12 způsobů, jak se ponořit do soustředěné práce

„Klíčem k vypěstování zvyku hluboce pracovat je nespoléhat pouze na dobré úmysly, ale zařadit do svého života procesy a rituály, které minimalizují přechod k soustředěné, inspirativní práci,“ radí autor bestselleru Hluboká práce Cal Newport. Které to jsou?

Vymyslet, začít a dotáhnout velký projekt. Dodržovat termíny. Inovovat. Být ve svém řemesle úspěšný/úspěšná. Téhle schopnosti se dnes říká hluboká práce. Ještě pár let zpátky se jí říkalo obyčejně – práce. Někdy možná tvrdá práce. Dnes jsme však obklopeni digitálem, který nás každou minutu nutí věnovat pozornost povrchnějším činnostem na úkor těch důležitých. A naším úkolem je najít si čas a prostor ponořit se do aktivit, které jdou do hloubky.

1. Zastav se a přemýšlej

Možná máš vše pod kontrolou. Dokážeš víc než ostatní. Notifikace vyskakují, kolegům jsi neustále k dispozici, klientům zvedáš každý telefonát – prostě celý den jedeš naplno. Vše vyřešíš, všechny zachráníš, pro každého máš radu nebo řešení. Každý e-mail vyřizuješ v reálném čase. Bomba! Jak se ale cítíš na konci takového dne? Tipnu si, že otupěle a bez síly na další interakci. A jak se asi budeš cítit na konci takového roku?

2. Uvědom si, PROČ hlubokou práci potřebuješ

Nejenže chceme všichni svých 40+ pracovních hodin týdně trávit smysluplně a posouvat věci dopředu. Pro mnohé z nás – developery, manažery, projekťáky, kreativce, analytiky – je to součást naší pracovní role. Nemůžeme jen stát na místě a rutinně opakovat činnosti. Výzkum nebo dlouhodobou business strategii nevymyslíš na koleni během meetingů. Každý potřebujeme úsek na hlubokou, soustředěnou práci, která nás a naše projekty posune o nutný krok vpřed.

3. Vypni zvuk u všech notifikací

Teď hned. Whatsapp, Facebook, Instagram. Nemilosrdně je vypni, i když se tě aplikace zeptá čtyřikrát ve snaze podlomit tvé přesvědčení. Ztlumení nebo vibrace jsou pořád zvuky, které tě budou rušit. Prostě nastav Off. Dobrá zpráva je, že Freelo na tebe nepípá. Notifikace, které vyskočí po přihlášení do služby, si můžeš nastavit jen pro prioritní projekty. Od všech ostatních projektů a úkolů se odhlas – tak využiješ Freelo k hlubšímu ponoření do tvorby.

4. To platí i pro Slack!

Tady se většina z nás zastaví a přemýšlí: „Jenže kolegové mě potřebují. Musím být k dispozici. Věci nesmí stát jenom kvůli mně.“ Tohle všechno je v pořádku. Pravdou je, že každý/á máme tendenci přifukovat si mýtus vlastní nenahraditelnosti (a když máme jednou za rok chřipku, ukáže se, jak se celá firma bez nás překvapivě nezhroutí). Nicméně právě často pípající firemní nástroj jako Slack může veškerou produktivitu zabít zdaleka nejvíc. Co si na týden dva vypnout notifikace a každé dvě hodiny aplikaci zkontrolovat? Kolegům tak odpovíš zavčasu a uvidíš, že se ti soustředí zlepší.

5. Nebraň se režimu letadlo

Pokud potřebuješ delší soustředěný úsek, abys udělal/a hlavní práci dne (zejména v ranních hodinách), přepni natvrdo svůj mobil na režim letadlo. „Nemohl jsem se dovolat panu Novákovi, tak píšu vám,“ budou klienti dotčeně bombardovat tvého kolegu či zákaznickou podporu. Připrav se na to.

V dnešní době je nedostupnost tak trochu hřích, kterého se ale – když se podíváš pořádně – dopouští každý opravdu úspěšný člověk. Někdy se může informace, že nejsi k dispozici 24/7, dostat i k šéfovi. Pokud je tvá pracovní morálka vysoká a plníš vše, co máš, pochopí, že právě díky soustředěné práci odevzdáváš tak kvalitní výkony. Na to, že jsi pár hodin nedostupný/á, si postupně zvykne tým i klienti.

6. Zmákni to hlavní do 12:00

Nejeden guru osobní produktivity (mimo jiné i Daniel Gamrot v tomhle skvělém podcastu) doporučuje začít tím, co máme tendenci nejvíc odkládat – tím však nemusí nutně být jen práce.

Kdo zvládne od sedmé ráno do oběda pohyb, snídani, nějakou formu meditace a tři hodiny nerušené činnosti, má vyhráno. V druhé půlce dne může přijít klidně apokalypsa, padnout server, rozlítit se klient, cokoli. Ty máš to hlavní hotovo a v tomhle mindsetu psychické síly dokážeš dokonce lépe zasáhnout, ať už se ve firmě stane cokoli.

7. Bookni si jeden den výhradně na hlubokou práci

Někdo si vyhradí pár hodin každé dopoledne, někomu zase vyhovuje vyhradit si celý den. Z praktického hlediska nedoporučuji volit pondělí. Bývá to často nejvytíženější den z hlediska komunikace s týmem či klienty. Lepší bude úterý. Budeš mít nejdůležitější práci hotovou zkraje týdne a ten tok energie, který se tím uvolní, ti pomůže zmáknout zbytek týdne rychleji a efektivněji.

Ne každý máme možnost diktovat si den, kdy se zavřeme ke klíčovým úkonům. Pokud to ale jen trochu jde, nauč kolegy, že úterky jsou pro tebe. Někdo má tenhle den pohyblivý, ale ideálně si zvol jeden konkrétní den v týdnu. Ušetříš spoustu mentální energie už jen tím, že se nemusíš rozhodovat. Máš jasno.

8. Zautomatizuj úkoly, do kterých se ti nechce

Je tak lehké upřednostnit to lehké. Soustředění mnohdy tříštíme dobrovolně, raději čekáme u e-mailu, než abychom se zavčasu pustili do tvorby strategie, kterou máme pozítří prezentovat. Než se ráno pustíš do důležité práce, odklikej si v některém pracovním nástroji checklist pokynů, které tě nastaví na pracovní tempo.

Co tím myslíme? Pro někoho to může být kontrola firemního Facebooku, kafe a pustit se do psaní. Jiný otevře kalendář či excelové tabulky a rituálem, který jej dostane do stavu soustředěnosti, je hudba ve sluchátkách. Třetí začíná den nejdůležitějšími telefonáty a Skypy.

Ve Freelu si vytvoř tzv. checklisty i pro ty nejbanálnější úkoly typu zapnutí hudby do sluchátek. Jejich odškrtáváním vyplavíš do mozku endorfiny – hormony štěstí. Opakuj to každý pracovní den a za chvilku se z toho stane naprostá rutina a vytvoříš si návyk. Dostat se do flow a soustředěné práce tak bude čím dál jednodušší.

9. Nabaluj na sebe dny, kdy pracuješ hluboce

Počítej si dny, kdy se na hodinu dvě zavřeš k sofistikovanější práci. „Na zdi mám pověšený velký kalendář. Každý den, kdy píšu vtipy pro svou show, si v kanceláři přeškrtnu příslušné datum velkým červeným písmenem X. Po pár dnech je z nich řetěz. Pokračuju a řetěz se každým dnem prodlouží. Když už je dlouhý tři čtyři týdny, dívám se na něj obzvlášť rád. Jediným mým úkolem v takové chvíli je řetěz nepřerušit,“ vysvětluje komik Jerry Seinfeld, jak si udržuje motivaci pracovat na těžkých úkonech.

10. Dodržuj všechny termíny

Čistá hlava je připravená ponořit se do práce, chaotická vytvoří prostor nápadům a inspiraci velmi těžko. Ve službě typu Freelo vidíš, kdy se blíží deadliny, kolik toho zbývá a o kolik je asi překročíš. Také budeš mít v každém projektu jako na dlani, kdo už práci udělal, a kdo ještě dluží svou část. Doporučujeme propojit termíny jednotlivých tasků s Google kalendářem, abys nemusel/a všechny termíny držet v hlavě a mohl/a se věnovat činnostem, které jsou gro tvé práce a přináší firmě největší užitek.

11. Udržuj se v soustředění

„Tvůj mozek potřebuje k hluboké práci spoustu energie,“ vysvětluje Newport v bibli Hluboká práce, „v rámci rituálu si můžeš například stanovit, že začneš šálkem dobré kávy nebo si zajistíš přístup k dostatečnému množství správného jídla (ořechy, borůvky), aby ti nedocházela energie, nebo že součástí úkonu bude lehká fyzická aktivita, například chůze.“ Nezapomeň se občas nadechnout, přesunout ke stolu na stání nebo otevřít okno a zadívat se do dálky. Skvělé tipy pro zdravé a úspěšné podnikání prozradila v rozhovoru Margit Slimáková.

12. Změna je život

Cokoli vyzkoušíš a zafunguje ti, zařaď. Pevná vůle je jako sval. Čím víc si zautomatizuješ lepší pracovní návyky, tím méně mentální energie budeš potřebovat pro udržení pozornosti na úkol. Měj ale na paměti, že se neustále měníme my i okolí. Co funguje dnes, za rok už nemusí. Některý rituál tě může přestat bavit nebo neustále přidáváš nové zvyky, až se z nich stane dlouhý checklist, který tě akorát stresuje. To nemáš zapotřebí.

Pamatuješ na checklist z bodu 8? Klidně ho občas zreviduj. Smaž. Přeházej. Začni znovu budovat nové, hravé pracovní zvyky, které tě udrží v tempu. A dej vědět, jak ti to jde.

Pavla Lokajová 2. 5. 2018