Jak jsme ve Freelu organizovali event pro 300 lidí
Plánování eventů může být pohoda, a nebo taky peklo. Sám jsem navštívil už spoustu akcí, na kterých jsem zažil ledacos. Od perfektního Marketing festivalu až po konference, kde návštěvníci skřípali zubama a zvažovali brzký odchod.
U nás doma teď půl roku řešila přítelkyně organizaci 1. basketbalového plesu, a tak jsem neodolal a rozdával moudra 🙂 . V tomto článku vám ukážu na konkrétních příkladech, jak se dá k organizaci eventů využít Freelo.
Komunikace
Jsme přesvědčení o tom, že pro úspěch při organizování akce ve vícečlenném týmu je rychlá a jednoduchá komunikace nad úkoly naprosto klíčová.
Můžete si vybrat ze dvou možností: A) Zmatek v mailu, messengeru, whatsappu; B) nebo adresný úkol, pod kterým se dá vést rozumná diskuze k jedné záležitosti, s možností určení priority a termínu a kde jdou informace snadno dohledat.
Takže jak by to mohlo vypadat, když zvolíte možnost B:
Ukázka diskuze u úkolu
Rozpočet a důležité podklady
Každý evenťák úzkostlivě řeší náklady a snaží se vejít do rozpočtu. Určitě je skvělé mít takový podrobný rozpočet někde v excelu rozpadlý do posledního chlebíčku. Jen pozor na verzování a přepisování verzí takového offline souboru. Je daleko praktičtější použít sdílený / online spreadsheet (Google dokument). Díky tomu budou mít všichni stejnou poslední verzi a aktuální informace. Do tohoto důležitého dokumentu by měl mít možnost nahlédnout každý člen týmu.
Ve Freelu je možné takový soubor připnout k projektu. Nikdo v týmu se tak nebude muset dokola vyptávat, kde to najde. Ostatně mezi všemi maily to někde zapadlo, že? Mezi připnuté informace se hodí dát kontakty mezi členy týmu nebo další materiály.
Hlídejte reálné náklady
Rozpočty a výkazy ve Freelu vám umožní sledovat bilanci celého projektu. Můžete si nastavit rozpočet jednak na celý projekt:
Nebo dát budgety na dílčí seznamy úkolů (To-Do listy). Vykazování nákladů nad úkoly se ihned v rozpočtu promítne. Při komunikaci s dodavateli a partnery máte rychlejší přehled o aktuálním stavu nákladů.
Také je možné měřit čas lidí násobený hodinovou sazbou, což jsou také náklady.
Checklisty
Asi není žádné tajemství, že každá akce se skládá ze spousty drobných úkonů a věcí, na které rozhodně nechcete zapomenout. Často to bývá opravdu hoooodně věcí.
Freelo je na takové checklisty ideální. Můžete je různě kopírovat, vytvářet hromadně nebo ze šablon, sdílet i lidem mimo Freelo atp. Checklisty vás zachrání od problémů.
Důležité checklisty je možné opět připnout přímo na detail projektu, vytisknout atd.
Soubory
„Můžeš mi ještě jednou přeposlat to logo?“
„Kde je ta smlouva na dodávku stolů?“
„Nevíš, kde je ten plánek sálu?“
Tak tyhle otázky Freelo spolehlivě zařízne.
Všechny soubory snadno dohledáte a to včetně odkazu do diskuze, která umí dodat souboru jasný kontext. Jo a udělat si plánek sálu je velmi dobrý nápad – hodně nám pomohl při orientaci kde co má stát a jestli se to vejde 🙂 .
Obecně dohledávání ve Freelu čehokoliv je snadné. Neplatí to jen pro soubory. Freelo jsme naučili skloňovat, hledat s diakritikou i bez.
No řekněte, není to lepší než hledání v e-mailu, který je desetkrát přeposlaný?
Poznámky a seznamy
Kontakty, domluvené kontrakty, nasmlouvaní dodavatelé. To vše se hodí uložit do poznámek. Máte pak jedno místo, kde všechno související a důležité snadno a rychle najdete.
Poznámky ve Freelu mají ještě tu výhodu, že můžete určit, kterou kdo uvidí a kterou ne.
Máte po akci?
Super, tak si udělejte šablonu, ať si příště ušetříte čas a nezapomenete na něco důležitého. Také si udělejte retrospektivu a nové know how a procesy si zapište klidně zase do Freela.
Děkuji organizátorkám za propůjčení screenshotů z projektu a držím palce našim hráčům na mistrovství světa v Číně.
A jak to na plese vlastně dopadlo?
Julie Kirchnerová, Radka Křemenová a další se opravdu předvedli…
Výtěžek z tomboly poslala Julie na dobrou věc.
Alex Dowis předvedl krásnou show, která nadchla každého.
Díky checklistu v úkolu Fotonaut se nezapomnělo na žádnou rekvizitu. Ani na tu živou 🙂
Jak budete organizovat příští akci?
Tak co myslíte, dává smysl Freelo na organizaci eventu? My jsme přesvědčeni, že ano.
Pomůže vám i v případě, kdy vám pomáhá s organizací firemního večírku reklamní agentura nebo externista a vy chcete mít veškerou komunikaci (i s úkoly, náklady nebo kontakty) na jednom místě.
Jestli chcete další podklady, jak zlepšit svou akci, tak se podívejte na video:
Miry Vlacha – Jak na organizaci eventů a nezbláznit se.
A pokud si chcete radši něco přečíst, inspirujte se eventovou kuchařkou Kláry Honzíkové.
