10 pravidel pro efektivní spolupráci v týmu

Efektivní týmová spolupráce je pro každou činnost, která není čistě individuální, naprosto zásadní. Proto jsme připravili sadu deseti velmi užitečných a jednoduchých pravidel, která mohou pomoci téměř každému týmu udržet pořádek v úkolech. Můžeš se těmito pravidly inspirovat, nebo si jejich znění upravit podle konkrétních potřeb tvého týmu. Jen je nenech ležet v šuplíku a začni je co nejdříve používat.

1. Každý úkol by měl mít „řešitele“.

Úkol by měl mít vždy jednu konkrétní osobu zodpovědnou za to, že se úkol zpracuje, nebo posune o krok dál. Řešitel může být klidně jen dočasný. Pokud nemáš úkol ke zpracování komu dát, přiřaď ho dočasně sám sobě a až se situace změní, vrať se k němu. Můžeš ho zadat také kolegovi, nebo nadřízenému, který může rozhodnout o prioritách a přiřazení vhodného pracovníka.

2. Většina úkolů by měla mít termín.

Pokud úkol nemá stanovený termín, snadno se stane, že se mu nikdo nebude věnovat. Když už ale úkolu termín zadáš, Freelo ti připomene, že se blíží. Připomínky se objeví ve formě notifikace nebo červené barvy na výpisech úkolů. Pokud úkol sám o sobě nemá žádný konkrétní termín splnění, zvol si jakékoliv datum v budoucnosti. Budeš tak mít motivaci na úkolu pracovat, dokončit ho a nebo ho jednoduše smazat.

3. Nemixuj více úkolů do jednoho.

Snaž se řešit v rámci jednoho úkolu vždy jen jednu věc. Pokud začneš s kolegy v diskuzi pod jedním úkolem řešit otázky, které s úkolem souvisí jen zdánlivě, stanou se diskuze nepřehlednými a nebude jasné, kdo se k čemu vyjadřuje. Však to znáš z e-mailů… Navíc takový mišmaš všem, kteří se prodírají diskuzí, zabere moře času… Neboj se na to upozornit a založ případně úkol nový.

4. Zakládej projekty systematicky a smysluplně.

Projekty zakládají jen vybraní lidé v týmu. V opačném případě patří každý projekt jinému uživateli a velmi špatně se takové projekty centrálně spravují. Pro zakládání projektů více osobami v rámci týmu je dobré využít funkce Projekťáka. Názvy projektů vol systematicky tak, aby byly jednoznačné. Každému v týmu by mělo být už z názvu jasné, o co se jedná.

5. Zadávej úkoly přesně a jednoznačně.

Mysli při zadávání úkolů na to, aby se řešitel nemusel doptávat a rozklíčovávat zadání. Nejen, že nemusí stihnout požadovaný termín splnění, ale stráví nad úkolem i více času. V nejhorším případě zpracuje úkol jinak, než jsi požadoval a bude ho muset předělávat.

6. Řešitel nedokončuje úkoly.

Často je potřeba, aby si zadavatel úkol překontroloval, popř. upozornil další kolegy. Když jen nastavíš  úkol na „dokončený”, může to přehlédnout. Doporučujeme proto po dokončené práci na úkolu napsat komentář a přehodit úkol zpět na zadavatele. Ten ho následně jen uzavře, nebo provede další potřebné kroky.

7. Zadávej úkoly komukoliv v týmu. I sobě

Ve Freelu by neměli být nadřízení a podřízení, ale rovnocenný tým. Tým, který společně dělá velké věci. Proto kdokoliv může dát úkol komukoliv a je to prospěšné celému týmu. Ideálně si do Freela dávej veškeré úkoly i pro sebe. Celý tým bude alespoň lépe informovaný.

8. Vykazuj čas u úkolů.

Freelo umožňuje snadno vykazovat čas potřebný k řešení jednotlivých úkolů. Díky těmto výkazům lze následně analyzovat ziskovost projektů, efektivitu týmu i jednotlivců a rozhodovat se např. nad smysluplností některých činností. Výkazy umožňují také snadnou fakturaci odvedené práce.

9. Jednou za 3 měsíce uklízej.

Čas od času je dobré provést revizi starých úkolů, rozdělení projektů, todo listů a udělat si ve všem pořádek. Neboj se nerelevantní věci promazat, příliš velké projekty rozdělit na několik menších atd. Také možná zjistíš, že jsou v projektech přizvaní lidé, kteří už v projektu být nemají. Jednou za kvartál by takový generální úklid měl stačit.

10. Pozvi do Freela všechny kolegy a klienty.

Z Freela vymáčkneš maximum pouze tehdy, když v něm budeš spolupracovat se všemi klienty i kolegy. Snaž se už neposílat úkoly e-mailem, ale vždy je zadávej pouze do Freela. V týmu si také můžete dát slib. Co není ve Freelu – to neexistuje. Pak už také neexistují výmluvy a zapomenuté úkoly.

Pro klienty bude spolupráce přes Freelo mnohem přehlednější a budou celkově mnohem spokojenější. Vyzkoušeno za tebe. 🙂

Bonusový tip na závěr

Pro fungující týmovou spolupráci může být zásadní i správné rozdělení týmových rolí. Týmovou roli jednoduše vysvětluje definice sestavená britským výzkumníkem Meredithem Belbinem, který ji popisuje jako: Tendenci chovat se, přispívat a reagovat na ostatní členy týmu určitým způsobem. Pokud tedy budete mít v týmu správně rozdělené role a každému bude jasné, jaký způsob chování se od něj očekává, může to zásadně zvednout efektivitu vaší práce. Pomocí Belbinova testu může každý odhalit svou přirozenou a nejvhodnější roli v týmu. Tak co, budete tvůrce nebo spíš koordinátor?

A jsme na konci. Z našeho desatera si můžeš vytvořit vlastní interní dokument s pravidly, jako to udělala například fy FotoŠkoda, která ve Freelu organizuje mimo jiné svůj velký fotofestival pro stovky lidí. A pokud tě v průběhu používání aplikace napadnou další důležité body, prostě je jen k naší sadě 10 pravidel přidej a sdílej s každým kolegou v týmu. Bude se vám všem pracovat mnohem lépe.

Použij náš vzor pravidel a uprav si jej podle sebe.

Karel Dytrych 18. 7. 2017