Proč neřídit firmu přes e‑mail a excelové tabulky: Adam Bárta

S Adamem jsme se potkali díky konferenci Reshoper. Hodili jsme řeč a zjistili jsme, že dělá fakt zajímavou věc – digitalizuje malé a střední podniky v Česku. Proč se do toho pustil a jaké bariéry překonává, prozradil v exkluzivním rozhovoru.

Jen 25 % středních a malých firem používá nějaký CRM systém. Přitom tvoří 40 % HDP.

Digitalizace a automatizace firemních procesů

Adame, v červnu jsi přešel na volnou nohu. Stal ses konzultantem digitalizace a automatizace pro malé a střední podniky. O zakázky nemáš nouzi. Proč řešíš zrovna toto téma?

Digitalizace je v Česku na velmi nízké úrovni, zvlášť v porovnání se západními státy. Jen 25 % firem používá CRM systémy. Statistiky digitalizace sleduji od roku 2010 a vím, že rostou velmi pomalu – maximálně o jednotky procent. Ve firmách, malých i velkých, pořád vítězí Excel. Na českém trhu přitom jsou skvělá řešení pro digitalizaci firemních procesů.

Řešil jsi nějaký kuriózní případ, kde Excel fakt narazil na limity?

No jéje! Vzpomínám si na chovnou stanici psů, kde evidovali informace o psech v Excelu. Potřebovali si vyvolávat informace o matce, otci a dalších předcích, o očkování, termínech veteriny. Narazili na limit. Šlo to, ale dost obtížně. Udělali jsme jim No-Code řešení. Zadají číslo čipu psa a všechno jim vyjede na „jednom papíře.“

Efektivita nástrojů v týmu

Říkáš, že možnosti digitalizovat tady jsou. Co firmám brání je začít využívat?

Nedostatek času, strach a neznalost. Majitelé firem se bojí, že ten přechod bude dlouho trvat a bude to drahé. Kolikrát se nad tím ale ani nezamýšlí, protože na to v denní operativě nezbyde čas. Musejí se nejdřív na chvilku zastavit. Když začnou googlit, uvědomí si, že to jde lépe a rychleji. Najdou nástroje na projektové řízení, evidenční systémy, CRM systémy… Jenže neví, který nástroj je pro ně nejlepší.

V tu chvíli osloví tebe?

Ta rešerše je časově náročná. Moje expertíza je podívat se na firmu globálně. A následně navrhnout, jaké digitální nástroje by jí mohly pomoct, nasadit je a dlouhodobě je udržovat a vylepšovat.

Prohrabou se na dno své bezradnosti, než zjistí že papír, tužka a excelová tabulka není optimální kombinace na řízení firmy v 21. století.

Kdy přichází ten bod zlomu? Kdy si šéfové uvědomí, že jen s Excelem to fakt nepůjde?

Musejí se prohrabat na dno své bezradnosti. Často se stává, že zaměstnanec odjede na dovolenou a zbytek firmy mu musí volat. Protože nějakou informaci zásadní pro chod firmy má jen on v hlavě. Přitom to může být „prkotina” typu, kde hledat smlouvu k projektu.

Řízení a plánování pro malé a střední firmy

Specializuješ se na malé a střední firmy. Vyznáš se v businessu všech odvětví?

Ne. 🙂 Ani to není potřeba. Roky jsem se pohyboval na víceúčelových platformách (např. Tabidoo či Aptien). Komunikoval jsem s lidmi na různých pozicích a pronikl do fungování malých a středních firem. Zjistil jsem, že všechny řeší stejné agendy.

Bez ohledu na to, jestli jste doktor, agentura, nebo výrobní firma, řešíte těchhle 5 věcí, které musíte mít pod kontrolou včetně důležitých termínů: lidské zdroje, obchod a zakázky, majetek, back office a smlouvy.

A s tímhle vším firmám dokážeš poradit?

Nechci se srovnávat s experty na jednotlivé agendy. Proto když přijdu do firmy a vidím, že bude potřeba komplexní nastavení třeba projektového řízení, tak raději přivedu konzultanta přímo na danou problematiku. Mým cílem je vybrat vhodné nástroje a ty aplikovat na procesy firmy, což dokážu u všech těchto agend.

Pokud firma řídí jednu agendu v Excelu, zejména tak klíčový proces jako CRM, tak bude s největší pravděpodobností potřeba vyřešit i ty ostatní.

Jak na digitalizaci firmy

Dá se vůbec dělat digitalizaci firmy po částech?

Jak jsem říkal, firmy váhají, nechtějí v tom utopit spoustu peněz a času, ale nouze už je dohnala k nějakému řešení. Tak začneme digitalizaci jedné agendy. Výhodou malých a středních firem je, že výsledky jsou krásně vidět obratem nebo do pár měsíců. Šéf vidí, že to funguje, přinese mu to značné  úspory, takže pak má větší motivaci pokračovat. Ale je důležité myslet na dlouhodobou digitální strategii.

Co se stane, když firmy dlouhodobou digitální strategii nemají?

Někdy to firmy neřeší koncepčně a zaplácávají jeden problém za druhým pomocí různých krabicových nástrojů. Ve výsledku platí velký balík peněz za jednotlivé SaaS cloudové služby. Navíc ty nástroje třeba nemají API a nekomunikují spolu. Pak sice mají ve firmě digitální nástroje, ale někdo musí přepisovat údaje z jednoho do druhého ručně. Takhle podle mého názoru dlouhodobá a koncepční digitalizace nefunguje.

Jak takové přepisování údajů vypadá v praxi?

Třeba tak, že sice mají ve firmě Raynet s obchodními případy. Ale když zakázka klapne, musí všechny informace vzít a ručně je přenést do dalšího nástroje, kde pak řeší spolupráci.

Zatímco třeba Freelo má s Raynetem integraci, takže když v Raynetu založíte případ, rovnou se založí projekt i ve Freelu. V Raynetu pak překlikáváte mezi údaji ze CRM a komunikací o projektu z Freela.

Přesně tak. Pokud moji klienti něco přepisují ručně mezi nástroji, doporučím jim jiné. Buď takové, které mají integraci, jako například Freelo a Raynet, jak říkáš. Nebo alespoň přístupné API, abychom jim to propojení s kolegou dotvořili. Nebo, když se jedná o firmu se specifickými potřebami, jim vytvoříme Low-Code řešení na míru.

Jak si udržuješ přehled o všech dostupných nástrojích?

Ono jich upřímně zase tolik není. Já doporučím jedině takové, které se mi osvědčily a u kterých mám jistotu kvality, kontinuity a dobré zákaznické podpory. Firmy mají často požadavek na to, aby nástroje byly v češtině, protože angličtina je ještě pořád problém. Tím se nabídka také zužuje. Ty, co nově vznikají, si samozřejmě prohlédnu, proklikám a počkám si na ověření v praxi. Až následně je zařazuji do svého portfolia.

Zmiňoval jsi, že dodáváte i Low-Code řešení. Chtěl bys vytvořit vlastní nástroj?

Děláme Low-Code řešení a zajímáme se i o No-Code platformy. Oboje je podle mě budoucnost. Proto s Eduardem Hlavou organizujeme Low-Code/No-Code konferenci, abychom vytvořili prostor pro sdílení informací na toto téma a budovali skvělou komunitu. Ambice vytvořit zcela vlastní software a ten pak prodávat aktuálně nemáme. Už teď ale stavíme vlastní produkty nad existujícími nástroji, které můžou klienti začít používat ihned a zdarma. Tím odstraňujeme další bariéry digitalizace. To, co děláme teď, mě baví nejvíc. A bude to jízda…

Marketing na YouTube – je Adam YouTuber o digitalizaci?

Odkud ti přicházejí klienti? Jak je sháníš?

Lidi přicházejí organicky, hlavně z mého okolí. Jakmile jsem přešel na volnou nohu (před necelými 4 měsíci, pozn. aut.), začali mě oslovovat, že mají o mé služby zájem. Další lidé mě kontaktují, protože viděli moje videa na YouTube, a nakonec z toho vyplyne zakázka. Za aktivní online reklamu jsem nezaplatil ani korunu.

Za reklamu neplatím ani korunu. Klienti si mě najdou na YouTube.

Jsi vlastně takový YouTuber. Jaká je v tématu digitalizace konkurence? Kolik takových „týpků“, jako jsi ty, na českém YouTube je?

Nula. Aspoň co vím. Tématu digitalizace malých a středních firem se věnuji jen já. Jsou tu lidé, kteří se věnují úzkému tématu, třeba Pavel Minář se specializuje na Google Workspace, Daniel Gamrot zase na produktivitu. Jakmile klient řeší Workspace nebo produktivitu celkově, tak ho rád za kluky dovedu.

Jak tě napadlo založit YouTube kanál o digitalizaci?

Inspirací mi byl třeba Petr Mára nebo spousta zahraničních tvůrců. Petra dneska už zná každý. Když jsem ještě byl zaměstnanec, hledal jsem pro své klienty někoho, kdo jim problematiku ve videu vysvětlí, ale nenašel jsem. Tak mě napadlo, že to budu já, čí jméno se lidem vybaví, když se řekne digitalizace a automatizace procesů ve firmách, a začal jsem na tom pracovat. Vím, že peníze za zhlédnutí, tzv. „YouTube money“ z toho nebudou. Na to je náš trh malý, ale jako reklama na moje služby a šíření know-how to funguje perfektně. S tím jsem kanál zakládal.

Nikdy nepoužíváš Excel?

Používáme ho na finanční řízení konference. Tam má Excel své opodstatnění. Jinak na nic.

Díky moc za rozhovor! A silný vítr do plachet. ⛵

Lucie Hromádková 18. 10. 2023