružná.

Potřebujete některé informace klientům skrýt? Žádný problém. Freelo umí nastavovat v rámci projektů práva nad To-Do listy. Jednoduše určíte, které To-Do listy klient uvidí a které ne.

Snažte se zahodit e-mail na předávání informací a pracovní komunikaci. Je to brzda, která vás neustále rozptyluje a často i spamuje. V e-mailech se často řeší několik věcí naráz – ve Freelu je dokážete rozdělit na jednotlivé úkoly a snadno se dobrat výsledku.

Freelo s e-maily umí dobře pracovat. Pokud vy nebo váš klient odpoví na notifikační e-mail z Freela, jeho znění se automaticky propíše do komentáře k tomu správnému úkolu včetně souborů a příloh. Není nutné se do aplikace vždy přepínat, když chcete jen rychle odpovědět. Tohle je ideální pro klienty, kteří se nechtějí účit novou aplikaci, ale vy je ve Freelu zároveň potřebujete mít.

Dále si ve Freelu můžete vygenerovat tajnou e-mailovou adresu To-Do listu, na kterou když zašlete e-mail, tak se z něho založí nový úkol. Tímto způsobem si můžete do Freela přeposílat e-maily v kterých máte nějaké úkoly nebo podklady od klientů. Nebo může třeba přímo klient zakládat úkoly posláním e-mailu na adresu, kterou mu k tomu zřídíte.

Další tipy pro rychlé zaučení týmu

Nezapomeň při zavádění Freela řešit i spokojenost týmu. Udělej úvodní školení, stanov pravidla, ptej se a dělej krátké retrospektivy. O to lepší bude odezva týmu na nový nástroj. Celý proces adaptace nového nástroje do týmu jsme popsali v tomto článku.

A je tu ještě jedna věc. Stanovte si pravidla. Každý v týmu by měl jasně vědět, jaký je postup práce s nástrojem. Kdo vytváří projekty, kdo označuje úkoly za hotové, jak nastavovat termíny nebo je měnit atd. Zkrátka jde o to, aby všichni pracovali stejným způsobem a mohli se spolehnout na stejné chování od všech lidí z týmu. Tady najdeš vzor takových pravidel. 

Jaké bylo zavádění Freela (nebo jiného nástroje) u vás ve firmě? S čím jste se potýkali, co vás překvapilo, co se (ne)povedlo? Pochlub se!

Karel Dytrych 24. 7. 2018