Hroutíte se pod návalem úkolů? Eisenhowerova matice vás zachrání!
Vyskytuje se na vašem to-do listu příliš mnoho úkolů? Zdá se vám, že přes záplavu urgentních úkolů nemáte dostatek času na strategické a dlouhodobě přínosné činnosti? Diana Zadáková z marketingové agentury eVisions má pro vás tip na užitečný nástroj, který vás jednoduchou cestou přimějete přemýšlet o vašich prioritách a pomůže vám určit, které z vašich aktivit jsou důležité a které vás pouze okrádají o čas.
Je dokázáno, že upřednostňujeme úkoly, které „hoří“ před těmi, které jsou pro nás dlouhodobě užitečnější. Jedná se o základní princip, který známe z ekonomie. Užitek z okamžitého splnění úkolů je pro nás mnohem lákavější než ten, který (možná) získáme v budoucnu.
Sečteno, podtrženo. Menší a rychlé úkoly upřednostňujeme instinktivně. Naneštěstí nás rychle a snadno splnitelné úkoly většinou příliš neposunou – profesně ani osobnostně. Znáte ten úlevný pocit, když ve Freelu úlevně odškrtnete splněný úkol, vyskočí vám oslavné emoji a přehled vám přiřazený přehled úkolů na Dashboardu se zkrátí? Není divu, že jej chcete zažívat co možná nejčastěji a vybíráte tedy nejprve snadnější povinnosti, které lehce splníte.
Co s tím? Jak v záplavě malých úkolů maximálně omezit ty, které nás pouze okrádají o čas? Jak nepřestávat pracovat na dlouhodobých úkolech, které jsou pro nás skutečně hodnotné?
Základní princip známý jako Eisenhowerova matice priorit
Eisenhowerova matice je nástroj navržený 34. prezidentem Spojených států Dwightem D. Eisenhowerem. Tato matice je v podstatě obyčejný graf o čtyřech kvadrantech, který vás jednoduchou cestou přiměje přemýšlet o vašich prioritách. Pomůže vám určit, které z vašich aktivit/úkolů jsou důležité a má smysl se jimi zaobírat.
Připravte si papír s tužkou nebo tento spreadsheet. Jdeme si ukázat, jak Eisenhowerův princip využít v praxi.
Jak s Eisenhowerovými kvadranty pracovat?
Nejprve si sepište veškeré své úkoly a činnosti, které chcete nebo musíte splnit. Využít můžete papír, spreadsheet, Freelo, speciální plánovač, či cokoliv jiného, kam jste zvyklí si poznamenávat své úkoly. Následně tyto úkoly a činnosti zařaďte do jedné z následujících 4 kategorií, respektive kvadrantů grafu:
- Úkoly důležité a naléhavé (important and urgent).
- Úkoly důležité, ale ne naléhavé (important and not urgent).
- Úkoly nedůležité, ale naléhavé (not important but urgent).
- Úkoly nedůležité a zároveň ne naléhavé (not important and not urgent).
Schopnost úkol zařadit do správného kvadrantu grafu je klíčová k určení matice priorit. Dle významnosti a urgence úkolu se následně rozhodnete, jak s ním pracovat (a jestli vůbec), kdy si určit deadline pro jeho splnění nebo zda se vyplatí jej delegovat.
Jak správně pracovat s úkoly, nastavit nejlepší postupy a organizovat ať už vlastní činnost, nebo celý tým, vám můžeme ukázat i na některém z našich webinářů pro kapitány. Vyberte si nejvhodnější termín a zdarma se na některý z webinářů přihlaste už teď!
zdarma na 14 dníJdeme na to
4 principy, jak řešit (ne)důležité a (ne)urgentní úkoly
1. Důležité a naléhavé (important and urgent) – DO (udělat)
Úkolů, které jsou velmi důležité a současně velmi naléhavé, by nikdy nemělo být mnoho. Důležité úkoly významně ovlivňují naši životní / profesní cestu. To znamená, že bychom je skutečně neměli řešit v horizontu minut či hodin.
Neměli bychom dopustit, aby se úkoly a činnosti z druhého kvadrantu (important, not urgent) pro naše zahlcení či lenost dostaly právě do této skupiny „important and urgent.“
Samozřejmě – ne všechno lze předvídat. Může se stát, že i na důležité úkoly máme extrémně krátký deadline. Obecně by ale v tomto kvadrantu grafu měly být úkoly vztahující se k nepředvídaným problémům.
Důležité je si uvědomit, že je pro nás / pro klienta splnění těchto úkolů skutečně důležité a přestat o nich mluvit, ale prostě je UDĚLAT, co možná nejdříve.
Př. úkolů / činností:
- Vyřešit krizovou situaci.
- Odpovědět na otázky pro rozhovor.
- Setkat se s klientem.
- Připravit prezentaci (která nebyla dlouhodobě v plánu).
- Navštívit lékaře s akutním problémem.
2. Důležité, ale ne naléhavé (important and not urgent) – PLAN (naplánovat)
Činnosti ve druhém kvadrantu, tedy ty důležité a zároveň ne naléhavé, vám pomohou dosáhnout vašich osobních a profesních cílů, ke kterým dlouhodobě směřujete.
Bohužel máme tendenci úkoly tohoto charakteru odkládat, protože vyžadují hluboké soustředění a přemýšlení. Jednak jsme od přírody líní tvorové a za druhé máme v dnešní době „onlajnové“ problém se zahlcením tzv. „mělkou prací“ (vyřizování e-mailů, zpráv, sdílení fotek na sociálních sítích…).
Pokud i vy pociťujete, že vás mělká práce okrádá o čas, soustředění a schopnost hluboce pracovat, doporučuji přečíst článek z mého blogu 10 praktik, které vás zbaví online rozptýlení a podpoří vaše hluboké soustředění.
Zpátky ale k úkolům z druhého kvadrantu – tedy k těm důležitým, ne urgentním. Pro váš osobní i profesní růst jsou naprosto klíčové. Strategie pro úkoly a činnosti v 2. kvadrantu je jasná – dobré PLÁNOVÁNÍ.
Neodkládejte tyto úkoly jen kvůli tomu, že „nehoří“. Mějte dostatek času na jejich správné provedení. Zároveň počítejte ve svém plánu vždy s úkoly z 1. kvadrantu, tzn. nechte si dostatek času k řešení nepředvídaných problémů. Tím se vyhnete stresujícím situacím, kdy se důležité úkoly zároveň stanou i urgentními.
Př. úkolů / činností:
- Tvorba dlouhodobých strategií.
- Udržování vztahů s rodinou a přáteli (např. telefonáty, návštěvy).
- Psaní seminární práce.
- Návštěva fitness centra 3x týdně.
3. Nedůležité, ale naléhavé (not important but urgent) – DELEGATE (delegovat)
Naléhavé a nedůležité úkoly jsou pěkní nezbedníci, kteří nás okrádají o čas a brání nám v dosažení našich dlouhodobých cílů. Naneštěstí nám nepřímo pomáhají dosáhnout našich cílů. V této situace je nejefektivnější následující strategie – DELEGOVÁNÍ.
Snažte se delegovat co nejvíce nedůležitých, a přitom urgentních úkolů na někoho jiného. Pamatujte, že to, co není důležité pro vás, však může být důležité pro někoho jiného. Většinou se ale jedná o typické úkoly asistentek, tedy:
- Rezervace letenky.
- Kontaktování médií pro rozhovor.
- Odpovídání na komentáře.
- Vyřizování příchozí pošty.
- Rezervování stolu na oběd.
4. Nedůležité a ne naléhavé (not important and not urgent) – DELETE (smazat)
Úkoly ze 4. kvadrantu, tedy ty nedůležité a zároveň ne naléhavé, nás pouze rozptylují. Strategie je jasná – DELETE! Těmto činnostem se vyhýbejte jak čert kříži – ignorujte je, smažte je. Nebojte se říct „ne“ a pokud vás do nich někdo tlačí, zkrátka vysvětlete, proč je udělat nemůžete nebo nechcete.
Nikdy se vám nepodaří zavděčit se všem. Zároveň pamatujte, že velice často jsme zdrojem takových úkolů i my sami. Prokrastinace, lenost, odsouvání něčeho důležitého, protože se třeba jen bojíme, nebo hledáme výmluvy… Známe to asi všichni.
Př. úkolů / činností:
- Prokrastinování na sociálních sítích.
- Filtrování spamových e-mailů.
- Hraní videoher.
- Opakované čtení milostných zpráv, které už dávno nejsou milostné.
Šestero, které se vyplatí si pamatovat
- Nikdy neplýtvejte vaším časem na nedůležité činnosti, zejména pokud hoří úkoly, které skutečně potřebují být splněny. Váš čas je drahý!
- Pokud budete hledět dopředu a efektivně pracovat s časem, zvládnete dokončit důležité úkoly ještě před tím, než se stanou urgentními.
- Důležité a naléhavé úkoly (1. kvadrant) udělejte co nejdříve. Představují pro vás prioritu.
- Jakmile splníte všechny úkoly z 1. kvadrantu (důležité, urgentní), vrhněte se na plnění dlouhodobě důležitých úkolů (tedy činnosti z 2. kvadrantu).
- Snažte se delegovat co nejvíce nedůležitých a urgentních úkolů na někoho jiného. Pamatujte, že co není důležité pro vás, může být důležité pro někoho jiného!
- Nedůležité a nenaléhavé úkoly se snažte úplně omezit. Zejména pokud vás tlačí čas.
10 let praxe od Karla DytrychaChci eBook zdarma
Závěrem
Eisenhowerovu matici můžete využít pro plánování veškerých činností – jak těch pracovních, tak i osobních. Praská váš to-do list ve švech? Nedokážete si svůj čas správně zorganizovat? Eisenhowerova matice je pro vás jako dělaná.
Jakmile si své úkoly podle matice rozdělíte, nezapomeňte je rozházené na papírcích nebo v různých tabulkách a všechny hezky shromážděte do Freela. V něm si můžete jednoduše nastavit i tolik potřebné priority nebo stanovit termíny.
Pokud toho ani vy, ani váš to-do list víc nesnese, přečtěte si z jakých 7 základních důvodů se cítíte přetíženi a jak to dokážete změnit. Příčinou bývá chybná prioritizace úkolů, škodlivý multitasking nebo neustálá online dostupnost.
