7 pravidel, jak na správné rozdělení projektů

Zakládání projektů ve Freelu není žádná věda. Stačí kliknout. Co už tak snadné není, je udržet dlouhodobě v projektech pořádek a řád. Abyste měli o svých úkolech vždy přehled, připravili jsme souhrn důležitých pravidel na rozdělení jednotlivých projektů. V článku vycházíme z velkého množství užitečné zpětné vazby a z reálných problémů našich uživatelů. Tato pravidla získají na síle zvláště tehdy, když budeš mít projektů a kolegů v týmu větší počet.

1. Používej jednoznačné názvy projektů

Ať už budeš dělit své projekty jakkoliv, mysli na to, že je velmi důležité jejich samotné pojmenování. Nad názvem bude každý kolega přemýšlet vždy, když bude chtít konkrétní projekt otevřít. Nenuť ho na tisíckrát používat fulltext.

Rozhodně nedoporučujeme užívat ve větší míře zkratky. Noví nebo externí kolegové nebudou znát jejich význam a budou muset dumat nad tím, o co vlastně jde nebo jakou má daný projekt zkratku. Také se snaž držet v názvech určitou konzistenci. Například freelancer může každý projekt pojmenovat pomocí jména či značky klienta, webová agentura zase podle názvu domény, na které web běží.

2. Nemixuj do projektu dlouhodobé a jednorázové úkoly

Kombinace krátkodobých a dlouhodobých projektů v malé míře ničemu vadit nebude, ale pokud se tenhle zvyk stane pravidlem, uživatele to může na větších projektech zdržovat. Ke každodenním a krátkodobým úkolům se budou pracně proskrolovávat skrz řadu položek, které je aktuálně nezajímají a nemusí se jim věnovat. Snaž se udržet projekty s nějakým optimálním počtem úkolů. Dlouhodobé úkoly můžeš mít třeba v nějakém „plánovacím projektu”. Úkoly související s určitou událostí zase můžeš dát do jednoho krátkodobého projektu.

3. Nepoužívej příliš velké projekty

Často jsme se při diskuzích s uživateli dostali na téma nepřehledných projektů. Obvykle se ukázalo, že úkolů bylo v projektu zkrátka moc. Například v rámci jediného projektu u e-shopu se řešila zákaznická podpora, vývoj webu i marketing. Každý uživatel pak musel dlouze projektem projíždět, hledat to důležité a tím ztrácet čas. V takovýchto případech je mnohem lepší založit si jeden projekt na marketing, druhý na vývoj e-shopu a třetí na zákaznickou péči.

4. Neměj příliš podrobně rozdrobený dashboard

Dalším dobrým pravidlem je nedělit svou práci na mnoho drobných projektů. Neustálé přepínání mezi jednotlivými projekty práci zkrátka zdržuje. Pokud máš řadu podobných projektů a v nich jen nízké jednotky úkolů, zvaž jejich sloučení. Samozřejmě jen pokud to dává smysl a nenabouráš si tím nastavenou strukturu, například „co klient – to projekt”.

5. Nerozděluj projekty podle lidí

Velmi častý nešvar hlavně u uživatelů, kteří teprve přecházejí na nějakou formu online kolaborace z „offline” systému plánování práce je, že si řeknou: „Frantovi budu dávat úkoly do projektu František TODO a Karlovi do projektu Karel maká”. Netvrdíme, že to nemůže fungovat, ale po určité době se může stát, že Františkovu práci převezme Karel, začnou se vzájemně úkolovat a chaos je na světě. Nebo se v projektu Františka řeší úkoly ještě v době, kdy už v týmu dávno nepracuje a opět se ztrácí přehled. Toto rozdělení často vzniká kvůli potřebě „podívat se, co má v úkolech osoba XY”. Ve Freelu ale umíme přehledně zobrazit úkoly podle přidělených osob napříč projekty hned na dashboardu, nebo v kalendáři. Také je možné nahlédnout přímo na profil konkrétního člověka.

6. Nerozděluj projekty podle termínů

Alespoň pokud nemáš precizní disciplínu a žádný tvůj úkol nesnese odklad. V opačném případě bude tvůj tým lovit úkoly v projektu Březen ještě před Vánoci.

7. Používej plánovací projekty

Vytvoř si speciální samostatný projekt pro firemní plánování. Do takového projektu si zadej pouze to nejdůležitější – například hlavní milníky, firemní roadmapu, zásadní termíny a podobně. V takovém projektu nebudeš řešit detaily, spíše si připravíš přehledný sumář. Průběžně do projektu přidávej status updaty a všichni ihned ví, v jaké fázi se firemní plán nachází. Takový projekt můžeš i snadno nasdílet například svému nadřízenému jako report.

Aby sis mohl naše pravidla lépe představit v praxi, přidáváme několik příkladů, jak může rozdělení projektů fungovat v konkrétních typech týmu.

1. Webová agentura
   Webaři mohou mít ideálně ke každému webu jeden projekt. Pokud jde o projekty velké, lze je tématicky rozdělit jako domena.cz – programování, domena.cz – marketing apod.
2. Freelancer
   Volnonožec může mít pro každého klienta jeden projekt, a v něm bude řešit kompletní spolupráci.
3. Středně velký e-shop
   Některým našim uživatelům z řad e-shopů funguje např. toto rozdělení: vývoj e-shopu, marketing, plánování firmy, projekt pro každou prodejnu, zákaznická péče, logistika, případně projekt pro každého dodavatele, pokud je spolupráce těsnější.

Jak řešíme rozdělení projektů my ve Freelo týmu?

• Freelo devel – tady se maká! Moc toho tu není, ale máme zde všechny úkoly související s aktuálním vývojem aplikace a také reportované bugy k opravě.
• Freelo marketing – rozsáhlý projekt, ve kterém řešíme všechny marketingové aktivity… účasti na akcích, newslettery, nápady na blog a web. Také zde máme přizvané některé externí marketingové specialisty. Máme zde todo listy s akčním plánem, s věcmi okolo brandu, marketingové nápady a další.
• Freelo content – se točí kolem psaní a vytváření obsahu. Přístup sem mají i externí copywriteři. Plánujeme si také do jednotlivých todo listů, kdy má který článek vyjít.
• Freelo nápady – zde odkládáme vše, co nechceme aby jinde „překáželo”. Máme zde todo list, do kterého dáváme body k projednání na příští poradě, todo list s plánováním vývoje freela a pak především celou řadu nápadů na vylepšení naší aplikace na příštích 10 let.
• Freelo feedback – v tomto projektu zaznamenáváme zpětnou vazbu k aplikaci. Co jeden tip od uživatele, to jeden úkol. A pokud má více uživatelů stejný názor, dáváme si jejich jména do komentářů pod daným úkolem.

A na samý závěr ještě malý tip. Nezapomeň opakované a stejné projekty vytvářet ze šablon. Šetří spoustu času a zabrání zapomínání.

Neboj se s námi rozdělení projektů konzultovat. Ať už si projekty rozdělíš jakkoliv, nejdůležitější je vyhovět základním pravidlům.

Karel Dytrych 9. 8. 2017