4 hlavní důvody, proč začít s procesním řízením ve vaší firmě
Freelo je známé jako nástroj na řízení projektů. Projekt by měl být unikátní, časově ohraničený a s vizí dosažení konkrétního cíle. Pokud se ale projekty nebo jejich dílčí části opakují, už je vhodné se zamyslet nad definicí a používáním procesů.
Projekt vs. Proces
Pojmy proces a projekt se často pletou. Projekt může být konkrétní instance procesu nebo sady procesů. Je mi jasné, že tohle vysvětlení vás asi taky nenadchne, tak si ukážeme konkrétní příklad:
Proces je recept, podle kterého si kdokoliv trošku šikovnější upeče dort. A pečení samotné je už realizace procesu přesně podle receptu, čili projekt.
Tento projekt má
- ohraničený čas dokončení (neděle ráno, aby dort stihl vychladnout),
- vstupy (ingredience),
- zdroje (vaše šikovné ruce a troubu)
- a jasnou vizi, co se stane po jeho dokončení (nedělní posezení s přáteli u kávy a báječného zákusku).
Projekty nemusí mít vždy časové ohraničení. Ve Freelu se často vyskytují i nikdy nekončící projekty, které se starají spíše o denní agendu a komunikaci nad úkoly. Značná část těchto úkolů se přitom v čase opakuje. A co se opakuje, to už se hodí zapsat spíš jako kuchařku s recepty, podle kterých budete v týmu opakovaně vařit.
Taková „kuchařka“ se potom může snadno stát procesním modelem, který tvoří komplexní popis procesů vykonávaných v dané společnosti. Základem každého procesního modelu je graficky zpracovaná mapa procesů, všechny vykonávané činnosti tedy budou při použití tohoto nástroje zachyceny v přehledné vizuální podobě.
Procesy jsou vlastně jednotlivé kroky, které na sebe navazují. Jedná se o sled činností, které vytvářejí správně fungující work flow, přechází mezi jednotlivými pracovníky a směřují k cíli vytvoření konečné hodnoty. Procesy ve firmě probíhají napříč všemi jejími úrovněmi a složkami. Důležité je mít na mysli, že proces je postupný děj, který je rozložen na delší časový úsek.
Čím je proces delší a zahrnuje více lidí, tím lepší je mít všechno zapsané a definované. Se složitostí roste i přidaná hodnota, kterou díky používání procesů získáte. Ať nezůstáváme jen u dortu, příklad firemního procesu může být třeba postup realizace úvodní konzultace nebo sepisu smlouvy.
Procesní mapa
Důležitým nástrojem pro správné řízení procesů ve společnosti je procesní mapa. Je to užitečný nástroj, který poskytuje komplexní přehled všech procesů v daném podniku a usnadňuje tak jeho řízení. S vytvořením procesní mapy vám může pomoci i šablona přímo ve Freelu.
Procesní model
Detailnější zobrazení než procesní mapa poskytuje procesní model. Ten už neznázorňuje veškeré procesy, ale jedná se o grafické zobrazení jednoho konkrétního procesu. Procesní model ukazuje, jak jdou jednotlivé kroky procesu za sebou, kdo je za ně zodpovědný a další podrobnosti ohledně konkrétních procesů.
A jaké jsou tedy hlavní výhody procesního řízení ve firmě?
1. Zvýšíte soustředění na práci samotnou
Procesy jsou seznamy úkolů, které zahrnují další drobnější podúkoly. Díky definici takového procesu na nic podstatného při realizaci nezapomenete. Všechny úkoly a podúkoly je nutné odškrtat a je pak jasné, že když v seznamu už nic nezbývá, máte hotovo.
Když třeba ve Freelu píšeme blogpost, tak na samotné napsání článku se zapomenout asi nedá, ale jeho následné napsání newsletteru, korektury textu, samotné poslání na maillist, sdílení na sociální sítě atd. – tady už se prostor pro zapomenutí některého z kroků určitě najde.
Díky založení procesu se mohu věnovat jen práci a jet tak trošku „na autopilota“. Struktura procesu ve Freelu mě vede k dokonalému splnění celé sady úkolů tvořící celek.
2. Zajistíte kvalitu výstupů
Nastavením procesu zvyšuji i kvalitu samotného výstupu. Jednak zaručeně na nic důležitého nezapomenu a druhak mě proces nutí dodržovat i „best practices“ a firemní „know-how“. V případě blogpostu to může být třeba úvodní zamyšlení nad přínosem článku, stanovení cílové skupiny, sepsání osnovy, popř. validace s kolegy. To vše ještě předtím, než se pustím do samotného psaní.
Bez tohoto postupu bych se asi nejednou pustil do psaní s nejasnou vizí a výsledkem. Také bych klidně mohl zapomenout poslat text na korekturu gramatiky před vložením článku do wordpressu.
3. Práce půjde snadno delegovat
Řízení podniku a delegování práce na kolegy je pro většinu lidí dost složité. Ať už jde o mentální zábrany typu „nikdo jiný to neudělá lépe“, tak ale i faktické zadávání práce bere dost času. Díky jasně definovaným procesům se delegování stává hračkou.
Dobře definovaný proces může vykonávat i úplný nováček v týmu. Když zadám novému kolegovi pouze úkol napiš článek na téma XY, tak mi nejspíše ve stanoveném termínu přistane hotový word dokument do e-mailu. Pokud přiřadím jasně daný proces, tak o článku získám základní osnovu v Google dokumentu k připomínkování a budu mít šanci jej hodně ovlivnit a korigovat dokud je čas.
4. Ušetříte čas, peníze a energii lidí
Pokud nemusím přemýšlet jaký je další krok, tak šetřím spoustu času a mentální energie. Správný postup ale může ušetřit i spoustu promrhaného času.
A teď už konkrétní příklad procesního managementu z praxe:
Jak vypadá třeba výše zmíněný proces psaní článku? Zahrnuje více kroků, než by si možná většina lidí myslela. Pokud bych nedelegoval úkol tímto procesem, tak by většinu kroků nikdy nikdo neudělal.
Jak na procesní management ve Freelu
Ve Freelu máme tři úrovně procesních celků (1. úroveň: Úkoly s podúkoly, 2. úroveň: To-Do listy s úkoly, 3. úroveň: Projekty s To-Do listy), které lze vytvářet a později z nich vycházet u nových nebo i běžících projektů:
Základní procesy – Úkoly s checklisty / podúkoly
Nejmenší formou struktury procesů mohou být obyčejné checklisty. Tedy jeden úkol, který má určitou sadu podúkolů ke splnění. Vlastně nám jen říká, jaký je ideální postup splnění daného problému. Recept. Nebo nám říká, na co nezapomenout.
Takový checklist lze k úkolu snadno přiřadit ze šablony na 2-3 kliknutí. Tedy z předem definovaných šablon podúkolů. Případně i z textu, ve kterém je na každém řádku podúkol.
Freelo nabízí tyto checklisty z úkolů, které se nachází v šablonách projektů. Šablony projektů tedy využijete buď na definování typových projektů nebo na tyto dílčí šablony.
Složitější procesy – To-Do listy / seznamy úkolů
Větší procesy definujete pomocí více úkolů (které mohou mít podúkoly) a tyto úkoly tvoří To-Do list. Takový proces pak pracuje s různými termíny úkolů nebo jej řeší více osob.
Příkladem šablonového To-Do listu může být třeba uvedení nového produktu na e-shop. To totiž zahrnuje řadu různých a často i složitějších kroků. Inspiraci můžete vzít od e-shopu XY. Pro uvedení nového produktu je potřeba zajistit popisek produktu, produkt otestovat, naskladnit, připravit kampaň atd.
Šablony celých projektů s To-Do listy
Šablony projektů sdružují všechny procesní celky – To-Do listy, úkoly a jejich podúkoly. Všechny tyto elementy můžete editovat a později je používat v různých projektech buď jednotlivě nebo rovnou vytvářet celý nový projekt.
Celý typový projekt často využije freelancer nebo agentura. Taková šablona projektu může obsahovat třeba tvorbu webu se všemi fázemi. Od vstupní analýzy, přes komunikaci nad návrhy, zadání programátorům až po výstupní checklisty. Časté využití může být i pro různé audity a analýzy.
Šablona projektu také může mít jen prázdné To-Do listy. Nadefinujete si tím jen strukturu workflow.
Do šablon můžete zvát i své kolegy, takže sdílíte know-how a postupy v celé firmě. Také můžete už dopředu přiřadit úkoly na některé kolegy. Po vytvoření takového úkolu ze šablony přiřazení zůstane.
V šablonách je možné také vytvářet a editovat první komentář u každého úkolu. To může mít obecný brief k problému nebo větší slovní zadání.
Shrnutí
Problematika procesního řízení je jistě mnohem komplexnější záležitost. Ve Freelu jsme hledali rozumný a jednoduchý způsob, jak uživatelům umožnit uchovávat a znovupoužívat jejich know-how.
Freelo nemá ambici řešit složité a na sebe navazující procesy. Od toho jsou tu lepší a specializovanější nástroje. Pokud ale s procesním managementem vaší firmy začínáte a zajímá vás kvalita, delegování a znovupoužitelnost, pak je Freelo pro vás ten pravý pomocník. Základní procesní řízení podniku v něm zvládnete levou zadní.
Proč využít Freelo na procesní řízení?
- Začnete s delegováním a uvolníte si ruce.
- Soustředíte se na práci, ne na její řízení.
- Zvýšíte a ustálíte kvalitu výstupů.
- Na všem se snadno domluvíte přímo v diskuzi u úkolu.
- Šablony snadno nasdílíte s lidmi v týmu.
- Termíny úkolů si synchronizujete do kalendáře.
Kam dále? Mrkněte na desetiminutové video s ukázkou používání šablon a procesů ve Freelu.
Pochlubte se v komentářích: Jak jste na tom s procesy u vaší firmy? Optimalizujete a pilujete procesy? Co se vám (ne)osvědčilo?
