Jak funguje firma, kde všichni pracují na dálku?

Představte si, že ráno vstanete, vykonáte všechny své rituály a poté vás nečeká šedivá cesta přeplněnou tramvají do kanceláře nebo open spacu, ale můžete zůstat o něco déle doma, případně vyrazit do nedaleké kavárny, kde vás bude několik hodin doprovázet útulná a domácká atmosféra. Takový pocit zažíváme každý den ve Včelišti, kde všichni pracujeme na dálku.

Práce z pláže? Pouhý stereotyp

Myslíte si, že většina lidí pracující na dálku leží někde na karibské pláži, popíjí drinky a sem tam něco na svém notebooku napíše? Většinou to tak růžové není, člověk v zahraničí je spíše rád, že má konečně stabilní připojení k internetu v lobby hotelu nebo v kavárně, a může konečně v klidu dohnat psaní článků i e-mailů.

Většina včelištího týmu však pracuje z České republiky – práce na dálku není pouze cestování, ale především „homeoffice“ (uvozovky proto, že ne vždy je to home). Největší výhodou je samozřejmě svoboda: chcete dopoledne oběhat úřady, nemačkat se ve frontách a práci si udělat večer? Není problém. Chcete vycestovat na dva týdny do zahraničí, ale na práci budete mít stále chuť a čas? Můžete. Ležíte v nemocnici se zlomenou nohou? V používání notebooku vám to rozhodně nebrání. Je venku slunečné letní odpoledne? Vezměte si práci na zahradu.

Při práci na dálku se vám navíc během hledání zaměstnance nemůže stát, že by to pro něj „bylo daleko“. Lidský kontakt však nic nenahradí, s tím se nedá nic dělat. Proto několikrát ročně pořádáme včeliští srazy na různých místech republiky, kde se věnujeme jak pracovním věcem, tak i zábavě – a samozřejmě nesmí chybět posezení v hospodě. Několikrát měsíčně se také „scházíme“ na firemních poradách přes online komunikátory typu Hangouts.

Hlavní výhody práce na dálku vidíme tedy v tomto:

• Můžeme pracovat odkudkoliv
• Můžeme pracovat kdykoliv
• Výběr zaměstnanců není limitovaný místem bydliště
• Ušetříme čas při dojíždění
• S časem efektivněji hospodaříme

I práce na dálku má svou odvrácenou stranu

Jste extrovert a nutně potřebujete každodenní sociální kontakt s kolegy i přáteli? Homeoffice pro vás v tomto případě asi nebude nejlepší volbou, neboť při práci z domu se s kolegy spíše nevidíte, než vidíte. S tím souvisí i komunikace – co byste si řekli přes stůl během pár vteřin, musíte zde psát přes komunikační programy (např. Slack), což může značně prodloužit dobu reakce. Lidský kontakt může zastoupit práci v jednom z coworkingů, které dnes najdete už v každém větším (i menším) městě.

Výhodou i nevýhodou je pak zodpovědnost každého za svou práci a za svůj time management. Ne každý si dokáže úkoly zorganizovat tak, aby všechny za jediný den stihl. Navíc je tu strašák v podobě prokrastinace, třeba na sociálních sítích, které doma chodíme kontrolovat už tak nějak automaticky. Na Včelišti držíme tzv. zásadu ZIPOS:

Z – Zodpovědnost

I – Iniciativnost

P – Pracovitost

O – Organizovanost

S – Samostatnost

Komunikace jako alfa i omega práce na dálku

Jak jsme už řekli, komunikace na dálku není tak jednoduchá, jako když se všichni vzájemně vidíte a mluvíte spolu v jedné místnosti. Je proto třeba dbát na to:

• aby dotyčný obdržel e-mail s novými informacemi o úkolu,
• že kolegovi přišla vaše zpráva, kterou jste mu poslali třeba na Slacku, a přečetl si ji,
• všichni mají přístup ke správným souborům na cloudovém úložišti,
• při organizaci pracovních činností jasně označit ty, kteří jej mají udělat a co mají udělat, vytvořit jim na to úkol,
• sledovat kalendář – musím vědět, kdy je kdo online, kdy po něm můžu něco chtít.

Opět zde přichází na řadu zásada ZIPOS, kterou zmiňujeme výše. I když by homeoffice chtěla asi většina lidí, ne pro všechny je tento způsob práce vhodný. Vyžaduje určitou dávku disciplíny, efektivní organizaci všech činností a hodně samostatnosti – pokud o této formě práce uvažujete, bez těchto vlastností to opravdu nepůjde.

Všechno musí fungovat jako dobře seřízené hodinky

Organizace úkolů, jejich předávání, komunikace mezi jednotlivými členy týmu, vše musí šlapat jak namazaný stroj. Stejně tak je na tom i sdílení souborů – ve firemních složkách musí být pěkně uklizeno. Také držíme tzv. informační dietu: abychom se nezbláznili z desítek notifikačních e-mailů ze všech programů, které používáme, chodí nám v nastavený čas hromadně, takže je můžeme hned vyřídit najednou. Zde jsou další tipy a triky, pokud vás homeoffice nebo digitální nomádství láká a chtěli byste jej vyzkoušet:

• Ranní rutina – vezměte si všechny úkoly, které vás daný den čekají. Nejdříve si je seřaďte podle důležitosti (typicky deadlinu), poté u každého úkolu zkuste odhadnout, kolik času vám zabere. Následně si je zkuste vložit do svého pracovního rozvrhu: pokud víte, že dnes máte k dispozici pouze 5 hodin času, ale úkoly vám zaberou cca 7 hodin, ty, které ještě nespěchají, odložte na zítřek. Pokaždé si ale naplánujte méně, vždy se totiž něco pozdrží, něco vám do toho vleze apod.
• Trackování času – cokoliv děláte si zaznamenejte pomocí různých trackovacích aplikací. Budete mít přehled nejen o tom, jestli jste se vešli do stanového časového rámce, ale rovněž i o dodržení rozpočtu celého projektu.
• Mějte k dispozici dva internetové zdroje – internetové připojení, respektive jeho absence je noční můra všech freelancerů a „homeofficářů“. Není nic horšího než ráno zjistit, že u poskytovatele nastal několikahodinový výpadek, tudíž práci, kterou jste měli odevzdat do 13.00, asi jen tak nestihnete. Řešení jsou dvě: buď si sbalíte notebook a vyrazíte za internetem ven, nebo budete na tuto situaci připraveni s druhým připojením k internetu. Stačí klidně to mobilní, vytvoříte si WiFi hotspot, který vás těch pár hodin stoprocentně podrží.
• Technika malých a velkých kamenů – uděláme si takový malý experiment: vezměte si sklenici, písek a několik větších kamenů, přičemž tyto suroviny máte za úkol do sklenice přemístit. Co do sklenice dáte jako první? Správně, nejprve kameny, až poté do ní nasypete písek, který vyplní mezery vzniklé mezi kameny – naopak by to nešlo. A stejně tak je to s úkoly – je důležité začít těmi většími (napsat článek, pracovat na analýze) a ty poté doplňovat malými (vyřídit e-mail, opravit překlep na podstránce…).
• Investujte do kvalitního softwaru a hardwaru – pracovat na počítači, který pamatuje ještě Windows 98, není moc příjemné. Udržujte své vybavení aktuální, ušetříte nejen své nervy při vztekání se, že se to zase všechno „seká“, ale hlavně budete produktivnější.
• Používejte checklisty – vše, co máte za den stihnout, si kamkoliv zaznamenejte. Klidně si to napište na papír, barvičkami si označte priority a pusťte se do práce. Po splnění úkolu jej vždy škrtněte, přinese vám to uspokojující pocit – a co teprve po posledním odškrtnutém, kdy můžete roztrhnout i celý papír.
• Ukliďte si – samozřejmě záleží na vás, pokud se vám dobře pracuje v nepořádku, rozhodně se nestresujte uklizeným prostředím. Systematici však jistě ocení, když má všechno své místo. Udělejte si tedy čas i na úklid pracovní plochy, trávíte zde podstatnou část dne. Pokud nepracujete doma, můžete si udělat pořádek alespoň na ploše a v počítači.
• Dejte si na chvilku „voraz“ – víte, proč mají vyučovací hodiny ve škole 45 minut? Člověk totiž nedokáže udržet pozornost o moc déle. Proto si mezi jednotlivými úkoly dopřejte krátkou, 5minutovou pauzu. Třeba můžete zkontrolovat ten Facebook.

Práce na dálku není jenom o vysedávání v kavárnách a pohodlí domácího prostředí. Má svá úskalí, ale pokud se s nimi vyrovnáte, přinese vám takřka neomezené možnosti. A právě proto jsme se ve Včelišti rozhodli, že práce na dálku bude něco, co nás definuje.

Kam dál?

Sledujte Včeliště na Facebooku a Twitteru nebo navštivte naše stránky, kde najdete bezedné množství informací o obsahovém marketingu a kde se můžete přihlásit ke včelištímu newsletteru, aby vám už nic ze světa content marketingu neuniklo.

Jan Vašků 5. 2. 2019