Todo sobre el proceso de contratación: Dónde encontrar empleados

Mediados de 2023 llega el optimismo al mercado laboral. Las empresas planean reponer personal tras congelar las ofertas a finales del año anterior por temor a una crisis inminente. Esto significa un nuevo desplazamiento del poder hacia los candidatos, que sienten que „pueden elegir“. Contratar para un puesto un poco más difícil cuesta a la empresa unas 300.000 CZK (según flow-r), por lo que la motivación para superar el proceso de selección lo antes posible y sobre todo la primera vez es enorme.

Contratación de principio a fin

La contratación, como parte de la gestión de recursos humanos, es continua. A veces la búsqueda es intensiva y otras nos limitamos a recopilar contactos que surgen por sí solos y a mantener la reputación de la empresa. La búsqueda activa puede dividirse en 7 pasos.

1. Definición de funciones

Primero, ten claro cómo debe ser el unicornio que buscas. 🦄

Necesidades del empresario

• Cuáles son las responsabilidades y competencias de la persona que ocupa el puesto.
• Cuál es el presupuesto asignado al puesto.
• ¿Cómo se llama el puesto?

No es fácil con los títulos de los puestos, por ejemplo, Director de Marketing en una corporación significa 7+ años en marketing, con al menos un año de experiencia en ventas, gestión de equipos e investigación de marketing. Sin embargo, en una empresa más pequeña o en una start-up, puede que no tengas ninguno de estos requisitos. Puede que lo que imaginas ni siquiera tenga un título establecido. Por lo tanto, escriba también ideas concretas de lo que la persona debería haber hecho.

Habilidades, conocimientos alias „conjunto de habilidades“

Ten claro lo que tu persona necesita saber y lo que es „bueno tener“, o no es un requisito. Ten en cuenta la antigüedad de la persona en función de tu presupuesto, pero también de las responsabilidades que tenga que asumir y del apoyo que puedas prestarle.

Educación

Si la educación no es obligatoria por ley, piense si el candidato realmente la necesita. O si es necesario que el candidato tenga una educación formal (título de bachillerato, título universitario) o si es suficiente con que haya adquirido los conocimientos y aptitudes necesarios por otras vías.

Rasgos de carácter

Piense en los rasgos de carácter que espera de un buen candidato. ¿Debería ser más introvertido, más detallista o visionario? Los rasgos de carácter son los más importantes. Son difíciles de cambiar.

2. Cómo encontrar empleados

Publicar un anuncio en un portal de empleo no es, desde luego, el único método para llegar a los posibles demandantes de empleo. En cualquier caso, necesitará un texto que resuma la oferta de empleo.

Cómo redactar un anuncio

La redacción de anuncios suele formar parte de la descripción de funciones de los socios comerciales de RR.HH. o de los propietarios de las empresas, que la delegan en generalistas de RR.HH., gestores administrativos, etc. Suelen estar supervisados por el responsable de contratación. Para puestos más complejos, considera la posibilidad de contratar a un redactor para que el anuncio de empleo llame realmente la atención.

Dé ejemplos concretos.

Por ejemplo, la tan citada flexibilidad significa algo diferente para cada persona:

• Puedo trabajar a cualquier hora, cualquier día, siempre que el trabajo esté hecho.
• Puedo empezar entre las 8 y las 9 de la mañana.
• No puedo hacer nada, pero mi jefe me llamará este fin de semana.

Evite los tópicos.

Elimine frases como „empresa en desarrollo dinámico“ o „equipo joven“. Las primeras no dicen nada. Las segundas huelen a discriminación por edad.

¿Foto del CV sí o no?

Legalmente, no debería pedir una foto porque podría estar discriminando por motivos de apariencia. Por otro lado, muchos candidatos le enviarán una foto porque creen que su CV será más memorable con una foto. Si le interesa un candidato que no tiene foto y realmente necesita saber cómo es, busque en las redes sociales o concierte una breve llamada con una cámara.

Una vez más, la discriminación

Cuidado con frases como „Buscamos madres con permiso de maternidad, jubiladas…“ o „¿Eres joven y tienes energía?“. Todas son frases discriminatorias.

¿Declarar el salario o no?

Esto no está (todavía) regulado por ley, pero recientemente se ha convertido en parte de la cultura de unos buenos RRHH indicar la horquilla salarial, lo que se supone que ayuda a igualar la diferencia salarial entre hombres y mujeres. No mantener el tema del dinero hasta la oferta final puede ahorrar tiempo a ambas partes. En Freelo, revelamos la remuneración.

Dónde publicar el anuncio: Dónde buscar empleados

La colocación adecuada depende del puesto anunciado y del presupuesto de que disponga. (Casi siempre) hay que pagar por anunciar puestos de trabajo.

• Portales de empleo generales, como Jobs.cz, o especializados, como Techloop.io.

👉 Panorama completo de las plataformas de trabajo

• Medios profesionales: los medios profesionales impresos y en línea tienen una sección de carreras en la que puedes comprar publicidad. Por ejemplo, la revista médica Tempus Medicorum.
• Grupos profesionales de Facebook que puedes buscar según tu ubicación. No olvides consultar las normas del grupo o directamente con el administrador.
• Boletines de grupos industriales.
• Páginas web y boletines informativos de institutos y universidades.
• Redes sociales compartidas por los empleados.

Además de publicar anuncios, piense en la búsqueda directa. Hoy en día, esto se hace a menudo a través de LinkedIn.

Esto se aplica especialmente a los puestos difíciles de cubrir. Son los que permanecen vacantes durante más de un mes. Existen en casi todos los sectores: artesanos, jefes de línea de producción, médicos, personal sanitario y programadores. Por lo general, estas personas no buscan trabajo.

Otras industrias con escasez de trabajadores son actualmente el turismo, la hostelería y la restauración (en EE.UU. encontrará el término paraguas hospitality, en Europa Horeca).

3. Cómo procesar las respuestas recibidas

Lo ideal es idear una forma de recopilar las respuestas para que todas las candidaturas queden recogidas en un mismo lugar. No querrás que ningún candidato prometedor se quede fuera. No sólo los perderás en este proceso de selección, sino que si no tienes noticias suyas, lógicamente te desatenderán en el futuro.

A menudo, en los grupos profesionales de Facebook, a los anunciantes de empleo les „molesta“ que la gente responda a sus mensajes o escriba comentarios del tipo „más información, por favor“ o „sz“. Es comprensible que la gente responda de una forma habitual en esa red social. Si quieres evitarlo, escribe instrucciones claras sobre cómo solicitar el puesto en el texto del anuncio. Por ejemplo, „Envíe un correo electrónico con el asunto Puesto_candidato a prace@zadavatel.cz y adjunte un CV de 1 A4“. Que el candidato siga estas instrucciones será la primera criba.

4. Entrevistar primero o elaborar un encargo

Es una pregunta delicada para la que no hay una respuesta clara. „Suele haber tres situaciones en las que el promotor del empleo recurre a un puesto de prueba“, explica Olga Fajkusova, especialista en RRHH.

1. Necesita filtrar a las personas con las que estará en contacto individual. Típico de los puestos en los que el número de solicitantes supera con creces el número de empleos. Debería ser una tarea menor verificar que el candidato sabe siquiera a qué puesto se presenta.
2. Se trata de una prueba de aptitudes reales. Puede ser antes de una entrevista cara a cara, pero normalmente la misión va precedida de al menos una breve llamada telefónica para comprobar el acuerdo sobre las competencias clave y factores como la fecha de inicio, el salario, etc.
3. Pone a prueba las aptitudes para un proyecto específico; a veces es incluso de mayor alcance, por ejemplo, a un adepto a director de marketing se le pide que diseñe una estrategia de marketing, a un adepto a guía de escuela Montessori que planifique un día de enseñanza.

Si cree que no está consiguiendo que se presente gente de calidad, una opción es ver si les está desanimando con una tarea demasiado difícil. Aunque no se lo des directamente, confía en que el enunciado haga correr la voz.

Los candidatos pueden sospecharlo:

• Estás fingiendo el proceso de selección y tratando de robar ideas, o quieres el trabajo gratis.
• No valoras el tiempo libre de los candidatos y tampoco el de los empleados.
• No te das cuenta de la dificultad de la tarea, así que no serás un buen jefe.

A mí personalmente no me gusta dar asignaciones hasta que el candidato haya visto a alguien de la empresa. Tenemos un proceso de selección ligeramente diferente para cada puesto, pero la mayoría de las veces damos una asignación después de la primera ronda, en la que el candidato ha visto tanto a RRHH como al director de contratación (vamos juntos),

comparte la experiencia de Silvie Kaderka, People Business Partner en Bonami.

5. Cómo organizar las entrevistas

Hay varias formas de seleccionar a un candidato adecuado. Lo más habitual es que el contacto con un candidato durante el proceso de admisión conste de las siguientes fases:

• Preselección: una llamada telefónica o videollamada en línea para determinar rápidamente si se cumplen los criterios básicos.
• Prueba escrita: algunos puestos requieren una prueba de, por ejemplo, pensamiento lógico.
• 1ª ronda de entrevistas: a veces sólo con RRHH, a veces con el director de contratación.
• Entrevista de la segunda ronda: con el jefe del departamento o de toda la empresa.

Elija el tipo de entrevista adecuado para el puesto. El método de entrevista conductual STAR, en el que el candidato describe la situación-tarea-actividad-resultado, suele ser popular.

El encuentro no tiene por qué tener lugar en forma de entrevista, sino también, por ejemplo, en forma de centro de evaluación, donde los candidatos interactúan entre sí y elaboran tareas de grupo e individuales in situ. Sin embargo, se trata de una opción relativamente cara y que requiere mucha preparación.

6. Cómo comunicarse con los licitadores rechazados

Aunque sea difícil y a veces poco realista, intente responder a todos los solicitantes por cortesía. Son clientes potenciales y pueden recomendarle como empleador a sus amigos. Para aquellos a los que ve al menos cierto potencial, haga un esfuerzo especial para despedirse con una buena nota. Quizá se esfuercen y se conviertan en miembros útiles del equipo en el futuro.

Eso sí, tenga cuidado de no conservar los datos personales de los participantes en el proceso de selección (incluidos sus datos de contacto) sin su consentimiento más allá del final del periodo de prueba del candidato seleccionado. Es entonces cuando finaliza su interés legítimo. Con el consentimiento explícito, puede conservar los datos personales durante más tiempo (aproximadamente 3 años).

7. Cómo comunicarse con el licitador seleccionado: preembarque

No subestimes la comunicación para que tu nuevo compañero no cambie de opinión en el espacio muerto entre la entrevista, la oferta y el comienzo. Por ejemplo, envíale material sobre la empresa para que lo estudie, inclúyele en la comunicación interna de la empresa, dale un plan claro de lo que ocurrirá durante los primeros días. Este proceso se denomina preboarding.

Requisitos legales para la contratación

Como parte del preembarque, se ocupará de la gran mayoría de las obligaciones legales que tiene como empresario.

Prueba de acceso al empleo

Los reconocimientos médicos obligatorios no serán obligatorios para todos los trabajadores a partir de 2023. Esto significa que los empleados de bajo riesgo, especialmente en profesiones de oficina, tienen menos de qué preocuparse y los empresarios ahorran costes. El impacto en las enfermedades profesionales debería ser mínimo.

El RGPD en la contratación

Antes, el primer documento que firmaba un candidato era el contrato de trabajo. Hoy en día, es más probable que el primer documento sea un consentimiento para el tratamiento de datos: una plantilla. Sin embargo, no tiene por qué ser necesariamente en papel. También puede sustituirse por una casilla en la web.

Fiscalidad de la indemnización por contratación

La prima de contratación es otro señuelo para los puestos difíciles de cubrir. Suelen ofrecerla los empresarios a los trabajadores de la producción, pero también la encuentran médicos y enfermeros en zonas menos populares del país.

Para los empresarios, la prima de contratación es un gasto fiscalmente deducible. El trabajador tributa por la cotización y paga por ella los seguros sociales y de enfermedad. Sin embargo, es muy problemático recuperar la indemnización por contratación si no se cumplen las condiciones de contratación. Por tanto, reflexione sobre el pago y asegúrese de que está bien contratado.

Pagar indemnizaciones por contratación u otros incentivos (por ejemplo, por recomendación de empleados) en forma de vales médicos o sanitarios con fines de exención fiscal no es correcto desde el punto de vista contable. Esto se debe a que el subsidio es un ingreso percibido en relación con un empleo futuro y, por tanto, está sujeto a impuestos, a diferencia de los vales médicos en el marco de las prestaciones a los empleados.

Onboarding (Incorporación)

El proceso de incorporación es una actividad especial que tiene lugar desde el primer día de trabajo hasta el final del periodo de prueba para intentar integrar al nuevo colega lo mejor posible. Se trata de una fase de adaptación en la que el nuevo empleado aprende cómo funcionan los distintos departamentos, conoce a sus compañeros y se familiariza con los proyectos en los que va a trabajar. Una incorporación de calidad contribuye a reducir la rotación de los empleados.

Los métodos de incorporación más comunes

Durante la incorporación, el papel más importante lo desempeña el responsable de contratación, es decir, el supervisor que contrató al nuevo miembro del equipo. Sin embargo, los compañeros de equipo y RRHH también participan. En qué medida depende del método elegido.

1. Sistema de amigos

Elegirá a un colega más veterano (y simpático) que ayudará al recién llegado con todos los entresijos del nuevo puesto. Lo ideal es apartarlo de su carga de trabajo habitual para que tenga tiempo de dedicar al recién llegado. Este método es ventajoso para el recién llegado porque siempre sabe a quién acudir y no tiene que ser tan tímido a la hora de hacer preguntas.

2. Sombras

En principio, es muy similar al sistema de compañeros, pero mientras el compañero trabaja de forma independiente la mayor parte del tiempo, durante el shadowing el nuevo colega siempre está detrás del colega experimentado como sombra. De este modo, no sólo aprende a hacer su trabajo, sino que también se adapta de forma natural a la cultura de la empresa.

3. Sistema de campeonato

En una empresa grande, un nuevo compañero conoce muchos departamentos, sistemas internos y procesos con los que nunca se ha encontrado porque son exclusivos de la empresa. En tal caso, tiene sentido asignar a los empleados los llamados campeonatos.

Por ejemplo, Maruška se encarga del sistema de pedidos, Eliška de la herramienta de planificación de lanzamientos, Honza del cuadro de mando y Jana de los gráficos. El nuevo empleado recibirá una lista de todos los temas con los que debe familiarizarse y acordará con el campeón la fecha y la forma de la „formación“.

4. Rotación del trabajo

Un método cada vez más popular para ayudar a los compañeros a hacerse una idea de cómo trabajan otros departamentos. El nuevo colega adquiere experiencia de trabajo en todos los departamentos, incluidos, por ejemplo, producción y almacén. Este sistema es típico de los puestos de becarios o licenciados, pero no es un requisito.

5. Sistema de formación

Una adaptación adecuada no puede hacerse sin educación. Incluya un seminario sobre la visión de la empresa, así como formación para introducir al recién llegado en su primer KPI.

Incorporación a Freelo

En Freelo, hemos encontrado útil tener todo el onboarding en un solo proyecto. Una vez seleccionado un nuevo marinero, RRHH crea un proyecto llamado Onboarding + nombre del marinero. En colaboración con el responsable de contratación y el capitán, copia allí la información relevante de la plantilla, como por ejemplo

• Introducción a la cultura de la empresa y a los procesos básicos, las llamadas FAQ para marinos.
• Acceso a todos los programas y herramientas que necesitará.
• Documentos educativos como preguntas frecuentes de atención al cliente, notas para trenzas, etc.
• Las primeras tareas en las que trabajará.
• 1:1 retrospectiva.

La ventaja de las plantillas en Freelo es que se pueden establecer plazos por defecto. Por ejemplo, para que la fecha de inicio sea el Día 0 y el reconocimiento médico inicial tenga lugar a más tardar el D menos 10.

No se preocupe por si le lleva mucho tiempo crear la plantilla. Si ya tiene los puntos anotados en algún sitio, puede insertarlos fácilmente en Freelo mediante un archivo de texto.

Tampoco es necesario que todos los nuevos empleados tengan acceso a Freelo. Por ejemplo, las tareas para puestos en operaciones pueden ser marcadas por un directivo que tenga un proyecto como lista de control. Su supervisor puede consultar el proyecto en cualquier momento y comprobar por sí mismo el estado de la incorporación.

Si quieres informar a un empleado, por ejemplo, de los documentos que tiene que traer el día que empieza a trabajar, sólo tienes que compartir la tarea con él a través de un enlace público.

Cómo transferir los conocimientos empresariales

Hay innumerables opciones y algo un poco diferente funcionará en cada empresa. Echa un vistazo a algunos consejos.

Google Docs

Un método sencillo que utilizamos para textos más largos llenos de imágenes y enlaces. Fijamos los enlaces a las tareas de Freelo para que sean más fáciles de encontrar.

Plantillas

No encontramos nada mejor para las listas de tareas repetidas. Si lees la plantilla, te familiarizarás con el proceso. Y luego sólo tienes que copiarla y empezar a tachar cosas.

Mapas mentales

Un proyecto con un mapa mental de tareas también sirve perfectamente como visualización de los procesos de la empresa. Las tareas individuales sirven entonces como páginas de información.

Notas

Adjunte notas a los proyectos u hojas de tareas explicando cómo trabajar con el proyecto.

Comentarios durante la incorporación

La retroalimentación periódica es importante en todo momento, especialmente durante el periodo de incorporación. Utilice una tarea recurrente para planificar. Durante el periodo de prueba, reúnase más de una vez al mes.

👉 Lee también:10 consejos para una retroalimentación eficaz

Offboarding (desvinculación) y outplacement (recolocación)

El offboarding es el hermano más triste del onboarding. Unas plantillas minuciosas te ayudan a despedirte de los empleados, retirándoles el acceso y las ayudas que les diste en la incorporación. Si el empleado se marcha en buenos términos, quizás para cuidar de su familia o jubilarse, es obviamente más fácil. Si se marcha involuntariamente, prepárate para las emociones negativas.

El regusto amargo de la salida se mitiga con la recolocación, que es, en pocas palabras, la ayuda para superar un periodo difícil y encontrar un nuevo empleo. Puede incluir formación, ayuda para preparar el CV, cuidado de niños y una inyección económica.

Por qué hacer que el proceso de selección sea lo más agradable posible para los candidatos

• Apoyará la actuación de un candidato adecuado.

Las entrevistas son estresantes para los candidatos y no todo el mundo se desenvuelve bien bajo tensión. Cierta resistencia al estrés es obviamente deseable, pero considere hasta qué punto quiere ponerla a prueba durante la propia entrevista. Por tanto, adapte la entrevista al puesto. Así no perderá innecesariamente a alguien con conocimientos de calidad. Por ejemplo, un programador no va a conocer a varias personas nuevas cara a cara todos los días y presentarles algo de forma coherente mientras trabaja, así que por qué querrías eso en una entrevista.

• Conseguirás un nuevo cliente.

Si no ahora, quizá en el futuro. Por lo tanto, trate al solicitante con el mismo respeto con el que trataría a sus clientes.

• Difundirás un buen boca a boca.

Aunque el candidato no se convierta en un nuevo empleado, puede hablar positivamente de usted y atraer a nuevos empleados y clientes.

Lucie, comercial, dice: „Hice una entrevista para una empresa de productos de gran consumo, que ha sido la marca de mis amores durante mucho tiempo. Durante la preselección quedó claro que el puesto y yo no encajábamos bien. Afortunadamente, todo fue civilizado y digno. Era obvio que valoraban mi tiempo y el suyo. Gracias a ello, no me quedé con ningún sentimiento negativo, sigo comprando allí con regularidad y recomendaré gustosamente a mis amigos que soliciten el puesto de seleccionador en el futuro.

¿Y ahora qué?

• Capte a ese nuevo empleado y vea cómo recompensarlo adecuadamente 👉Una visión general de la remuneración de los empleados. Qué les importa realmente a los empleados?

Freelo team 27. 10. 2023